Susreti licem u lice s kupcima, dobavljačima, partnerima i zaposlenicima mogu donijeti snažne rezultate za vaše poslovanje. Zapravo, 88% donositelja odluka o putovanjima reklo je da su poslovna putovanja ključna za rast organizacije, prema studiji iz 2023. godine. Kako vodeće tvrtke upravljaju svojim programima korporativnih putovanja i troškova kako bi uravnotežile potrebu za kontrolom troškova s prednostima većeg broja interakcija licem u lice?

Sastavili smo 18 strategija koje vodeće tvrtke primjenjuju u svakoj fazi svog putovanja kako bi optimizirale troškove poslovnih putovanja. Skoči na odjeljak koji te najviše zanima:

No nakon godina optimizacije digitalnih iskustava, tim za e-trgovinu bio je spreman ići dalje od preporučivanja dodatnih proizvoda od interesa onima za koje se predviđalo da će potaknuti angažman. Nakon što su na početnoj stranici proveli test u odnosu na svoje tradicionalne preporuke temeljene na strojnom učenju, GlassesUSA.com je otkrio da je sofisticirani algoritam dubokog učenja tvrtke Dynamic Yield uspio ostvariti porast kupnji od 68% i povećanje prihoda od 88%, sve iz jednog widgeta.

Platforma za upravljanje putovanjima za avionske karte, hotele i kopneni prijevoz može pomoći vašim zaposlenicima da donesu odluke u skladu s pravilima koje također odgovaraju njihovim preferencijama putovanja.

Korporativna putnička rješenja objedinjuju relevantne putne informacije s više platformi i pružatelja usluga na jednom mjestu. Ako se planovi promijene, platforma može ponuditi i jednostavne opcije promjene rezervacije i otkazivanja u skladu s pravilima.

Ograničenja individualnih putnih troškova za smještaj, obroke i prijevoz mogu spriječiti prekomjerno trošenje i pomoći u kontroli troškova. Mnoge tvrtke putnicima pružaju proračune specifične za grad ili odredište i koriste podatke od tvrtki za upravljanje putovanjima, konzultanata ili vlastite evidencije troškova za procjenu troškova. Prema našem nedavnom istraživanju o politikama T&E, više od 6 od 10 tvrtki ugrađuje politike i procese T&E u online alate za rezervacije ili troškove kako bi označile izbore zaposlenika kao one koji spadaju u politiku tvrtke ili nisu.

Rane rezervacije često znače niže cijene avionskih karata i smještaja. Kako bi ovo postala praksa, vaša politika korporativnih putovanja može postaviti vremenski okvir za rezervaciju putovanja unaprijed i podsjetiti putnike koji rezerviraju u zadnji čas kada im politika prestaje važiti.

Pružatelji putničkih usluga razumiju prednosti izgradnje trajnih odnosa s tvrtkama. Zrakoplovne tvrtke, hoteli i tvrtke za iznajmljivanje automobila često će se truditi osigurati najbolje moguće cijene koje odgovaraju jedinstvenim potrebama i obujmu putovanja vaše tvrtke.

Ako želite prepustiti proces pregovaranja profesionalcima, možete angažirati tvrtku za upravljanje putovanjima koja će u vaše ime razraditi korporativne popuste i pomoći vam u optimizaciji troškova poslovnih putovanja.

Ostvarivanje većeg iznosa troškova za T&E na kreditnim karticama može pružiti vrijedne organizacijske prednosti:

• Transakcije kojima je lako pristupiti mogu pomoći u kontroli potrošnje zaposlenika i povećati vidljivost.
• Robusno izvještavanje na razini transakcija može optimizirati procese plaćanja dobavljačima.
• Zaposlenici mogu dobiti putno osiguranje, podršku recepcionara, telemedicinu i pristup salonima u zračnim lukama.

Virtualne kartice i mobilne virtualne kartice su još jedna mogućnost. Koriste privremene, nasumično generirane brojeve kartica i povezani su s računom za financiranje s utvrđenom kreditnom linijom. Daju tvrtkama veću kontrolu nad potrošnjom s mogućnošću postavljanja prilagođenih parametara o tome kako, kada i gdje se kartica koristi.

61% donositelja odluka o putovanjima reklo je da njihova organizacija potiče putnike da rezerviraju održive opcije. To može poprimiti mnogo oblika. Jedan uobičajeni pristup je provedba regionalnih ili nacionalnih politika koje favoriziraju željeznički promet u odnosu na zračni promet. Drugi su uspostavili politike za smanjenje jednodnevnih putovanja zrakoplovom.

Druga mjera je smanjenje višestrukih putovanja. Potaknite svoje zaposlenike da zakažu više sastanaka na istoj lokaciji kako bi povećali učinkovitost ili prebacite odabrane sastanke na videopozive.

Ako je potreban prijevoz kopnom, potaknite zaposlenike da podijele troškove dijeljenja prijevoza ili najma automobila kako bi se smanjili troškovi i ugljični otisak.

Putnici koji putuju na odmor uzimaju dulje odmore u usporedbi s trendovima prije Covida. Kako se granice između poslovnog i privatnog života brišu, mnogi zaposlenici produžuju svoja poslovna putovanja kako bi uživali u vremenu na odredištu dok ne rade. Omogućavanje zaposlenicima da koriste „bleisure“ putovanja može povećati fleksibilnost u vremenu putovanja i smanjiti ukupne troškove putovanja.

Podnose li se izvješća o troškovima vašeg tima pravovremeno, samo da bi se s upravom zadržala faza pregleda i odobrenja?

Za mnoge tvrtke ovaj je proces složen i dugotrajan. Pojednostavite svoje jasnom i konciznom politikom upravljanja troškovima, prethodnom autorizacijom određenih troškova i postavljanjem očekivanja za rokove odobrenja.

Program virtualnih kartica još je jedan način za bržu obradu troškova. Virtualne kartice imaju poboljšane podatke vezane uz svaku upotrebu i često su integrirane sa sustavima za upravljanje troškovima. Ova integracija podataka može pojednostaviti vaše administrativne procese, uključujući automatizaciju usklađivanja troškova za financijske timove.

Prikupite povratne informacije od zaposlenika o njihovim iskustvima putovanja kako biste uravnotežili potrebu za putovanjima s mjerama uštede troškova. Povratne informacije mogu pomoći u određivanju koji su troškovi važni za vaš tim, a koje možete smanjiti bez utjecaja na zadovoljstvo zaposlenika i rast poslovanja. Redovite ankete nakon putovanja i razgovori sa zaposlenicima mogu vam pomoći da prepoznate prilike za smanjenje nepotrebnih putnih troškova i poboljšanje usklađenosti s pravilima.

Izvan posla, ljudi očekuju praktične tehnologije koje su prvenstveno usmjerene na mobilne uređaje i tehnologije temeljene na oblaku. Mnogi sada očekuju isto i na poslu. Automatizirajte proces izvještavanja o troškovima kako biste smanjili skupe pogreške, uštedjeli vrijeme i poboljšali zadovoljstvo zaposlenika.

Digitalne kopije računa mogu pomoći u pojednostavljenju izvještavanja o troškovima. Zamislite da vaš tim može bez problema prijaviti trošak samo jednim fotografiranjem. Uvid u potrošnju u stvarnom vremenu može pomoći financijskim timovima da osiguraju usklađenost s pravilima o troškovima i troškovima te uklone hrpe papirnatih računa. Ako porezni zakoni to dopuštaju, možete razmotriti ukidanje zahtjeva za računom za transakcije ispod određenog iznosa.

Pravilno kategorizirani putni troškovi omogućuju vam lakšu analizu trendova potrošnje kako biste ostvarili uštede. Softverska platforma za upravljanje putovanjima može pojednostaviti ovaj proces integrirajući transakcije korporativnim karticama izravno u njihov sustav.

Edukacija vašeg tima o tome kako pravilno prijaviti putne troškove pomoći će im da izbjegnu uobičajene pogreške i slijede politike tvrtke. Preko 55% tvrtki s godišnjim putnim troškovima većim od 50 milijuna dolara zahtijeva od zaposlenika da pregledaju ili pohađaju obuku o pravilima o putnim troškovima. Neke tvrtke čak zahtijevaju od zaposlenika da polože test prije nego što prime korporativnu kreditnu karticu.

Redovito pregledavajte obrasce potrošnje kako biste poboljšali usklađenost s pravilima o troškovima i troškovima te ostvarili uštede. Pratite ključne pokazatelje uspješnosti, kao što su prosječni trošak po putovanju, stope usklađenosti s pravilima i ukupni putni troškovi. Uspoređivanje vaših troškova s referentnim vrijednostima u industriji može istaknuti prilike za racionalizaciju potrošnje. Industrijska udruženja, konzultantske tvrtke i tvrtke za upravljanje putovanjima često nude različite razine podataka za usporedbu poslovnih putovanja.

Statistički modeli mogu koristiti povijesne podatke za predviđanje obrazaca putovanja, fluktuacija potražnje i trendova cijena. Ovi uvidi mogu vam pomoći u pregovorima s dobavljačima, predviđanju fluktuacija u potrebama za putovanjima i troškovima te optimizaciji troškova poslovnih putovanja.

Porezni odbitci za putne troškove mogu pomoći u optimizaciji troškova poslovnih putovanja. Izradite detaljan popis troškova (sa ili bez alata za upravljanje troškovima) kako biste utvrdili koji radni troškovi predstavljaju porezne odbitke na kraju godine. Prihvatljivi troškovi mogu uključivati troškove avionske karte i ostalog prijevoza, smještaja, obroka, poslovne komunikacije i poslovnih događanja.

Kako biste pronašli prilike za pregovaranje o boljim cijenama i uvjetima plaćanja, pregledajte uvjete koje ste postavili s dobavljačima poslovnih putovanja poput zrakoplovnih kompanija, hotela i tvrtki za iznajmljivanje automobila. Na primjer, mogli bi predložiti promjenu načina plaćanja kako bi se maksimizirala ušteda. Virtualne kartice nude istu praktičnost i sigurnosne prednosti kao i fizičke korporativne kartice - a istovremeno vam omogućuju kontrolu potrošnje putem iznosa, vremenskog razdoblja, vrste i lokacije transakcija.

Optimizacija troškova poslovnih putovanja zahtijeva strateški pristup koji uključuje planiranje, praćenje i kontinuirano poboljšanje politika i praksi putovanja. Ovih 18 strategija može pomoći vama i vašem poslovanju u upravljanju putnim troškovima - a sve to uz poboljšanje načina na koji vaši zaposlenici putuju kako bi unaprijedili vaše poslovanje.