Pour rester dans la course à l'ère de l'expérience instantanée et de la validation immédiate, les entreprises de toutes sortes se tournent vers les cartes virtuelles pour apporter la facilité, la sécurité et l'efficacité de la numérisation à leurs opérations. Qu'est-ce qu'une carte virtuelle et comment fonctionne-t-elle ?

Les cartes virtuelles sont une option de paiement de plus en plus répandue dans les paiements interentreprises. Il s'agit de numéros de carte temporaires générés de manière aléatoire et liés à un compte de financement disposant d'une ligne de crédit établie. Ils sont généralement utilisés pour une transaction spécifique ou pour une période déterminée. Ils sont souvent intégrés aux systèmes de comptabilité, de planification des ressources de l'entreprise et de gestion des dépenses afin de rationaliser les processus administratifs, y compris l'automatisation des rapprochements.

Les cartes virtuelles sont différentes en ce sens qu'il n'y a pas de carte physique, mais pour le reste, elles fonctionnent de la même manière pour les achats, avec un numéro de carte à 16 chiffres, une date d'expiration et un code CVC à trois chiffres. Certaines cartes virtuelles peuvent même être ajoutées à des portefeuilles mobiles pour permettre le paiement par simple pression, tout comme les versions numériques des cartes de crédit ou de débit des consommateurs. 

Les cartes virtuelles fonctionnent comme les cartes de paiement traditionnelles, mais les entreprises qui les utilisent ont davantage de contrôle sur les dépenses. Ils peuvent personnaliser les paramètres et les cartes peuvent être liées à des unités commerciales ou à des projets spécifiques pour améliorer le suivi, le rapprochement et la gestion des factures.

Les cartes virtuelles peuvent être générées instantanément pour les paiements en ligne - il n'est pas nécessaire d'attendre que la carte physique arrive par la poste.

Les cartes virtuelles offrent aux entreprises la possibilité de personnaliser le contrôle des dépenses, notamment en limitant le budget, la durée d'utilisation - un jour ou une semaine, par exemple - et les lieux où la carte peut être utilisée, par exemple en désignant des commerçants spécifiques ou seulement certains codes de commerçant. Par exemple, une carte virtuelle émise pour couvrir les frais d'un dîner avec un client ne pourrait pas être utilisée pour acheter une nouvelle tenue au centre commercial voisin.

Les avantages des cartes virtuelles sont les mêmes que ceux des cartes en plastique - commodité et sécurité, pour n'en citer que quelques-uns - mais en plus, elles offrent un contrôle des dépenses et une plus grande flexibilité grâce à de nouveaux cas d'utilisation des paiements.

Ces avantages s'appliquent aux deux parties des transactions commerciales. Pour les commerçants ou les fournisseurs, l'acceptation des cartes virtuelles peut apporter une certitude en matière de paiement et contribuer à réduire le délai d'encaissement, qui correspond au nombre moyen de jours nécessaires à une entreprise pour encaisser le paiement d'une vente et constitue un indicateur du fonds de roulement.

Contrairement aux chèques traditionnels, qui sont encore couramment utilisés pour les paiements interentreprises aux États-Unis et dont le règlement prend généralement au moins un jour ouvrable, les paiements par carte virtuelle sont réglés presque immédiatement, ce qui accélère les flux de trésorerie. Les commerçants bénéficient également de données de paiement plus détaillées, ce qui peut les aider dans leur démarche de rapprochement automatisé.

Pour les acheteurs, les contrôles des cartes virtuelles sont essentiels, car ils permettent de réduire les dérives budgétaires et de s'assurer que les fonds sont dépensés de manière appropriée. En outre, les cartes virtuelles réduisent le risque de fraude ou d'abus, car elles ne peuvent être autorisées que selon des paramètres spécifiques, après quoi le numéro est désactivé. Elles permettent également un suivi plus détaillé, car le numéro de carte unique utilisé pour chaque transaction permet de la suivre avec plus de précision, ainsi qu'un rapprochement plus facile, car les données supplémentaires permettent de faire correspondre les paiements un à un.

Certaines cartes virtuelles permettent également de convertir des devises en temps réel, ce qui peut être avantageux pour les entreprises dont les chaînes d'approvisionnement sont internationales. Pour étendre les cas d'utilisation des cartes virtuelles au-delà des paiements en ligne et par téléphone, les cartes virtuelles mobiles - où la carte est stockée dans un portefeuille mobile et utilisée pour les paiements sans contact - apportent la facilité des paiements de détail "tap-to-pay" aux transactions d'entreprise.

Les entreprises utilisent les cartes virtuelles dans un nombre croissant de circonstances - partout où elles ont besoin d'une efficacité accrue et d'un meilleur contrôle, d'une plus grande flexibilité et d'une plus grande sécurité. Voici quelques exemples de la manière dont Mastercard exploite les avantages des cartes virtuelles dans un nombre croissant de secteurs d'activité.

Voyages d'affaires : Les voyages d'affaires ont rebondi, mais de nombreuses entreprises sont encore aux prises avec des processus de dépenses et de remboursement complexes et obsolètes. Les cartes virtuelles peuvent être utilisées pour réserver des voyages et couvrir les frais de réception des clients, avec des contrôles personnalisés pour gérer les dépenses et un rapprochement transparent des dépenses avec des données améliorées. Et grâce aux cartes virtuelles mobiles, les grands voyageurs et les voyageurs en déplacement n'ont qu'à appuyer sur la touche pour payer les hôtels, les repas ou les frais accessoires là où les paiements sans contact sont acceptés.

Les cartes virtuelles mobiles disposent d'une couche de sécurité supplémentaire appelée " tokenisation": Toute carte stockée dans un portefeuille numérique utilise une technique de cryptage qui remplace le numéro de compte de la carte par un numéro de carte alternatif appelé jeton, de sorte que les détails réels du compte ne sont jamais partagés lors d'une transaction.

Selon la politique de l'entreprise, les voyageurs d'affaires équipés de cartes virtuelles peuvent ne pas avoir à conserver des piles de reçus physiques. Les cartes virtuelles éliminent également la nécessité de payer avec une carte personnelle et d'attendre le remboursement.

Les cartes virtuelles peuvent également être délivrées aux candidats à l'emploi pour couvrir leurs dépenses pendant le processus de recrutement, ou pour payer les frais de déménagement ou de logement temporaire des employés qui déménagent.

Salons professionnels, événements et conférences : Pour les organisateurs d'événements, il peut être difficile de gérer les budgets de nombreux projets et fournisseurs en même temps - et il est facile de faire grimper les coûts. Les cartes virtuelles peuvent simplifier les paiements et les rapports et aider à limiter les événements à un budget spécifique grâce à des contrôles, tout en offrant la possibilité d'ajouter de l'argent à un budget si nécessaire.

Selon la politique de l'entreprise, les voyageurs d'affaires équipés de cartes virtuelles peuvent ne pas avoir à conserver des piles de reçus physiques. Les cartes virtuelles éliminent également la nécessité de payer avec une carte personnelle et d'attendre le remboursement.

Les cartes virtuelles peuvent également être délivrées aux candidats à l'emploi pour couvrir leurs dépenses pendant le processus de recrutement, ou pour payer les frais de déménagement ou de logement temporaire des employés qui déménagent.

Soins de santé et assurances : Quiconque a consulté un médecin au cours des dernières décennies sait que la facturation médicale est complexe et lente. Il en va de même pour le cabinet médical ou l'hôpital, qui doivent approuver les demandes de remboursement et effectuer les paiements. Les prestataires de soins de santé sont souvent confrontés à des goulets d'étranglement dans le règlement des demandes d'indemnisation auprès des compagnies d'assurance en raison de la lourdeur des systèmes existants qui retardent les paiements, ce qui entraîne des problèmes de trésorerie et une augmentation des coûts d'emprunt. En intégrant des cartes virtuelles dans les plateformes de traitement des demandes de remboursement qui relient les compagnies d'assurance aux prestataires de soins de santé, tout le monde bénéficie de paiements plus rapides, d'une meilleure visibilité sur l'état des demandes et d'une réconciliation plus aisée.

Gestion de flotte : Pour les gestionnaires de flotte qui cherchent à gérer les coûts de carburant et d'entretien et à s'assurer que les conducteurs respectent la politique de l'entreprise, les cartes virtuelles mobiles peuvent être liées à un véhicule spécifique pour suivre la consommation de carburant, par exemple, ou même à des stations-service spécifiques avec lesquelles l'entreprise a conclu des partenariats préférentiels. Les données détaillées des transactions peuvent aider les gestionnaires de flotte à prendre des décisions plus éclairées, notamment en ce qui concerne la réduction des coûts de carburant, la gestion des conducteurs et l'optimisation des itinéraires.

Les entreprises peuvent lancer des cartes virtuelles directement par l'intermédiaire de leur banque émettrice, mais pour en tirer le meilleur parti, elles peuvent travailler avec leurs fournisseurs de logiciels technologiques afin d'intégrer les cartes dans leurs plateformes commerciales numériques, telles que les systèmes de planification des ressources de l'entreprise ou d'approvisionnement, ce qui peut accélérer et simplifier davantage leur mode de travail. L'intégration des paiements dans ces plateformes peut réduire les frictions et les coûts de transaction et offrir davantage de données et d'informations, des services à valeur ajoutée et même la possibilité d'accéder au crédit et au financement.

Lorsque les cartes virtuelles sont accessibles via les outils utilisés quotidiennement par une entreprise, le paiement peut devenir une extension naturelle de ses activités. La gestion des paiements interentreprises nécessitait auparavant de passer d'une plate-forme commerciale à l'autre, mais l'intégration de cartes virtuelles ouvre la voie à de nouvelles expériences plus pratiques où les paiements sont intégrés de manière transparente dans les plates-formes autour desquelles les entreprises organisent leurs activités.

Lors de la sélection d'un fournisseur de cartes virtuelles, il convient de s'assurer de sa capacité à s'intégrer aux systèmes existants, de sa portée étendue, de la robustesse des contrôles des cartes et de la qualité de l'expérience de l'utilisateur de bout en bout.

L'un des principaux avantages des cartes virtuelles est leur capacité à s'intégrer dans les flux de travail existants d'une entreprise, tels que les systèmes utilisés pour la comptabilité, la trésorerie ou l'approvisionnement. En choisissant un fournisseur proposant de nombreuses intégrations logicielles, les entreprises peuvent facilement intégrer les cartes virtuelles dans leurs outils existants afin de gagner en efficacité et d'améliorer les processus administratifs.   

Il est également important de rechercher des fournisseurs disposant d'un vaste réseau mondial d'acceptation des cartes pour optimiser les lieux où les entreprises et leurs employés peuvent utiliser leurs cartes virtuelles. Étant donné que de plus en plus de cartes virtuelles sont compatibles avec les portefeuilles mobiles, il est important de choisir un fournisseur disposant d'une large empreinte mondiale de sites compatibles avec la technologie sans contact.

Il est également important de choisir les contrôles disponibles en fonction des besoins de l'entreprise. Par exemple, si une entreprise cherche à améliorer la conformité des voyages et des loisirs et à s'assurer que les employés ne dépassent pas une certaine limite de dépenses lors de leurs déplacements professionnels, elle devrait donner la priorité à un fournisseur qui offre un contrôle rigoureux des dépenses.

Le choix d'un fournisseur qui permet de traiter les transactions par carte virtuelle directement vers la banque ou l'acquéreur - sans avoir à éplucher manuellement les courriels, ce qui est un processus manuel, lent et risqué - est également essentiel. La capacité d'offrir une expérience de paiement rapide et sécurisée de bout en bout est l'avenir des paiements interentreprises.