Reimaginarea călătoriilor de afaceri, fără toate bagajele

Munca la distanță a venit pentru a rămâne, iar unele companii au instituit chiar și beneficii pentru „munca de oriunde”, oferind angajaților posibilitatea de a prelungi vacanțele în străinătate sau vizitele la familie. De asemenea, aceasta înseamnă că oamenii de afaceri își pot prelungi călătoriile de afaceri cu câteva zile, oferindu-le șansa de a explora mai mult decât sala de convenții sau facilitățile hotelului. Zilele călătoriilor de afaceri internaționale de două zile ar putea fi în curând trecute, deoarece angajații se bucură de avantajele politicilor flexibile de birou. Însă o forță de muncă distribuită poate crea noi provocări în ceea ce privește monitorizarea cheltuielilor - o persoană care lucrează de acasă ar putea avea cheltuieli diferite față de un angajat tradițional, cum ar fi achiziționarea de abonamente, mobilier de birou și echipamente informatice, ceea ce poate îngreuna previziunea și contabilizarea cheltuielilor de către companii.

Pentru companii, combinarea afacerilor cu călătoriile nu este întotdeauna o activitate ușoară - gestionarea cheltuielilor și a rambursărilor poate deveni complicată. Iar pentru angajați, ușurința plății cu o atingere sau un clic din viața de zi cu zi lipsește din plățile pentru călătorii și divertisment, după cum poate atesta oricine a lucrat la un raport de cheltuieli. De aceea, multe companii trec la carduri virtuale pentru cheltuielile de călătorie. Aceste carduri sunt create instantaneu pentru scopuri specifice - o călătorie de afaceri, o cină cu un client la o conferință, aranjamente de călătorie pentru un recrut promițător - cu controale personalizate ale cheltuielilor, cum ar fi suma, perioada de timp și tipul de achiziție în care pot fi utilizate cardurile, generând date detaliate pentru urmărire, raportare și reconciliere automată. Acestea pot fi emise chiar direct în portofele mobile, creând experiențe de călătorie contactless.

Aceste așteptări sporite ale consumatorilor ar putea, de asemenea, să determine companiile să extindă beneficiile cardurilor lor T&E comerciale și corporative - de exemplu, o asigurare de călătorie mai bună, asistență concierge, oferte de telemedicină și acces la saloanele din aeroporturi.

O altă extensie a „consumerizării” călătoriilor de afaceri? Instrumentele de inteligență artificială care iau amploare în sectorul călătoriilor de agrement, inclusiv agenții de turism virtuali care pot personaliza itinerariile și pot asigura tarife mici, vor face probabil furori și în călătoriile corporative. Acești roboți pot adapta călătoriile în funcție de politica T&E, buget și preferințele angajaților. Și odată cu creșterea costului călătoriilor de afaceri – Previziunile globale privind călătoriile de afaceri ale CWT pentru 2024 arată o creștere de 3% a costului mediu per participant pe zi pentru întâlniri și evenimente și o creștere de 3,6% a tarifelor hoteliere – echipele de turism corporativ pot utiliza inteligența artificială pentru predicții mai bune ale prețurilor, gestionându-și bugetele mai proactiv. De asemenea, poate ajuta aceste echipe să elaboreze politici mai dinamice și chiar să ajusteze limitele de cheltuieli prin analizarea cheltuielilor anterioare la un nivel mult mai detaliat. Instrumentele de inteligență artificială pot simplifica procesul anevoios de raportare a cheltuielilor atât pentru angajați, cât și pentru echipele financiare, prin automatizarea captării și revizuirii cheltuielilor repetitive și previzibile. Nouă din zece persoane care iau decizii în domeniul călătoriilor intenționează să investească în inteligență artificială și învățare automată pentru a îmbunătăți procesele și a personaliza călătoriile angajaților lor, potrivit sondajului Mastercard.

Multe corporații depun eforturi concertate pentru a-și reduce amprenta de carbon. Nouă din zece factori de decizie în domeniul călătoriilor, incluși în sondajul Mastercard, au declarat că se concentrează mai mult pe urmărirea eforturilor de mediu, sociale și de guvernanță - de exemplu, emisiile de gaze cu efect de seră provenite din călătoriile de companie. Instrumentele de urmărire a emisiilor de carbon care arată amprenta de carbon a călătoriilor de afaceri și a selecției locurilor pot determina decizii de călătorie mai responsabile din punct de vedere ecologic. Având în vedere că sustenabilitatea este în fruntea agendelor corporative, ne putem aștepta ca acestea să caute modalități de a le ajuta să își atingă obiectivele de sustenabilitate. Serviciile de consultanță T&E oferite de Mastercard, de exemplu, ajută corporațiile să își reevalueze politicile și procedurile T&E, să evalueze performanța furnizorilor și să se îmbunătățească pentru viitor.