Întâlnirile față în față cu clienții, furnizorii, partenerii și angajații pot genera rezultate remarcabile pentru afacerea dumneavoastră. De fapt, 88% dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor au declarat că călătoriile de afaceri sunt critice pentru a stimula creșterea organizației, conform unui studiu din 2023. Așadar, cum gestionează companiile de top programele lor de călătorii și cheltuieli corporative pentru a echilibra nevoia de a controla costurile cu beneficiile interacțiunilor directe?

Am reunit 18 strategii pe care companiile de top le implementează în fiecare etapă a parcursului lor pentru a optimiza cheltuielile de călătorie de afaceri. Săriți la secțiunea care vă interesează cel mai mult:

Dar, după ani de optimizare a experiențelor sale digitale, echipa de comerț electronic era pregătită să depășească simpla recomandare a unor produse suplimentare de interes, concentrându-se pe cele prezise să stimuleze implicarea. Și după ce a efectuat un test împotriva recomandărilor sale tradiționale bazate pe învățarea automată de pe pagina principală, GlassesUSA.com a descoperit că algoritmul sofisticat de învățare profundă al Dynamic Yield a reușit să obțină o creștere de 68% a achizițiilor și o creștere de 88% a veniturilor, toate dintr-un singur widget.

O platformă de gestionare a călătoriilor pentru bilete de avion, hoteluri și transport terestru poate ajuta angajații dumneavoastră să facă alegeri conforme cu politicile, care să se potrivească și preferințelor lor de călătorie.

Instrumentele de călătorie corporative reunesc informațiile relevante de călătorie din mai multe platforme și furnizori într-un singur loc. Dacă planurile se schimbă, platforma poate oferi și opțiuni simple de reprogramare și anulare, conforme cu politica.

Limitările cheltuielilor individuale de călătorie pentru cazare, mese și transport terestru pot preveni cheltuielile excesive și pot ajuta la controlul costurilor. Multe companii oferă călătorilor bugete specifice orașului sau destinației și folosesc date de la companii de gestionare a călătoriilor, consultanți sau propriile înregistrări de cheltuieli pentru a estima costurile. Conform sondajului nostru recent privind politicile T&E, mai mult de 6 din 10 integrează politicile și procesele T&E în instrumente de rezervare online sau de gestionare a cheltuielilor pentru a semnala alegerile angajaților ca fiind conforme sau neconforme cu politica companiei.

Rezervările timpurii aduc adesea tarife mai mici la bilete de avion și cazare. Pentru a transforma acest lucru într-o practică, politica de călătorii corporative poate stabili un termen pentru rezervarea în avans și poate notifica pe cei care rezervă în ultimul moment când nu respectă politica.

Furnizorii de servicii de călătorie înțeleg avantajele construirii unor relații durabile cu afacerile. Companiile aeriene, hotelurile și firmele de închirieri auto vor colabora frecvent pentru a obține cele mai avantajoase tarife care să corespundă nevoilor și volumului unic de călătorii ale companiei dumneavoastră.

Dacă doriți să lăsați procesul de negociere în seama profesioniștilor, puteți angaja o companie de management al călătoriilor pentru a obține reduceri corporative în numele dumneavoastră și pentru a vă ajuta să optimizați cheltuielile de călătorie de afaceri.

Capturarea unei părți mai mari din cheltuielile T&E pe cardurile de credit poate aduce beneficii organizaționale valoroase:

• Tranzacțiile ușor de accesat pot ajuta la controlul cheltuielilor angajaților și la sporirea vizibilității.
• Raportarea robustă la nivel de tranzacție poate optimiza procesele de conturi de plătit.
• Angajații pot primi asigurare de călătorie, suport concierge, telemedicină și access la saloanele de aeroport.

Cardurile virtuale și cardurile mobile virtuale sunt o altă opțiune. Acestea utilizează numere de card temporare, generate aleatoriu, și sunt asociate unui cont de finanțare cu o linie de credit deja stabilită. Acestea oferă companiilor un control mai mare asupra cheltuielilor, având capacitatea de a stabili parametri personalizați privind modul, momentul și locul în care este utilizat cardul.

61% dintre factorii de decizie din domeniul călătoriilor au spus că organizația lor încurajează călătorii să rezerve opțiuni sustenabile. Acest lucru poate lua mai multe forme. O abordare obișnuită este implementarea unor politici regionale sau naționale care favorizează transportul feroviar în locul celui aerian. Alții stabilesc politici pentru a minimiza călătoriile de o zi cu avionul.

O altă măsură este reducerea numărului de călătorii multiple. Încurajați-vă angajații să programeze mai multe întâlniri în aceeași locație pentru a obține eficiență sau să mute întâlnirile selectate pe apeluri video.

Dacă transportul terestru este necesar, încurajați angajații să împartă costurile pentru ride-sharing sau închirierea mașinilor pentru a reduce costurile și amprenta de carbon.

Călătorii de agrement își iau vacanțe mai lungi comparativ cu tendințele de dinainte de COVID. Pe măsură ce granițele dintre viața profesională și cea personală se estompează, mulți angajați își extind călătoriile de afaceri pentru a se bucura de timpul petrecut la destinație în afara orelor de lucru. Permisiunea acordată angajaților de a călători în regim „bleisure” poate spori flexibilitatea în programarea călătoriei și poate reduce costurile totale de călătorie.

Rapoartele de cheltuieli ale echipei tale sunt trimise prompt, doar pentru a rămâne la conducere în etapa de revizuire și aprobare?

Pentru multe afaceri, acest proces este complex și consumator de timp. Optimizați-vă procesele cu o politică clară și concisă de gestionare a cheltuielilor, pre-autorizând anumite cheltuieli și stabilind așteptări pentru termenele de aprobare.

Un program de carduri virtuale este o altă modalitate de a procesa cheltuielile mai rapid. Cardurile virtuale au date îmbunătățite asociate fiecărei utilizări și sunt frecvent integrate cu sistemele de gestionare a cheltuielilor. Această integrare a datelor poate eficientiza procesele de back-office, inclusiv automatizarea reconciliării cheltuielilor pentru echipele financiare.

Colectați feedback de la angajați despre experiențele lor de călătorie pentru a echilibra nevoia de călătorie cu măsurile de economisire a costurilor. Feedback-ul poate ajuta la determinarea cheltuielilor importante pentru echipa dvs. și a celor pe care le puteți reduce fără a afecta satisfacția angajaților și creșterea afacerii. Sondajele periodice post-călătorie și interviurile cu angajații vă pot ajuta să identificați oportunități de a reduce cheltuielile inutile de călătorie și de a îmbunătăți conformitatea cu politicile.

În afara muncii, oamenii se așteaptă la tehnologii convenabile, prioritizând dispozitivele mobile și bazate pe cloud. Mulți se așteaptă acum la același lucru la locul de muncă. Automatizați procesul de raportare a cheltuielilor pentru a reduce erorile costisitoare, a economisi timp și a îmbunătăți satisfacția angajaților.

Copiile digitale ale chitanțelor pot contribui la simplificarea raportării cheltuielilor. Imaginați-vă dacă echipa dvs. ar putea să depună o cheltuială fără efort, doar printr-o simplă fotografie. Vizibilitatea în timp real asupra cheltuielilor poate ajuta echipele financiare să asigure conformitatea cu politica T&E și să elimine grămezile de chitanțe pe hârtie. Dacă codurile fiscale permit, puteți lua în considerare renunțarea la cerințele de emitere a chitanțelor pentru tranzacțiile sub o anumită sumă.

Categorizarea corectă a cheltuielilor de călătorie vă permite să analizați mai ușor tendințele de cheltuieli pentru a identifica economii. O platformă software de gestionare a călătoriilor poate simplifica acest proces prin integrarea tranzacțiilor cu carduri corporative direct în sistemul său.

Instruirea echipei tale despre cum să raporteze corect cheltuielile de călătorie îi va ajuta să evite greșelile comune și să urmeze politicile companiei. Peste 55% dintre companiile cu cheltuieli anuale de călătorie de peste 50 de milioane de dolari cer angajaților să vizioneze sau să participe la instruiri privind politicile de călătorie și cheltuieli. Unele companii chiar cer angajaților să treacă un test înainte de a primi un card de credit corporativ.

Revizuiți periodic tiparele de cheltuieli pentru a îmbunătăți conformitatea cu politica T&E și a debloca economii. Monitorizați indicatorii cheie de performanță, cum ar fi costul mediu per călătorie, ratele de conformitate cu politicile și cheltuielile totale de călătorie. Compararea cheltuielilor dumneavoastră cu reperele din industrie poate evidenția oportunități de optimizare a cheltuielilor. Asociațiile din industrie, firmele de consultanță și companiile de management al călătoriilor oferă frecvent niveluri variate de date de benchmarking pentru călătoriile de afaceri.

Modelele statistice pot folosi date istorice pentru a anticipa tiparele de călătorie, fluctuațiile cererii și tendințele de prețuri. Aceste informații vă pot ajuta să gestionați negocierile cu furnizorii, să anticipați fluctuațiile în nevoile de T&E și să optimizați cheltuielile de călătorie de afaceri.

Deducerile fiscale pentru cheltuielile de călătorie pot contribui la optimizarea costurilor călătoriilor de afaceri. Creați o listă detaliată a cheltuielilor (cu sau fără un instrument de gestionare a cheltuielilor) pentru a identifica care cheltuieli de muncă constituie deduceri fiscale la sfârșitul anului. Cheltuielile eligibile pot include costul biletelor de avion și al altor mijloace de transport, cazare, mese, comunicare în scopuri de afaceri și evenimente de afaceri.

Pentru a identifica oportunități de a negocia tarife și condiții de plată mai avantajoase, analizați termenii pe care i-ați convenit cu furnizorii de servicii de călătorie de afaceri, cum ar fi companiile aeriene, hotelurile și firmele de închirieri auto. De exemplu, ar putea sugera schimbarea metodelor de plată pentru a maximiza economiile. Cardurile virtuale oferă aceleași avantaje de confort și securitate ca și cardurile corporative fizice, permițându-vă să controlați cheltuielile în funcție de sumă, perioadă de timp, tip și locația tranzacțiilor.

Optimizarea cheltuielilor de călătorie de afaceri necesită o abordare strategică ce include planificarea, monitorizarea și îmbunătățirea continuă a politicilor și practicilor de călătorie. Aceste 18 strategii vă pot ajuta pe dvs. și afacerea dvs. să gestionați costurile de călătorie – îmbunătățind în același timp modul în care angajații dvs. călătoresc pentru a impulsiona afacerea înainte.