İş seyahati masraflarını optimize etmenin 18 yolu

Müşteriler, tedarikçiler, ortaklar ve çalışanlarla yüz yüze görüşmek, işletmeniz için güçlü sonuçlar doğurabilir. Aslında, 2023 araştırmasına göre, seyahat karar vericilerinin 88% ' i iş seyahatinin kurumun büyümesi için kritik öneme sahip olduğunu söyledi. Peki önde gelen şirketler, maliyetleri kontrol etme ihtiyacı ile daha fazla yüz yüze etkileşimin faydalarını dengelemek için kurumsal seyahat ve harcama programlarını nasıl yönetiyor?

Önde gelen şirketlerin iş seyahati giderlerini optimize etmek için yolculuklarının her aşamasında uyguladıkları 18 stratejiyi bir araya getirdik. Sizi en çok ilgilendiren bölüme atlayın:

Ancak dijital deneyimlerini yıllarca optimize ettikten sonra e-ticaret ekibi, etkileşimi artırmak için öngörülenlere ilgi çekici ek ürünler önermenin ötesine geçmeye hazırdı. Ana sayfadaki geleneksel makine öğrenimi tabanlı önerilere karşı bir test gerçekleştiren GlassesUSA.com, Dynamic Yield'ın sofistike derin öğrenme algoritmasının tek bir widget ile satın alımlarda 68% ve gelirde 88% artış sağladığını keşfetti.

Uçak bileti, otel ve kara ulaşımı için bir seyahat yönetimi platformu, çalışanlarınızın seyahat tercihlerine de uyan politikaya uygun seçimler yapmasına yardımcı olabilir.

Kurumsal seyahat araçları, birden fazla platform ve sağlayıcıdan gelen ilgili seyahat bilgilerini tek bir yerde birleştirir. Planlar değişirse, platform basit, politikaya uygun yeniden rezervasyon ve iptal seçenekleri de sunabilir.

Konaklama, yemek ve kara ulaşımı için bireysel seyahat harcamalarına sınırlama getirilmesi, aşırı harcamaları önleyebilir ve maliyetlerin kontrol edilmesine yardımcı olabilir. Birçok şirket gezginlere şehre veya varış noktasına özel bütçeler sağlar ve maliyetleri tahmin etmek için seyahat yönetim şirketlerinden, danışmanlardan veya kendi harcama kayıtlarından elde edilen verileri kullanır. Son T&E politikaları anketimize göre, her 10 kişiden 6'sından fazlası T&E politikalarını ve süreçlerini çevrimiçi rezervasyon veya harcama araçlarına yerleştir erek çalışan seçimlerinin şirket politikasına dahil veya hariç olduğunu belirtiyor.

Erken rezervasyonlar genellikle uçak bileti ve konaklamada daha düşük fiyatlar anlamına gelir. Bunu bir uygulama haline getirmek için, kurumsal seyahat politikanız önceden seyahat rezervasyonu yapmak için bir zaman çizelgesi belirleyebilir ve son dakika rezervasyonu yapanlara politika dışına çıktıklarını hatırlatabilir.

Seyahat hizmeti sağlayıcıları, işletmelerle kalıcı ilişkiler kurmanın faydalarının farkındadır. Havayolları, oteller ve araç kiralama şirketleri genellikle şirketinizin benzersiz seyahat ihtiyaçlarına ve hacmine uyacak mümkün olan en iyi fiyatları güvence altına almak için çalışacaktır.

Müzakere sürecini profesyonellere bırakmak istiyorsanız, sizin adınıza kurumsal indirimler üzerinde çalışması ve iş seyahati harcamalarını optimize etmenize yardımcı olması için bir seyahat yönetimi şirketiyle anlaşabilirsiniz.

Kredi kartlarında daha fazla T&E harcaması yakalamak değerli kurumsal faydalar sağlayabilir:

• Kolay erişilebilen işlemler, çalışanların harcamalarını kontrol etmeye ve görünürlüğü artırmaya yardımcı olabilir.
• İşlem düzeyinde sağlam raporlama, ödenecek hesap süreçlerini optimize edebilir.
• Çalışanlar seyahat sigortası, konsiyerj desteği, teletıp ve havaalanı salonlarına erişim alabilirler.

Sanal kartlar ve mobil sanal kartlar başka bir seçenektir. Geçici, rastgele oluşturulmuş kart numaraları kullanırlar ve yerleşik bir kredi limiti olan bir finansman hesabına bağlanırlar. Kartın nasıl, ne zaman ve nerede kullanılacağına ilişkin özelleştirilmiş parametreler belirleme olanağı ile işletmelere harcamalar üzerinde daha fazla kontrol sağlarlar.

61% Seyahat karar alıcıları, kuruluşlarının gezginleri sürdürülebilir seçenekler için rezervasyon yapmaya teşvik ettiğini söyledi. Bu birçok şekilde olabilir. Yaygın yaklaşımlardan biri, demiryolunu hava yolculuğuna tercih eden bölgesel veya ulusal politikalar uygulamaktır. Diğerleri ise hava yoluyla günübirlik seyahatleri en aza indirmek için politikalar belirlemektedir.

Bir diğer önlem de çoklu seyahatleri azaltmaktır. Verimlilik kazanmak için çalışanlarınızı aynı yerde birden fazla toplantı planlamaya teşvik edin veya belirli toplantıları video görüşmelerine kaydırın.

Kara ulaşımı gerekliyse, maliyetleri ve karbon ayak izlerini azaltmak için çalışanları araç paylaşımı veya kiralık araç masraflarını bölüşmeye teşvik edin.

Boş zamanlarında seyahat edenler Covid öncesi trendlere kıyasla daha uzun tatillere çıkmaktadır. İş-yaşam sınırları bulanıklaştıkça, birçok çalışan iş seyahatlerini uzatarak mesai saatleri dışında da varış noktasında zaman geçirmenin keyfini çıkarıyor. Çalışanların "boş zaman" seyahati yapmalarına izin vermek, seyahatlerinin zamanlamasında esnekliği artırabilir ve toplam seyahat maliyetlerini azaltabilir.

Ekibinizin harcama raporları derhal gönderiliyor, ancak inceleme ve onay aşamasında yönetimle oyalanıyor mu?

Birçok işletme için bu süreç karmaşık ve zaman alıcıdır. Açık ve özlü bir gider yönetimi politikasıyla, belirli harcamalara ön yetki vererek ve onay zaman çizelgeleri için beklentiler belirleyerek sizinkini kolaylaştırın.

Sanal kart programı, harcamaları daha hızlı işlemenin bir başka yoludur. Sanal kartlar her kullanıma bağlı gelişmiş verilere sahiptir ve genellikle gider yönetim sistemleriyle entegre edilirler. Bu veri entegrasyonu, finans ekipleri için giderlerin mutabakatının otomatikleştirilmesi de dahil olmak üzere arka ofis süreçlerinizi kolaylaştırabilir.

Seyahat ihtiyacını maliyet tasarrufu önlemleriyle dengelemek için çalışanlardan seyahat deneyimleri hakkında geri bildirim toplayın. Geri bildirim, ekibiniz için hangi harcamaların önemli olduğunu ve çalışan memnuniyetini ve iş büyümesini etkilemeden hangilerini azaltabileceğinizi belirlemenize yardımcı olabilir. Düzenli seyahat sonrası anketler ve çalışan görüşmeleri, gereksiz seyahat harcamalarını azaltma ve politika uyumluluğunu iyileştirme fırsatlarını belirlemenize yardımcı olabilir.

İnsanlar iş dışında da mobil öncelikli ve bulut tabanlı teknolojilerden faydalanmayı bekliyor. Artık pek çok kişi iş yerinde de aynı şeyi bekliyor. Maliyetli hataları azaltmak, zamandan tasarruf etmek ve çalışan memnuniyetini artırmak için gider raporlama sürecinizi otomatikleştirin.

Makbuzların dijital kopyaları gider raporlamasını kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Ekibinizin sadece bir fotoğraf çekerek sorunsuz bir şekilde masraf gönderebildiğini hayal edin. Harcamalara ilişkin gerçek zamanlı görünürlük, finans ekiplerinin T&E politika uyumluluğunu sağlamasına ve kağıt makbuz yığınlarını ortadan kaldırmasına yardımcı olabilir. Vergi kanunları izin veriyorsa, belirli bir tutarın altındaki işlemler için makbuz gerekliliklerinden feragat etmeyi düşünebilirsiniz.

Düzgün bir şekilde kategorize edilmiş seyahat harcamaları, tasarrufları ortaya çıkarmak için harcama eğilimlerini daha kolay analiz etmenizi sağlar. Bir seyahat yönetimi yazılım platformu, kurumsal kart işlemlerini doğrudan kendi sistemine entegre ederek bu süreci basitleştirebilir.

Ekibinizi seyahat harcamalarını doğru şekilde nasıl raporlayacakları konusunda eğitmek, yaygın hatalardan kaçınmalarına ve şirket politikalarına uymalarına yardımcı olacaktır. Yıllık seyahat harcaması 50 milyon doların üzerinde olan şirketlerin 55'inden fazlası% çalışanlarının seyahat ve harcama politikası eğitimini görmelerini veya bu eğitime katılmalarını zorunlu kılmaktadır. Hatta bazı şirketler, çalışanların kurumsal kredi kartı almadan önce bir testten geçmelerini şart koşuyor.

T& E politika uyumluluğunu iyileştirmek ve tasarrufları ortaya çıkarmak için harcama modellerini düzenli olarak gözden geçirin. Seyahat başına ortalama maliyet, politika uyumluluk oranları ve toplam seyahat harcaması gibi temel performans göstergelerini izleyin. Harcamalarınızı sektör kıyaslamalarıyla karşılaştırmak, harcamaları düzene koyma fırsatlarını ortaya çıkarabilir. Sektör dernekleri, danışmanlıklar ve seyahat yönetimi şirketleri genellikle iş seyahatleri için farklı düzeylerde kıyaslama verileri sunar.

İstatistiksel modeller, seyahat modellerini, talep dalgalanmalarını ve fiyatlandırma eğilimlerini tahmin etmek için geçmiş verileri kullanabilir. Bu bilgiler tedarikçi görüşmelerinde yolunuzu bulmanıza, T&E ihtiyaçlarındaki dalgalanmaları öngörmenize ve iş seyahati harcamalarınızı optimize etmenize yardımcı olabilir.

Seyahat masrafları için vergi indirimleri, iş seyahati maliyetini optimize etmeye yardımcı olabilir. Yıl sonunda hangi iş harcamalarının vergi indirimi oluşturduğunu belirlemek için ayrıntılı bir harcama listesi oluşturun (bir harcama yönetimi aracı ile veya olmadan). Uygun harcamalar uçak bileti ve diğer ulaşım, konaklama, yemek, işle ilgili iletişim ve iş etkinliklerinin maliyetini içerebilir.

Daha iyi fiyatlar ve ödeme koşulları üzerinde pazarlık yapma fırsatları bulmak için havayolları, oteller ve araç kiralama şirketleri gibi iş seyahati tedarikçileriyle belirlediğiniz koşulları gözden geçirin. Örneğin, tasarrufları en üst düzeye çıkarmak için ödeme yöntemlerini değiştirmeyi önerebilirler. Sanal kartlar ayrıca fiziksel kurumsal kartlarla aynı kolaylık ve güvenlik avantajlarını sunarken, işlemlerin miktarı, zaman aralığı, türü ve yeri aracılığıyla harcamaları kontrol etmenize olanak tanır.

İş seyahati harcamalarını optimize etmek, seyahat politikalarını ve uygulamalarını planlamayı, izlemeyi ve sürekli iyileştirmeyi içeren stratejik bir yaklaşım gerektirir. Bu 18 strateji sizin ve işletmenizin seyahat maliyetlerini yönetmenize yardımcı olurken, çalışanlarınızın seyahat etme şeklini iyileştirerek işletmenizi ileriye taşıyabilir.