差旅管理可以透過以下四種方式跟上商務旅行的步伐

最準確的預測往往也是最容易改變的。以新冠疫情期間關於商務旅行或公司旅行能否完全恢復的截然不同的預測為例。

不知何故，這兩個預測都應驗了。差旅費（T&E），也稱為差旅和招待費，管理者需要了解其中的原因。

最新數據顯示，預計差旅支出將在 2024 年某個時候恢復到 2019 年 1.4 兆美元的峰值，並在 2027 年達到 1.8 兆美元。從這個意義上講，商務旅行正在全面復甦的道路上穩步前進。

然而，旅遊支出與旅遊頻率或旅遊量並不相同。雖然商務旅行次數在增加，但商務旅行支出成長速度更快。

人們的旅行時間比以前更長了。遠距離一日遊或過夜會議都不行。在一個地區內舉行多次會議，期間可能穿插著長時間的離家工作，這種情況是存在的。

與 2019 年相比，商務旅行的旅行和支出仍然不同步，因此很難說商務旅行正在復甦。隨著數位轉型面臨新的混合型勞動力和日益嚴重的環境問題，更恰當的詞是「重生」 。

因此，在萬事達卡贊助的一項調查中，87%的差旅決策者一致認為商務旅行正處於一個轉折點，有機會徹底改革傳統系統，差旅專案經理們就不能再像2019年那樣運作了。 ³

以下是他們跟上步伐的四種方法。

十分之九的差旅決策者認為，差旅管理的未來在於支付與費用管理的整合。然而，不同的採購需求和新型支出意味著 61% 的決策者現在表示，他們的混合或遠距辦公模式使預測和預算差旅費用變得更加困難。

統一的企業資源規劃 (ERP) 方法可以提供單一真實的來源，並全面展現 B2B 和差旅費用支付流程，從而提供協助。差旅和費用管理的一個關鍵細微差別在於，差旅決策者不僅希望自己能夠獲得差旅信息，也同樣希望讓員工了解差旅情況。

因此，不出所料，旅遊決策者認為，未來五年內，將消費限額與支付方式掛鉤將成為全球最重要的差異化因素。然而，如果差旅經理允許員工使用個人信用卡進行差旅，就會增加帳戶核對、監督、現金流量甚至防詐騙方面的效率低下風險，這對差旅管理沒有任何幫助。

虛擬卡提供了一種替代方案。它們保留了實體公司卡的優勢，例如可進行一對一付款核對的詳細交易數據，同時也使差旅管理人員能夠對交易的金額、時間段、類型和地點進行支出控制。十分之九的旅遊決策者表示，五年內虛擬信用卡要不是會很普遍，就是會成為一種差異化優勢。

近三分之二的差旅決策者在向混合辦公或遠距辦公人員提供有效及時的差旅政策和更新資訊方面遇到了挑戰，89% 的人認為他們需要更動態的差旅政策。

政策和程序審查可以透過明確目標、與競爭對手進行基準比較以及統一各部門和地區的方法來確保業務相關性。主題可能包括總帳代碼和商家類別代碼，以及一次性付款和自付費用。

然而，與業務相關性同樣重要的是員工的遵守情況：59% 的差旅決策者難以確保員工遵守支出政策和控制措施。

明確的政策當然會有幫助，但即時通知政策內支出與政策外支出，可以滿足出行旅客的需求，進而提高政策的執行率。環境因素，例如銀行應用程式中提供的碳排放計算器，應該作為一項常規措施納入考慮範圍。

了解出行選擇對碳排放的影響是製定差旅政策的企業領導者的首要任務。由於追蹤和報告需求增加，目前 88% 的差旅決策者已經或計劃向商務旅客提供碳足跡數據，以便他們更明智地進行支出。

作為政策和程序審查的組成部分，永續性審查包含了所有核心考慮因素：明確的目標、競爭基準和公司範圍內的策略。但永續性——或者更廣泛地說，環境、社會和治理 (ESG) 因素——也有其自身的動力。

這兩個主要的環境驅動因素往往相輔相成。官方指令，例如法國禁止短途國內航班，往往與員工不斷變化的需求不謀而合，例如，歐盟和美國有三分之二的受訪者現在希望對航空旅行徵收更高的稅。 4

其他需要考慮的因素同樣涉及公司層面和員工層面。一些線上預訂工具已經提供碳足跡訊息，以幫助旅行者做出更明智的選擇。同時，差旅管理人員可以利用這些資訊來制定更合理的政策和程序。

差旅供應商管理涉及成本效益、員工滿意度和公司目標的交會點。巧妙地處理各方利益衝突並非易事，42%的企業表示在與旅遊供應商談判合約時遇到困難。 5

更好地利用ERP數據，能讓所有買家在與供應商談判時處於更有利的地位。特定的差旅及費用屬性是指可能來自差旅管理公司 (TMC) 和全球分銷系統 (GDS) 的附加資料。

TMC 作為 GDS 的一部分管理商務旅行，GDS 透過全球旅行網路為買家和供應商提供即時旅行庫存資訊。支付網路可以從旅行管理公司接收數據，並將旅行數據記錄與相關交易進行配對。

經過完善的交易數據可以提供差旅費用的完整概覽，讓差旅經理做出更明智的採購決策。例如，避免多付貨款，或確保與優選供應商批量協商的附加福利的適當性。

預計到2024年，全球商務旅行支出將達到2019年的1.4兆美元水平，到2027年底將接近1.8兆美元。 6這一增長反映了 88% 的差旅決策者的觀點，他們認為商務旅行對於推動其組織的成長至關重要。

所有這些都給旅行決策者帶來了極大的壓力——以至於 85% 的旅行決策者認為，十年後首席旅行官 (CTO) 一職將變得司空見慣。簡化支出管理、量身定制的政策和程序、融入永續性以及量化供應商績效將減輕他們的許多負擔。

人工智慧將發揮越來越重要的作用。它可以充當虛擬助手，幫助進行行前預訂，並在旅行期間指導顧客進行政策內和政策外的消費；或者，它可以個性化企業信用卡獎勵計劃，使其與持卡人相關。

以員工為中心的差旅計畫能夠帶來滿意的旅行者，91% 的差旅決策者計劃投資人工智慧和機器學習，為員工提供更個人化的旅行體驗。

這樣的投資似乎是明智的。差旅經理了解商務旅行情況的最佳方法是了解商務旅客本身的情況。

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