Incontrare faccia a faccia clienti, fornitori, partner e dipendenti può portare a ottimi risultati per la tua azienda. In effetti, l'88% dei decisori in materia di viaggi ha affermato che i viaggi d'affari sono fondamentali per stimolare la crescita dell'organizzazione, secondo uno studio del 2023. Quindi, in che modo le aziende leader gestiscono i loro programmi di viaggi e spese aziendali per bilanciare la necessità di controllare i costi con i vantaggi di maggiori interazioni faccia a faccia?

Abbiamo raccolto 18 strategie che le aziende leader stanno implementando in ogni fase del loro percorso per ottimizzare le spese di viaggio di lavoro. Vai alla sezione che ti interessa di più:

Ma dopo anni di ottimizzazione delle esperienze digitali, il team di e-commerce era pronto ad andare oltre la raccomandazione di prodotti aggiuntivi di interesse per quelli che si prevede possano aumentare il coinvolgimento. E dopo aver eseguito un test rispetto alle sue tradizionali raccomandazioni basate sull'apprendimento automatico sulla home page, GlassesUSA.com scoperto che il sofisticato algoritmo di deep learning di Dynamic Yield è stato in grado di produrre un aumento del 68% degli acquisti e un aumento dell'88% delle entrate, il tutto da un singolo widget.

Una piattaforma di gestione dei viaggi per biglietti aerei, hotel e trasporti via terra può aiutare i tuoi dipendenti a fare scelte conformi alle politiche che si adattano anche alle loro preferenze di viaggio.

Gli strumenti per i viaggi aziendali consolidano le informazioni di viaggio pertinenti provenienti da più piattaforme e fornitori in un unico luogo. Se i piani cambiano, la piattaforma può anche offrire opzioni di riprenotazione e cancellazione semplici e conformi alle norme.

I limiti alle spese di viaggio individuali per alloggio, pasti e trasporti via terra possono evitare spese eccessive e aiutare a controllare i costi. Molte aziende forniscono ai viaggiatori budget specifici per città o destinazione e utilizzano i dati di società di gestione dei viaggi, consulenti o i propri registri delle spese per stimare i costi. Secondo il nostro recente sondaggio sulle politiche di T&E, più di 6 su 10 incorporano le politiche e i processi di T&E negli strumenti di prenotazione o di spesa online per segnalare le scelte dei dipendenti come rientranti o esterne alle politiche aziendali.

Le prenotazioni anticipate spesso significano tariffe più basse su biglietti aerei e alloggi. Per rendere questa pratica una pratica, la tua politica di viaggio aziendale può impostare una tempistica per la prenotazione del viaggio in anticipo e ricordare a chi prenota all'ultimo minuto quando non è in regola.

I fornitori di servizi di viaggio comprendono i vantaggi di costruire relazioni durature con le aziende. Le compagnie aeree, gli hotel e le società di autonoleggio spesso lavorano per garantire le migliori tariffe possibili per soddisfare le esigenze e il volume di viaggio specifici della tua azienda.

Se vuoi lasciare il processo di negoziazione ai professionisti, puoi arruolare una società di gestione dei viaggi per elaborare sconti aziendali per tuo conto e aiutarti a ottimizzare le spese di viaggio di lavoro.

Aumentare le spese di T&E con le carte di credito può fornire preziosi vantaggi organizzativi:

• Le transazioni di facile accesso possono aiutare a controllare la spesa dei dipendenti e aumentare la visibilità.
• Una solida reportistica a livello di transazione può ottimizzare i processi di contabilità fornitori.
• I dipendenti possono ricevere un'assicurazione di viaggio, assistenza alla portineria, telemedicina e accesso alle lounge aeroportuali.

Le carte virtuali e le carte virtuali mobili sono un'altra opzione. Usano numeri di carta temporanei generati casualmente e sono collegati a un conto di deposito con una linea di credito consolidata. Offrono alle aziende un maggiore controllo sulla spesa con la possibilità di impostare parametri personalizzati su come, quando e dove viene utilizzata la carta.

Il 61% dei responsabili delle decisioni di viaggio ha affermato che la propria organizzazione incoraggia i viaggiatori a prenotare opzioni sostenibili. Questo può assumere molte forme. Un approccio comune consiste nell'attuare politiche regionali o nazionali che favoriscano i viaggi ferroviari rispetto a quelli aerei. Altri stabiliscono politiche per ridurre al minimo le gite di un giorno in aereo.

Un'altra misura è quella di ridurre i viaggi multipli. Incoraggia i tuoi dipendenti a programmare più riunioni nella stessa sede per aumentare l'efficienza o a passare da riunioni selezionate alle videochiamate.

Se è necessario il trasporto via terra, incoraggia i dipendenti a dividere i costi del ride-sharing o del noleggio auto per ridurre i costi e l'impronta di carbonio.

Chi viaggia per piacere trascorre le vacanze più a lungo rispetto alle tendenze pre-COVID. Poiché i confini tra lavoro e vita privata si confondono, molti dipendenti prolungano i loro viaggi di lavoro per godersi il tempo a destinazione mentre non sono in servizio. Lasciare che i dipendenti effettuino viaggi «bleisure» può aumentare la flessibilità nei tempi del viaggio e ridurre i costi totali di viaggio.

Le note spese del tuo team vengono inviate tempestivamente, solo per soffermarsi con la direzione nella fase di revisione e approvazione?

Per molte aziende, questo processo è complesso e richiede molto tempo. Semplifica la tua con una politica di gestione delle spese chiara e concisa, preautorizzando determinate spese e stabilendo le aspettative per le tempistiche di approvazione.

Un programma di carte virtuali è un altro modo per elaborare le spese più velocemente. Le carte virtuali hanno dati migliorati legati a ciascun utilizzo e sono spesso integrate con i sistemi di gestione delle spese. Questa integrazione dei dati può semplificare i tuoi processi di back-office, inclusa l'automazione della riconciliazione delle spese per i team finanziari.

Raccogli feedback dai dipendenti sulle loro esperienze di viaggio per bilanciare la necessità di viaggiare con misure di riduzione dei costi. Il feedback può aiutare a determinare quali spese sono importanti per il tuo team e quali puoi ridurre senza influire sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla crescita aziendale. I sondaggi periodici post-viaggio e i colloqui con i dipendenti possono aiutarti a identificare le opportunità per ridurre le spese di viaggio non necessarie e migliorare la conformità alle politiche.

Al di fuori del lavoro, le persone si aspettano tecnologie convenienti basate su dispositivi mobili e basate sul cloud. Molti ora si aspettano lo stesso sul lavoro. Automatizza il processo di rendicontazione delle spese per ridurre errori costosi, risparmiare tempo e migliorare la soddisfazione dei dipendenti.

Le copie digitali delle ricevute possono aiutare a semplificare la rendicontazione delle spese. Immagina se il tuo team potesse inviare una spesa senza problemi con un semplice scatto di una foto. La visibilità in tempo reale sulla spesa può aiutare i team finanziari a garantire la conformità alle politiche T & E ed eliminare pile di ricevute cartacee. Se i codici fiscali lo consentono, puoi prendere in considerazione la possibilità di rinunciare ai requisiti di ricevuta per le transazioni inferiori a un determinato importo.

Le spese di viaggio correttamente classificate ti consentono di analizzare più facilmente le tendenze di spesa per sbloccare i risparmi. Una piattaforma software di gestione dei viaggi può semplificare questo processo integrando le transazioni con carta aziendale direttamente nel loro sistema.

Educare il tuo team su come segnalare correttamente le spese di viaggio li aiuterà a evitare errori comuni e a seguire le politiche aziendali. Oltre il 55% delle aziende con una spesa annua per i viaggi superiore a 50 milioni di dollari richiede ai dipendenti di visualizzare o frequentare corsi di formazione sulle politiche di viaggio e di spesa. Alcune aziende richiedono addirittura ai dipendenti di superare un test prima di ricevere una carta di credito aziendale.

Rivedi regolarmente i modelli di spesa per migliorare la conformità alle politiche di T&E e sbloccare i risparmi. Monitora gli indicatori chiave di prestazione, come il costo medio per viaggio, i tassi di conformità alle politiche e la spesa totale per i viaggi. Confrontare le spese con i benchmark del settore può evidenziare le opportunità per semplificare la spesa. Le associazioni di settore, le società di consulenza e le società di gestione dei viaggi offrono spesso diversi livelli di dati di benchmarking per i viaggi d'affari.

I modelli statistici possono utilizzare i dati storici per prevedere i modelli di viaggio, le fluttuazioni della domanda e l'andamento dei prezzi. Queste informazioni possono aiutarti a gestire le trattative con i fornitori, anticipare le fluttuazioni delle esigenze di T&E e ottimizzare le spese di viaggio di lavoro.

Le detrazioni fiscali per le spese di viaggio possono aiutare a ottimizzare il costo dei viaggi di lavoro. Crea un elenco dettagliato delle spese (con o senza uno strumento di gestione delle spese) per identificare quali spese di lavoro costituiscono detrazioni fiscali alla fine dell'anno. Le spese ammissibili possono includere il costo del biglietto aereo e di altri trasporti, l'alloggio, i pasti, la comunicazione aziendale e gli eventi aziendali.

Per trovare opportunità per negoziare tariffe e condizioni di pagamento migliori, consulta le condizioni che hai stabilito con i fornitori di viaggi d'affari come compagnie aeree, hotel e società di autonoleggio. Ad esempio, potrebbero suggerire di cambiare metodo di pagamento per massimizzare i risparmi. Le carte virtuali offrono anche gli stessi vantaggi di praticità e sicurezza delle carte aziendali fisiche, il tutto consentendo anche di controllare la spesa tramite l'importo, il periodo di tempo, il tipo e il luogo delle transazioni.

L'ottimizzazione delle spese per i viaggi di lavoro richiede un approccio strategico che preveda la pianificazione, il monitoraggio e il miglioramento continuo delle politiche e delle pratiche di viaggio. Queste 18 strategie possono aiutare te e la tua azienda a gestire i costi di viaggio, migliorando al contempo il modo in cui i tuoi dipendenti viaggiano per far crescere la tua attività.