Da biste razumeli koliko se zaposleni plaše podnošenja izveštaja o troškovima, razmislite o ovome: U istraživanju kompanije SAP Concur iz 2019. godine, skoro 20% poslovnih putnika reklo je da bi radije izbušili zube kod zubara nego popunili izveštaj o troškovima.

Univerzalno prezreni zbog svoje dosade, izveštaji o troškovima su posebno teški za one koji rade na mestima koja se oslanjaju na ručno pisane forme. Ovi zaposleni često se nađu kako premeštaju koverte napunjene računima, šmirkaju na slabom tipu da bi pronašli kakvu taksijsku kompaniju su koristili u Feniksu ili se naprezuju da se sećaju ko je došao na srećan sat poslednjeg dana putovanja.

Rad nije lakši onima koji primaju izveštaje. Administratori putovanja i zabave, računovodstva ili finansija zavise od svih nejasnih detalja koje zaposleni mogu da se sećaju kako bi potvrdili da je njihova potrošnja u skladu sa politikom kompanije, kao i propisima odredišta i poreskim zakonima.

Pored toga, rukovanje izveštajima često troši vreme koje bi se moglo bolje potrošiti na druge odgovornosti. Na primer, jedan od pet izveštaja sadrži greške ili im je potrebno pojašnjenje - često zbog nečega tako manjeg kao što je zalutala greška u kucanju, polje koje nedostaje ili pogrešno zapamćen datum, prema studiji Global Business Travel Association 2022. godine. U proseku, ispravljanje izveštaja traje 18 minuta i košta posao 52 dolara. U kompanijama u kojima je putovanje norma - ili gde svaki minut ima premiju - to se brzo zbraja.

I poslovna putovanja ne nestaju. Uprkos sve hibridnijem radnom mestu, studija Mastercard iz 2023. pokazala je da velike korporacije planiraju da povećaju svoje budžete za putovanja u narednih nekoliko godina kako bi podstakle novi rast. Izveštaji o troškovima su tu da ostanu - ali mogu biti lakši.  

Da bi pojednostavio zadatak poslovnim putnicima i njihovim poslodavcima, Mastercard istražuje načine da spoji izveštavanje o troškovima sa procesom plaćanja kako bi doneo prijeko potrebno olakšanje i poslovnim putnicima i finansijskim menadžerima. Fokusirajući se na partnerstva sa dobavljačima softvera, Mastercard igra ključnu ulogu u modernizaciji vekovnog izveštaja o troškovima.

Preuzmite svoj rad sa SAP Concur, vodećim svetskim brendom za integrisani softver za upravljanje putovanjima i troškovima. Dve kompanije su nedavno proširile svoj dugoročni odnos kako bi dodatno pojednostavile izveštaje o troškovima. Kroz novu integraciju, kupovine izvršene na Mastercard korporativnim karticama mogu se snimiti i automatski popuniti na platformi Concur Expense, koja zatim može odmah upozoriti zaposlene ako su potrebne dodatne informacije. Pomoću ovih podataka o potrošnji u realnom vremenu kompanije mogu postići bolje usklađenost sa politikom troškova, dok putnici mogu uživati u poboljšanom iskustvu sa automatizovanim kreiranjem troškova. 

„Uvajanje softvera sa plaćanjem radikalno menja način na koji kompanije razmišljaju o putovanjima i troškovima“, kaže Chad Vallace, globalni šef komercijalnih rešenja kompanije Mastercard. "Vidimo konvergenciju platformi - gde se sistemi koji ranije nisu razgovarali jedni sa drugima okupljaju kako bi povećali efikasnost. Uticaj je transformativan na iskustvo zaposlenih - za one sa obe strane izveštaja o troškovima. "

Sada poslovni putnici mogu jednostavno umočiti svoju karticu ili dodirnuti da plate, a kupovine izvršene na Mastercard korporativnim računima automatski se unose u Concur Expense. Integracija u kanal plaćanja omogućava SAP Concur da automatski povuče dodatne relevantne informacije - kao što je poštanska adresa taksi kompanije - iz trgovačke mreže Mastercard.

Sa ugrađenom AI tehnologijom, Concur Expense takođe procenjuje usklađenost, šaljući trenutne povratne informacije ako je trošak upitan, tako da zaposleni neće nastaviti da troše novac koji možda neće biti nadoknađen.

Ove mogućnosti omogućavaju kompanijama da se povežu sa korisnikom u onome što Chris Juneau, šef tržišne strategije u SAP Concur, naziva „trenutkom koji je važan“: baš kao što vrše plaćanje. Tražeći više informacija u vreme kupovine - pre nego što zaboravite ko je još bio na večeri treće noći konferencije - preduzeća smanjuju greške i ubrzavaju odobrenja.

"AI može da preuzme ručne zadatke koji su skloniji greškama, a mobilne aplikacije se povezuju sa putnikom preko nečega što uvek imaju sa sobom", kaže Juneau.

Na primer, SAP Concur je ugradio veštačku inteligenciju u svoje rešenje Concur Expense kako bi pojednostavio izveštavanje o troškovima. Kada poslovni putnik puni gorivo za iznajmljivanje automobila, može da postavi fotografiju računa u mobilnu aplikaciju SAP Concur, ExpenseIt. AI modeli izdvajaju iznos plaćanja, datum, porez, porez na dodatu vrednost ako je primenljivo i druge relevantne informacije i automatski popunjavaju izveštaj o troškovima.

Softver takođe zaključuje kategoriju troškova - na primer, može razlikovati hotelski račun od računa o gasu. To znači da zaposleni može neprimetno da podnese troškove samo snimkom fotografije, pre nego što se čak i udalji od pumpe, pružajući finansijskim timovima uvid u potrošnju u realnom vremenu kako bi osigurali poštovanje usklađenosti sa pravilima T & E.

Prema podacima SAP Concur-a, samo 1,2% izveštaja podnetih pomoću ExpenseIT-a se vraća zaposlenom. Ta efikasnost daje uštedu: Za svakih 1.000 izveštaja koje organizacija obrađuje koristeći Concur, smanjuje 273 sata rada i 47.320 dolara troškova produktivnosti. U nekim zemljama preduzeća takođe mogu iskoristiti poreske olakšice za izveštaje koji se podnose odmah.

U budućnosti, ova poboljšanja vidljivosti i transparentnosti mogla bi doneti koristi iznad uštede. Kako se zahtevi za održivost pooštraju širom sveta, digitalizovani podaci o putovanjima pomoći će kompanijama da dokumentuju svoje otiske ugljenika - a možda i da ih smanje.

„Zamislite svet u kojem vaš alat za rezervaciju automatski preporučuje let avionom koji štedi gorivo ili rezervaciju u lokalnom restoranu od farme do stola“, kaže Vallace. „Izlaganje ekoloških posledica svake opcije pomoći će zaposlenima da donesu bolji izbor.“

Sa pristupom Mastercardovim podacima o potrošnji u realnom vremenu, SAP Concur može nastaviti da ažurira svoje AI modele kako bi omogućio više novih funkcija, omogućavajući softveru da upravlja svakim korakom od zahteva za putovanje do nadoknade. „Ne radi se samo o izveštavanju o troškovima“, kaže Juneau. „Ovo će poboljšati ceo proces od kraja do kraja, počevši od rezervacije. Želimo da vratimo zaposlenima vreme, bilo da su putnici ili ljudi u finansijama i računovodstvu, kako bi se mogli fokusirati na druge strateške prioritete.“