Četiri načina na koje uprava T&E može pratiti poslovna putovanja

Najtočnija predviđanja su obično i najprilagodljivija. Uzmimo za primjer kontrastna predviđanja iz doba Covida o tome hoće li se poslovna putovanja, ili korporativna putovanja, u potpunosti oporaviti ili neće.

Nekako su se oba predviđanja pokazala točnima. A što se tiče putovanja i troškova (T&E), poznatih i kao putovanja i zabava, menadžeri moraju razumjeti zašto.

Najnoviji podaci predviđaju da će se potrošnja na T&E oporaviti od svoje visine iz 2019. od 1,4 bilijuna dolara negdje 2024. i dosegnuti 1,8 bilijuna dolara 2027.1 U tom smislu, poslovna putovanja su na dobrom putu prema potpunom oporavku.

Ipak, putni izdaci nisu isto što i učestalost ili volumen putovanja. Dok se broj poslovnih putovanja povećava, potrošnja na poslovna putovanja raste brže.2

Ljudi putuju dulje nego prije. Daleki jednodnevni izleti ili sastanci s noćenjem su isključeni. Uključeni su višestruki sastanci unutar regije, možda isprekidani duljim razdobljem rada izvan kuće.

Teško se može govoriti o uskrsnuću poslovnih putovanja kada putovanja i potrošnja nisu usklađeni u odnosu na 2019. godinu. Kako se digitalna transformacija suočava s novim hibridnim radnim snagama i rastućim ekološkim problemima, prikladnija riječ je reinkarnacija.

Dakle, kada se 87% donositelja odluka o putovanjima u anketi koju je sponzorirao Mastercard slaže da su poslovna putovanja na prekretnici s prilikom za remont naslijeđenih sustava, menadžeri T&E programa više ne mogu funkcionirati kao da je opet 2019. godina.

Evo četiri načina na koja mogu pratiti tempo.

Devet od deset donositelja odluka o putovanjima slaže se da je budućnost T&E konvergencija plaćanja i upravljanja troškovima. Ipak, različite potrebe za kupnjom i nove vrste troškova znače da 61% donositelja odluka sada kaže da im je hibridna ili udaljena radna snaga otežala predviđanje i proračun putnih troškova.

Jedinstveni pristup planiranju resursa poduzeća (ERP) može pomoći pružanjem jedinstvenog izvora istine i potpune vidljivosti tokova plaćanja B2B i T&E. Ključna nijansa T&E-a je da su donositelji odluka o putovanjima jednako zainteresirani za pružanje te vidljivosti svojim zaposlenicima kao i za to da je dobiju za sebe.

Stoga možda i ne čudi da donositelji odluka o putovanjima povezivanje ograničenja potrošnje s načinima plaćanja vide kao glavni globalni diferencijalni faktor u sljedećih pet godina. Međutim, ne pomaže kada voditelji putovanja riskiraju neučinkovitost u usklađivanju računa, nadzoru, novčanom toku, pa čak i u sprječavanju prijevara dopuštajući zaposlenicima korištenje osobnih kartica za putovanja.

Virtualne kartice nude alternativu. Zadržavaju prednosti fizičkih korporativnih kartica, kao što su detaljni podaci o transakcijama za usklađivanje plaćanja jedan na jedan, a istovremeno omogućuju menadžerima T&E-a da primjenjuju kontrole potrošnje na iznos, vremensko razdoblje, vrstu i lokaciju transakcija. Devet od deset donositelja odluka o putovanjima kaže da će virtualne kartice za pet godina biti uobičajene ili će predstavljati prednost.

Gotovo dvije trećine donositelja odluka o putovanjima susrelo se s izazovima u pružanju učinkovitih i pravovremenih informacija o politikama i ažuriranjima o putovanjima i naplati hibridnim ili udaljenim zaposlenicima, a 89% se slaže da im trebaju dinamičnije politike o putovanjima i naplati.

Pregled politika i postupaka može osigurati relevantnost poslovanja definiranjem ciljeva, usporedbom s konkurencijom i ujedinjavanjem pristupa u svim odjelima i regijama. Teme mogu uključivati sve od kodova glavne knjige i kodova kategorija trgovaca do jednokratnih plaćanja i troškova iz vlastitog džepa.

No, jednako važna kao i poslovna relevantnost je i pridržavanje zaposlenika: 59% donositelja odluka o putovanjima muči se s osiguravanjem da zaposlenici poštuju politike i kontrole potrošnje.

Jasne politike naravno pomažu, ali obavijesti u stvarnom vremenu o potrošnji unutar politike naspram one izvan nje mogle bi potaknuti pridržavanje zadovoljavanjem potreba putnika u pokretu. Ekološki aspekti, poput onih koje pružaju kalkulatori ugljika u bankarskim aplikacijama, trebali bi se uključiti kao standard.

Razumijevanje utjecaja emisija ugljika na putne izbore prioritet je broj jedan za poslovne lidere koji postavljaju putne politike. Povećane potrebe za praćenjem i izvještavanjem sada znače da 88% donositelja odluka o putovanjima već pruža ili planira pružati podatke o ugljičnom otisku poslovnim putnicima radi informiranijeg trošenja.

Kao sastavni dio pregleda politika i postupaka, pregled održivosti uključuje sva ključna razmatranja: definirane ciljeve, konkurentske kriterije i strategije na razini cijele tvrtke. No održivost - ili šire gledano, ekološka, društvena i upravljačka (ESG) razmatranja - također ima svoje vlastite poticaje.

Dva glavna okolišna poticaja obično idu ruku pod ruku. Službene odredbe, poput francuske zabrane kratkih domaćih letova, često se dobro slažu s novim prioritetima zaposlenika, poput dvije trećine ispitanika iz EU i SAD-a koji sada žele veće oporezivanje zračnog prometa.4

Dodatna razmatranja slično se protežu na korporativnu i zaposleničku razinu. Neki online alati za rezervacije već pružaju informacije o ugljičnom otisku kako bi putnicima pomogli da kupuju na informiraniji način. U međuvremenu, menadžeri putovanja mogu koristiti informacije za određivanje informiranijih politika i postupaka.

Upravljanje dobavljačima putničkih usluga nalazi se na presjeku isplativosti, zadovoljstva zaposlenika i korporativnih ciljeva. Vješto upravljanje konkurentskim interesima nije uvijek jednostavno, a 42% tvrtki primjećuje poteškoće u pregovaranju o ugovorima s dobavljačima putničkih usluga.5

Poboljšano korištenje ERP podataka stavlja sve kupce u bolju poziciju za pregovore s dobavljačima. Specifičan T&E atribut su dodatni podaci koji mogu dolaziti od tvrtke za upravljanje putovanjima (TMC) i globalnog distribucijskog sustava (GDS).

TMC-ovi upravljaju poslovnim putovanjima kao dio GDS-a, koji kupcima i dobavljačima pruža podatke o putovanjima u stvarnom vremenu putem globalne putničke mreže. Platna mreža može primati podatke s TMC-a i povezivati zapise podataka o putovanju s povezanim transakcijama.

Obogaćeni podaci o transakcijama zatim pružaju potpuni pregled troškova i naknada te omogućuju menadžerima putovanja da obavljaju informiranije kupnje. Primjeri uključuju izbjegavanje preplata ili osiguravanje prikladnosti dodatnih pogodnosti koje su skupno pregovarane s preferiranim dobavljačima.

Očekuje se da će globalna potrošnja na poslovna putovanja dosegnuti razinu od 1,4 bilijuna dolara iz 2019. godine u 2024. godini i dosegnuti gotovo 1,8 bilijuna dolara do kraja 2027. godine. Povećanje odražava stavove 88% donositelja odluka o putovanjima koji se slažu da su poslovna putovanja ključna za poticanje rasta njihovih organizacija.

Sve to stvara veliki pritisak na donositelje odluka o putovanjima - toliko da 85% njih vjeruje da će uloga glavnog putničkog direktora (CTO) biti uobičajena za deset godina. Pojednostavljeno upravljanje troškovima, prilagođene politike i postupci, ugrađena održivost i kvantificirana učinkovitost dobavljača ublažit će velik dio njihovog tereta.

Umjetna inteligencija će igrati sve veću ulogu. Mogao bi djelovati kao virtualni asistent pomažući pri rezervacijama prije putovanja i vodeći kupnje unutar police naspram onih izvan nje tijekom putovanja, ili bi mogao personalizirati programe nagrađivanja korporativnih kreditnih kartica kako bi ih učinio relevantnima za korisnike kartica.

Program T&E usmjeren na zaposlenike stvara sretne putnike, a 91% donositelja odluka o putovanjima planira ulagati u umjetnu inteligenciju i strojno učenje kako bi zaposlenicima pružili personaliziranija iskustva putovanja.

Takvo ulaganje se čini mudrim. Najbolji način da T&E menadžer prati poslovna putovanja jest da prati same poslovne putnike.

Saznajte više o Mastercardovim T&E konzultantskim uslugama.