Pour comprendre à quel point les employés redoutent de remplir des notes de frais, considérez ceci : Dans une enquête réalisée en 2019 par SAP Concur, près de 20% des voyageurs d'affaires ont déclaré qu'ils préféreraient se faire percer les dents chez le dentiste plutôt que de remplir une note de frais.

Unanimement décriées pour leur caractère fastidieux, les notes de frais sont particulièrement pénibles pour ceux qui travaillent dans des entreprises qui utilisent des formulaires rédigés à la main. Ces employés se retrouvent souvent à fouiller dans des enveloppes remplies de reçus, à loucher sur des caractères peu lisibles pour trouver la compagnie de taxis qu'ils ont utilisée à Phoenix ou à s'efforcer de se rappeler qui est venu à l'happy hour le dernier jour du voyage.

Le travail n'est pas plus facile pour ceux qui reçoivent les rapports. Les administrateurs chargés des voyages et des loisirs, de la comptabilité ou des finances dépendent des détails flous dont les employés se souviennent pour confirmer que leurs dépenses sont conformes à la politique de l'entreprise, ainsi qu'à la réglementation et à la législation fiscale de la destination.

En outre, le traitement des rapports prend souvent du temps qui pourrait être consacré à d'autres responsabilités. Par exemple, un rapport sur cinq contient des erreurs ou doit être clarifié, souvent à cause d'un élément aussi mineur qu'une faute de frappe, un champ manquant ou une date mal mémorisée, selon une étude réalisée en 2022 par l'Association mondiale du voyage d'affaires (Global Business Travel Association). En moyenne, la correction d'un rapport prend 18 minutes et coûte 52 dollars à l'entreprise. Dans les entreprises où les déplacements sont la norme - ou lorsque chaque minute est comptée - cela s'accumule rapidement.

Et les voyages d'affaires ne sont pas près de disparaître. Malgré un environnement de travail de plus en plus hybride, une étude Mastercard réalisée en 2023 a montré que les grandes entreprises prévoient d'augmenter leur budget voyages au cours des deux prochaines années afin d'alimenter leur croissance. Les notes de frais sont là pour rester, mais elles peuvent devenir plus faciles.  

Pour simplifier la tâche des voyageurs d'affaires et de leurs employeurs, Mastercard étudie les moyens de fusionner les rapports de dépenses avec le processus de paiement afin de soulager les voyageurs d'affaires et les responsables financiers. En se concentrant sur les partenariats avec les fournisseurs de logiciels, Mastercard joue un rôle essentiel dans la modernisation de l'ancienne note de frais.

Prenons l'exemple de son travail avec SAP Concur, un leader mondial des logiciels de gestion intégrée des voyages et des dépenses. Les deux entreprises ont récemment étendu leur relation à long terme afin de simplifier davantage les notes de frais. Grâce à une nouvelle intégration, les achats effectués avec des cartes d'entreprise Mastercard peuvent être saisis et renseignés automatiquement dans la plateforme Concur Expense, qui peut alors alerter immédiatement les employés si des informations supplémentaires sont nécessaires. Grâce à ces données sur les dépenses en temps réel, les entreprises peuvent mieux respecter leur politique de dépenses, tandis que les voyageurs bénéficient d'une expérience améliorée grâce à la création automatisée des dépenses. 

"L'association du logiciel et du paiement modifie radicalement la façon dont les entreprises envisagent les voyages et les dépenses", déclare Chad Wallace, responsable mondial des solutions commerciales chez Mastercard. "Nous assistons à une convergence des plates-formes, où des systèmes qui ne communiquaient pas entre eux auparavant s'unissent pour améliorer l'efficacité. L'impact est transformateur sur l'expérience des employés - pour ceux qui se trouvent des deux côtés de la note de frais".

Désormais, les voyageurs d'affaires n'ont qu'à glisser leur carte dans l'appareil ou à appuyer sur le bouton pour payer, et les achats effectués sur les comptes d'entreprise Mastercard sont automatiquement saisis dans Concur Expense. L'intégration dans le canal de paiement permet à SAP Concur d'obtenir automatiquement des informations supplémentaires pertinentes - telles que l'adresse postale d'une compagnie de taxis - à partir du réseau commercial de Mastercard.

Grâce à la technologie IA intégrée, Concur Expense évalue également la conformité et envoie un message immédiat si une dépense est douteuse, afin que les employés ne continuent pas à dépenser de l'argent qui pourrait ne pas être remboursé.

Ces capacités permettent aux entreprises d'entrer en contact avec l'utilisateur à ce que Chris Juneau, responsable de la stratégie de marché chez SAP Concur, appelle "le moment qui compte" : juste au moment où il effectue un paiement. En demandant davantage d'informations au moment de l'achat - avant que vous n'oubliiez qui était au dîner le troisième soir de la conférence - les entreprises réduisent les erreurs et accélèrent les approbations.

"L'IA peut prendre en charge les tâches manuelles les plus sujettes aux erreurs, et les applications mobiles se connectent au voyageur par le biais d'un outil qu'il a toujours sur lui", explique M. Juneau.

Par exemple, SAP Concur a intégré l'intelligence artificielle dans sa solution Concur Expense pour rationaliser les rapports de dépenses. Lorsqu'un voyageur d'affaires fait le plein de sa voiture de location, il peut télécharger une photo du reçu dans l'application mobile SAP Concur, ExpenseIT. Les modèles d'IA extraient le montant du paiement, la date, la taxe, la taxe sur la valeur ajoutée le cas échéant, et d'autres informations pertinentes et remplissent la note de frais automatiquement.

Le logiciel déduit également la catégorie de dépenses - il peut distinguer une facture d'hôtel d'un reçu d'essence, par exemple. Cela signifie qu'un employé peut soumettre une dépense de manière transparente en prenant simplement une photo, avant même de s'éloigner de la pompe, donnant aux équipes financières une visibilité en temps réel des dépenses afin de garantir le respect de la politique T&E.

Selon les données de SAP Concur, seulement 1,2% des rapports établis à l'aide d'ExpenseIT sont renvoyés à l'employé. Cette efficacité permet de réaliser des économies : Pour chaque millier de rapports traités par une entreprise avec Concur, elle économise 273 heures de travail et 47 320 dollars en coûts de productivité. Dans certains pays, les entreprises peuvent également bénéficier d'avantages fiscaux pour les déclarations déposées dans les délais.

À l'avenir, ces améliorations en matière de visibilité et de transparence pourraient apporter des avantages allant au-delà des économies. Alors que les exigences en matière de développement durable se renforcent dans le monde entier, les données de voyage numérisées aideront les entreprises à documenter leur empreinte carbone - et peut-être même à la réduire.

Imaginez un monde où votre outil de réservation recommande automatiquement un vol sur l'avion le plus économe en carburant ou une réservation dans un restaurant local de type "farm-to-table"", explique M. Wallace. "Exposer les ramifications environnementales de chaque option aidera les employés à faire de meilleurs choix".

Grâce à l'accès aux données de dépenses en temps réel de Mastercard, SAP Concur peut continuer à mettre à jour ses modèles d'IA pour activer davantage de nouvelles fonctions, ce qui permet au logiciel de gérer toutes les étapes, de la demande de voyage au remboursement. "Il ne s'agit pas seulement de rapports de dépenses", précise M. Juneau. "Cela améliorera le processus de bout en bout, en commençant par la réservation. Nous voulons redonner du temps aux employés, qu'il s'agisse des voyageurs ou des personnes chargées des finances et de la comptabilité, afin qu'ils puissent se concentrer sur d'autres priorités stratégiques".