Kako biste razumjeli koliko se zaposlenici boje podnošenja izvješća o troškovima, razmislite o ovome: U istraživanju tvrtke SAP Concur iz 2019. godine, gotovo 20% poslovnih putnika reklo je da bi radije da im zubar izbuši zube nego da ispune izvješće o troškovima.

Izvještaji o troškovima, koji su univerzalno kritizirani zbog svoje dosade, posebno su opterećujući za one koji rade na mjestima koja se oslanjaju na ručno pisane obrasce. Ti zaposlenici često pretražuju omotnice pune računa, žmire na blijedi tekst kako bi pronašli koju su taksi tvrtku koristili u Phoenixu ili se naprežu sjetiti tko je došao na happy hour posljednjeg dana putovanja.

Posao nije nimalo lakši za one koji primaju izvješća. Administratori za putovanja i zabavu, računovodstvo ili financije ovise o svim nejasnim detaljima kojih se zaposlenici mogu sjetiti kako bi potvrdili da je njihova potrošnja u skladu s politikom tvrtke, kao i s propisima i poreznim zakonima odredišta.

Osim toga, obrada izvješća često oduzima vrijeme koje bi se moglo bolje iskoristiti za druge odgovornosti. Na primjer, jedno od pet izvješća sadrži pogreške ili zahtijeva pojašnjenje - često zbog nečega tako malog kao što je slučajna tipografska pogreška, nedostajuće polje ili pogrešno zapamćen datum, prema studiji Globalnog udruženja poslovnih putovanja iz 2022. godine. U prosjeku, ispravljanje izvješća traje 18 minuta i košta tvrtku 52 dolara. U tvrtkama gdje su putovanja norma - ili gdje je svaka minuta na cijeni - to se brzo zbraja.

I poslovna putovanja neće nestati. Unatoč sve hibridnijem radnom mjestu, studija Mastercarda iz 2023. pokazala je da velike korporacije planiraju povećati svoje putne proračune u sljedećih nekoliko godina kako bi potaknule novi rast. Izvješća o troškovima su tu da ostanu - ali mogu postati jednostavnija.  

Kako bi pojednostavio zadatak poslovnim putnicima i njihovim poslodavcima, Mastercard istražuje načine spajanja izvještavanja o troškovima s procesom plaćanja kako bi donio prijeko potrebno olakšanje i poslovnim putnicima i financijskim menadžerima. Fokusirajući se na partnerstva s pružateljima softvera, Mastercard igra ključnu ulogu u modernizaciji staromodnog izvješća o troškovima.

Uzmite primjer njihovog rada sa SAP Concurom, vodećim svjetskim brendom za integrirani softver za upravljanje putovanjima i troškovima. Dvije tvrtke nedavno su proširile svoju dugoročnu suradnju kako bi dodatno pojednostavile izvješća o troškovima. Kroz novu integraciju, kupnje obavljene korporativnim Mastercard karticama mogu se evidentirati i automatski popuniti na platformi Concur Expense, koja zatim može odmah upozoriti zaposlenike ako su potrebne dodatne informacije. S ovim podacima o potrošnji u stvarnom vremenu, tvrtke mogu postići bolju usklađenost s pravilima o troškovima, dok putnici mogu uživati u poboljšanom iskustvu s automatiziranim kreiranjem troškova. 

„Spajanje softvera s plaćanjem radikalno mijenja način na koji tvrtke razmišljaju o putovanjima i troškovima“, kaže Chad Wallace, globalni voditelj komercijalnih rješenja u Mastercardu. „Svjedočimo konvergenciji platformi - gdje se sustavi koji prije nisu međusobno komunicirali udružuju kako bi povećali učinkovitost.“ Utjecaj je transformativan na iskustvo zaposlenika - za one s obje strane izvješća o troškovima.

Poslovni putnici sada mogu jednostavno umotati svoju karticu ili dodirnuti uređaj za plaćanje, a kupnje obavljene putem korporativnih Mastercard računa automatski se unose u Concur Expense. Integracija u platni kanal omogućuje SAP Concuru da automatski preuzima dodatne relevantne informacije - poput poštanske adrese taksi tvrtke - iz Mastercardove trgovačke mreže.

S ugrađenom umjetnom inteligencijom, Concur Expense također procjenjuje usklađenost, šaljući trenutnu povratnu informaciju ako je trošak upitan, tako da zaposlenici neće nastaviti trošiti novac koji možda neće biti nadoknađen.

Ove mogućnosti omogućuju tvrtkama da se povežu s korisnikom u onome što Chris Juneau, voditelj tržišne strategije u SAP Concuru, naziva „trenutkom koji je važan“: baš kada vrše plaćanje. Zahtjevom za više informacija u trenutku kupnje - prije nego što zaboravite tko je još bio na večeri treće večeri konferencije - tvrtke smanjuju pogreške i ubrzavaju odobrenja.

„Umjetna inteligencija može preuzeti ručne zadatke sklonije pogreškama, a mobilne aplikacije povezuju se s putnikom putem nečega što uvijek ima sa sobom“, kaže Juneau.

Na primjer, SAP Concur je u svoje rješenje Concur Expense ugradio umjetnu inteligenciju kako bi pojednostavio izvještavanje o troškovima. Kada poslovni putnik napuni gorivo u svoj unajmljeni automobil, može prenijeti fotografiju računa u mobilnu aplikaciju SAP Concur, ExpenseIT. AI modeli izvlače iznos plaćanja, datum, porez, porez na dodanu vrijednost ako je primjenjivo i ostale relevantne podatke te automatski ispunjavaju izvješće o troškovima.

Softver također zaključuje kategoriju troška - na primjer, može razlikovati hotelski račun od računa za gorivo. To znači da zaposlenik može bez problema prijaviti trošak samo jednim fotografiranjem, čak i prije nego što se odveze s benzinske pumpe, što financijskim timovima daje uvid u potrošnju u stvarnom vremenu kako bi se osiguralo poštivanje pravila o troškovima i isporukama.

Prema podacima SAP Concura, samo 1,2% izvješća podnesenih putem ExpenseIT-a vraća se zaposleniku. Ta učinkovitost donosi uštede: Za svakih 1000 izvješća koje organizacija obradi pomoću Concura, smanjuje se 273 sata rada i 47.320 USD troškova produktivnosti. U nekim zemljama tvrtke također mogu iskoristiti porezne olakšice za izvješća koja se podnose pravovremeno.

U budućnosti bi ova poboljšanja u vidljivosti i transparentnosti mogla donijeti koristi koje nadilaze uštede. Kako se zahtjevi održivosti pooštravaju diljem svijeta, digitalizirani podaci o putovanjima pomoći će tvrtkama da dokumentiraju svoj ugljični otisak - a možda ga čak i smanje.

„Zamislite svijet u kojem vaš alat za rezervacije automatski preporučuje let avionom s najvećom učinkovitošću goriva ili rezervaciju u lokalnom restoranu koji nudi hranu direktno s farme“, kaže Wallace. „Izlaganje ekoloških posljedica svake opcije pomoći će zaposlenicima da donose bolje odluke.“

S pristupom Mastercardovim podacima o potrošnji u stvarnom vremenu, SAP Concur može nastaviti ažurirati svoje AI modele kako bi omogućio više novih funkcija, što softveru omogućuje upravljanje svakim korakom, od zahtjeva za putovanje do povrata novca. „Ovdje se ne radi samo o izvještavanju o troškovima“, kaže Juneau. „Ovo će poboljšati cijeli proces od početka do kraja, počevši od rezervacije.“ Želimo zaposlenicima vratiti njihovo vrijeme, bilo da su putnici ili ljudi u financijama i računovodstvu, kako bi se mogli usredotočiti na druge strateške prioritete.