Следующий этап развития деловых поездок — автономия. Что нужно сделать, чтобы ИИ достиг этого уровня?

Ажиотаж вокруг ИИ часто сосредоточен на том, что он может делать. Может ли он бронировать поездки? Может ли он оптимизировать маршруты? Может ли он автоматизировать отчетность по расходам? Все чаще ответом на все три вопроса является «да».

Исследование Mastercard показало, что 62 % организаций уже полностью внедрили ИИ в свои программы T&E или активно расширяют его использование. От автоматического согласования и управления сбоями до поддержки путешественников в режиме реального времени и мониторинга соблюдения политик — организации находят новые способы применения ИИ на протяжении всей поездки.

Но по мере распространения цифровых инструментов, призванных упростить различные элементы деловых поездок — бронирование, оплату, возмещение расходов, соблюдение нормативных требований, — трое из четырех лиц, принимающих решения в сфере T&E, говорят, что деловые поездки Become сложнее, а не проще, чем два года назад. И 87 % лиц, принимающих решения в сфере T&E, утверждают, что ИИ развивается быстрее, чем большинство организаций успевают эффективно его внедрять.

Это связано с тем, что эффективность автономных систем зависит от среды, в которой они работают. Возможно, им это не нравится, но сотрудникам приходится ориентироваться в разрозненных процессах: бронировать поездки в одной системе, оплачивать их через другую, а сверять расходы — в третьей. ИИ не будет жаловаться, но он не сможет эффективно работать, если данные, средства контроля и рабочие процессы разрознены и рассредоточены по разным платформам.

Для принятия автономных решений агенту ИИ необходим доступ к корпоративным политикам, бюджетным параметрам, предпочтениям путешественников, информации о поставщиках и платежным данным. Ему необходима прозрачность происходящего и полномочия действовать в рамках четко определенных ограничений. 

Следующий этап трансформации T&E — это не просто внедрение ИИ. Речь идет о соединении уровней, которые позволяют ИИ эффективно работать и создавать более удобный пользовательский опыт.

На протяжении десятилетий большинство организаций управляли бронированием поездок, платежами и отчетностью по расходам как отдельными функциями. Но по мере того как поездки Become более стратегическими, а ИИ — Become более функциональным, эти разрозненные системы превращаются в барьеры.

Успеха добьются те организации, которые создадут взаимосвязанную экосистему, где данные о бронировании, платежах, расходах и финансах будут беспрепятственно перемещаться. Эта основа обеспечивает прозрачность в реальном времени, соблюдение политик в момент совершения расходов и достоверные данные, необходимые автономным системам.

Именно здесь программы корпоративных карт, в частности виртуальные карты, начинают играть более важную роль. Корпоративные карты все чаще выступают не просто как платежные инструменты, а как связующее звено между процессами организации поездок, учета расходов и финансовыми рабочими процессами, предоставляя данные, средства контроля и прозрачность, необходимые для снижения риска мошенничества, соблюдения политики поездок, улучшения сверки данных и ускорения принятия интеллектуальных решений.

Сотрудник запрашивает бюджет на командировочные расходы (T&E), и после его одобрения автоматически генерируется номер виртуальной карты для бронирования и других транзакций. Платежи с помощью виртуальной карты, будь то онлайн или через мобильный кошелек, напрямую и без проблем попадают в процесс учета расходов. 

Интеграция данных в режиме реального времени здесь критически важна: она позволяет организациям проактивно обеспечивать соблюдение политик, а не выявлять проблемы уже после того, как средства были потрачены, и дает возможность быстрее реагировать на быстро меняющиеся риски или сбои в поездках.

Организации, получающие наибольшую выгоду от ИИ, не обязательно будут обладать самыми передовыми алгоритмами. Именно они создадут взаимосвязанные системы, обеспечат достоверность данных и интегрируют рабочие процессы, способные обеспечить более автономные методы работы.