Sastanak licem u lice s klijentima, dobavljačima, partnerima i zaposlenima može doneti snažne ishode za vaše poslovanje. Naime, 88% donosioca odluka o putovanjima reklo je da su poslovna putovanja ključna za rast organizacije, prema studiji iz 2023. godine. Dakle, kako vodeće kompanije upravljaju svojim korporativnim programima putovanja i troškova kako bi uravnotežile potrebu za kontrolom troškova s ​​benefitima više interakcija licem u lice?

Sastavili smo 18 strategija koje vodeće kompanije primjenjuju u svakoj fazi svog putovanja kako bi optimizirale troškove poslovnih putovanja. Skočite na dio koji vas najviše zanima:

No nakon godina optimiziranja svojih digitalnih iskustava, tim za e-trgovinu bio je spreman preći dalje od preporučivanja dodatnih proizvoda od interesa prema onima koji se predviđaju da će potaknuti angažman. A nakon što je izvršio test u odnosu na svoje tradicionalne preporuke zasnovane na mašinskom učenju na početnoj stranici, GlassesUSA.com je otkrio da je Dynamic Yield sofisticirani algoritam dubokog učenja bio u stanju da donese 68% povećanje kupovina i 88% povećanje prihoda, sve iz jednog widgeta.

Platforma za upravljanje putovanjima za avio karte, hotele i kopneni prevoz može pomoći vašim zaposlenima da donesu odluke u skladu s politikom koje također odgovaraju njihovim preferencijama za putovanja.

Alati za korporativna putovanja objedinuju relevantne informacije o putovanju sa različitih platformi i provajdera na jednom mestu. Ako se planovi promijene, platforma također može ponuditi jednostavne opcije re-bookinga i otkazivanja koje su u skladu s politikom.

Ograničenja na pojedinačne troškove putovanja za smještaj, obroke i transport na kopnu mogu spriječiti pretjerano trošenje i pomoći u kontroli troškova. Mnoge kompanije obezbjeđuju putnicima budžete specifične za grad ili destinaciju i koriste podatke od kompanija za upravljanje putovanjima, konsultanata ili svojih vlastitih evidencija troškova za procjenu troškova. Prema našoj nedavnoj anketi o T&E politikama, više od 6 od 10 integriše T&E politike i procese u online alate za rezervacije ili troškove kako bi označilo izbore zaposlenih kao da su unutar ili izvan politike kompanije.

Rana rezervacija često znači niže tarife za avio-karte i smeštaj. Da bi se ovo postiglo, vaša korporativna politika putovanja može postaviti vremenski okvir za rezervaciju putovanja unapred i podsetiti one koji rezervišu u poslednjem trenutku kada su van politike.

Pružatelji usluga putovanja razumiju prednosti izgradnje trajnih odnosa sa preduzećima. Avio kompanije, hoteli i kompanije za iznajmljivanje automobila često će raditi na osiguravanju najboljih mogućih cijena kako bi odgovarale jedinstvenim potrebama i obimu putovanja vaše kompanije.

Ako želite da prepustite proces pregovaranja profesionalcima, možete angažovati kompaniju za upravljanje putovanjima da radi na korporativnim popustima u vaše ime i pomogne vam da optimizujete troškove poslovnih putovanja.

Zabilježavanje više troškova putovanja i reprezentacije na kreditnim karticama može donijeti vrijedne organizacione prednosti:

• Lako dostupne transakcije mogu pomoći u kontroli troškova zaposlenih i povećanju vidljivosti.
• Izvještavanje na nivou transakcija može optimizovati procese obrade računa za plaćanje.
• Zaposleni mogu dobiti putno osiguranje, podršku concierge službe, telemedicinu i pristup aeordromskim lounge-ovima.

Virtuelne kartice i mobilne virtuelne kartice su druga opcija. One koriste privremene, nasumično generisane brojeve kartica i povezane su s računom za finansiranje sa uspostavljenom kreditnom linijom. One daju preduzećima veću kontrolu nad troškovima sa mogućnošću postavljanja prilagođenih parametara o tome kako, kada i gde se kartica koristi.

61% donosioca odluka u putovanjima reklo je da njihova organizacija podstiče putnike da rezervišu održive opcije. Ovo može imati različite oblike. Jedan uobičajeni pristup je implementacija regionalnih ili nacionalnih politika koje favorizuju željeznicu u odnosu na putovanje avionom. Drugi postavljaju politike kako bi sveli na minimum jednodnevna putovanja avionom.

Jedna od mjera je smanjenje brojnih putovanja. Podstaknite vaše zaposlene da planiraju više sastanaka na istoj lokaciji kako bi postigli efikasnost ili da prenesu odabrane sastanke na video pozive.

Ako je potrebno kopneno prevozno sredstvo, ohrabrite zaposlene da podijele troškove zajedničkog korišćenja automobila ili iznajmljivanja automobila kako bi smanjili troškove i ugljenični otisak.

Putnici koji putuju radi slobodnog vremena sve više biraju duže odmore u poređenju sa trendovima pre Covida. Kako se granice između poslovnog i privatnog života zamagljuju, mnogi zaposleni produžavaju svoje poslovne putovanja kako bi uživali u vremenu na destinaciji dok su van radnog vremena. Dopuštanje zaposlenima da uzimaju 'bleisure' putovanja može povećati fleksibilnost u vremenu njihovih putovanja i smanjiti ukupne troškove putovanja.

Da li izvještaji o troškovima vašeg tima bivaju podnijeti pravovremeno, samo da bi se zadržali kod menadžmenta u fazi pregleda i odobrenja?

Za mnoge poslove ovaj proces je složen i oduzima puno vremena. Optimizujte svoj proces jasnom i konciznom politikom upravljanja troškovima, predautorizacijom određenih troškova i postavljanjem očekivanja za vremenske okvire odobrenja.

Program virtuelnih kartica je još jedan način da se troškovi brže obrade. Virtuelne kartice imaju unaprijeđene podatke povezane sa svakom upotrebom i često su integrisane sa sistemima upravljanja troškovima. Ova integracija podataka može pojednostaviti vaše procese u zadnjem dijelu, uključujući automatsko usklađivanje troškova za finansijske timove.

Prikupljajte povratne informacije od zaposlenih o njihovim iskustvima putovanja kako biste izbalansirali potrebu za putovanjem sa mjerama uštede troškova. Povratne informacije mogu pomoći u određivanju koji troškovi su važni vašem timu – i koje možete smanjiti bez uticaja na zadovoljstvo zaposlenika i poslovni rast. Redovne ankete nakon putovanja i intervjui sa zaposlenima mogu vam pomoći da identifikujete prilike za smanjenje nepotrebnih troškova putovanja i poboljšate usklađenost politike.

Izvan posla, ljudi očekuju praktične tehnologije koje prvenstveno obuhvataju mobilne uređaje i cloud. Mnogi sada očekuju isto na poslu. Automatizujte proces izveštavanja troškova kako biste smanjili skupe greške, uštedeli vreme i poboljšali zadovoljstvo zaposlenih.

Digitalne kopije računa mogu pomoći u pojednostavljenju izveštavanja o troškovima. Zamislite da vaš tim može besprekorno predati trošak samo jednim snimkom fotografije. Pregled potrošnje u realnom vremenu može pomoći finansijskim timovima da osiguraju usklađenost sa T&E politikom i eliminišu gomile papirnih računa. Ako poreski zakoni to dozvoljavaju, možete razmotriti ukidanje zahteva za računima za transakcije ispod određenog iznosa.

Pravilno kategorizisani troškovi putovanja omogućavaju lakšu analizu trendova potrošnje kako biste otključali uštede. Software platforma za upravljanje putovanjima može pojednostaviti ovaj proces integracijom transakcija sa korporativnih kartica direktno u njihov sistem.

Obrazovanje vašeg tima o tome kako pravilno prijaviti putne troškove pomoći će im da izbegnu uobičajene greške i slede politike kompanije. Preko 55% kompanija koje godišnje troše preko 50 miliona dolara na putovanja zahtijevaju od zaposlenih da pregledaju ili prisustvuju obuci o politici putnih i troškovnih odbitaka. Neke kompanije čak zahtevaju da zaposleni polože test pre nego što dobiju korporativnu kreditnu karticu.

Redovno pregledajte obrasce trošenja kako biste poboljšali usklađenost T&E politike i otključali uštede. Pratite ključne pokazatelje performansi, kao što su prosječni trošak po putovanju, stope usklađenosti s politikom i ukupni troškovi putovanja. Uspoređivanje vaših troškova s industrijskim benchmarkovima može istaknuti prilike za optimizaciju troškova. Industrijske asocijacije, konzultantske firme i kompanije za upravljanje putovanjima često nude različite nivoe podataka za benchmarking poslovnih putovanja.

Statistički modeli mogu koristiti povijesne podatke za predviđanje obrazaca putovanja, fluktuacija potražnje i trendova cijena. Ovi uvidi mogu vam pomoći u navigaciji pregovorima s dobavljačima, predviđanju fluktuacija u potrebama za putovanjima i troškovima te optimizaciji troškova poslovnih putovanja.

Porezni odbici za putne troškove mogu pomoći u optimizaciji troškova poslovnih putovanja. Napravite detaljan spisak troškova (sa ili bez alata za upravljanje troškovima) kako biste identifikovali koji poslovni troškovi predstavljaju porezne odbitke na kraju godine. Prihvatljivi troškovi mogu uključivati cenu avio karata i drugih transporta, smeštaj, obroke, poslovnu komunikaciju i poslovne događaje.

Kako biste pronašli prilike za pregovaranje boljih stopa i uslova plaćanja, pregledajte uslove koji ste postavili sa poslovnim putničkim dobavljačima kao što su avio-kompanije, hoteli i kompanije za iznajmljivanje automobila. Na primjer, mogli bi sugerisati promjenu metoda plaćanja kako bi se maksimizirale uštede. Virtuelne kartice također nude istu pogodnost i sigurnosne prednosti kao fizičke korporativne kartice - sve dok vam omogućavaju da kontrolišete trošenje prema iznosu, vremenskom periodu, vrsti i lokaciji transakcija.

Optimizacija troškova poslovnih putovanja zahtijeva strateški pristup koji uključuje planiranje, praćenje i kontinuirano unapređivanje politika i praksi putovanja. Ovih 18 strategija mogu pomoći vama i vašem poslovanju u upravljanju troškovima putovanja – sve dok poboljšavate način na koji vaši zaposleni putuju kako biste unaprijedili poslovanje.