Para entender o quanto os funcionários detestam preencher relatórios de despesas, considere o seguinte: em uma pesquisa de 2019 da SAP Concur, quase 20% dos viajantes a negócios disseram que prefeririam fazer um tratamento dentário a preencher um relatório de despesas.

Universalmente detestados por sua monotonia, os relatórios de despesas são particularmente onerosos para aqueles que trabalham em locais que dependem de formulários preenchidos manualmente. Esses funcionários muitas vezes se veem vasculhando envelopes cheios de recibos, forçando a vista para decifrar letras pequenas e tentar descobrir qual empresa de táxi usaram em Phoenix, ou se esforçando para lembrar quem compareceu ao happy hour no último dia da viagem.

O trabalho não é mais fácil para quem recebe os relatórios. Os administradores de viagens e entretenimento, contabilidade ou finanças dependem de quaisquer detalhes imprecisos que os funcionários consigam recordar para confirmar se seus gastos estão em conformidade com a política da empresa, bem como com os regulamentos e leis tributárias do destino.

Além disso, lidar com relatórios frequentemente consome tempo que poderia ser melhor aproveitado em outras responsabilidades. Por exemplo, um em cada cinco relatórios contém erros ou precisa de esclarecimentos — muitas vezes por algo tão insignificante como um erro de digitação, um campo em falta ou uma data mal lembrada, de acordo com um estudo da Global Business Travel Association de 2022. Em média, corrigir um relatório leva 18 minutos e custa à empresa 52 dólares. Em empresas onde viajar é a norma — ou onde cada minuto é precioso — isso se acumula rapidamente.

E as viagens de negócios não vão desaparecer. Apesar de um ambiente de trabalho cada vez mais híbrido, um estudo da Mastercard de 2023 mostrou que as grandes empresas planejam aumentar seus orçamentos de viagens nos próximos anos para impulsionar o crescimento. Os relatórios de despesas vieram para ficar — mas podem ficar mais fáceis de usar.  

Para simplificar a tarefa para viajantes a negócios e seus empregadores, a Mastercard está explorando maneiras de integrar o relatório de despesas ao processo de pagamento, trazendo o alívio tão necessário tanto para os viajantes a negócios quanto para os gerentes financeiros. Ao priorizar parcerias com fornecedores de software, a Mastercard desempenha um papel fundamental na modernização do tradicional relatório de despesas.

Considere o trabalho que realiza com a SAP Concur, uma marca líder mundial em software integrado de gestão de viagens e despesas. As duas empresas recentemente estenderam sua parceria de longa data para simplificar ainda mais os relatórios de despesas. Por meio de uma nova integração, as compras feitas com cartões corporativos Mastercard podem ser registradas e automaticamente inseridas na plataforma Concur Expense, que pode então alertar os funcionários imediatamente caso sejam necessárias informações adicionais. Com esses dados de gastos em tempo real, as empresas podem alcançar uma melhor conformidade com as políticas de despesas, enquanto os viajantes podem desfrutar de uma experiência aprimorada com a criação automatizada de despesas. 

“A integração de software com sistemas de pagamento está mudando radicalmente a forma como as empresas encaram viagens e despesas”, afirma Chad Wallace, diretor global de soluções comerciais da Mastercard. “Estamos testemunhando uma convergência de plataformas — onde sistemas que antes não se comunicavam entre si estão se unindo para impulsionar a eficiência. O impacto é transformador na experiência do funcionário — tanto para aqueles que estão envolvidos na análise de despesas quanto para aqueles que as recebem.”

Agora, os viajantes a negócios podem simplesmente inserir o cartão ou aproximá-lo para pagar, e as compras feitas em contas corporativas Mastercard são automaticamente lançadas no Concur Expense. A integração com o canal de pagamento permite que o SAP Concur extraia automaticamente informações adicionais relevantes — como o endereço postal de uma empresa de táxi — da rede de comerciantes da Mastercard.

Com tecnologia de IA integrada, o Concur Expense também avalia a conformidade, enviando feedback imediato caso uma despesa seja questionável, para que os funcionários não continuem gastando dinheiro que possa não ser reembolsado.

Essas funcionalidades permitem que as empresas se conectem com o usuário no que Chris Juneau, chefe de estratégia de mercado da SAP Concur, chama de "o momento que importa": exatamente quando ele está fazendo um pagamento. Ao solicitar mais informações no momento da compra — antes que você se esqueça de quem mais estava no jantar na terceira noite da conferência — as empresas reduzem erros e aceleram as aprovações.

“A IA pode assumir as tarefas manuais mais propensas a erros, e os aplicativos móveis se conectam ao viajante por meio de algo que ele sempre tem consigo”, diz Juneau.

Por exemplo, a SAP Concur incorporou inteligência artificial em sua solução Concur Expense para agilizar a geração de relatórios de despesas. Quando um viajante a negócios abastece seu carro alugado, ele pode fazer o upload de uma foto do recibo para o aplicativo móvel SAP Concur, o ExpenseIT. Os modelos de IA extraem o valor do pagamento, a data, o imposto, o imposto sobre valor agregado (IVA), se aplicável, e outras informações relevantes, preenchendo o relatório de despesas automaticamente.

O software também infere a categoria da despesa — ele consegue distinguir uma conta de hotel de um recibo de gasolina, por exemplo. Isso significa que um funcionário pode facilmente submeter uma despesa com apenas uma foto, antes mesmo de sair do posto de gasolina, proporcionando às equipes financeiras visibilidade em tempo real dos gastos para garantir a conformidade com a política de viagens e despesas.

Segundo dados da SAP Concur, apenas 1,2% dos relatórios enviados usando o ExpenseIT são devolvidos ao funcionário. Essa eficiência gera economia: para cada 1.000 relatórios que uma organização gerencia usando o Concur, ela economiza 273 horas de trabalho e US$ 47.320 em custos de produtividade. Em alguns países, as empresas também podem usufruir de benefícios fiscais para relatórios entregues dentro do prazo.

No futuro, essas melhorias em visibilidade e transparência poderão trazer benefícios que vão além da economia de recursos. Com o aumento das exigências de sustentabilidade em todo o mundo, os dados de viagens digitalizados ajudarão as empresas a documentar suas pegadas de carbono — e possivelmente até a reduzi-las.

“Imagine um mundo onde sua ferramenta de reservas recomenda automaticamente um voo na aeronave mais eficiente em termos de consumo de combustível ou uma reserva em um restaurante local que serve comida direto da fazenda para a mesa”, diz Wallace. “Expor as consequências ambientais de cada opção ajudará os funcionários a fazerem escolhas melhores.”

Com acesso aos dados de gastos em tempo real da Mastercard, o SAP Concur pode continuar atualizando seus modelos de IA para habilitar novas funções, permitindo que o software gerencie cada etapa, desde a solicitação de viagem até o reembolso. “Não se trata apenas de relatórios de despesas”, diz Juneau. “Isso vai aprimorar todo o processo de ponta a ponta, começando pela reserva. Queremos devolver o tempo aos funcionários, sejam eles viajantes ou profissionais de finanças e contabilidade, para que possam se concentrar em outras prioridades estratégicas.”