Les rencontres avec les clients, les fournisseurs, les partenaires et les employés peuvent avoir des retombées positives pour votre entreprise. En fait, selon une étude de 2023, 88% des décideurs en matière de voyages d' affaires ont déclaré que les voyages d'affaires sont essentiels pour stimuler la croissance de l'entreprise. Comment les grandes entreprises gèrent-elles leurs programmes de voyages d'affaires et de dépenses pour trouver un équilibre entre la nécessité de contrôler les coûts et les avantages d'un plus grand nombre d'interactions en face-à-face ?

Nous avons rassemblé 18 stratégies que des entreprises de premier plan mettent en œuvre à chaque étape de leur parcours pour optimiser les frais de voyage d'affaires. Passez à la section qui vous intéresse le plus :

Mais après des années d'optimisation de ses expériences numériques, l'équipe eCommerce était prête à aller au-delà de la recommandation de produits supplémentaires d'intérêt à ceux prédits pour stimuler l'engagement. Après avoir testé ses recommandations traditionnelles basées sur l'apprentissage automatique sur la page d'accueil, GlassesUSA.com a découvert que l' algorithme sophistiqué d' apprentissage profond de Dynamic Yield était capable de générer une augmentation de 68% des achats et une augmentation de 88% des revenus, le tout à partir d'un seul widget.

Une plateforme de gestion des voyages pour les billets d'avion, les hôtels et les transports terrestres peut aider vos employés à faire des choix conformes à la politique et qui correspondent à leurs préférences de voyage.

Les outils de voyage d'affaires regroupent en un seul endroit les informations pertinentes sur les voyages provenant de plusieurs plateformes et fournisseurs. En cas de changement de programme, la plateforme peut également proposer des options simples et conformes à la politique de réservation et d'annulation.

Le plafonnement des frais de voyage individuels pour l'hébergement, les repas et le transport terrestre permet d'éviter les dépenses excessives et de maîtriser les coûts. De nombreuses entreprises fournissent aux voyageurs des budgets spécifiques à la ville ou à la destination et utilisent des données provenant de sociétés de gestion des voyages, de consultants ou de leurs propres dossiers de dépenses pour estimer les coûts. Selon notre récente enquête sur les politiques T&E, plus de 6 sur 10 intègrent les politiques et processus T& E dans les outils de réservation ou de dépense en ligne afin de signaler les choix des employés comme relevant ou non de la politique de l'entreprise.

Les réservations anticipées sont souvent synonymes de tarifs plus avantageux sur les billets d'avion et l'hébergement. Pour que cela devienne une pratique, votre politique de voyage d'entreprise peut fixer un délai pour la réservation des voyages à l'avance et rappeler aux personnes qui réservent à la dernière minute qu'elles ne respectent pas la politique.

Les prestataires de services de voyage comprennent les avantages qu'il y a à établir des relations durables avec les entreprises. Les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures s'efforcent souvent d'obtenir les meilleurs tarifs possibles en fonction des besoins et du volume de voyages de votre entreprise.

Si vous souhaitez confier le processus de négociation à des professionnels, vous pouvez faire appel à une société de gestion de voyages qui se chargera d'obtenir des réductions en votre nom et vous aidera à optimiser les dépenses liées aux voyages d'affaires.

La saisie de plus de T&E dépenses sur les cartes de crédit peut offrir des avantages organisationnels précieux :

• Des transactions faciles d'accès peuvent aider à contrôler les dépenses des employés et à accroître la visibilité.
• Un reporting robuste au niveau des transactions permet d'optimiser les processus de comptabilité fournisseurs.
• Les employés peuvent bénéficier d'une assurance voyage, d'un service de conciergerie, de la télémédecine et d'un accès aux salons d'aéroport.

Les cartes virtuelles et les cartes virtuelles mobiles constituent une autre option. Elles utilisent des numéros de carte temporaires, générés de manière aléatoire, et sont liées à un compte de financement avec une ligne de crédit établie. Elles permettent aux entreprises de mieux contrôler leurs dépenses grâce à la possibilité de définir des paramètres personnalisés sur la manière, le moment et le lieu d'utilisation de la carte.

61% des décideurs en matière de voyages ont déclaré que leur organisation encourage les voyageurs à réserver des options durables. Cela peut prendre plusieurs formes. Une approche courante consiste à mettre en œuvre des politiques régionales ou nationales qui favorisent le rail par rapport à l'avion. D'autres mettent en place des politiques visant à réduire au minimum les excursions d'une journée par avion.

Une autre mesure consiste à réduire les déplacements multiples. Encouragez vos employés à programmer plusieurs réunions au même endroit pour gagner en efficacité, ou organisez certaines réunions sous forme d'appels vidéo.

Si le transport terrestre est nécessaire, encouragez les employés à partager les frais de covoiturage ou de location de voiture afin de réduire les coûts et l'empreinte carbone.

Les voyageurs de loisirs prennent des vacances plus longues qu'avant la crise. Alors que les frontières entre le travail et la vie privée s'estompent, de nombreux employés prolongent leurs voyages d'affaires pour profiter de leur destination en dehors des heures de travail. Permettre aux employés de voyager pour le plaisir peut leur donner plus de souplesse dans le choix du moment de leur voyage et réduire le coût total de celui-ci.

Les notes de frais de votre équipe sont-elles soumises rapidement, avant de s'attarder au stade de l'examen et de l'approbation par la direction ?

Pour de nombreuses entreprises, ce processus est complexe et prend du temps. Rationalisez la vôtre en adoptant une politique de gestion des dépenses claire et concise, en autorisant à l'avance certaines dépenses et en fixant des délais d'approbation.

Un programme de cartes virtuelles est un autre moyen de traiter les dépenses plus rapidement. Les cartes virtuelles comportent des données améliorées liées à chaque utilisation et sont souvent intégrées à des systèmes de gestion des dépenses. Cette intégration de données peut rationaliser vos processus administratifs, notamment en automatisant le rapprochement des dépenses pour les équipes financières.

Recueillir les commentaires des employés sur leurs expériences de voyage afin de trouver un équilibre entre la nécessité de voyager et les mesures d'économie. Le retour d'information peut aider à déterminer les dépenses qui sont importantes pour votre équipe et celles que vous pouvez réduire sans affecter la satisfaction des employés et la croissance de l'entreprise. Des enquêtes régulières après les voyages et des entretiens avec les employés peuvent vous aider à identifier les possibilités de réduire les dépenses de voyage inutiles et d'améliorer le respect de la politique.

En dehors du travail, les gens s'attendent à des technologies pratiques fondées sur la mobilité et l'informatique en nuage. Nombreux sont ceux qui attendent désormais la même chose au travail. Automatisez votre processus de déclaration des dépenses pour réduire les erreurs coûteuses, gagner du temps et améliorer la satisfaction des employés.

Les copies numériques des reçus peuvent aider à rationaliser les rapports de dépenses. Imaginez que votre équipe puisse soumettre une dépense de manière transparente en prenant simplement une photo. La visibilité en temps réel des dépenses peut aider les équipes financières à garantir le respect de la politique T&E et à éliminer les piles de reçus papier. Si le code des impôts le permet, vous pouvez envisager de ne pas exiger de reçu pour les transactions inférieures à un certain montant.

Des frais de voyage correctement catégorisés vous permettent d'analyser plus facilement les tendances des dépenses et de dégager des économies. Un logiciel de gestion des voyages peut simplifier ce processus en intégrant les transactions par carte d'entreprise directement dans son système.

En expliquant à votre équipe comment déclarer correctement les frais de voyage, vous l'aiderez à éviter les erreurs courantes et à respecter les politiques de l'entreprise. Plus de 55% des entreprises dont les dépenses annuelles en matière de voyages dépassent 50 millions de dollars exigent que les employés suivent une formation sur la politique en matière de voyages et de frais de déplacement ou y assistent. Certaines entreprises exigent même que les employés passent un test avant de recevoir une carte de crédit d'entreprise.

Examiner régulièrement les schémas de dépenses afin d'améliorer la conformité à la politique du T& E et de dégager des économies. Contrôler les indicateurs de performance clés, tels que le coût moyen par voyage, les taux de conformité à la politique et les dépenses totales liées aux voyages. La comparaison de vos dépenses avec les valeurs de référence du secteur peut mettre en évidence des possibilités de rationalisation des dépenses. Les associations sectorielles, les cabinets de conseil et les sociétés de gestion des voyages proposent souvent des données comparatives plus ou moins détaillées sur les voyages d'affaires.

Les modèles statistiques peuvent utiliser des données historiques pour prévoir les schémas de déplacement, les fluctuations de la demande et les tendances en matière de tarification. Ces informations peuvent vous aider à négocier avec les fournisseurs, à anticiper les fluctuations des besoins en T&E et à optimiser vos frais de voyage d'affaires.

Les déductions fiscales pour les frais de voyage peuvent aider à optimiser le coût des voyages d'affaires. Établir une liste détaillée des dépenses (avec ou sans outil de gestion des dépenses) afin d'identifier les dépenses professionnelles qui constituent des déductions fiscales à la fin de l'année. Les dépenses éligibles peuvent inclure le coût des billets d'avion et autres moyens de transport, l'hébergement, les repas, les communications liées à l'activité professionnelle et les événements professionnels.

Pour trouver des possibilités de négocier de meilleurs tarifs et conditions de paiement, passez en revue les conditions que vous avez fixées avec les fournisseurs de voyages d'affaires tels que les compagnies aériennes, les hôtels et les sociétés de location de voitures. Par exemple, il peut suggérer de changer de mode de paiement pour maximiser les économies. Les cartes virtuelles offrent également les mêmes avantages en termes de commodité et de sécurité que les cartes d'entreprise physiques, tout en vous permettant de contrôler les dépenses en fonction du montant, de la période, du type et du lieu des transactions.

L'optimisation des frais de voyage d'affaires nécessite une approche stratégique qui implique la planification, le suivi et l'amélioration continue des politiques et des pratiques en matière de voyages. Ces 18 stratégies peuvent vous aider, vous et votre entreprise, à gérer les frais de voyage, tout en améliorant la façon dont vos employés se déplacent pour faire avancer votre entreprise.