Kako bi održale korak u ovom dobu trenutnih iskustava i trenutne validacije, tvrtke svih vrsta okreću se virtualnim karticama kako bi u svoje poslovanje unijele jednostavnost, sigurnost i učinkovitost digitalizacije. Što su točno virtualne kartice i kako funkcioniraju?

Virtualne kartice su sve popularnija opcija plaćanja u B2B segmentu. To su privremeni brojevi kartica koji se nasumično generiraju i povezuju s računom za financiranje koji ima uspostavljenu kreditnu liniju. Obično se koriste za određenu transakciju ili za određeno vremensko razdoblje. Često se integriraju u računovodstvene sustave, sustave za planiranje resursa poduzeća i upravljanje troškovima kako bi se pojednostavili procesi u pozadini, uključujući automatizaciju usklađivanja.

Virtualne kartice razlikuju se po tome što ne postoji fizička kartica, ali inače funkcioniraju na sličan način za kupnje, sa 16-znamenkastim brojem kartice, datumom isteka i troznamenkastim CVC kodom. Neke virtualne kartice mogu se čak dodati u mobilne novčanike za funkcionalnost plaćanja dodirom, baš kao i digitalne verzije potrošačkih kreditnih ili debitnih kartica. 

Virtualne kartice funkcioniraju kao tradicionalne platne kartice, ali tvrtke koje ih koriste imaju veću kontrolu nad potrošnjom. Mogu prilagoditi parametre, a kartice se mogu povezati s određenim poslovnim jedinicama ili projektima radi poboljšanog praćenja, usklađivanja i upravljanja računima.

Virtualne kartice mogu se generirati odmah za korištenje u online plaćanjima - ne treba čekati da fizička kartica stigne poštom.

Virtualne kartice nude tvrtkama mogućnost prilagodbe kontrola potrošnje, uključujući ograničenja proračuna, duljinu vremena korištenja - na primjer, dan ili tjedan - i gdje se kartica može koristiti, na primjer određivanjem određenih trgovaca ili samo određenih trgovačkih kodova. Na primjer, virtualna kartica izdana za pokrivanje troškova večere za klijenta nije se mogla koristiti za kupnju nove odjeće u obližnjem trgovačkom centru.

Prednosti virtualnih kartica iste su kao i kod plastičnih kartica - praktičnost i sigurnost, da spomenemo samo neke - ali uz to nude i kontrolu potrošnje i veću fleksibilnost kroz nove načine plaćanja.

Ove prednosti primjenjuju se na obje strane komercijalnih transakcija. Za trgovce ili dobavljače, prihvaćanje virtualnih kartica može donijeti sigurnost plaćanja i pomoći u smanjenju broja dana nepodmirene prodaje, što se odnosi na prosječan broj dana koji je potreban tvrtki da naplati prodaju i pokazatelj je obrtnog kapitala.

Za razliku od tradicionalnih čekova, koji se još uvijek često koriste u plaćanjima između tvrtki u SAD-u i za njihovu namiru obično je potreban barem jedan radni dan, plaćanja virtualnim karticama namiruju se gotovo trenutno, ubrzavajući novčani tok. Trgovci također imaju koristi od detaljnijih podataka o plaćanju, što im može pomoći na putu do automatiziranog usklađivanja.

Za kupce su kontrole virtualnih kartica ključne, smanjujući rast proračuna i osiguravajući da se sredstva troše na odgovarajući način. Osim toga, virtualne kartice smanjuju rizik od prijevare ili zlouporabe jer se mogu autorizirati samo pod određenim parametrima, nakon čega se broj deaktivira. Također mogu ponuditi detaljnije praćenje, jer jedinstveni broj kartice koji se koristi u svakoj transakciji znači da se ona može preciznije pratiti i lakše usklađivanje jer dodatni podaci omogućuju usklađivanje plaćanja jedan na jedan.

Neke virtualne kartice također mogu pretvarati valutu u stvarnom vremenu, što može biti korisno za tvrtke s međunarodnim lancima opskrbe. Kako bi se proširila upotreba virtualnih kartica izvan online i telefonskih plaćanja, mobilne virtualne kartice - gdje se kartica pohranjuje u mobilnom novčaniku i koristi za beskontaktna plaćanja - donose jednostavnost maloprodajnih plaćanja dodirom na korporativne transakcije.

Tvrtke koriste virtualne kartice u sve većem broju okolnosti - svugdje gdje je potrebna povećana učinkovitost i veća kontrola, fleksibilnost i sigurnost. Evo nekih načina na koje Mastercard iskorištava prednosti virtualnih kartica u širokom i rastućem nizu industrija.

Poslovna putovanja: Poslovna putovanja su se oporavila, ali mnoge se tvrtke i dalje bore sa složenim i zastarjelim procesima troškova i nadoknade troškova. Virtualne kartice mogu se koristiti za rezervaciju putovanja i pokrivanje troškova zabave za klijente, s prilagođenim kontrolama za upravljanje potrošnjom i besprijekornim usklađivanjem troškova s poboljšanim podacima. A s mobilnim virtualnim karticama, česti putnici i putnici na cesti mogu jednostavno dodirnuti karticu za plaćanje hotela, obroka ili dodatnih troškova tamo gdje se prihvaća beskontaktno plaćanje.

Mobilne virtualne kartice imaju dodatni sloj sigurnosti koji se naziva tokenizacija: Svaka kartica pohranjena u digitalnom novčaniku koristi tehniku šifriranja koja zamjenjuje broj računa kartice alternativnim brojem kartice koji se naziva token, tako da se stvarni podaci o računu nikada ne dijele tijekom transakcije.

Ovisno o politici tvrtke, poslovni putnici opremljeni virtualnim karticama možda neće morati pratiti hrpe fizičkih računa. Virtualne kartice također eliminiraju potrebu plaćanja osobnom karticom i čekanja na povrat novca.

Virtualne kartice mogu se izdati i kandidatima za posao za pokrivanje troškova tijekom procesa zapošljavanja ili za plaćanje troškova selidbe ili privremenog smještaja za zaposlenike koji se sele.

Sajmovi, događaji i konferencije: Organizatorima događaja može biti teško istovremeno upravljati proračunima za mnogo projekata i dobavljača - a troškovi lako narastu. Virtualne kartice mogu pojednostaviti plaćanja i izvještavanje te pomoći u održavanju događaja unutar određenog proračuna putem kontrola, a istovremeno nude fleksibilnost dodavanja novca u proračun ako je potrebno.

Ovisno o politici tvrtke, poslovni putnici opremljeni virtualnim karticama možda neće morati pratiti hrpe fizičkih računa. Virtualne kartice također eliminiraju potrebu plaćanja osobnom karticom i čekanja na povrat novca.

Virtualne kartice mogu se izdati i kandidatima za posao za pokrivanje troškova tijekom procesa zapošljavanja ili za plaćanje troškova selidbe ili privremenog smještaja za zaposlenike koji se sele.

Zdravstvena skrb i osiguranje: Svatko tko je posjetio liječnika u posljednjih nekoliko desetljeća zna da je naplata medicinskih usluga složena i spora. Nije ništa drugačije ni za liječničku ordinaciju ili bolnicu koja se bavi odobravanjem zahtjeva i isplatama. Pružatelji zdravstvene skrbi često se suočavaju s uskim grlima u rješavanju zahtjeva s osiguravajućim društvima zbog opterećenja papirologijom, naslijeđenih sustava koji odgađaju plaćanja, uzrokujući probleme s novčanim tokom i povećavajući troškove zaduživanja. Ugradnjom virtualnih kartica u platforme za obradu zahtjeva koje povezuju osiguravajuća društva s pružateljima zdravstvene skrbi, svi imaju koristi od bržih plaćanja, većeg uvida u status zahtjeva i lakšeg usklađivanja.

Upravljanje voznim parkom: Za upravitelje voznog parka koji traže načine za upravljanje troškovima goriva i održavanja te osiguravaju da se vozači pridržavaju politike tvrtke, mobilne virtualne kartice mogu se povezati s određenim vozilom za praćenje potrošnje goriva, na primjer, ili čak s određenim benzinskim postajama s kojima tvrtka ima preferencijalna partnerstva. Detaljni podaci o transakcijama mogu pomoći upraviteljima voznog parka da donose informiranije odluke, uključujući načine smanjenja troškova goriva, upravljanja vozačima i optimizacije ruta.

Tvrtke mogu pokrenuti virtualne kartice izravno putem svoje banke izdavatelja, ali kako bi ostvarile najveću korist, mogu surađivati sa svojim dobavljačima tehnološkog softvera kako bi integrirale kartice u svoje digitalne poslovne platforme, poput sustava za planiranje resursa poduzeća ili nabave, što može dodatno ubrzati i pojednostaviti način njihovog rada. Ugrađivanje plaćanja u ove platforme može smanjiti trenje i troškove transakcija te ponuditi više podataka i uvida, usluge s dodanom vrijednošću, pa čak i mogućnost pristupa kreditima i financiranju.

Kada se virtualnim karticama pristupa putem alata koje tvrtka koristi svakodnevno, plaćanje može postati prirodni nastavak njezina poslovanja. Upravljanje B2B plaćanjima prije je zahtijevalo prelazak s više poslovnih platformi, ali ugradnja virtualnih kartica otvara vrata novim, praktičnijim iskustvima gdje su plaćanja besprijekorno utkana u platforme oko kojih poduzeća organiziraju svoje poslovanje.

Prilikom odabira pružatelja virtualnih kartica, potražite mogućnost integracije s postojećim sustavima, širok doseg, robusne kontrole kartica i izvrsno korisničko iskustvo od početka do kraja.

Jedna od najvećih prednosti virtualnih kartica je njihova mogućnost ugradnje u postojeće tijekove rada tvrtke, poput sustava koje koriste za računovodstvo, blagajnu ili nabavu. Odabirom pružatelja usluga s mnogim softverskim integracijama, tvrtke mogu jednostavno uvesti virtualne kartice u svoje postojeće alate kako bi povećale učinkovitost i poboljšale procese u pozadini.   

Traženje pružatelja usluga s opsežnim globalnim mrežama za prihvaćanje kartica također je važno za optimizaciju mjesta gdje tvrtke i njihovi zaposlenici mogu koristiti svoje virtualne kartice. S obzirom na to da se sve više virtualnih kartica omogućuje za mobilne novčanike, važno je razmotriti pružatelja usluga s velikim globalnim prisustvom lokacija koje omogućuju beskontaktno plaćanje.

Također je važno odabrati dostupne kontrole na temelju potreba poslovanja. Na primjer, ako tvrtka želi poboljšati usklađenost s propisima o putovanjima i zabavi te osigurati da zaposlenici ostanu unutar dopuštene potrošnje tijekom poslovnih putovanja, razmislite o davanju prioriteta pružatelju usluga koji nudi robusne kontrole potrošnje.

Ključan je i odabir pružatelja usluga koji omogućuje izravnu obradu transakcija virtualnim karticama u njihovoj banci ili prihvatitelju - bez potrebe za ručnim pregledavanjem e-pošte, što je rizičan, spor i ručni proces. Mogućnost pružanja brzog i sigurnog iskustva plaćanja od početka do kraja je smjer u kojem ide budućnost B2B plaćanja.