出張管理でビジネス旅行に対応するための4つの方法

最も正確な予測は、たいてい最も柔軟性に富んでいる。新型コロナウイルス感染症流行期における、ビジネス旅行、あるいは企業旅行が完全に回復するかどうかという、相反する予測を例にとってみよう。

どういうわけか、どちらの予測も正しかった。そして、出張費・経費（T&E）、別名出張・接待費について、管理者はその理由を理解する必要があります。

最新のデータによると、出張費は2024年のある時点で2019年のピークである1兆4000億ドルまで回復し、2027年には1兆8000億ドルに達すると予測されています。1 その意味で、ビジネス旅行は完全回復に向けて順調に進んでいます。

しかし、旅行支出は旅行頻度や旅行量とは異なる。出張回数は増加しているが、出張費の増加率はそれよりも高い。2

人々は以前よりも長い期間旅行するようになっている。遠方への日帰り旅行や宿泊を伴う会議は中止。地域内での複数回の会議、場合によっては長期間の出張を伴う会議が主流になりつつある。

出張件数と支出額が2019年と比べて乖離している現状では、ビジネス旅行の復活などとはほとんど言えないだろう。デジタル変革が新たなハイブリッド労働力や高まる環境問題に取り組む中で、より適切な言葉は「再生」だろう。

マスターカードが後援した調査で、出張に関する意思決定者の87%が、ビジネス出張は転換期を迎えており、既存システムを刷新する機会があると回答していることから、出張経費プログラムの管理者はもはや2019年当時と同じように業務を行うことはできない。3

彼らが遅れをとらないための4つの方法をご紹介します。

旅行関連の意思決定者の10人中9人が、出張経費管理の未来は支払いと経費管理の融合にあるという点で意見が一致している。しかし、購買ニーズの変化や新たな種類の経費の発生により、意思決定者の61％が、ハイブリッド勤務やリモートワークの導入によって出張費の予測や予算編成がより困難になったと回答している。

企業資源計画（ERP）への統一的なアプローチは、信頼できる唯一の情報源を提供し、B2Bおよび出張経費の支払いフローを完全に可視化することで役立ちます。出張経費管理における重要なニュアンスは、出張の意思決定者は、自分自身が情報を得るのと同じくらい、従業員に情報を提供することにも関心を持っているということである。

当然のことながら、旅行業界の意思決定者たちは、支出限度額と支払い方法を連動させることを、今後5年間における世界的な差別化要因の筆頭と見なしている。しかし、旅行管理者が従業員に個人のクレジットカードを旅行に使用させることで、会計照合、監督、キャッシュフロー、さらには不正防止において非効率性を招くリスクを冒すようでは、何の解決にもならない。

バーチャルカードは代替手段となる。これらのカードは、詳細な取引データによる個別の支払い照合など、物理的な法人カードの利点を維持しつつ、出張経費管理者が取引の金額、期間、種類、場所に基づいて支出管理を適用できるようにする。旅行業界の意思決定者の10人中9人が、バーチャルカードは5年以内に一般的になるか、あるいは他社との差別化要因になると考えている。

旅行に関する意思決定者のほぼ3分の2が、ハイブリッド勤務やリモートワークを行う従業員に対し、出張経費に関する方針や最新情報を効果的かつタイムリーに提供することに課題を感じており、89%がより柔軟な出張経費方針が必要であることに同意している。

方針と手順の見直しを行うことで、目標を明確にし、競合他社とのベンチマークを行い、部門や地域を横断したアプローチを統一することにより、事業との関連性を確保することができます。トピックは、総勘定元帳コードや加盟店カテゴリコードから、一時金や自己負担費用まで多岐にわたります。

しかし、ビジネス上の関連性と同じくらい重要なのは、従業員の遵守状況です。旅行に関する意思決定者の59%は、従業員が支出に関する方針や管理を遵守するようにすることに苦労しています。

明確なポリシーは当然役立ちますが、ポリシーに沿った支出とポリシー外の支出に関するリアルタイムの通知は、旅行中の旅行者のニーズを満たし、ポリシー遵守率を高める可能性があります。銀行アプリの炭素排出量計算ツールなどが提供するような環境への配慮は、当然のこととして含めるべきである。

旅行に関する選択が二酸化炭素排出量に与える影響を理解することは、旅行方針を策定するビジネスリーダーにとって最優先事項である。追跡と報告のニーズの高まりにより、現在では旅行に関する意思決定者の88%が、より情報に基づいた支出判断のために、ビジネス旅行者向けに二酸化炭素排出量データを既に提供しているか、提供を計画している。

方針および手順の見直しの不可欠な一部として、サステナビリティレビューには、明確な目標、競争上のベンチマーク、および企業全体の戦略といった、すべての主要な考慮事項が含まれます。しかし、持続可能性、あるいはより広義には環境・社会・ガバナンス（ESG）に関する考慮事項にも、独自の推進力がある。

環境問題における二つの主要な推進要因は、概して密接に関連している。フランスによる短距離国内線の運航禁止といった公式な措置は、従業員の新たな優先事項とよく合致することが多く、例えば、EUと米国の回答者の3分の2が航空旅行への課税強化を望んでいるといった意見が挙げられる。4

その他の考慮事項も同様に、企業レベルと従業員レベルの両方にまたがる。一部のオンライン予約ツールは、旅行者がより情報に基づいた購入判断を下せるよう、既に二酸化炭素排出量に関する情報を提供している。一方、旅行管理者はこの情報を活用して、より適切な方針や手順を策定することができる。

旅行サプライヤー管理は、コスト効率、従業員満足度、そして企業目標が交わる地点に位置する。利害の対立を巧みに管理することは必ずしも容易ではなく、企業の42%が旅行業者との契約交渉に困難を感じていると回答している。5

ERPデータの活用を改善することで、すべての購買担当者はサプライヤーとの交渉においてより有利な立場に立つことができる。T&E（出張経費）に関する特定の属性とは、旅行管理会社（TMC）やグローバル流通システム（GDS）から得られる追加データのことです。

TMC（旅行管理会社）は、GDS（グローバル流通システム）の一部として出張旅行を管理し、GDSはグローバルな旅行ネットワーク全体にわたるリアルタイムの旅行在庫情報をバイヤーとサプライヤーに提供する。決済ネットワークは、旅行管理会社（TMC）からデータを受信し、旅行データ記録と関連する取引を照合することができる。

こうして充実した取引データが得られることで、出張経費の全体像を把握できるようになり、旅行管理者はより情報に基づいた購入判断を下せるようになる。例えば、過払い金の回避や、優先サプライヤーと一括交渉した付帯給付の妥当性の確保などが挙げられます。

世界の出張費は、2024年には2019年の水準である1兆4000億ドルに達し、2027年末までに1兆8000億ドル近くに達すると予想されている。この増加は、出張が組織の成長を促進する上で不可欠であるという意見に賛同する、出張に関する意思決定者の88％の見解を反映している。

こうした状況は、旅行に関する意思決定者にとって大きなプレッシャーとなっており、その結果、彼らの85％が10年後には最高旅行責任者（CTO）という役職が一般的になるだろうと考えている。支出管理の簡素化、個々のニーズに合わせた方針と手順、持続可能性の組み込み、そして定量化されたサプライヤーのパフォーマンスは、彼らの負担を大幅に軽減するだろう。

AIはますます重要な役割を果たすようになるだろう。旅行前の予約をサポートしたり、旅行中に規定に沿った購入と規定外の購入を案内したりするなど、仮想アシスタントとして機能することもできるし、企業のクレジットカード特典プログラムをパーソナライズして、カード会員にとってより魅力的なものにすることもできる。

従業員中心の出張・経費プログラムは、満足度の高い旅行者を生み出し、旅行に関する意思決定者の91%が、従業員によりパーソナライズされた旅行体験を提供するために、AIと機械学習への投資を計画している。

そのような投資は賢明なようだ。出張経費管理担当者が出張状況を把握する最善の方法は、出張者本人と連絡を取り続けることである。

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