18 načina za optimizaciju troškova službenih putovanja

Susret licem u lice sa kupcima, dobavljačima, partnerima i zaposlenima može dovesti do snažnih ishoda za vaše poslovanje. U stvari, 88% donosioca odluka o putovanjima reklo je da su poslovna putovanja ključna za poticanje rasta organizacije, prema studiji iz 2023. godine. Pa kako vodeće kompanije upravljaju svojim korporativnim programima putovanja i troškova kako bi uravnotežile potrebu za kontrolom troškova sa prednostima više interakcija licem u lice?

Sastavili smo 18 strategija koje vodeće kompanije primenjuju u svakoj fazi svog putovanja kako bi optimizovale troškove poslovnih putovanja. Skočite na odeljak koji vas najviše zanima:

Ali nakon godina optimizacije svojih digitalnih iskustava, tim za e-trgovinu bio je spreman da prevaziđe preporučivanje dodatnih proizvoda od interesa za one za koje se predviđa da će se angažovati. I nakon što je pokrenuo test protiv svojih tradicionalnih preporuka zasnovanih na mašinskom učenju na početnoj stranici, GlassesUSA.com je otkrio da je sofisticirani algoritam dubokog učenja Dinamic Iield mogao da donese porast od 68% u kupovini i povećanje prihoda od 88%, sve iz jednog vidžeta.

Platforma za upravljanje putovanjima za avionske karte, hoteli i kopneni prevoz može pomoći vašim zaposlenima da izbore u skladu sa politikom koji takođe odgovaraju njihovim preferencijama putovanja.

Korporativni alati za putovanja konsoliduju relevantne informacije o putovanjima sa više platformi i provajdera na jedno mesto. Ako se planovi promene, platforma takođe može ponuditi jednostavne opcije ponovnog rezervacije i otkazivanja usklađene sa pravilima.

Ograničenja pojedinačnih putnih troškova za smeštaj, obroke i kopneni prevoz mogu sprečiti prekomernu potrošnju i pomoći u kontroli troškova. Mnoge kompanije pružaju putnicima budžete specifične za grad ili destinaciju i koriste podatke kompanija za upravljanje putovanjima, konsultanata ili sopstvene evidencije troškova za procenu troškova. Prema našem nedavnom istraživanju T&E politika, više od 6 od 10 ugrađuje T&E politike i procese u online rezervacije ili alate za troškove kako bi označili izbore zaposlenih kao da spadaju u ili izvan politike kompanije.

Rane rezervacije često znače niže cene avionskih karata i smeštaja. Da bi ovo postala praksa, vaša korporativna politika putovanja može unapred odrediti vremenski okvir za rezervaciju putovanja i podsetiti rezervirače u poslednjem trenutku kada su van politike.

Pružaoci turističkih usluga razumeju prednosti izgradnje trajnih odnosa sa preduzećima. Avio-kompanije, hoteli i kompanije za iznajmljivanje automobila često će raditi na obezbeđivanju najboljih mogućih stopa kako bi odgovarale jedinstvenim potrebama i obimu putovanja vaše kompanije.

Ako želite da prepustite pregovarački proces profesionalcima, možete angažovati kompaniju za upravljanje putovanjima da razradi korporativne popuste u vaše ime i pomoći vam da optimizirate troškove poslovnih putovanja.

Hvatanje više T&E potrošnje na kreditnim karticama može pružiti vrijedne organizacione koristi:

• Transakcije koje su lako dostupne mogu pomoći u kontroli potrošnje zaposlenih i povećanju vidljivosti.
• Robusno izveštavanje na nivou transakcija može optimizovati procese plaćanja računa.
• Zaposleni mogu dobiti putno osiguranje, podršku konsijerža, telemedicinu i pristup salonima aerodroma.

Virtuelne kartice i mobilne virtuelne kartice su još jedna opcija. Oni koriste privremene, nasumično generisane brojeve kartica i povezani su sa računom za finansiranje sa uspostavljenom kreditnom linijom. Oni daju preduzećima veću kontrolu nad potrošnjom uz mogućnost postavljanja prilagođenih parametara o tome kako, kada i gde se kartica koristi.

61% donosioca odluka o putovanjima reklo je da njihova organizacija ohrabruje putnike da rezervišu održive opcije. Ovo može imati različite oblike. Jedan zajednički pristup je sprovođenje regionalnih ili nacionalnih politika koje favorizuju železnicu u odnosu na avionska putovanja. Drugi postavljaju politike kako bi smanjili jednodnevna putovanja avionom.

Druga mera je smanjenje višestrukih putovanja. Ohrabrite svoje zaposlene da zakažu više sastanaka na istoj lokaciji kako bi stekli efikasnost ili prebacili odabrane sastanke na video pozive.

Ako je potrebno kopneni prevoz, ohrabrite zaposlene da podele troškove vožnje ili iznajmljivanje automobila kako bi smanjili troškove i ugljen-dioksid.

Putnici u slobodno vreme uzimaju duži odmor u poređenju sa trendovima pre Covid-a. Kako se granice radnog i privatnog života zamagljuju, mnogi zaposleni produžavaju svoja poslovna putovanja kako bi uživali u vremenu na odredištu dok su isključeni. Dopuštanje zaposlenima da putuju „bleisure“ može povećati fleksibilnost u vremenu njihovog putovanja i smanjiti ukupne putne troškove.

Da li se izveštaji o troškovima vašeg tima podnose odmah, samo da bi se zadržali sa menadžmentom u fazi pregleda i odobrenja?

Za mnoga preduzeća ovaj proces je složen i dugotrajan. Pojednostavite svoje jasnom i konciznom politikom upravljanja troškovima, unapred autorizujući određene troškove i postavljajući očekivanja za rokove odobrenja.

Program virtuelnih kartica je još jedan način za bržu obradu troškova. Virtuelne kartice imaju poboljšane podatke vezane za svaku upotrebu i često su integrisane sa sistemima za upravljanje troškovima. Ova integracija podataka može pojednostaviti vaše back-office procese, uključujući automatizaciju usklađivanja troškova za finansijske timove.

Prikupite povratne informacije od zaposlenih o njihovim iskustvima putovanja kako biste uravnotežili potrebu za putovanjem sa merama za uštedu troškova. Povratne informacije mogu vam pomoći da odredite koji su troškovi važni za vaš tim - a koje možete smanjiti bez uticaja na zadovoljstvo zaposlenih i rast poslovanja. Redovne ankete nakon putovanja i intervjui sa zaposlenima mogu vam pomoći da identifikujete mogućnosti da smanjite nepotrebne putne troškove i poboljšate usklađenost sa politikama.

Izvan posla, ljudi očekuju praktične tehnologije zasnovane na mobilnim uređajima i oblaku. Mnogi sada očekuju isto na poslu. Automatizujte svoj proces izveštavanja o troškovima da biste smanjili skupe greške, uštedeli vreme i poboljšali zadovoljstvo zaposlenih.

Digitalne kopije računa mogu pomoći u pojednostavljenju izveštavanja o troškovima. Zamislite da bi vaš tim mogao neprimetno da podnese troškove samo snimkom fotografije. Vidljivost potrošnje u realnom vremenu može pomoći finansijskim timovima da osiguraju usklađenost sa pravilima T & E i eliminišu gomile papirnih računa. Ako poreski kodovi dozvoljavaju, možete razmotriti odricanje od zahteva za prijem za transakcije pod određenim iznosom.

Pravilno kategorizovani putni troškovi omogućavaju vam da lakše analizirate trendove potrošnje za otključavanje uštede. Softverska platforma za upravljanje putovanjima može pojednostaviti ovaj proces integrisanjem transakcija korporativnim karticama direktno u njihov sistem.

Edukacija vašeg tima o tome kako pravilno prijaviti putne troškove pomoći će im da izbegnu uobičajene greške i slede politike kompanije. Preko 55% kompanija sa godišnjom putnom potrošnjom od preko 50 miliona dolara zahteva od zaposlenih da pregledaju ili pohađaju obuku o politikama putovanja i troškova. Neke kompanije čak zahtevaju od zaposlenih da polože test pre nego što dobiju korporativnu kreditnu karticu.

Redovno pregledavajte obrasce potrošnje da biste poboljš ali usklađenost sa pravilima T & E i otključali ušte de. Pratite ključne pokazatelje učinka, kao što su prosečni troškovi po putovanju, stope usklađenosti sa politikama i ukupna potrošnja putovanja. Upoređivanje vaših troškova sa industrijskim merilima može istaknuti mogućnosti za racionalizaciju potrošnje. Industrijska udruženja, konsultantske kompanije i kompanije za upravljanje putovanjima često nude različite nivoe podataka o benchmarkingu za poslovna putovanja.

Statistički modeli mogu koristiti istorijske podatke za predviđanje obrazaca putovanja, fluktuacija potražnje i trendova cena. Ovi uvidi vam mogu pomoći da se krećete u pregovorima o dobavljačima, predvidite fluktuacije u potrebama T & E i optimizujete troškove poslovnih putovanja.

Poreske olakšice za putne troškove mogu pomoći u optimizaciji troškova poslovnih putovanja. Napravite detaljnu listu troškova (sa ili bez alata za upravljanje troškovima) da biste identifikovali koji troškovi rada predstavljaju poreske olakšice na kraju godine. Prihvatljivi troškovi mogu uključivati troškove avionske karte i drugog prevoza, smeštaja, obroka, poslovne komunikacije i poslovnih događaja.

Da biste pronašli mogućnosti za pregovaranje o boljim cenama i uslovima plaćanja, pregledajte uslove koje ste postavili sa dobavljačima poslovnih putovanja kao što su aviokompanije, hoteli i kompanije za iznajmljivanje automobila. Na primer, oni mogu predložiti promenu načina plaćanja kako bi se maksimizirala ušteda. Virtuelne kartice takođe nude iste pogodnosti i bezbednosti kao i fizičke korporativne kartice - a sve vam istovremeno omogućava da kontrolišete potrošnju putem iznosa, vremenskog perioda, vrste i lokacije transakcija.

Optimizacija troškova poslovnih putovanja zahteva strateški pristup koji uključuje planiranje, praćenje i kontinuirano poboljšanje politike i prakse putovanja. Ovih 18 strategija može pomoći vama i vašem preduzeću da upravljate putnim troškovima - a sve to istovremeno poboljšava način na koji vaši zaposleni putuju kako bi pokrenuli vaše poslovanje napred.