Para acompanhar o ritmo desta era de experiências instantâneas e validação imediata, empresas de todos os tipos estão recorrendo a cartões virtuais para trazer a facilidade, a segurança e a eficiência da digitalização para suas operações. O que são exatamente os cartões virtuais e como funcionam?

Os cartões virtuais são uma opção de pagamento cada vez mais comum em transações B2B. São números de cartão temporários gerados aleatoriamente e vinculados a uma conta de financiamento que possui um limite de crédito estabelecido. Eles são normalmente usados para uma transação específica ou por um período de tempo específico. Eles são frequentemente integrados a sistemas de contabilidade, planejamento de recursos empresariais e gestão de despesas para otimizar processos administrativos, incluindo a automatização da conciliação.

Os cartões virtuais diferem por não possuírem um cartão físico, mas, de resto, funcionam de forma semelhante para compras, com um número de cartão de 16 dígitos, uma data de validade e um código CVC de três dígitos. Alguns cartões virtuais podem até ser adicionados a carteiras digitais para oferecer a funcionalidade de pagamento por aproximação, assim como as versões digitais dos cartões de crédito ou débito convencionais. 

Os cartões virtuais funcionam como os cartões de pagamento tradicionais, mas as empresas que os utilizam têm mais controle sobre os gastos. Eles podem personalizar parâmetros, e os cartões podem ser vinculados a unidades de negócios ou projetos específicos para melhor monitoramento, conciliação e gerenciamento de faturas.

Os cartões virtuais podem ser gerados instantaneamente para uso em pagamentos online — sem precisar esperar que o cartão físico chegue pelo correio.

Os cartões virtuais oferecem às empresas a oportunidade de personalizar os controles de gastos, incluindo limites de orçamento, o período de tempo em que podem ser usados — um dia ou uma semana, por exemplo — e onde o cartão pode ser usado, por exemplo, designando comerciantes específicos ou apenas determinados códigos de comerciantes. Por exemplo, um cartão virtual emitido para cobrir os custos de um jantar com um cliente não poderia ser usado para comprar uma roupa nova no shopping center próximo.

Os benefícios dos cartões virtuais são os mesmos dos cartões de plástico – conveniência e segurança, para citar alguns – mas, além disso, eles também oferecem controle de gastos e mais flexibilidade por meio de novos casos de uso de pagamento.

Essas vantagens se aplicam a ambos os lados das transações comerciais. Para comerciantes ou fornecedores, aceitar cartões virtuais pode trazer segurança de pagamento e ajudar a reduzir o prazo médio de recebimento, que se refere ao número médio de dias que uma empresa leva para receber o pagamento de uma venda e é um indicador de capital de giro.

Ao contrário dos cheques tradicionais, que ainda são comumente usados em pagamentos entre empresas nos EUA e geralmente levam pelo menos um dia útil para serem liquidados, os pagamentos com cartão virtual são liquidados quase que imediatamente, acelerando o fluxo de caixa. Os comerciantes também se beneficiam de dados de pagamento mais detalhados, o que pode ajudá-los em sua jornada rumo à conciliação automatizada.

Para os compradores, o controle proporcionado pelos cartões virtuais é fundamental, pois reduz os gastos indevidos e garante que os fundos sejam utilizados adequadamente. Além disso, os cartões virtuais reduzem o risco de fraude ou uso indevido, pois só podem ser autorizados sob parâmetros específicos, após o que o número é desativado. Eles também podem oferecer um monitoramento mais detalhado, já que o número de cartão exclusivo usado em cada transação permite rastreá-la com mais precisão e facilitar a conciliação, pois os dados adicionais possibilitam a correspondência exata de cada pagamento.

Alguns cartões virtuais também podem converter moedas em tempo real, o que pode ser benéfico para empresas com cadeias de suprimentos internacionais. Para ampliar os casos de uso de cartões virtuais além de pagamentos online e por telefone, os cartões virtuais móveis — em que o cartão é armazenado em uma carteira digital e usado para pagamentos sem contato — trazem a facilidade dos pagamentos por aproximação do varejo para as transações corporativas.

As empresas utilizam cartões virtuais em um número crescente de situações — em qualquer lugar onde haja necessidade de maior eficiência, controle, flexibilidade e segurança. Apresentamos aqui algumas das maneiras pelas quais a Mastercard está desbloqueando os benefícios dos cartões virtuais em uma ampla e crescente gama de setores.

Viagens corporativas: As viagens a negócios se recuperaram, mas muitas empresas ainda enfrentam dificuldades com processos complexos e desatualizados de despesas e reembolsos. Os cartões virtuais podem ser usados para reservar viagens e cobrir os custos de entretenimento de clientes, com controles personalizados para gerenciar gastos e conciliação de despesas simplificada com dados aprimorados. E com os cartões virtuais móveis, viajantes frequentes e pessoas que viajam muito a trabalho podem simplesmente aproximar o cartão para pagar hotéis, refeições ou despesas extras em locais onde pagamentos sem contato são aceitos.

Os cartões virtuais móveis possuem uma camada adicional de segurança chamada tokenização: qualquer cartão armazenado em uma carteira digital utiliza uma técnica de criptografia que substitui o número da conta do cartão por um número alternativo chamado token, de forma que os dados reais da conta nunca sejam compartilhados durante uma transação.

Dependendo da política da empresa, os viajantes a negócios que possuem cartões virtuais podem não precisar guardar pilhas de recibos físicos. Os cartões virtuais também eliminam a necessidade de pagar com um cartão pessoal e esperar pelo reembolso.

Cartões virtuais também podem ser emitidos para candidatos a emprego para cobrir despesas durante o processo de recrutamento ou para pagar despesas de mudança ou acomodação temporária para funcionários que estão se mudando.

Feiras comerciais, eventos e conferências: Para os organizadores de eventos, pode ser difícil gerenciar os orçamentos de muitos projetos e fornecedores ao mesmo tempo — e é fácil que os custos disparem. Os cartões virtuais podem simplificar pagamentos e relatórios, além de ajudar a manter os eventos dentro de um orçamento específico por meio de controles, oferecendo ainda a flexibilidade de adicionar dinheiro ao orçamento, se necessário.

Dependendo da política da empresa, os viajantes a negócios que possuem cartões virtuais podem não precisar guardar pilhas de recibos físicos. Os cartões virtuais também eliminam a necessidade de pagar com um cartão pessoal e esperar pelo reembolso.

Cartões virtuais também podem ser emitidos para candidatos a emprego para cobrir despesas durante o processo de recrutamento ou para pagar despesas de mudança ou acomodação temporária para funcionários que estão se mudando.

Assistência médica e seguros: Qualquer pessoa que tenha consultado um médico nas últimas décadas sabe que a cobrança médica é complexa e demorada. O mesmo ocorre com consultórios médicos ou hospitais que lidam com aprovações de solicitações de reembolso e pagamentos. Os prestadores de serviços de saúde frequentemente enfrentam dificuldades na liquidação de sinistros com as seguradoras devido a sistemas legados com grande volume de papel, que atrasam os pagamentos, geram problemas de fluxo de caixa e aumentam os custos de empréstimo. Ao incorporar cartões virtuais nas plataformas de processamento de sinistros que conectam seguradoras a prestadores de serviços de saúde, todos se beneficiam com pagamentos mais rápidos, maior visibilidade do status das solicitações e conciliação mais fácil.

Gestão de frotas: Para gestores de frotas que procuram formas de gerir os custos de combustível e manutenção e garantir que os condutores cumprem as políticas da empresa, os cartões virtuais móveis podem ser associados a um veículo específico para monitorizar o consumo de combustível, por exemplo, ou mesmo a postos de abastecimento específicos com os quais a empresa tem parcerias preferenciais. Os dados detalhados das transações podem ajudar os gestores de frotas a tomar decisões mais informadas, incluindo formas de reduzir os custos com combustível, gerir os condutores e otimizar as rotas.

As empresas podem lançar cartões virtuais diretamente através do banco emissor, mas para obter o máximo benefício, podem trabalhar com seus fornecedores de software de tecnologia para integrar os cartões às suas plataformas de negócios digitais, como sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou de compras, o que pode acelerar e simplificar ainda mais a sua forma de trabalhar. A integração de pagamentos nessas plataformas pode reduzir a fricção e os custos de transação, além de oferecer mais dados e insights, serviços de valor agregado e até mesmo a possibilidade de acesso a crédito e financiamento.

Quando os cartões virtuais são acessados por meio das ferramentas que uma empresa usa no dia a dia, o pagamento pode se tornar uma extensão natural de suas operações. Antes, gerenciar pagamentos B2B exigia alternar entre várias plataformas de negócios, mas a incorporação de cartões virtuais abre as portas para novas experiências mais convenientes, em que os pagamentos são perfeitamente integrados às plataformas que as empresas utilizam para organizar seus negócios.

Ao selecionar um fornecedor de cartões virtuais, procure por opções que ofereçam integração com sistemas existentes, amplo alcance, controles robustos de cartões e uma excelente experiência de usuário de ponta a ponta.

Uma das maiores vantagens dos cartões virtuais é a capacidade de serem integrados aos fluxos de trabalho já existentes na empresa, como os sistemas utilizados para contabilidade, tesouraria ou compras. Ao selecionar um fornecedor com diversas integrações de software, as empresas podem facilmente incorporar cartões virtuais às suas ferramentas existentes, aumentando a eficiência e aprimorando os processos administrativos.   

A busca por fornecedores com extensas redes globais de aceitação de cartões também é importante para otimizar os locais onde empresas e seus funcionários podem usar seus cartões virtuais. Com o aumento do número de cartões virtuais habilitados para carteiras digitais, é importante considerar um provedor com ampla presença global em locais que aceitam pagamentos por aproximação.

Também é importante escolher os controles disponíveis com base nas necessidades da empresa. Por exemplo, se uma empresa busca melhorar a conformidade com as normas de viagens e entretenimento e garantir que os funcionários se mantenham dentro do limite de gastos durante viagens a trabalho, considere priorizar um fornecedor que ofereça controles de gastos robustos.

Selecionar um provedor que permita que as transações com cartão virtual sejam processadas diretamente para o banco ou adquirente — sem a necessidade de analisar manualmente e-mails, um processo lento, manual e sujeito a riscos — também é fundamental. A capacidade de oferecer uma experiência de pagamento completa, rápida e segura é o futuro dos pagamentos B2B.