Virtuelne kartice 101: Pojednostavljivanje komercijalnih plaćanja

Da bi održali korak u ovom dobu trenutnih iskustava i trenutne validacije, preduzeća svih vrsta okreću se virtuelnim karticama kako bi u svoje poslovanje unela lakoću, sigurnost i efikasnost digitalizacije. Pa šta su tačno virtuelne kartice i kako rade?

Virtuelne kartice su rastuća opcija plaćanja u B2B plaćanjima. To su privremeni brojevi kartica nasumično generisani i povezani sa računom za finansiranje koji ima uspostavljenu kreditnu liniju. Obično se koriste za određenu transakciju ili za određeni vremenski period. Često su integrisani u računovodstvo, planiranje resursa preduzeća i sisteme upravljanja troškovima kako bi se pojednostavili pozadinski procesi, uključujući automatizaciju usklađivanja.

Virtuelne kartice se razlikuju po tome što ne postoji fizička kartica, ali inače rade na sličan način za kupovinu, sa 16-cifrenim brojem kartice, datumom isteka i trocifrenim CVC kodom. Neke virtuelne kartice mogu se čak dodati u mobilne novčanike za tap-to-pai funkcionalnost, baš kao i digitalne verzije potrošačkih kreditnih ili debitnih kartica. 

Virtuelne kartice rade poput tradicionalnih platnih kartica, ali preduzeća koja ih koriste imaju veću kontrolu nad potrošnjom. Oni mogu prilagoditi parametre, a kartice se mogu povezati sa određenim poslovnim jedinicama ili projektima radi poboljšanog praćenja, usklađivanja i upravljanja fakturama.

Virtuelne kartice se mogu odmah generisati za korišćenje za onlajn plaćanja - bez čekanja da fizička kartica stigne poštom.

Virtuelne kartice nude preduzećima mogućnost prilagođavanja kontrole potrošnje, uključujući ograničenja budžeta, dužinu vremena koje se može koristiti - na primer dan ili nedelju - i gde se kartica može koristiti, recimo određivanjem određenih trgovaca ili samo određenih trgovačkih kodova. Na primer, virtuelna kartica izdata za pokrivanje troškova večere klijenta nije se mogla koristiti za kupovinu nove odeće u obližnjem tržnom centru.

Prednosti virtuelnih kartica su iste kao i kod plastičnih kartica - pogodnost i sigurnost, da spomenemo samo neke - ali povrh toga, one takođe nude kontrolu potrošnje i veću fleksibilnost kroz nove slučajeve upotrebe plaćanja.

Ove prednosti se odnose na obe strane komercijalnih transakcija. Za trgovce ili dobavljače prihvatanje virtuelnih kartica može doneti sigurnost plaćanja i pomoći u smanjenju dana nepodmirene prodaje, što se odnosi na prosečan broj dana potrebnih kompaniji da prikupi uplatu za prodaju i pokazatelj je obrtnog kapitala.

Za razliku od tradicionalnih čekova, koji se i dalje često koriste u plaćanjima između preduzeća u SAD i obično im je potreban najmanje jedan radni dan za poravnanje, plaćanje virtuelnim karticama se podmiruju gotovo odmah, ubrzavajući novčani tok. Trgovci takođe imaju koristi od detaljnijih podataka o plaćanju, koji im mogu pomoći na putu ka automatizovanom pomirenju.

Za kupce su kontrole virtuelnih kartica kritične, smanjujući gužvu budžeta i osiguravajući da se sredstva troše na odgovarajući način. Pored toga, virtuelne kartice smanjuju rizik od prevare ili zloupotrebe jer se mogu odobriti samo pod određenim parametrima, nakon čega se broj deaktivira. Oni takođe mogu ponuditi detaljnije praćenje, jer jedinstveni broj kartice koji se koristi u svakoj transakciji znači da se može pratiti sa većom preciznošću i lakšim pomirenjem, jer dodatni podaci omogućavaju plaćanje jedan-na-jedan.

Neke virtuelne kartice takođe mogu pretvoriti valutu u realnom vremenu, što može biti korisno za kompanije sa međunarodnim lancima snabdevanja. Da bi se proširili slučajevi upotrebe virtuelnih kartica izvan online i preko telefonskog plaćanja, mobilne virtuelne kartice - gde se kartica čuva u mobilnom novčaniku i koristi se za beskontaktno plaćanje - donose lakoću plaćanja malih vrednosti korporativnim transakcijama.

Preduzeća koriste virtuelne kartice za sve veći broj okolnosti - bilo gde postoji potreba za povećanom efikasnošću i većom kontrolom, fleksibilnošću i sigurnošću. Evo nekih od načina na koje Mastercard otključava prednosti virtuelnih kartica u širokom i rastućem nizu industrija.

Korporativna putovanja: Poslovna putovanja su se oporavila, ali mnoge kompanije se i dalje bore sa složenim i zastarelim procesima troškova i nadoknade. Virtuelne kartice se mogu koristiti za rezervaciju putovanja i pokrivanje troškova zabave klijenata, sa prilagođenim kontrolama za upravljanje potrošnjom i besprekornim usklađivanjem troškova sa poboljšanim podacima. A pomoću mobilnih virtuelnih kartica, česti letači i putni ratnici mogu jednostavno da dodirnu da plate hotele, obroke ili slučajne troškove gde se prihvataju beskontaktna plaćanja.

Mobilne virtuelne kartice imaju dodatni sloj sigurnosti koji se naziva tokenizacija: Svaka kartica sačuvana u digitalnom novčaniku koristi tehniku šifrovanja koja zamenjuje broj računa kartice alternativnim brojem kartice koji se naziva token, tako da se stvarni detalji računa nikada ne dele tokom transakcije.

U zavisnosti od politike kompanije, poslovni putnici opremljeni virtuelnim karticama možda neće morati da prate gomile fizičkih računa. Virtuelne kartice takođe eliminišu potrebu za plaćanjem ličnom karticom i čekaju nadoknadu.

Virtuelne kartice se takođe mogu izdati kandidatima za posao za pokrivanje potrošnje tokom procesa zapošljavanja ili za plaćanje troškova selidbe ili privremenog smeštaja za zaposlene koji se sele.

Sajmovi, događaji i konferencije: Za planere događaja može biti teško istovremeno upravljati budžetima za mnoge projekte i dobavljače - a troškovi se lako povećavaju. Virtuelne kartice mogu pojednostaviti plaćanja i izveštavanje i pomoći u održavanju događaja u određenom budžetu putem kontrola, a istovremeno nude fleksibilnost za dodavanje novca u budžet ako je potrebno.

U zavisnosti od politike kompanije, poslovni putnici opremljeni virtuelnim karticama možda neće morati da prate gomile fizičkih računa. Virtuelne kartice takođe eliminišu potrebu za plaćanjem ličnom karticom i čekaju nadoknadu.

Virtuelne kartice se takođe mogu izdati kandidatima za posao za pokrivanje potrošnje tokom procesa zapošljavanja ili za plaćanje troškova selidbe ili privremenog smeštaja za zaposlene koji se sele.

Zdravstvena zaštita i osiguranje: Svako ko je posetio lekar u poslednjih nekoliko decenija zna da je medicinska naplata složena i spora. Nije drugačije za lekarsku ordinaciju ili bolnicu koja se bave odobrenjima i isplatama potraživanja. Pružaoci zdravstvenih usluga često se suočavaju sa uskim grlima u rešavanju potraživanja sa osiguravajućim društvima zbog papira teških nasleđenih sistema koji odlažu plaćanja, izazivajući izazove novčanog toka i povećanje troškova zaduživanja. Ugrađivanjem virtuelnih kartica u platforme za obradu zahteva koje povezuju osiguravajuća društva sa pružaocima zdravstvenih usluga, svi imaju koristi od bržih plaćanja, veće vidljivosti statusa potraživanja i lakšeg usklađivanja.

Upravljanje voznim parkom: Za menadžere voznog parka koji traže načine da upravljaju troškovima goriva i održavanja i osiguraju da se vozači pridržavaju politike kompanije, mobilne virtuelne kartice mogu se povezati sa određenim vozilom za praćenje potrošnje goriva, na primer, ili čak sa određenim benzinskim pumpama sa kojima kompanija ima preferencijalna partnerstva. Detaljni podaci o transakcijama mogu pomoći menadžerima flote da donesu informisanije odluke, uključujući načine za smanjenje troškova goriva, upravljanje vozačima i optimizaciju ruta.

Preduzeća mogu pokrenuti virtuelne kartice direktno preko svoje izdavačke banke, ali da bi dobili najviše koristi, oni mogu da rade sa svojim provajderima tehnološkog softvera da integrišu kartice u svoje digitalne poslovne platforme, kao što su planiranje resursa preduzeća ili sistemi nabavke, koji mogu dodatno ubrzati i pojednostaviti način na koji rade. Ugrađivanje plaćanja u ove platforme može smanjiti trenje i troškove transakcija i ponuditi veće podatke i uvide, usluge sa dodatom vrednošću, pa čak i mogućnost pristupa kreditu i finansiranju.

Kada se virtuelnim karticama pristupa putem alata koje preduzeće svakodnevno koristi, plaćanje može postati prirodno produženje njegovog poslovanja. Upravljanje B2B plaćanjima nekada je zahtevalo preskakanje između više poslovnih platformi, ali ugrađivanje virtuelnih kartica otvara vrata novim, pogodnijim iskustvima gde su plaćanja neprimetno utkana u platforme oko kojih preduzeća organizuju svoje poslovanje.

Prilikom odabira provajdera virtuelnih kartica, potražite mogućnost integracije sa postojećim sistemima, širokim dosegom, robusnim kontrolama kartica i odličnim korisničkim iskustvom od kraja do kraja.

Jedna od najvećih prednosti virtuelnih kartica je njihova sposobnost da budu ugrađena u postojeće tokove rada kompanije, kao što su sistemi koje koriste za računovodstvo, blagajnu ili nabavku. Odabirom provajdera sa mnogim softverskim integracijama, preduzeća mogu lako da unesu virtuelne kartice u svoje postojeće alate kako bi otključale efikasnost i poboljšale pozadinske procese.   

U potrazi za provajderima sa širokim globalnim mrežama za prihvatanje kartica takođe je važno za optimizaciju gde preduzeća i njihovi zaposleni mogu da koriste svoje virtuelne kartice. Pošto je omogućeno više virtuelnih kartica za mobilne novčanike, važno je razmotriti provajdera sa velikim globalnim otiskom lokacija sa omogućenim beskontaktom.

Takođe je važno odabrati dostupne kontrole na osnovu potreba preduzeća. Na primer, ako preduzeće želi da poboljša usklađenost sa putovanjima i zabavom i osigura da zaposleni ostanu u okviru dodatka za potrošnju dok putuju za posao, razmislite o davanju prioriteta dobavljaču koji nudi robusnu kontrolu potrošnje.

Odabir provajdera koji omogućava da se transakcije virtuelnim karticama obrađuju direktno u njihovu banku ili prihvataoca - bez potrebe za ručnim pregledavanjem e-pošte, što je spor i ručni proces sklon riziku - takođe je ključan. Mogućnost pružanja brzog, sigurnog iskustva plaćanja od kraja do kraja ide budućnost B2B plaćanja.