За да са в крак с ерата на незабавните преживявания и незабавното потвърждаване, всички видове предприятия се обръщат към виртуалните карти, за да осигурят лекотата, сигурността и ефективността на цифровизацията в своите операции. Какво точно представляват виртуалните карти и как функционират те?

Виртуалните карти са все по-разпространена опция за плащане в B2B разплащанията. Това са временни номера на карти, които се генерират на случаен принцип и са свързани с финансираща сметка с установена кредитна линия. Обикновено те се използват за конкретна транзакция или за определен период от време. Те често се интегрират в счетоводни системи, системи за планиране на ресурсите на предприятието и системи за управление на разходите, за да се оптимизират процесите в задния офис, включително да се автоматизира съгласуването.

Виртуалните карти се различават по това, че нямат физическа карта, но иначе работят по сходен начин за покупки - с 16-цифрен номер на картата, дата на изтичане на валидността и трицифрен CVC код. Някои виртуални карти могат дори да се добавят към мобилни портфейли за плащане с докосване, точно както цифровите версии на потребителските кредитни или дебитни карти. 

Виртуалните карти работят като традиционните разплащателни карти, но фирмите, които ги използват, имат по-голям контрол върху разходите. Те могат да персонализират параметрите, а картите могат да бъдат свързани с конкретни бизнес звена или проекти за подобряване на мониторинга, съгласуването и управлението на фактури.

Виртуалните карти могат да се генерират незабавно и да се използват за онлайн плащания - не е необходимо да се чака физическата карта да пристигне по пощата.

Виртуалните карти предлагат на бизнеса възможност за персонализиране на контрола на разходите, включително ограничения на бюджета, продължителността на използване на картата - например един ден или една седмица - и местата, където може да се използва картата, например чрез посочване на конкретни търговци или само определени кодове на търговци. Например виртуална карта, издадена за покриване на разходите за вечеря на клиент, не може да се използва за закупуване на нов тоалет в близкия търговски център.

Предимствата на виртуалните карти са същите като тези на пластмасовите карти - удобство и сигурност, но освен това те предлагат контрол на разходите и по-голяма гъвкавост чрез нови случаи на използване на плащанията.

Тези предимства важат и за двете страни на търговските сделки. За търговците или доставчиците приемането на виртуални карти може да осигури сигурност на плащанията и да помогне за намаляване на дните на неизплатени продажби, които се отнасят до средния брой дни, необходими на компанията да събере плащане за дадена продажба, и са показател за оборотния капитал.

За разлика от традиционните чекове, които все още се използват често при разплащанията между предприятията в САЩ и за чието уреждане обикновено е необходим поне един работен ден, плащанията с виртуални карти се уреждат почти незабавно, което ускорява паричните потоци. Търговците се възползват и от по-подробни данни за плащанията, които могат да им помогнат по пътя към автоматизирано съгласуване.

За купувачите контролът на виртуалните карти е от решаващо значение, тъй като намалява разминаването в бюджетите и гарантира, че средствата се изразходват правилно. Освен това виртуалните карти намаляват риска от измама или злоупотреба, тъй като те могат да бъдат оторизирани само при определени параметри, след което номерът се деактивира. Те могат да предлагат и по-подробно наблюдение, тъй като уникалният номер на картата, използван при всяка трансакция, означава, че тя може да бъде проследена с по-голяма точност, и по-лесно съгласуване, тъй като допълнителните данни позволяват да се направи еднозначно сравнение на плащанията.

Някои виртуални карти могат също така да конвертират валута в реално време, което може да е от полза за компании с международни вериги за доставки. За да се разширят случаите на използване на виртуални карти отвъд плащанията онлайн и по телефона, мобилните виртуални карти - при които картата се съхранява в мобилен портфейл и се използва за безконтактни плащания - пренасят лекотата на плащанията на дребно с докосване върху корпоративните транзакции.

Предприятията използват виртуални карти при все повече обстоятелства - навсякъде, където има нужда от повишена ефективност и по-голям контрол, гъвкавост и сигурност. Ето някои от начините, по които Mastercard използва предимствата на виртуалните карти в широк и нарастващ спектър от индустрии.

Корпоративни пътувания: Служебните пътувания се възстановиха, но много компании все още се борят със сложни и остарели процеси за възстановяване на разходи. Виртуалните карти могат да се използват за резервиране на пътувания и покриване на разходите за развлечения на клиенти, с персонализирани контроли за управление на разходите и безпроблемно съгласуване на разходите с подобрени данни. А с мобилните виртуални карти пътуващите често и по време на път могат просто да докоснат пръста си, за да платят за хотели, храна или допълнителни разходи там, където се приемат безконтактни плащания.

Мобилните виртуални карти имат допълнително ниво на сигурност, наречено токенизация: Всяка карта, съхранявана в цифров портфейл, използва техника за криптиране, която замества номера на сметката на картата с алтернативен номер на картата, наречен токен, така че действителните данни за сметката никога не се споделят по време на транзакция.

В зависимост от фирмената политика на пътуващите по работа, които разполагат с виртуални карти, може да не се налага да следят купища физически разписки. Виртуалните карти също така премахват необходимостта да плащате с лична карта и да чакате възстановяване на сумата.

Виртуални карти могат да се издават и на кандидати за работа за покриване на разходи по време на процеса на набиране на персонал или за заплащане на разходи за преместване или временно настаняване на служители, които се местят.

Търговски изложения, събития и конференции: За организаторите на събития може да е трудно да управляват бюджетите на много проекти и доставчици едновременно - и е лесно разходите да нараснат. Виртуалните карти могат да опростят плащанията и отчитането и да помогнат за поддържане на събитията в рамките на определен бюджет чрез контролни механизми, като същевременно предлагат гъвкавост за добавяне на средства към бюджета при необходимост.

В зависимост от фирмената политика на пътуващите по работа, които разполагат с виртуални карти, може да не се налага да следят купища физически разписки. Виртуалните карти също така премахват необходимостта да плащате с лична карта и да чакате възстановяване на сумата.

Виртуални карти могат да се издават и на кандидати за работа за покриване на разходи по време на процеса на набиране на персонал или за заплащане на разходи за преместване или временно настаняване на служители, които се местят.

Здравеопазване и застраховане: Всеки, който е посещавал лекар през последните няколко десетилетия, знае, че фактурирането на медицински услуги е сложно и бавно. Не е по-различно и за лекарския кабинет или болницата, които се занимават с одобряване и изплащане на обезщетения. Доставчиците на здравни услуги често се сблъскват с пречки при уреждането на искове със застрахователните компании поради наличието на наследени системи, които са тежки за хартия и забавят плащанията, предизвикват проблеми с паричните потоци и увеличават разходите за заеми. Чрез вграждането на виртуални карти в платформите за обработка на претенции, които свързват застрахователните компании с доставчиците на здравни услуги, всички се възползват от по-бързи плащания, по-добра видимост на състоянието на претенциите и по-лесно съгласуване.

Управление на автопарка: За мениджърите на автопаркове, които търсят начини да управляват разходите за гориво и поддръжка и да гарантират, че шофьорите спазват фирмената политика, мобилните виртуални карти могат да бъдат свързани с конкретен автомобил, за да се проследява използването на гориво, например, или дори с конкретни бензиностанции, с които компанията има преференциални партньорства. Подробните данни за транзакциите могат да помогнат на мениджърите на автопаркове да вземат по-информирани решения, включително начини за намаляване на разходите за гориво, управление на шофьорите и оптимизиране на маршрутите.

Предприятията могат да стартират виртуални карти директно чрез банката издател, но за да извлекат максимална полза, те могат да работят с доставчиците на технологичен софтуер, за да интегрират картите в своите цифрови бизнес платформи, като например системи за планиране на ресурсите на предприятието или системи за снабдяване, което може допълнително да ускори и опрости начина им на работа. Вграждането на плащанията в тези платформи може да намали триенето и разходите по транзакциите и да предложи повече данни и информация, услуги с добавена стойност и дори възможност за достъп до кредити и финансиране.

Когато виртуалните карти са достъпни чрез инструментите, които бизнесът използва всеки ден, плащането може да се превърне в естествено продължение на неговите операции. Управлението на B2B плащанията изискваше прескачане между множество бизнес платформи, но вграждането на виртуални карти отваря вратата за нови, по-удобни преживявания, при които плащанията са безпроблемно вплетени в платформите, около които предприятията организират бизнеса си.

Когато избирате доставчик на виртуални карти, обърнете внимание на възможността за интегриране със съществуващите системи, широкия обхват, надеждния контрол на картите и отличното потребителско изживяване от край до край.

Едно от най-големите предимства на виртуалните карти е способността им да бъдат вградени в съществуващите работни процеси на компанията, например в системите, които се използват за счетоводство, касови операции или снабдяване. Избирайки доставчик с множество софтуерни интеграции, фирмите могат лесно да включат виртуалните карти в съществуващите си инструменти, за да отключат ефективност и да подобрят процесите в бек-офиса.   

Търсенето на доставчици с широки глобални мрежи за приемане на карти също е важно за оптимизиране на местата, където фирмите и техните служители могат да използват своите виртуални карти. Тъй като все повече виртуални карти се активират за мобилни портфейли, е важно да разгледате доставчик с голям глобален отпечатък от обекти, поддържащи безконтактни устройства.

Също така е важно да изберете наличните контроли в зависимост от нуждите на бизнеса. Например, ако фирмата иска да подобри спазването на изискванията за пътувания и развлечения и да гарантира, че служителите не надвишават допустимите разходи, докато пътуват по работа, помислете дали да не дадете приоритет на доставчик, който предлага надежден контрол на разходите.

Изборът на доставчик, който дава възможност транзакциите с виртуални карти да се обработват директно в банката или при получателя - без да е необходимо ръчно да се преглеждат имейли, което е бавен, ръчен и рисков процес - също е от ключово значение. Възможността за предоставяне на бързи и сигурни плащания от край до край е бъдещето на B2B плащанията.