Четыре способа, как управление T&E может справляться с деловыми поездками

Самые точные прогнозы обычно самые гибкие. Возьмём противоположные прогнозы эпохи Covid о том, что деловые или корпоративные поездки полностью восстановятся или не восстановятся.

Каким-то образом оба предсказания оказались верны. А руководителям необходимо понимать причины, по которым они несут расходы на командировки и развлечения.

Согласно последним данным, расходы на командировки и представительские расходы восстановятся до пикового уровня 2019 года в 1,4 триллиона долларов примерно в 2024 году и достигнут 1,8 триллиона долларов в 2027 году.1 В этом смысле деловые поездки находятся на пути к полному восстановлению.

Однако расходы на поездки — это не то же самое, что частота или объём поездок. Хотя количество деловых поездок растет, расходы на деловые поездки растут быстрее.2

Люди путешествуют дольше, чем раньше. Дальние однодневные поездки или ночные встречи исключены. В регионе проходят многочисленные встречи, возможно, перемежающиеся с длительным периодом работы вне дома.

Трудно говорить о возрождении деловых поездок, когда поездки и расходы не совпадают с 2019 годом. Поскольку цифровая трансформация сталкивается с новыми гибридными кадрами и растущими экологическими проблемами, более подходящее слово — реинкарнация.

Таким образом, когда 87% лиц, принимающих решения о деловых поездках, согласно опросу, спонсированному Mastercard, согласны с тем, что деловые поездки находятся на переломном этапе и существует возможность модернизации устаревших систем, руководители программ по организации командировок и представительских расходов больше не могут работать так, как будто на дворе снова 2019 год.3

Вот четыре способа, как они могут не отставать.

Девять из десяти руководителей в сфере поездок согласны, что будущее T&E — это слияние платежей и управления расходами. Тем не менее, различные потребности в закупках и новые виды расходов означают, что 61% принимающих решения теперь считают, что гибридная или удалёная рабочая сила усложняет прогнозирование и бюджетирование расходов на поездки.

Единый подход к планированию ресурсов предприятия (ERP) может помочь, обеспечивая единый источник достоверной информации и полную прозрачность потоков платежей B2B и командировочных расходов. Ключевой нюанс в сфере командировочных расходов заключается в том, что лица, принимающие решения по вопросам поездок, заинтересованы в обеспечении прозрачности этой информации для своих сотрудников в той же мере, в какой они заинтересованы в ее получении для себя.

Возможно, неудивительно, что руководители в сфере путешествий считают связывание лимитов расходов с способами оплаты главным глобальным отличием в ближайшие пять лет. Однако не помогает, когда менеджеры по путешествиям рискуют неэффективностью в сверке счетов, контроле, денежных потоках и даже предотвращении мошенничества, позволяя сотрудникам использовать личные карты для поездок.

Виртуальные карты предлагают альтернативу. Они сохраняют преимущества физических корпоративных карт, такие как подробные данные о транзакциях для точной сверки платежей, а также позволяют менеджерам по командировочным расходам применять контроль за суммой, периодом времени, типом и местом совершения транзакций. Девять из десяти лиц, принимающих решения в сфере путешествий, считают, что виртуальные карты станут либо обычным явлением, либо конкурентным преимуществом через пять лет.

Почти две трети лиц, принимающих решения в сфере деловых поездок, сталкивались с трудностями в предоставлении эффективной и своевременной информации о политике в области командировочных расходов и ее обновлениях сотрудникам, работающим в гибридном или удаленном режиме, и 89% согласны с тем, что им необходима более динамичная политика в этой области.

Пересмотр политики и процедур может обеспечить актуальность для бизнеса за счет определения целей, сравнения с конкурентами и унификации подходов во всех отделах и регионах. Темы могут варьироваться от кодов главной бухгалтерской книги и кодов категорий продавцов до разовых платежей и прямых расходов.

Однако не менее важно, чем бизнес-значимость, является соблюдение требований сотрудников: 59% принимающих решения в путешествиях испытывают трудности с обеспечением соблюдения сотрудниками политики и контроля расходов.

Чёткие политики, естественно, помогают, но уведомления в реальном времени о расходах внутри политики и вне её могут повысить соблюдение, удовлетворяя потребности путешественников в движении. Экологические соображения, такие как те, что предоставляют калькуляторы углерода в банковских приложениях, должны быть включены как обычное дело.

Понимание влияния выбросов углекислого газа на поездки является первоочередной задачей для руководителей предприятий, определяющих политику в отношении командировок. В связи с возросшими потребностями в отслеживании и отчетности, 88% лиц, принимающих решения о деловых поездках, уже предоставляют или планируют предоставлять деловым путешественникам данные об углеродном следе для более обоснованного расходования средств.

В качестве неотъемлемой части обзора политики и процедур он включает все основные аспекты: определённые цели, конкурентные ориентиры и корпоративные стратегии. Но устойчивое развитие — или, шире, экологические, социальные и управленческие (ESG) соображения — также имеют свои мотивы.

Два основных экологических стимула идут рука об руку. Официальные требования, такие как запрет Франции на короткие внутренние рейсы, часто хорошо сочетаются с новыми приоритетами сотрудников, например, для двух третей респондентов из ЕС и США, которые теперь хотят, чтобы авиаперевозки были более обложены налогами.4

Дополнительные факторы также охватывают корпоративный и сотрудниковый. Некоторые онлайн-инструменты для бронирования уже предоставляют информацию о углеродном следе, чтобы путешественникам совершать более обоснованные покупки. Тем временем менеджеры по путешествиям могут использовать эту информацию для определения более обоснованных политик и процедур.

Управление туристическими поставщиками находится на пересечении экономической эффективности, удовлетворённости сотрудников и корпоративных целей. Умело управлять конкурирующими интересами не всегда просто, и 42% компаний отмечают трудности при заключении контрактов с туристическими поставщиками.5

Улучшенное использование ERP-данных даёт всем покупателям лучшие условия для переговоров с поставщиками. Конкретный атрибут T&E — это дополнительные данные, которые могут поступать от компании по управлению путешествиями (TMC) и глобальной системы распределения (GDS).

Компании по управлению деловыми поездками (TMC) управляют деловыми поездками в рамках глобальной системы бронирования (GDS), которая предоставляет покупателям и поставщикам информацию о наличии мест для деловых поездок в режиме реального времени по всей глобальной сети туристических агентств. Платежная сеть может получать данные от компании по управлению транспортными услугами и сопоставлять записи о поездках с соответствующими транзакциями.

Обогащённые данные о сделках дают полный обзор T&E и позволяют менеджерам по путешествиям совершать более обоснованные покупки. Примеры включают избегание переплат или обеспечение целесообразности дополнительных выгод, согласованных оптом с предпочтительной компанией.

Ожидается, что глобальные расходы на деловые поездки достигнут уровня 2019 года в 1,4 триллиона долларов в 2024 году и достигнут почти 1,8 триллиона долларов к концу 2027 года. Рост отражает мнение 88% руководителей в сфере путешествий, которые согласны с тем, что деловые поездки критически важны для роста их организаций.

Всё это создаёт большое давление на руководителей, принимающих решения в сфере путешествий — настолько, что 85% из них считают, что должность главного директора по путешествиям (CTO) станет обычным явлением через десять лет. Упрощённое управление расходами, индивидуальная политика и процедуры, встроенная устойчивость и количественная эффективность поставщиков значительно снизят их нагрузку.

ИИ будет играть всё большую роль. Он может выступать в роли виртуального помощника, помогая с бронированием до поездки и направляя покупки внутри полиса или вне политики во время поездки, либо персонализировать корпоративные программы вознаграждения по кредитным картам, чтобы сделать их релевантными для держателей карты.

Ориентированная на сотрудников программа командировочных расходов способствует довольным путешественникам, и 91% лиц, принимающих решения о поездках, планируют инвестировать в искусственный интеллект и машинное обучение, чтобы предоставлять сотрудникам более персонализированные впечатления от путешествий.

Подобные инвестиции кажутся разумными. Лучший способ для менеджера по командировочным расходам быть в курсе деловых поездок — это поддерживать связь с самими путешественниками.

Узнайте больше о консультационных услугах Mastercard в области командировочных расходов.