Kako bi održali korak u ovom dobu instant iskustava i trenutne validacije, poslovne organizacije svih vrsta se okreću virtuelnim karticama kako bi donijele lakoću, sigurnost i efikasnosti digitalizacije u svoje operacije. Dakle, šta su tačno virtuelne kartice i kako one funkcionišu?

Virtuelne kartice predstavljaju rastuću opciju plaćanja u B2B transakcijama. One su privremeni brojevi kartica, nasumično generisani i povezani sa računom za finansiranje koji ima utvrđenu kreditnu liniju. Obično se koriste za specifičnu transakciju ili za određeni vremenski period. Često su integrisane u računovodstvene, ERP i sisteme za upravljanje troškovima kako bi pojednostavile procese u pozadinskim kancelarijama, uključujući automatizaciju usklađivanja.

Virtuelne kartice su drugačije po tome što nema fizičke kartice, ali inače rade na sličan način za kupovine, sa 16-cifrenim brojem kartice, datumom isteka i trocifrenim CVC kodom. Neke virtuelne kartice se čak mogu dodati u mobilne novčanike za funkcionalnost plaćanja dodirom, baš kao i digitalne verzije potrošačkih kreditnih ili debitnih kartica. 

Virtuelne kartice rade kao tradicionalne platne kartice, ali poslovanja koja ih koriste imaju veću kontrolu nad troškovima. Mogu prilagoditi parametre, a kartice mogu biti povezane sa specifičnim poslovnim jedinicama ili projektima radi poboljšanog praćenja, usklađivanja i upravljanja računima.

Virtuelne kartice mogu se generisati trenutno za korišćenje u online plaćanjima — nema čekanja da fizička kartica stigne poštom.

Virtuelne kartice nude poslovnim organizacijama mogućnost prilagođavanja kontrola potrošnje, uključujući limite na budžet, dužinu vremena korišćenja — jedan dan ili sedmica, na primjer — i gdje kartica može biti korišćena, recimo, određivanjem specifičnih trgovaca ili samo određenih kodova trgovaca. Na primjer, virtuelna kartica izdata za pokrivanje troškova večere sa klijentom ne bi mogla biti korišćena za kupovinu nove odjeće u obližnjem tržnom centru.

Prednosti virtuelnih kartica su iste kao i one kod plastičnih kartica – pogodnost i sigurnost, da spomenemo nekoliko – ali pored ovoga, one takođe nude kontrole potrošnje i više fleksibilnosti kroz nove slučajeve korišćenja plaćanja.

Ove prednosti se primenjuju na obe strane komercijalnih transakcija. Za trgovce ili dobavljače, prihvatanje virtuelnih kartica može doneti sigurnost plaćanja i pomoći u smanjenju broja dana za naplatu, što se odnosi na prosečan broj dana potrebnih kompaniji da naplati plaćanje za prodaju i predstavlja indikator obrtnog kapitala.

Za razliku od tradicionalnih čekova koji se još uvijek uobičajeno koriste u poslovnim plaćanjima u SAD-u i kojima uopšte treba najmanje jedan radni dan da se riješe, plaćanja putem virtuelnih kartica se gotovo odmah izmiruju, ubrzavajući tok novca. Trgovci također imaju korist od detaljnijih podataka o plaćanju, što im može pomoći na njihovom putu ka automatizovanom usklađivanju.

Za kupce, kontrole virtuelnih kartica su kritične, smanjujući neželjeno povećanje budžeta i osiguravajući da se sredstva troše kako treba. Pored toga, virtuelne kartice smanjuju rizik od prevare ili zloupotrebe jer mogu biti autorizovane samo pod specifičnim parametrima, nakon čega se broj deaktivira. Oni također mogu ponuditi detaljnije praćenje, jer jedinstveni broj kartice koji se koristi u svakoj transakciji znači da se može pratiti preciznije, a lakše usklađivanje jer dodatni podaci omogućavaju podudaranje plaćanja jedan na jedan.

Neke virtuelne kartice mogu konvertovati valutu u realnom vremenu, što može biti korisno za kompanije sa međunarodnim lancima snabdevanja. Da bi proširili slučajeve upotrebe virtuelnih kartica izvan online i plaćanja preko telefona, mobilne virtuelne kartice — gde se kartica čuva u mobilnom novčaniku i koristi za beskontaktna plaćanja — donose jednostavnost 'tap-to-pay' maloprodajnih plaćanja u korporativne transakcije.

Preduzeća koriste virtuelne kartice za sve veći broj okolnosti — bilo gde gde postoji potreba za većom efikasnošću i većom kontrolom, fleksibilnošću i sigurnošću. Evo nekih načina kako Mastercard otključava prednosti virtuelnih kartica u širokom i rastućem spektru industrija.

Korporativna putovanja: Poslovna putovanja su se oporavila, ali mnoge kompanije i dalje se bore sa složenim i zastarelim procesima troškova i refundacija. Virtuelne kartice se mogu koristiti za rezervaciju putovanja i pokrivanje troškova zabave klijenata, s prilagođenim kontrolama za upravljanje potrošnjom i jednostavnu usklađivanje troškova s poboljšanim podacima. A s mobilnim virtuelnim karticama, često putnici i poslovni užurbani putnici mogu jednostavno tapnuti da plate za hotele, obroke ili druge troškove gdje su beskontaktna plaćanja prihvaćena.

Mobilne virtuelne kartice imaju dodatni sloj sigurnosti zvan tokenizacija: Svaka kartica pohranjena u digitalnom novčaniku koristi tehniku šifriranja koja zamjenjuje broj računa kartice alternativnim brojem kartice zvanim token, tako da stvarni detalji računa nikada nisu dijeljeni tokom transakcije.

Ovisno o politici kompanije, poslovni putnici koji posjeduju virtuelne kartice možda neće morati pratiti gomilu fizičkih računa. Virtuelne kartice takođe eliminišu potrebu da se plaća ličnom karticom i čeka na povrat novca.

Virtuelne kartice mogu se izdati kandidatima za posao kako bi se pokrili troškovi tokom procesa zapošljavanja, ili za plaćanje troškova preseljenja ili privremenog smještaja za zaposlene koji se sele.

Sajmovi, događaji i konferencije: Organizatorima događaja može biti teško da upravljaju budžetima za mnoge projekte i dobavljače istovremeno – i lako je da troškovi eskaliraju. Virtuelne kartice mogu pojednostaviti plaćanja i izveštavanje i pomoći da događaji ostanu u okviru određenog budžeta putem kontrola, dok istovremeno nude fleksibilnost da se budžetu doda novac ako je potrebno.

Ovisno o politici kompanije, poslovni putnici koji posjeduju virtuelne kartice možda neće morati pratiti gomilu fizičkih računa. Virtuelne kartice takođe eliminišu potrebu da se plaća ličnom karticom i čeka na povrat novca.

Virtuelne kartice mogu se izdati kandidatima za posao kako bi se pokrili troškovi tokom procesa zapošljavanja, ili za plaćanje troškova preseljenja ili privremenog smještaja za zaposlene koji se sele.

Zdravstvena zaštita i osiguranje: Svatko tko je posjetio doktora u proteklim desetljećima zna da je medicinsko obračunavanje složeno i sporo. Ništa drugačije nije ni za ordinaciju ili bolnicu koje se bave odobrenjem i isplatama zahtjeva. Pružaoci zdravstvenih usluga često se suočavaju sa zagušenjem u obradi zahtjeva sa osiguravajućim kompanijama zbog sistema s prevladavajućim papirima koji odlažu plaćanja, izazivajući izazove u gotovinskom toku i povećavajući troškove zaduživanja. Integriranjem virtuelnih kartica u platforme za obradu zahtjeva koje povezuju osiguravajuće kompanije s pružateljima zdravstvenih usluga, svi imaju koristi od bržeg plaćanja, veće vidljivosti statusa zahtjeva i lakšeg usklađivanja.

Upravljanje voznih parkova: Za menadžere voznih parkova koji traže načine za upravljanje troškovima goriva i održavanja te osiguranje da vozači poštuju politiku kompanije, mobilne virtuelne kartice mogu biti povezane s određenim vozilom za praćenje potrošnje goriva, na primjer, ili čak s određenim benzinskim stanicama s kojima kompanija ima povlaštene partnerske odnose. Detaljni podaci o transakciji mogu pomoći menadžerima voznih parkova da donesu informiranije odluke, uključujući načine za smanjenje troškova goriva, upravljanje vozačima i optimizaciju ruta.

Preduzeća mogu lansirati virtuelne kartice direktno preko svoje izdate banke, ali kako bi ostvarili najveće koristi, mogu sarađivati sa svojim provajderima tehnološkog softvera na integraciji kartica u svoje digitalne poslovne platforme, kao što su sistemi za planiranje resursa u početnom preduzeću ili sistemi za nabavu, što može dodatno ubrzati i pojednostaviti način na koji rade. Ugrađivanje plaćanja u ove platforme može smanjiti trenje i troškove transakcije te ponuditi veće podatke i uvide, usluge s dodatnom vrijednošću, pa čak i mogućnost pristupa kreditu i finansiranju.

Kada se virtuelne kartice koriste kroz alate koje firma koristi svakodnevno, plaćanje može postati prirodni deo njegovih operacija. Upravljanje B2B plaćanjima je ranije zahtevalo prelaženje sa jedne poslovne platforme na drugu, ali integrisane virtuelne kartice otvaraju vrata za nova, praktičnija iskustva gde se plaćanja besprekorno uklapaju u platforme oko kojih preduzeća organizuju svoje poslovanje.

Al seleccionar un proveedor de tarjetas virtuales, busca la capacidad de integrarse con sistemas existentes, un alcance extensivo, controles robustos de tarjetas y una excelente experiencia de usuario de principio a fin.

Una de las mayores ventajas de las tarjetas virtuales es su capacidad para integrarse dentro de los flujos de trabajo existentes de una empresa, como los sistemas que usan para contabilidad, tesorería o adquisiciones. Al seleccionar un proveedor con muchas integraciones de software, las empresas pueden fácilmente incorporar tarjetas virtuales en sus herramientas existentes para desbloquear eficiencias y mejorar los procesos de oficina administrativa.   

Potraga za dobavljačima sa širokim mrežama globalnog prihvata kartica je takođe važna za optimizaciju mesta gde kompanije i njihovi zaposleni mogu koristiti svoje virtuelne kartice. Sa više virtuelnih kartica koje se omogućavaju za mobilne novčanike, važno je razmotriti dobavljača sa velikim globalnim prisustvom lokacija koje podržavaju beskontaktno plaćanje.

Važno je odabrati dostupne kontrole na osnovu potreba preduzeća. Na primjer, ako preduzeće želi poboljšati usklađenost putovanja i zabave i osigurati da zaposleni ostanu unutar dozvolenog budžeta dok putuju poslovno, treba razmotriti prioritizaciju provajdera koji nudi robusne kontrole troškova.

Odabir pružatelja usluga koji omogućava da se transakcije virtualnih kartica obrađuju direktno do njihove banke ili akvizitora — bez potrebe za ručnim pregledavanjem emailova, što je spor i rizičan proces — također je ključan. Sposobnost pružanja brzog, sigurnog i cjelovitog iskustva plaćanja je gdje se kreće budućnost B2B plaćanja.