Pentru a ține pasul în această eră a experiențelor instantanee și a validării imediate, companiile de toate tipurile recurg la carduri virtuale pentru a aduce ușurința, securitatea și eficiența digitalizării în operațiunile lor. Ce sunt exact cardurile virtuale și cum funcționează ele?

Cardurile virtuale reprezintă o opțiune de plată tot mai populară în plățile B2B. Acestea sunt numere de card temporare generate aleatoriu și asociate unui cont de finanțare cu o linie de credit stabilită. Acestea sunt de obicei utilizate pentru o tranzacție specifică sau pentru o perioadă de timp specifică. Acestea sunt adesea integrate în sistemele de contabilitate, planificare a resurselor întreprinderii și gestionare a cheltuielilor pentru a eficientiza procesele din back-office, inclusiv automatizarea reconcilierii.

Cardurile virtuale sunt diferite prin faptul că nu există un card fizic, dar în rest funcționează într-un mod similar pentru achiziții, având un număr de card de 16 cifre, o dată de expirare și un cod CVC de trei cifre. Unele carduri virtuale pot fi adăugate chiar și în portofelele mobile pentru funcționalitatea de plată prin atingere, la fel ca versiunile digitale ale cardurilor de credit sau debit pentru consumatori. 

Cardurile virtuale funcționează similar cu cardurile de plată tradiționale, dar companiile care le folosesc au un control mai mare asupra cheltuielilor. Ei pot personaliza parametrii, iar cardurile pot fi asociate cu unități de afaceri sau proiecte specifice pentru o monitorizare, reconciliere și gestionare a facturilor îmbunătățite.

Cardurile virtuale pot fi generate instantaneu pentru a fi utilizate la plăți online — nu este nevoie să așteptați sosirea cardului fizic prin poștă.

Cardurile virtuale oferă companiilor oportunitatea de a personaliza controalele de cheltuieli, inclusiv limitele bugetare, durata de utilizare — o zi sau o săptămână, de exemplu — și locurile unde cardul poate fi folosit, de exemplu prin desemnarea unor comercianți specifici sau doar a anumitor coduri de comerciant. De exemplu, un card virtual emis pentru a acoperi costurile unei cine cu un client nu poate fi folosit pentru a cumpăra o ținută nouă la mall-ul din apropiere.

Beneficiile cardurilor virtuale sunt aceleași cu cele ale cardurilor de plastic – comoditate și securitate, printre altele – dar, pe lângă acestea, oferă și controale ale cheltuielilor și mai multă flexibilitate prin noi cazuri de utilizare a plăților.

Aceste avantaje se aplică ambelor părți ale tranzacțiilor comerciale. Pentru comercianți sau furnizori, acceptarea cardurilor virtuale poate aduce certitudine de plată și poate ajuta la reducerea zilelor de vânzări restante, care se referă la numărul mediu de zile necesare unei companii pentru a colecta plata pentru o vânzare și este un indicator al capitalului de lucru.

Spre deosebire de cecurile tradiționale, care sunt încă utilizate frecvent în plățile între companii în SUA și, în general, necesită cel puțin o zi lucrătoare pentru a fi decontate, plățile cu carduri virtuale sunt decontate aproape instantaneu, accelerând fluxul de numerar. Comercianții beneficiază și de date de plată mai detaliate, care îi pot sprijini în procesul lor de reconciliere automată.

Pentru cumpărători, controlul cardurilor virtuale este crucial, reducând creșterea necontrolată a bugetelor și asigurând că fondurile sunt cheltuite corespunzător. În plus, cardurile virtuale reduc riscul de fraudă sau utilizare abuzivă, deoarece pot fi autorizate doar în condiții specifice, după care numărul este dezactivat. Acestea pot oferi, de asemenea, o monitorizare mai detaliată, deoarece numărul unic al cardului utilizat în fiecare tranzacție înseamnă că poate fi urmărit cu mai multă precizie și reconcilierea este mai ușoară, deoarece datele suplimentare permit potrivirea unu-la-unu a plăților.

Unele carduri virtuale pot converti moneda în timp real, ceea ce poate fi avantajos pentru companiile cu lanțuri de aprovizionare internaționale. Pentru a extinde cazurile de utilizare ale cardurilor virtuale dincolo de plățile online și prin telefon, cardurile virtuale mobile — unde cardul este stocat într-un portofel mobil și utilizat pentru plăți contactless — aduc ușurința plăților retail prin atingere la tranzacțiile corporative.

Companiile utilizează carduri virtuale într-un număr tot mai mare de situații — oriunde există o nevoie de eficiență sporită, control mai mare, flexibilitate și securitate. Iată câteva modalități prin care Mastercard valorifică beneficiile cardurilor virtuale într-o gamă largă și în continuă creștere de industrii.

Călătoriile corporative: Călătoriile de afaceri și-au revenit, dar multe companii încă se confruntă cu procese complexe și învechite de gestionare a cheltuielilor și rambursare. Cardurile virtuale pot fi utilizate pentru a rezerva călătorii și a acoperi costurile de divertisment ale clienților, cu controale personalizate pentru gestionarea cheltuielilor și reconcilierea fără cusur a cheltuielilor cu date îmbunătățite. Și cu cardurile virtuale mobile, călătorii frecvenți și cei care călătoresc des cu mașina pot plăti simplu prin atingere pentru hoteluri, mese sau cheltuieli ocazionale acolo unde sunt acceptate plăți fără contact.

Cardurile virtuale mobile au un strat suplimentar de securitate numit tokenizare: Orice card stocat într-un portofel digital utilizează o tehnică de criptare care înlocuiește numărul contului cardului cu un număr de card alternativ numit token, astfel încât detaliile reale ale contului nu sunt niciodată partajate în timpul unei tranzacții.

În funcție de politica companiei, călătorii de afaceri echipați cu carduri virtuale ar putea să nu fie nevoiți să țină evidența teancurilor de chitanțe fizice. Cardurile virtuale elimină și necesitatea de a plăti cu un card personal și de a aștepta rambursarea.

Cardurile virtuale pot fi emise și candidaților pentru a acoperi cheltuielile din timpul procesului de recrutare sau pentru a plăti cheltuielile de relocare sau cazare temporară pentru angajații care se mută.

Târguri comerciale, evenimente și conferințe: Pentru planificatorii de evenimente, poate fi dificil să gestioneze bugetele pentru mai multe proiecte și furnizori simultan - și este ușor ca costurile să crească rapid. Cardurile virtuale pot simplifica plățile și raportarea și pot ajuta la menținerea evenimentelor în limitele unui buget specific prin controale, oferind totodată flexibilitatea de a adăuga fonduri la buget, dacă este necesar.

În funcție de politica companiei, călătorii de afaceri echipați cu carduri virtuale ar putea să nu fie nevoiți să țină evidența teancurilor de chitanțe fizice. Cardurile virtuale elimină și necesitatea de a plăti cu un card personal și de a aștepta rambursarea.

Cardurile virtuale pot fi emise și candidaților pentru a acoperi cheltuielile din timpul procesului de recrutare sau pentru a plăti cheltuielile de relocare sau cazare temporară pentru angajații care se mută.

Îngrijire medicală și asigurări: Oricine a vizitat un medic în ultimele decenii știe că facturarea medicală este complexă și lentă. Nu este diferit pentru cabinetul medicului sau spitalul care se ocupă de aprobările și plățile de despăgubiri. Furnizorii de servicii medicale se confruntă adesea cu blocaje în soluționarea cererilor de despăgubire cu companiile de asigurări din cauza sistemelor moștenite bazate pe hârtie care întârzie plățile, declanșând provocări de flux de numerar și creșterea costurilor de împrumut. Prin integrarea cardurilor virtuale în platformele de procesare a cererilor care conectează companiile de asigurări cu furnizorii de servicii medicale, toți beneficiază de plăți mai rapide, vizibilitate sporită asupra stării cererilor și reconciliere mai simplă.

Gestionarea flotei: Pentru managerii de flote care doresc să gestioneze costurile pentru combustibil și întreținere și să se asigure că șoferii respectă politica companiei, cardurile virtuale mobile pot fi asociate cu un vehicul specific pentru a urmări consumul de combustibil sau chiar cu benzinării specifice cu care compania are parteneriate preferențiale. Datele detaliate ale tranzacțiilor pot ajuta managerii de flote să ia decizii mai informate, inclusiv modalități de reducere a costului combustibilului, gestionarea șoferilor și optimizarea rutelor.

Întreprinderile pot lansa carduri virtuale direct prin banca emitentă, dar pentru a obține cele mai multe beneficii, pot colabora cu furnizorii lor de software tehnologic pentru a integra cardurile în platformele lor digitale de afaceri, cum ar fi sistemele de planificare a resurselor întreprinderii sau sistemele de achiziții, care pot accelera și simplifica și mai mult modul de lucru. Integrarea plăților în aceste platforme poate reduce fricțiunile și costurile tranzacțiilor și poate oferi date și informații mai valoroase, servicii cu valoare adăugată și chiar posibilitatea de a access credite și finanțări.

Când cardurile virtuale sunt accesate prin instrumentele pe care o afacere le utilizează zilnic, plata poate deveni o extensie firească a operațiunilor sale. Gestionarea plăților B2B necesita sărituri între diverse platforme de afaceri, dar integrarea cardurilor virtuale deschide calea către experiențe noi și mai convenabile, în care plățile sunt integrate perfect în platformele pe care întreprinderile își organizează activitatea.

Când alegeți un furnizor de carduri virtuale, căutați capacitatea de a se integra cu sistemele existente, o acoperire extinsă, controale robuste ale cardului și o experiență excelentă de utilizare de la început până la sfârșit.

Unul dintre cele mai mari avantaje ale cardurilor virtuale este capacitatea lor de a fi integrate în fluxurile de lucru existente ale unei companii, cum ar fi sistemele utilizate pentru contabilitate, trezorerie sau achiziții. Prin alegerea unui furnizor cu numeroase integrări software, companiile pot integra cu ușurință carduri virtuale în instrumentele lor existente pentru a spori eficiența și a îmbunătăți procesele din back-office.   

Căutarea furnizorilor cu rețele extinse de acceptare globală a cardurilor este, de asemenea, esențială pentru optimizarea locurilor unde companiile și angajații lor își pot utiliza cardurile virtuale. Pe măsură ce tot mai multe carduri virtuale sunt activate pentru portofelele mobile, este esențial să luați în considerare un furnizor cu o prezență globală extinsă de locații compatibile cu tehnologia fără contact.

De asemenea, este important să selectați controalele disponibile în funcție de cerințele unei afaceri. De exemplu, dacă o afacere dorește să îmbunătățească conformitatea cu reglementările privind călătoriile și divertismentul și să se asigure că angajații respectă alocația de cheltuieli în timpul călătoriilor de afaceri, ar trebui să ia în considerare prioritizarea unui furnizor care oferă controale stricte ale cheltuielilor.

Selectarea unui furnizor care să permită procesarea tranzacțiilor cu carduri virtuale direct către banca sau achizitorul lor — fără a fi nevoie să parcurgeți manual e-mailurile, care este un proces predispus la riscuri, lent și manual — este, de asemenea, esențială. Capacitatea de a oferi o experiență de plată rapidă și sigură de la un capăt la altul este direcția în care se îndreaptă viitorul plăților B2B.