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2024年6月5日
要了解員工有多害怕填寫費用報告，請考慮以下情況： SAP Concur 在 2019 年進行的一項調查顯示 ，近 20% 的商務旅行者表示，他們寧願去牙醫那裡鑽牙也不願填寫費用報告。
費用報銷單因其繁瑣而為人所詬病，對於那些在依賴手工填寫表格的地方工作的人來說，費用報銷單尤其令人頭疼。這些員工經常發現自己要翻閱塞滿收據的信封，瞇著眼睛看模糊的字跡，才能找到他們在鳳凰城乘坐的是哪家出租車公司，或者努力回憶在旅程最後一天誰來參加了歡樂時光。
對於接收報告的人來說，這項工作並不輕鬆。旅遊和娛樂、會計或財務管理人員依靠員工能夠回憶起的任何模糊細節來確認他們的支出是否符合公司政策以及目的地的法規和稅法。
此外，處理報告往往會佔用大量時間，而這些時間本可以更好地用於其他職責。例如，根據 2022 年全球商務旅行協會的一項研究，五分之一的報告包含錯誤或需要澄清——通常是由於一些小問題，例如拼寫錯誤、缺少欄位或日期記錯。平均而言，更正一份報告需要 18 分鐘，成本為 52 美元。在出差是常態，或是每一分鐘都彌足珍貴的公司裡，這筆費用很快就會累積起來。
商務旅行不會消失。儘管混合辦公模式日益普及，但萬事達卡 2023 年的一項研究表明，大型企業計劃在未來幾年增加差旅預算，以推動新的成長。費用報銷制度將繼續存在——但可以變得更簡單。
為了簡化商務旅客及其雇主的流程，萬事達卡正在探索將費用報銷與支付流程整合的方法，以減輕商務旅客和財務經理的負擔。萬事達卡透過專注於與軟體供應商建立合作關係，在推動沿用已久的費用報告現代化方面發揮著至關重要的作用。
以 SAP Concur 為例，SAP Concur 是全球領先的整合差旅和費用管理軟體品牌。兩家公司近期延長了長期合作關係，以進一步簡化費用報銷流程。透過一項新的集成，使用萬事達公司卡進行的消費可以被捕獲並自動填充到 Concur Expense 平台中，如果需要其他信息，該平台可以立即提醒員工。借助這些即時支出數據，公司可以更好地遵守費用政策，而旅客可以透過自動創建費用享受更好的體驗。
萬事達卡全球商業解決方案主管查德華萊士表示：“將軟體與支付相結合，正在從根本上改變公司對差旅和費用的看法。”“我們看到平台正在融合——以前互不相干的系統正在走到一起，以提高效率。”這種影響對員工體驗具有變革性意義——無論對於費用報銷單的編制方還是編制方都是如此。
現在，商務旅客只需刷卡或輕觸付款即可，使用萬事達卡公司帳戶進行的消費會自動輸入 Concur Expense 系統。透過與支付管道集成，SAP Concur 可以自動從萬事達卡的商家網路中提取其他相關信息，例如計程車公司的郵寄地址。
Concur Expense 內建人工智慧技術，還能評估合規性，如果費用有疑問，會立即發送回饋，讓員工不會繼續花費可能無法報銷的錢。
這些功能使公司能夠在 SAP Concur 市場策略主管 Chris Juneau 所說的「關鍵時刻」與用戶建立聯繫：就在他們付款的時候。企業在購買時（在你忘記會議第三晚晚宴上還有哪些人出席之前）要求提供更多信息，可以減少錯誤並加快審批速度。
「人工智慧可以接管更容易出錯的手動任務，而行動應用程式則可以透過旅行者隨身攜帶的設備與他們連接，」朱諾說。
例如，SAP Concur 將人工智慧融入其 Concur Expense 解決方案中，以簡化費用報告流程。商務旅客為租車加油時，可以將收據照片上傳到SAP Concur 行動應用程式ExpenseIT。AI 模型提取付款金額、日期、稅額、增值稅（如適用）及其他相關信息，並自動填寫費用報告。
該軟體還能推斷費用類別——例如，它可以區分飯店帳單和加油收據。這意味著員工只需拍張照片即可輕鬆提交費用，甚至在離開加油站之前即可，使財務團隊能夠即時了解支出情況，以確保差旅費政策的合規性。
根據 SAP Concur 的數據，使用 ExpenseIT 提交的報表中，只有 1.2% 會退回給員工。這種效率帶來了節省：一個組織使用 Concur 處理 1,000 份報告，就能節省 273 小時的工作時間和 47,320 美元的生產力成本。在一些國家，企業如果及時提交報告，還可以享受稅收優惠。
展望未來，這些在可視性和透明度方面的提升，除了節省成本之外，還能帶來其他好處。隨著世界各地對永續發展的要求日益嚴格，數位化旅遊數據將幫助企業記錄其碳足跡，甚至可能減少碳足跡。
「想像一下，如果你的預訂工具能夠自動推薦最省油的飛機航班，或者推薦當地農場直供餐廳的座位，那會是怎樣一番景象？」華萊士說。“揭示每種方案對環境的影響，將有助於員工做出更好的選擇。”
透過存取萬事達卡的即時消費數據，SAP Concur 可以不斷更新其 AI 模型，以實現更多新功能，從而使該軟體能夠管理從差旅申請到報銷的每一個步驟。「這不僅僅是費用報銷的問題，」朱諾說。“這將提升整個端到端流程，從預訂環節開始。”我們希望把時間還給員工，無論是出差人員還是財務會計人員，這樣他們就可以專注於其他策略重點。 」