Per capire quanto i dipendenti temano di presentare le note spese, considera questo: in un sondaggio del 2019 di SAP Concur, quasi il 20% dei viaggiatori d'affari ha dichiarato che preferirebbe farsi trapanare i denti dal dentista piuttosto che compilare una nota spese.

Universalmente insultate per la loro noia, le note spese sono particolarmente onerose per chi lavora in luoghi che si basano su moduli scritti manualmente. Questi dipendenti si ritrovano spesso a sfogliare buste piene di ricevute, a strizzare gli occhi alla battuta debole per scoprire quale compagnia di taxi hanno usato a Phoenix o a sforzarsi di ricordare chi è venuto all'happy hour l'ultimo giorno del viaggio.

Il lavoro non è più facile per coloro che ricevono le segnalazioni. Gli amministratori di viaggi e intrattenimento, contabilità o finanza dipendono da qualsiasi dettaglio sfocato che i dipendenti possano ricordare per confermare che le loro spese siano conformi alla politica aziendale, nonché alle normative e alle leggi fiscali della destinazione.

Inoltre, la gestione dei report spesso richiede tempo che potrebbe essere meglio dedicato ad altre responsabilità. Ad esempio, un rapporto su cinque contiene errori o necessita di chiarimenti, spesso a causa di qualcosa di lieve entità come un errore di battitura errato, un campo mancante o una data non ricordata, secondo uno studio della Global Business Travel Association del 2022. In media, la correzione di un rapporto richiede 18 minuti e costa all'azienda 52 dollari. Nelle aziende in cui viaggiare è la norma, o dove ogni minuto è un premio, questo si somma rapidamente.

E i viaggi d'affari non scompariranno. Nonostante l'ambiente di lavoro sempre più ibrido, uno studio di Mastercard del 2023 ha mostrato che le grandi aziende stanno pianificando di aumentare i budget per i viaggi nei prossimi due anni per alimentare una nuova crescita. Le note spese sono qui per restare, ma possono diventare più facili.  

Per semplificare il compito dei viaggiatori d'affari e dei loro datori di lavoro, Mastercard sta esplorando modi per unire la rendicontazione delle spese con il processo di pagamento per portare il sollievo tanto necessario sia ai viaggiatori d'affari che ai responsabili finanziari. Concentrandosi sulle partnership con i fornitori di software, Mastercard sta svolgendo un ruolo fondamentale nella modernizzazione della vecchia nota spese.

Lavora con SAP Concur, un marchio leader mondiale per il software integrato di gestione dei viaggi e delle spese. Le due società hanno recentemente esteso la loro relazione a lungo termine per semplificare ulteriormente le note spese. Grazie a una nuova integrazione, gli acquisti effettuati con carte aziendali Mastercard possono essere acquisiti e inseriti automaticamente nella piattaforma Concur Expense, che può quindi avvisare immediatamente i dipendenti se sono necessarie informazioni aggiuntive. Con questi dati sulla spesa in tempo reale, le aziende possono ottenere una migliore conformità alle politiche di spesa mentre i viaggiatori possono godere di un'esperienza migliore con la creazione automatica delle spese. 

"Unire il software con il pagamento sta cambiando radicalmente il modo in cui le aziende pensano ai viaggi e alle spese", afferma Chad Wallace, responsabile globale delle soluzioni commerciali di Mastercard. "Stiamo assistendo a una convergenza di piattaforme, in cui i sistemi che in precedenza non comunicavano tra loro si uniscono per aumentare l'efficienza. L'impatto è trasformativo sull'esperienza dei dipendenti, sia per coloro che si trovano su entrambi i lati della nota spese".

Ora i viaggiatori d'affari possono semplicemente inserire la carta o toccare per pagare e gli acquisti effettuati sui conti aziendali Mastercard vengono automaticamente inseriti in Concur Expense. L'integrazione nel canale di pagamento consente a SAP Concur di raccogliere automaticamente ulteriori informazioni pertinenti, come l'indirizzo postale di una compagnia di taxi, dalla rete di commercianti di Mastercard.

Con la tecnologia AI integrata, Concur Expense valuta anche la conformità, inviando un feedback immediato se una spesa è discutibile, in modo che i dipendenti non continuino a spendere soldi che potrebbero non essere rimborsati.

Queste funzionalità consentono alle aziende di connettersi con l'utente in quello che Chris Juneau, Head of Market Strategy di SAP Concur, chiama "il momento che conta": proprio mentre stanno effettuando un pagamento. Richiedendo maggiori informazioni al momento dell'acquisto, prima di dimenticare chi altro era a cena la terza sera della conferenza, le aziende riducono gli errori e accelerano le approvazioni.

«L'intelligenza artificiale può svolgere le attività manuali più soggette a errori e le app mobili si connettono al viaggiatore tramite qualcosa che hanno sempre con sé», afferma Juneau.

Ad esempio, SAP Concur ha integrato l'intelligenza artificiale nella sua soluzione Concur Expense per semplificare la rendicontazione delle spese. Quando un viaggiatore d'affari rifornisce la propria auto a noleggio, può caricare una foto della ricevuta sull'app mobile SAP Concur, ExpenseIT. I modelli di intelligenza artificiale estraggono l'importo del pagamento, la data, l'imposta, l'imposta sul valore aggiunto, se applicabile, e altre informazioni pertinenti e compilano automaticamente la nota spese.

Il software deduce anche la categoria di spesa: può distinguere una bolletta di un hotel da una ricevuta del gas, ad esempio. Ciò significa che un dipendente può inviare senza problemi una spesa con il semplice scatto di una foto, prima ancora di allontanarsi dalla pompa, offrendo ai team finanziari una visibilità in tempo reale sulle spese per garantire il rispetto delle policy di T&E.

Secondo i dati di SAP Concur, solo l'1,2% delle segnalazioni archiviate tramite ExpenseIT viene restituito al dipendente. Questa efficienza consente di risparmiare: per ogni 1.000 report che un'organizzazione gestisce utilizzando Concur, riduce 273 ore di lavoro e 47.320 dollari di costi di produttività. In alcuni Paesi, le aziende possono anche usufruire dei vantaggi fiscali per le segnalazioni presentate tempestivamente.

In futuro, questi miglioramenti in termini di visibilità e trasparenza potrebbero portare benefici che vanno oltre i risparmi. Con l'inasprimento dei requisiti di sostenibilità in tutto il mondo, i dati di viaggio digitalizzati aiuteranno le aziende a documentare la loro impronta di carbonio e forse anche a ridurla.

«Immagina un mondo in cui il tuo strumento di prenotazione consigli automaticamente un volo sull'aereo più efficiente in termini di consumo di carburante o una prenotazione presso un ristorante locale a km zero», afferma Wallace. «Esporre le implicazioni ambientali di ciascuna opzione aiuterà i dipendenti a fare scelte migliori».

Con l'accesso ai dati di spesa in tempo reale di Mastercard, SAP Concur può continuare ad aggiornare i suoi modelli di intelligenza artificiale per abilitare più nuove funzioni, consentendo al software di gestire ogni fase, dalla richiesta di viaggio al rimborso. "Non si tratta solo di rendicontazione delle spese", afferma Juneau. "Questo migliorerà l'intero processo end-to-end, a partire dalla prenotazione. Vogliamo restituire ai dipendenti il loro tempo, che si tratti di viaggiatori o di persone che lavorano nel settore finanziario e contabile, in modo che possano concentrarsi su altre priorità strategiche".