For å holde tritt i denne tidsalderen med umiddelbare opplevelser og validering, vender bedrifter av alle slag seg til virtuelle kort for å bringe enkelheten, sikkerheten og effektiviteten ved digitalisering til driften sin. Så hva er egentlig virtuelle kort, og hvordan fungerer de?

Virtuelle kort er et voksende betalingsalternativ innen B2B-betalinger. De er midlertidige kortnumre som genereres tilfeldig og er knyttet til en finansieringskonto som har en etablert kredittlinje. De brukes vanligvis til en bestemt transaksjon eller i en bestemt tidsperiode. De integreres ofte i regnskaps-, ressursplanleggings- og utgiftsstyringssystemer for å effektivisere backoffice-prosesser, inkludert automatisering av avstemming.

Virtuelle kort er annerledes ved at det ikke finnes noe fysisk kort, men ellers fungerer de på lignende måte for kjøp, med et 16-sifret kortnummer, en utløpsdato og en tresifret CVC-kode. Noen virtuelle kort kan til og med legges til mobile lommebøker for berøringsbetalingsfunksjonalitet, akkurat som digitale versjoner av forbrukerkreditt- eller debetkort. 

Virtuelle kort fungerer som tradisjonelle betalingskort, men bedriftene som bruker dem har mer kontroll over forbruket. De kan tilpasse parametere, og kortene kan kobles til spesifikke forretningsenheter eller prosjekter for forbedret overvåking, avstemming og fakturahåndtering.

Virtuelle kort kan genereres umiddelbart for bruk til nettbetalinger – ingen venting på at det fysiske kortet skal komme i posten.

Virtuelle kort gir bedrifter muligheten til å tilpasse utgiftskontroll, inkludert budsjettgrenser, hvor lenge kortet kan brukes – for eksempel en dag eller en uke – og hvor kortet kan brukes, for eksempel ved å angi bestemte selgere eller bare bestemte selgerkoder. For eksempel kunne ikke et virtuelt kort utstedt for å dekke kostnadene for en kundemiddag brukes til å kjøpe et nytt antrekk på det nærliggende kjøpesenteret.

Fordelene med virtuelle kort er de samme som med plastkort – bekvemmelighet og sikkerhet, for å nevne noen – men i tillegg til dette tilbyr de også forbrukskontroll og mer fleksibilitet gjennom nye bruksområder for betaling.

Disse fordelene gjelder for begge sider av kommersielle transaksjoner. For selgere eller leverandører kan det å akseptere virtuelle kort gi betalingssikkerhet og bidra til å redusere antall utestående salgsdager, som refererer til det gjennomsnittlige antallet dager det tar for et selskap å innkreve betaling for et salg, og er en indikator på arbeidskapital.

I motsetning til tradisjonelle sjekker, som fortsatt er vanlig i bedriftsbetalinger i USA og vanligvis tar minst én virkedag å gjøre opp, gjøres virtuelle kortbetalinger opp nesten umiddelbart, noe som akselererer kontantstrømmen. Selgere drar også nytte av mer detaljerte betalingsdata, som kan hjelpe dem på veien mot automatisert avstemming.

For kjøpere er kontrollene over virtuelle kort avgjørende, noe som reduserer budsjettforringelser og sikrer at midlene brukes på riktig måte. I tillegg reduserer virtuelle kort risikoen for svindel eller misbruk fordi de bare kan autoriseres under spesifikke parametere, hvoretter nummeret deaktiveres. De kan også tilby mer detaljert overvåking, ettersom det unike kortnummeret som brukes i hver transaksjon betyr at den kan spores med større presisjon og enklere avstemming fordi tilleggsdataene muliggjør én-til-én-betalingsmatching.

Noen virtuelle kort kan også konvertere valuta i sanntid, noe som kan være fordelaktig for selskaper med internasjonale forsyningskjeder. For å utvide bruksområdene for virtuelle kort utover nett- og telefonbetalinger, gir mobile virtuelle kort – der kortet lagres i en mobil lommebok og brukes til kontaktløse betalinger – den enkle berøringsfrie betalingen i detaljhandelen til bedriftstransaksjoner.

Bedrifter bruker virtuelle kort i et økende antall tilfeller – overalt hvor det er behov for økt effektivitet og større kontroll, fleksibilitet og sikkerhet. Her er noen av måtene Mastercard låser opp fordelene med virtuelle kort på tvers av et bredt og voksende spekter av bransjer.

Forretningsreiser: Forretningsreiser har tatt seg opp igjen, men mange bedrifter sliter fortsatt med komplekse og utdaterte utgifts- og refusjonsprosesser. Virtuelle kort kan brukes til å bestille reiser og dekke kostnadene ved å underholde kunder, med tilpassede kontroller for å administrere utgifter og sømløs utgiftsavstemming med forbedrede data. Og med virtuelle mobile kort kan frequent flyers og reisende som reiser mye, enkelt trykke for å betale for hotell, måltider eller uforutsette utgifter der kontaktløs betaling aksepteres.

Mobile virtuelle kort har et ekstra sikkerhetslag kalt tokenisering: Alle kort som er lagret i en digital lommebok bruker en krypteringsteknikk som erstatter kortets kontonummer med et alternativt kortnummer kalt et token, slik at de faktiske kontodetaljene aldri deles under en transaksjon.

Avhengig av selskapets retningslinjer, trenger forretningsreisende utstyrt med virtuelle kort kanskje ikke å holde oversikt over bunker med fysiske kvitteringer. Virtuelle kort eliminerer også behovet for å betale med et personlig kort og vente på refusjon.

Virtuelle kort kan også utstedes til jobbkandidater for å dekke utgifter under rekrutteringsprosessen, eller for å betale for flytteutgifter eller midlertidig bolig for ansatte som flytter.

Messer, arrangementer og konferanser: For arrangementsplanleggere kan det være vanskelig å administrere budsjettene for mange prosjekter og leverandører samtidig – og det er lett at kostnadene skyter i været. Virtuelle kort kan forenkle betalinger og rapportering og bidra til å holde arrangementer innenfor et bestemt budsjett via kontroller, samtidig som de fortsatt gir fleksibiliteten til å legge til penger i et budsjett om nødvendig.

Avhengig av selskapets retningslinjer, trenger forretningsreisende utstyrt med virtuelle kort kanskje ikke å holde oversikt over bunker med fysiske kvitteringer. Virtuelle kort eliminerer også behovet for å betale med et personlig kort og vente på refusjon.

Virtuelle kort kan også utstedes til jobbkandidater for å dekke utgifter under rekrutteringsprosessen, eller for å betale for flytteutgifter eller midlertidig bolig for ansatte som flytter.

Helsetjenester og forsikring: Alle som har vært hos lege de siste tiårene vet at medisinsk fakturering er komplekst og tregt. Det er ikke annerledes for legekontoret eller sykehuset som håndterer godkjenninger og utbetalinger av krav. Helsepersonell møter ofte flaskehalser i oppgjøret av krav med forsikringsselskaper på grunn av papirtunge, eldre systemer som forsinker betalinger, utløser kontantstrømutfordringer og øker lånekostnader. Ved å bygge inn virtuelle kort i plattformene for skadebehandling som kobler forsikringsselskaper til helsepersonell, drar alle nytte av raskere betalinger, større innsyn i kravstatus og enklere avstemming.

Flåtestyring: For flåteadministratorer som leter etter måter å administrere kostnader for drivstoff og vedlikehold og sikre at sjåfører overholder selskapets retningslinjer, kan mobile virtuelle kort kobles til et bestemt kjøretøy for å spore drivstofforbruk, for eksempel, eller til og med til bestemte bensinstasjoner som selskapet har fortrinnsrettslige partnerskap med. De detaljerte transaksjonsdataene kan hjelpe flåteforvaltere med å ta mer informerte beslutninger, inkludert måter å redusere drivstoffkostnader, administrere sjåfører og optimalisere ruter.

Bedrifter kan lansere virtuelle kort direkte gjennom utstedende bank, men for å få mest mulig utbytte kan de samarbeide med leverandørene av teknologiprogramvare for å integrere kortene i sine digitale forretningsplattformer, som ERP-systemer eller innkjøpssystemer, noe som kan øke hastigheten og forenkle måten de jobber på ytterligere. Å integrere betalinger i disse plattformene kan redusere friksjon og transaksjonskostnader og tilby mer data og innsikt, verdiskapende tjenester og til og med muligheten til å få tilgang til kreditt og finansiering.

Når virtuelle kort er tilgjengelige gjennom verktøyene en bedrift bruker daglig, kan betalingen bli en naturlig forlengelse av driften. Administrering av B2B-betalinger pleide å kreve hopping mellom flere forretningsplattformer, men integrering av virtuelle kort åpner døren for nye, mer praktiske opplevelser der betalinger sømløst er vevd inn i plattformene som bedrifter organiserer virksomheten sin rundt.

Når du velger en leverandør av virtuelle kort, se etter muligheten til å integrere med eksisterende systemer, bred rekkevidde, robuste kortkontroller og en god brukeropplevelse fra ende til ende.

En av de største fordelene med virtuelle kort er at de kan integreres i bedriftens eksisterende arbeidsflyter, for eksempel systemene de bruker til regnskap, treasury eller innkjøp. Ved å velge en leverandør med mange programvareintegrasjoner, kan bedrifter enkelt integrere virtuelle kort i sine eksisterende verktøy for å oppnå effektivitetsforbedring og forbedre administrative prosesser.   

Å se etter leverandører med omfattende globale nettverk for kortaksept er også viktig for å optimalisere hvor bedrifter og deres ansatte kan bruke sine virtuelle kort. Med flere virtuelle kort som blir aktivert for mobile lommebøker, er det viktig å vurdere en leverandør med et stort globalt fotavtrykk av kontaktløse lokasjoner.

Det er også viktig å velge tilgjengelige kontroller basert på bedriftens behov. Hvis en bedrift for eksempel ønsker å forbedre samsvar med reise- og underholdningsregler og sikre at ansatte holder seg innenfor en viss utgiftskvote når de reiser i forbindelse med jobb, bør du vurdere å prioritere en leverandør som tilbyr robust utgiftskontroll.

Det er også viktig å velge en leverandør som gjør det mulig å behandle virtuelle korttransaksjoner direkte til banken eller innløseren – uten behov for å manuelt gå gjennom e-poster, som er en risikofylt, langsom og manuell prosess. Evnen til å levere en rask og sikker ende-til-ende-betalingsopplevelse er dit fremtiden for B2B-betalinger er på vei.