Per tenere il passo in quest'epoca di esperienze istantanee e convalida immediata, le aziende di ogni tipo si rivolgono alle carte virtuali per apportare la facilità, la sicurezza e l'efficienza della digitalizzazione alle loro operazioni. Quindi cosa sono esattamente le carte virtuali e come funzionano?

Le carte virtuali sono un'opzione di pagamento in crescita nei pagamenti B2B. Sono numeri di carta temporanei generati casualmente e collegati a un conto di versamento con una linea di credito consolidata. In genere vengono utilizzati per una transazione specifica o per un periodo di tempo specifico. Sono spesso integrati nei sistemi di contabilità, pianificazione delle risorse aziendali e gestione delle spese per semplificare i processi di back-office, inclusa l'automazione della riconciliazione.

Le carte virtuali sono diverse in quanto non esiste una carta fisica, ma per il resto funzionano in modo simile per gli acquisti, con un numero di carta a 16 cifre, una data di scadenza e un codice CVC a tre cifre. Alcune carte virtuali possono anche essere aggiunte ai portafogli mobili per la funzionalità tap-to-pay, proprio come le versioni digitali delle carte di credito o di debito al consumo. 

Le carte virtuali funzionano come le carte di pagamento tradizionali, ma le aziende che le utilizzano hanno un maggiore controllo sulle spese. Possono personalizzare i parametri e le schede possono essere collegate a unità aziendali o progetti specifici per migliorare il monitoraggio, la riconciliazione e la gestione delle fatture.

Le carte virtuali possono essere generate istantaneamente da utilizzare per i pagamenti online, senza aspettare che la carta fisica arrivi per posta.

Le carte virtuali offrono alle aziende l'opportunità di personalizzare i controlli di spesa, compresi i limiti di budget, la durata dell'utilizzo (ad esempio un giorno o una settimana) e il luogo in cui la carta può essere utilizzata, ad esempio designando commercianti specifici o solo determinati codici commerciante. Ad esempio, una carta virtuale emessa per coprire i costi di una cena con un cliente non poteva essere utilizzata per acquistare un nuovo vestito nel vicino centro commerciale.

I vantaggi delle carte virtuali sono gli stessi di quelli delle carte di plastica: convenienza e sicurezza, solo per citarne alcuni, ma oltre a questi, offrono anche controlli di spesa e maggiore flessibilità attraverso nuovi casi d'uso dei pagamenti.

Questi vantaggi si applicano a entrambe le parti delle transazioni commerciali. Per i commercianti o i fornitori, l'accettazione di carte virtuali può garantire la certezza dei pagamenti e contribuire a ridurre i giorni di vendita in sospeso, che si riferisce al numero medio di giorni necessari a un'azienda per riscuotere il pagamento per una vendita ed è un indicatore del capitale circolante.

A differenza degli assegni tradizionali, che sono ancora comunemente utilizzati nei pagamenti business-to-business negli Stati Uniti e generalmente richiedono almeno un giorno lavorativo per essere regolati, i pagamenti con carta virtuale vengono regolati quasi immediatamente, accelerando il flusso di cassa. I commercianti beneficiano anche di dati di pagamento più dettagliati, che possono aiutarli nel loro percorso verso la riconciliazione automatizzata.

Per gli acquirenti, i controlli delle carte virtuali sono fondamentali, in quanto riducono lo slittamento dei budget e garantiscono che i fondi vengano spesi in modo appropriato. Inoltre, le carte virtuali riducono il rischio di frode o uso improprio perché possono essere autorizzate solo in base a parametri specifici, dopodiché il numero viene disattivato. Possono anche offrire un monitoraggio più dettagliato, poiché il numero di carta univoco utilizzato in ogni transazione significa che può essere tracciato con maggiore precisione e una riconciliazione più semplice perché i dati aggiuntivi consentono la corrispondenza dei pagamenti uno a uno.

Alcune carte virtuali possono anche convertire la valuta in tempo reale, il che può essere vantaggioso per le aziende con catene di approvvigionamento internazionali. Per estendere i casi d'uso delle carte virtuali oltre i pagamenti online e telefonici, le carte virtuali mobili, in cui la carta è archiviata in un portafoglio mobile e utilizzata per i pagamenti contactless, aggiungono la facilità dei pagamenti al dettaglio con tocco per pagare alle transazioni aziendali.

Le aziende utilizzano le carte virtuali per un numero crescente di circostanze, ovunque sia necessaria una maggiore efficienza e un maggiore controllo, flessibilità e sicurezza. Ecco alcuni dei modi in cui Mastercard sta sbloccando i vantaggi delle carte virtuali in una vasta e crescente gamma di settori.

Viaggi aziendali: i viaggi d'affari sono aumentati, ma molte aziende sono ancora alle prese con processi di spesa e rimborso complessi e obsoleti. Le carte virtuali possono essere utilizzate per prenotare viaggi e coprire i costi di intrattenimento dei clienti, con controlli personalizzati per gestire la spesa e una perfetta riconciliazione delle spese con dati avanzati. E con le carte virtuali mobili, i frequent flyer e i road warrior possono semplicemente toccare per pagare hotel, pasti o spese accessorie in cui sono accettati pagamenti contactless.

Le carte virtuali mobili hanno un ulteriore livello di sicurezza chiamato tokenizzazione: qualsiasi carta memorizzata in un portafoglio digitale utilizza una tecnica di crittografia che sostituisce il numero di conto della carta con un numero di carta alternativo chiamato token, quindi i dettagli effettivi del conto non vengono mai condivisi durante una transazione.

A seconda della politica aziendale, i viaggiatori d'affari dotati di carte virtuali potrebbero non dover tenere traccia di pile di ricevute fisiche. Le carte virtuali eliminano inoltre la necessità di pagare con una carta personale e attendere il rimborso.

Le carte virtuali possono anche essere rilasciate ai candidati per coprire le spese durante il processo di reclutamento o per pagare le spese di trasloco o l'alloggio temporaneo per i dipendenti che si trasferiscono.

Fiere, eventi e congressi: Per gli organizzatori di eventi, può essere difficile gestire i budget per molti progetti e fornitori allo stesso tempo, ed è facile che i costi aumentino. Le carte virtuali possono semplificare i pagamenti e la reportistica e aiutare a mantenere gli eventi entro un budget specifico tramite controlli, pur offrendo la flessibilità di aggiungere denaro a un budget, se necessario.

A seconda della politica aziendale, i viaggiatori d'affari dotati di carte virtuali potrebbero non dover tenere traccia di pile di ricevute fisiche. Le carte virtuali eliminano inoltre la necessità di pagare con una carta personale e attendere il rimborso.

Le carte virtuali possono anche essere rilasciate ai candidati per coprire le spese durante il processo di reclutamento o per pagare le spese di trasloco o l'alloggio temporaneo per i dipendenti che si trasferiscono.

Assistenza sanitaria e assicurazione: Chiunque abbia visitato un medico negli ultimi decenni sa che la fatturazione medica è complessa e lenta. Non è diverso per l'ufficio del medico o l'ospedale che si occupa dell'approvazione delle richieste di risarcimento e dei pagamenti. I fornitori di assistenza sanitaria spesso incontrano colli di bottiglia nella liquidazione dei sinistri con le compagnie assicurative a causa di sistemi legacy cartacei che ritardano i pagamenti, innescando problemi di flusso di cassa e aumentando i costi di prestito. Incorporando le carte virtuali nelle piattaforme di elaborazione dei sinistri che collegano le compagnie assicurative ai fornitori di servizi sanitari, tutti beneficiano di pagamenti più rapidi, maggiore visibilità sullo stato dei sinistri e una riconciliazione più semplice.

Gestione della flotta: Per i gestori di flotte che cercano modi per gestire i costi di carburante e manutenzione e garantire che i conducenti rispettino la politica aziendale, le carte virtuali mobili possono essere collegate a un veicolo specifico per monitorare il consumo di carburante, ad esempio, o anche a specifiche stazioni di servizio con cui l'azienda ha partnership preferenziali. I dati dettagliati delle transazioni possono aiutare i gestori di flotte a prendere decisioni più informate, compresi i modi per ridurre i costi del carburante, gestire i conducenti e ottimizzare i percorsi.

Le aziende possono lanciare carte virtuali direttamente tramite la banca emittente, ma per ottenere il massimo vantaggio, possono collaborare con i fornitori di software tecnologici per integrare le carte nelle loro piattaforme aziendali digitali, come i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali o di approvvigionamento, che possono accelerare e semplificare ulteriormente il loro modo di lavorare. L'integrazione dei pagamenti in queste piattaforme può ridurre gli attriti e i costi di transazione e offrire maggiori dati e approfondimenti, servizi a valore aggiunto e persino la capacità di accedere al credito e ai finanziamenti.

Quando si accede alle carte virtuali tramite gli strumenti che un'azienda utilizza quotidianamente, il pagamento può diventare un'estensione naturale delle sue operazioni. La gestione dei pagamenti B2B richiedeva il passaggio da una piattaforma aziendale all'altra, ma l'integrazione di carte virtuali apre le porte a nuove e più convenienti esperienze in cui i pagamenti sono integrati perfettamente nelle piattaforme su cui le aziende organizzano la propria attività.

Quando selezioni un fornitore di carte virtuali, cerca la capacità di integrazione con i sistemi esistenti, un'ampia copertura, solidi controlli delle carte e un'ottima esperienza utente end-to-end.

Uno dei maggiori vantaggi delle carte virtuali è la loro capacità di essere incorporate nei flussi di lavoro esistenti di un'azienda, come i sistemi che utilizzano per la contabilità, la tesoreria o l'approvvigionamento. Scegliendo un fornitore con molte integrazioni software, le aziende possono facilmente inserire le carte virtuali nei loro strumenti esistenti per sbloccare l'efficienza e migliorare i processi di back-office.   

La ricerca di fornitori con ampie reti globali di accettazione delle carte è importante anche per ottimizzare i luoghi in cui le aziende e i loro dipendenti possono utilizzare le loro carte virtuali. Con l'aumento delle carte virtuali abilitate per i portafogli mobili, è importante prendere in considerazione un fornitore con un'ampia presenza globale di sedi abilitate al contactless.

È anche importante scegliere i controlli disponibili in base alle esigenze di un'azienda. Ad esempio, se un'azienda sta cercando di migliorare la conformità ai viaggi e all'intrattenimento e garantire che i dipendenti rispettino un'indennità di spesa durante i viaggi di lavoro, prendi in considerazione la possibilità di dare la priorità a un fornitore che offra solidi controlli di spesa.

È fondamentale anche la scelta di un fornitore che consenta l'elaborazione delle transazioni con carta virtuale direttamente alla banca o all'acquirente, senza la necessità di sfogliare manualmente le e-mail, che è un processo lento e manuale soggetto a rischi. La capacità di offrire un'esperienza di pagamento end-to-end rapida e sicura è la direzione verso cui si dirige il futuro dei pagamenti B2B.