Quatre façons pour la direction de T&E de suivre le rythme des voyages d'affaires

Les prédictions les plus précises sont généralement les plus malléables. Prenons l'exemple des prévisions contradictoires de l'ère Covid selon lesquelles les voyages d'affaires, ou les voyages d'entreprise, allaient ou n'allaient pas se redresser complètement.

D'une manière ou d'une autre, les deux prédictions se sont avérées justes. En ce qui concerne les frais de voyage & (T&E), également connus sous le nom de voyages &, les responsables doivent comprendre pourquoi.

Les derniers chiffres prévoient que les dépenses de T&E retrouveront leur niveau de 2019 de 1,4 trillion de dollars en 2024 et atteindront 1,8 trillion de dollars en 2027.1 En ce sens, les voyages d'affaires sont en bonne voie pour une reprise complète.

Or, les dépenses de voyage ne sont pas synonymes de fréquence ou de volume de voyage. Si le nombre de voyages d'affaires augmente, les dépenses liées aux voyages d'affaires augmentent plus rapidement.2

Les gens voyagent plus longtemps qu'auparavant. Les excursions d'une journée ou les réunions d'une nuit sont exclues. Les réunions multiples dans une région, éventuellement entrecoupées d'une période de travail prolongée loin du domicile, font partie du programme.

Il est difficile de parler de résurrection des voyages d'affaires lorsque les voyages et les dépenses ne sont pas synchronisés par rapport à 2019. Alors que la transformation numérique est confrontée à de nouvelles forces de travail hybrides et à des préoccupations environnementales croissantes, il serait plus approprié de parler de réincarnation.

Ainsi, lorsque 87% des décideurs en matière de voyages d'affaires interrogés dans le cadre d'une enquête parrainée par Mastercard reconnaissent que les voyages d'affaires se trouvent à un point d'inflexion et qu'il est possible de revoir les systèmes existants, les responsables des programmes T&E ne peuvent plus agir comme si nous étions à nouveau en 2019.3

Voici quatre façons de suivre le rythme.

Neuf décideurs en matière de voyages sur dix s'accordent à dire que l'avenir du T&E réside dans la convergence des paiements et de la gestion des dépenses. Pourtant, des besoins d'achat différents et des types de dépenses inédits font que 61% des décideurs déclarent aujourd'hui que leur personnel hybride ou à distance a rendu plus difficile la prévision et la budgétisation des frais de voyage.

Une approche unifiée de la planification des ressources de l'entreprise (ERP) peut être utile en fournissant une source unique de vérité et une visibilité complète des flux de paiements B2B et T&E. Une nuance essentielle T&E est que les décideurs en matière de voyages sont tout aussi intéressés à fournir cette visibilité à leurs employés qu'ils le sont à l'obtenir pour eux-mêmes.

Il n'est donc pas surprenant que les décideurs du secteur du voyage considèrent que le lien entre les limites de dépenses et les méthodes de paiement sera le principal facteur de différenciation au niveau mondial au cours des cinq prochaines années. Cependant, il n'est pas utile que les gestionnaires de voyages risquent de perdre en efficacité au niveau du rapprochement des comptes, de la surveillance, de la trésorerie et même de la prévention de la fraude en laissant les employés utiliser des cartes personnelles pour leurs voyages.

Les cartes virtuelles offrent une alternative. Elles conservent les avantages des cartes d'entreprise physiques, tels que les données détaillées des transactions pour le rapprochement des paiements, tout en permettant aux gestionnaires de T&E d'appliquer des contrôles des dépenses sur le montant, la période, le type et le lieu des transactions. Neuf décideurs en matière de voyages sur dix estiment que les cartes virtuelles seront soit courantes, soit un facteur de différenciation dans cinq ans.

Près de deux tiers des décideurs en matière de voyages ont rencontré des difficultés pour fournir des informations efficaces et opportunes sur les politiques et les mises à jour du T&E à des effectifs hybrides ou distants, et 89% reconnaissent qu'ils ont besoin de politiques plus dynamiques en matière de T&E.

Un examen des politiques & procédures peut garantir la pertinence de l'activité en définissant les objectifs, en procédant à une analyse comparative avec les concurrents et en unifiant les approches entre les départements et les régions. Les sujets abordés peuvent aller des codes du grand livre général et des codes des catégories de commerçants aux paiements uniques et aux dépenses directes.

Cependant, l'adhésion des employés est tout aussi importante que la pertinence pour l'entreprise : 59% des décideurs en matière de voyages ont du mal à s'assurer que les employés respectent les politiques et les contrôles en matière de dépenses.

Des politiques claires sont naturellement utiles, mais des notifications en temps réel sur les dépenses effectuées dans le cadre de la politique et celles effectuées en dehors de celle-ci pourraient renforcer l'adhésion en répondant aux besoins des voyageurs en déplacement. Les considérations environnementales, telles que celles fournies par les calculateurs de carbone dans les applications bancaires, devraient être incluses comme une évidence.

Comprendre l'impact sur les émissions de carbone des choix de déplacement est la priorité numéro un des chefs d'entreprise qui définissent les politiques de déplacement. Les besoins accrus en matière de suivi et d'établissement de rapports font que 88% des décideurs en matière de voyages d'affaires fournissent déjà ou prévoient de fournir des données sur l'empreinte carbone aux voyageurs d'affaires afin qu'ils puissent dépenser en connaissance de cause.

Partie intégrante de l'examen de la politique &, l'examen de la durabilité intègre toutes les considérations essentielles : objectifs définis, références concurrentielles et stratégies à l'échelle de l'entreprise. Mais la durabilité - ou plus largement les considérations environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) - a aussi ses propres impulsions.

Les deux principales motivations environnementales tendent à aller de pair. Les mandats officiels, tels que l'interdiction des vols intérieurs court-courriers en France, sont souvent en phase avec les nouvelles priorités des employés, comme les deux tiers des personnes interrogées dans l'UE et aux États-Unis qui souhaitent désormais que le transport aérien soit plus lourdement taxé.4

D'autres considérations se situent également au niveau de l'entreprise et de l'employé. Certains outils de réservation en ligne fournissent déjà des informations sur l'empreinte carbone afin d'aider les voyageurs à faire des achats plus éclairés. De leur côté, les gestionnaires de voyages peuvent utiliser ces informations pour définir des politiques mieux informées & procédures.

La gestion des fournisseurs de voyages se situe à l'intersection de la rentabilité, de la satisfaction des employés et des objectifs de l'entreprise. Il n'est pas toujours facile de gérer habilement des intérêts divergents, et 42% des entreprises font état de difficultés dans la négociation des contrats avec les fournisseurs de voyages.5

Une meilleure utilisation des données ERP place tous les acheteurs dans une meilleure position pour négocier avec les fournisseurs. Un attribut spécifique de T&E est une donnée supplémentaire qui peut provenir d'une société de gestion des voyages (TMC) et d'un système de distribution mondial (GDS).

Les TMC gèrent les voyages d'affaires dans le cadre d'un GDS, qui fournit aux acheteurs et aux fournisseurs un inventaire en temps réel des voyages sur un réseau mondial. Un réseau de paiement peut recevoir des données d'un TMC et faire correspondre les enregistrements de données de voyage avec les transactions associées.

Les données transactionnelles enrichies fournissent alors une vue d'ensemble de T&E et permettent aux gestionnaires de voyages de faire des achats plus éclairés. Il s'agit par exemple d'éviter les trop-perçus ou de s'assurer du bien-fondé des prestations accessoires négociées en gros avec des fournisseurs privilégiés.

Les dépenses mondiales liées aux voyages d'affaires devraient atteindre leur niveau de 2019, soit 1,4 billion de dollars, en 2024 et près de 1,8 billion de dollars à la fin de 2027.6 Cette augmentation reflète l'opinion des 88% des décideurs en matière de voyages qui reconnaissent que les voyages d'affaires sont essentiels pour stimuler la croissance de leur entreprise.

Les décideurs en matière de voyages sont donc soumis à une forte pression, à tel point que 85% d'entre eux pensent que le rôle de Chief Travel Officer (CTO) sera monnaie courante dans dix ans. Une gestion simplifiée des dépenses, une politique adaptée &, des procédures intégrées de développement durable et des performances quantifiées des fournisseurs allègeront considérablement leur charge de travail.

L'IA jouera un rôle de plus en plus important. Il pourrait agir comme un assistant virtuel en aidant à faire des réservations avant le voyage et en guidant les achats conformes à la politique de l'entreprise par rapport à ceux qui ne le sont pas pendant le voyage, ou il pourrait personnaliser les programmes de récompense des cartes de crédit d'entreprise pour les rendre plus pertinents pour les détenteurs de ces cartes.

Un programme T&E centré sur les employés engendre des voyageurs heureux, et 91% des décideurs en matière de voyages prévoient d'investir dans l'IA et l'apprentissage automatique pour offrir aux employés des expériences de voyage plus personnalisées.

Un tel investissement semble judicieux. La meilleure façon pour un gestionnaire de T&E de se tenir au courant des voyages d'affaires est de se tenir au courant des voyageurs d'affaires eux-mêmes.

En savoir plus sur les services de conseil T&E de Mastercard.