18 วิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ

การพบปะพูดคุยแบบตัวต่อตัวกับลูกค้า ซัพพลายเออร์ พันธมิตร และพนักงาน สามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่แข็งแกร่งสำหรับธุรกิจของคุณได้ ในความเป็นจริง จากการศึกษาในปี 2023 พบว่า 88% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการเดินทางระบุว่า การเดินทางเพื่อธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการขับเคลื่อนการเติบโตขององค์กร ดังนั้น บริษัทชั้นนำต่างๆ จึงบริหารจัดการโปรแกรมการเดินทางและการเบิกค่าใช้จ่ายขององค์กรอย่างไร เพื่อสร้างสมดุลระหว่างความจำเป็นในการควบคุมต้นทุนกับประโยชน์ของการมีปฏิสัมพันธ์แบบพบปะพูดคุยมากขึ้น?

เรารวบรวม 18 กลยุทธ์ที่บริษัทชั้นนำนำไปใช้ในทุกขั้นตอนของการเดินทางเพื่อธุรกิจ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ไปยังส่วนที่คุณสนใจมากที่สุด:

แต่หลังจากทุ่มเทหลายปีในการปรับปรุงประสบการณ์ดิจิทัล ทีมอีคอมเมิร์ซก็พร้อมที่จะก้าวไปไกลกว่าการแนะนำผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมที่น่าสนใจ ไปสู่การแนะนำผลิตภัณฑ์ที่คาดว่าจะช่วยกระตุ้นการมีส่วนร่วมได้ และหลังจากทำการทดสอบเปรียบเทียบกับระบบแนะนำสินค้าแบบดั้งเดิมที่ใช้แมชชีนเลิร์นนิงบนหน้าแรก GlassesUSA.com ก็พบว่า อัลกอริทึมการเรียนรู้เชิงลึก ที่ซับซ้อนของ Dynamic Yield สามารถเพิ่มยอดขายได้ถึง 68% และเพิ่มรายได้ถึง 88% จากสินค้าเพียงชิ้นเดียว

แพลตฟอร์มบริหารจัดการการเดินทางสำหรับตั๋วเครื่องบิน โรงแรม และการขนส่งภาคพื้นดิน สามารถช่วยให้พนักงานของคุณเลือกใช้ตัวเลือกที่สอดคล้องกับนโยบายและตรงกับความต้องการในการเดินทางของพวกเขาได้

เครื่องมือสำหรับการเดินทางขององค์กรจะรวบรวมข้อมูลการเดินทางที่เกี่ยวข้องจากหลายแพลตฟอร์มและผู้ให้บริการมาไว้ในที่เดียว หากแผนการเปลี่ยนแปลง แพลตฟอร์มอาจเสนอตัวเลือกการจองใหม่และการยกเลิกที่ง่ายและเป็นไปตามนโยบาย

การกำหนดวงเงินสูงสุดสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางส่วนบุคคล ทั้งค่าที่พัก ค่าอาหาร และค่าเดินทางภาคพื้นดิน สามารถป้องกันการใช้จ่ายเกินงบและช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายได้ บริษัทหลายแห่งจัดงบประมาณเฉพาะเมืองหรือจุดหมายปลายทางให้แก่นักเดินทาง และใช้ข้อมูลจากบริษัทจัดการการเดินทาง ที่ปรึกษา หรือบันทึกค่าใช้จ่ายของตนเองในการประมาณการต้นทุน จากผลสำรวจนโยบายการเดินทางและการบันเทิงล่าสุดของเรา พบว่ากว่า 6 ใน 10 บริษัทได้ผนวกนโยบายและกระบวนการด้านการเดินทางและการบันเทิงเข้ากับระบบการจองออนไลน์หรือเครื่องมือการเบิกค่าใช้จ่าย เพื่อระบุว่าการตัดสินใจของพนักงานนั้นอยู่ในขอบเขตหรือนอกเหนือจากนโยบายของบริษัท

การจองล่วงหน้ามักจะหมายถึงราคาตั๋วเครื่องบินและที่พักที่ถูกกว่า เพื่อให้การดำเนินการนี้เป็นไปอย่างสม่ำเสมอ นโยบายการเดินทางของบริษัทของคุณสามารถกำหนดระยะเวลาสำหรับการจองการเดินทางล่วงหน้า และแจ้งเตือนผู้ที่จองในนาทีสุดท้ายเมื่อพวกเขาอยู่นอกเหนือขอบเขตของนโยบายได้

ผู้ให้บริการด้านการท่องเที่ยวเข้าใจถึงประโยชน์ของการสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนกับธุรกิจต่างๆ สายการบิน โรงแรม และบริษัทให้เช่ารถยนต์มักจะพยายามหาอัตราค่าบริการที่ดีที่สุดเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการและปริมาณการเดินทางเฉพาะของบริษัทของคุณ

หากคุณต้องการปล่อยให้กระบวนการเจรจาต่อรองเป็นหน้าที่ของมืออาชีพ คุณสามารถว่าจ้างบริษัทจัดการการเดินทางเพื่อช่วยเจรจาต่อรองส่วนลดสำหรับองค์กรในนามของคุณ และช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจได้

การเพิ่มปริมาณการใช้จ่ายด้านการเดินทางและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ผ่านบัตรเครดิต สามารถสร้างประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรได้:

• การทำธุรกรรมที่เข้าถึงได้ง่ายจะช่วยควบคุมการใช้จ่ายของพนักงานและเพิ่มความโปร่งใส
• การรายงานข้อมูลระดับธุรกรรมที่ครอบคลุมสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้ได้
• พนักงานสามารถได้รับประกันภัยการเดินทาง บริการดูแลช่วยเหลือพิเศษ บริการแพทย์ทางไกล และ Access ห้องรับรองในสนามบิน

บัตรเสมือนและบัตรเสมือนบนมือถือเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง พวกเขาใช้หมายเลขบัตรชั่วคราวที่สร้างขึ้นแบบสุ่ม และเชื่อมโยงกับบัญชีเงินทุนที่มีวงเงินเครดิตที่กำหนดไว้แล้ว บัตรเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ควบคุมการใช้จ่ายได้มากขึ้น โดยสามารถกำหนดพารามิเตอร์ที่กำหนดเองได้เกี่ยวกับวิธีการ เวลา และสถานที่ในการใช้บัตร

61% ของผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านการท่องเที่ยวกล่าวว่า องค์กรของพวกเขาสนับสนุนให้นักท่องเที่ยวจองที่พักหรือการเดินทางที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในหลายรูปแบบ แนวทางหนึ่งที่นิยมใช้คือการนำนโยบายระดับภูมิภาคหรือระดับชาติมาใช้ เพื่อ สนับสนุนการเดินทางโดยรถไฟมากกว่าการเดินทางโดยเครื่องบิน บางประเทศกำหนดนโยบายเพื่อลดการเดินทางโดยเครื่องบินแบบไปเช้าเย็นกลับให้น้อยที่สุด

มาตรการอีกอย่างหนึ่งคือการลดจำนวนเที่ยวเดินทาง สนับสนุนให้พนักงานของคุณนัดหมายการประชุมหลายครั้งในสถานที่เดียวกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ หรือเปลี่ยนการประชุมบางส่วนเป็นการประชุมทางวิดีโอ

หากจำเป็นต้องใช้การขนส่งทางบก ควรสนับสนุนให้พนักงานแบ่งค่าใช้จ่ายในการใช้บริการรถร่วมหรือรถเช่า เพื่อลดต้นทุนและลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์

นักท่องเที่ยวที่เดินทางเพื่อพักผ่อนใช้เวลาวันหยุดยาวนานขึ้น เมื่อเทียบกับช่วงก่อนเกิดโควิด-19 เนื่องจากขอบเขตระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวเริ่มเลือนลาง พนักงานจำนวนมากจึงขยายเวลาการเดินทางเพื่อธุรกิจเพื่อเพลิดเพลินกับเวลาพักผ่อน ณ จุดหมายปลายทางในช่วงเวลาที่ไม่ใช่เวลาทำงาน การอนุญาตให้พนักงานเดินทางแบบ "bleisure" (การเดินทางเพื่อธุรกิจควบคู่กับการพักผ่อน) สามารถเพิ่มความยืดหยุ่นในเรื่องช่วงเวลาการเดินทางและลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางโดยรวมได้

รายงานค่าใช้จ่ายของทีมคุณส่งตรงเวลา แต่กลับค้างอยู่ที่ขั้นตอนการตรวจสอบและอนุมัติของฝ่ายบริหารใช่หรือไม่?

สำหรับธุรกิจหลายแห่ง กระบวนการนี้มีความซับซ้อนและใช้เวลานาน ปรับปรุงกระบวนการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยนโยบายการจัดการค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนและกระชับ รวมถึงการอนุมัติค่าใช้จ่ายบางรายการล่วงหน้า และการกำหนดระยะเวลาในการอนุมัติที่คาดหวังไว้

โปรแกรมบัตรเสมือนจริงเป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้การประมวลผลค่าใช้จ่ายรวดเร็วยิ่งขึ้น บัตรเสมือนมีข้อมูลที่เชื่อมโยงกับการใช้งานแต่ละครั้งอย่างละเอียด และมักจะผสานรวมเข้ากับระบบการจัดการค่าใช้จ่าย การผสานรวมข้อมูลนี้สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานเบื้องหลังของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมถึงการทำให้การกระทบยอดค่าใช้จ่ายสำหรับทีมการเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ

รวบรวมความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับประสบการณ์การเดินทาง เพื่อสร้างความสมดุลระหว่างความจำเป็นในการเดินทางกับมาตรการประหยัดค่าใช้จ่าย คำติชมสามารถช่วยระบุได้ว่าค่าใช้จ่ายใดมีความสำคัญต่อทีมของคุณ และค่าใช้จ่ายใดที่คุณสามารถลดลงได้โดยไม่กระทบต่อความพึงพอใจของพนักงานและการเติบโตของธุรกิจ การสำรวจหลังการเดินทางและการสัมภาษณ์พนักงานเป็นประจำจะช่วยให้คุณระบุโอกาสในการลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่ไม่จำเป็นและปรับปรุงการปฏิบัติตามนโยบายได้

นอกเหนือจากเวลาทำงานแล้ว ผู้คนคาดหวังเทคโนโลยีที่สะดวกสบาย เน้นการใช้งานบนมือถือ และใช้เทคโนโลยีบนระบบคลาวด์ ปัจจุบันหลายคนคาดหวังเช่นเดียวกันในที่ทำงาน ใช้ระบบอัตโนมัติในการรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อลดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง ประหยัดเวลา และเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

สำเนาใบเสร็จรับเงินแบบดิจิทัลช่วยให้การรายงานค่าใช้จ่ายมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ลองนึกภาพว่าถ้าทีมของคุณสามารถส่งใบเบิกค่าใช้จ่ายได้อย่างราบรื่นเพียงแค่ถ่ายรูปครั้งเดียวจะเป็นอย่างไร การมองเห็นภาพรวมการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์จะช่วยให้ทีมการเงินมั่นใจได้ว่าการดำเนินงานเป็นไปตามนโยบายค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าใช้จ่ายอื่นๆ และลดจำนวนใบเสร็จรับเงินที่เป็นกระดาษลงได้ หากกฎหมายภาษีอนุญาต คุณอาจพิจารณายกเว้นข้อกำหนดเรื่องใบเสร็จรับเงินสำหรับธุรกรรมที่มีมูลค่าต่ำกว่าจำนวนที่กำหนด

การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายในการเดินทางอย่างเหมาะสมจะช่วยให้คุณวิเคราะห์แนวโน้มการใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น และนำไปสู่การประหยัดค่าใช้จ่ายได้สะดวกยิ่งขึ้น แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์บริหารจัดการการเดินทางสามารถทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นได้โดยการผสานรวมธุรกรรมบัตรเครดิตขององค์กรเข้ากับระบบโดยตรง

การให้ความรู้แก่ทีมงานเกี่ยวกับวิธีการรายงานค่าใช้จ่ายในการเดินทางอย่างถูกต้อง จะช่วยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปและปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทได้ กว่า 55% ของบริษัทที่มีค่าใช้จ่ายในการเดินทางต่อปีมากกว่า 50 ล้านดอลลาร์ กำหนดให้พนักงานต้องดูหรือเข้าร่วมการฝึกอบรมเกี่ยวกับนโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่าย บางบริษัทถึงกับกำหนดให้พนักงานต้องผ่านการทดสอบก่อนที่จะได้รับบัตรเครดิตของบริษัท

ตรวจสอบรูปแบบการใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอเพื่อปรับปรุง การปฏิบัติตามนโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่าย และประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น ติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก เช่น ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อการเดินทาง อัตราการปฏิบัติตามนโยบาย และค่าใช้จ่ายในการเดินทางทั้งหมด การเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายของคุณกับเกณฑ์มาตรฐานของอุตสาหกรรม สามารถช่วยให้คุณเห็นโอกาสในการปรับปรุงการใช้จ่ายให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น สมาคมอุตสาหกรรม บริษัทที่ปรึกษา และบริษัทบริหารจัดการการเดินทาง มักนำเสนอข้อมูลการเปรียบเทียบมาตรฐานสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจในระดับที่แตกต่างกันไป

แบบจำลองทางสถิติสามารถใช้ข้อมูลในอดีตเพื่อคาดการณ์รูปแบบการเดินทาง ความผันผวนของอุปสงค์ และแนวโน้มราคาได้ ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะช่วยคุณในการเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์ คาดการณ์ความผันผวนของความต้องการด้านค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าที่พัก และเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจของคุณ

การหักลดหย่อนภาษีสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจได้ จัดทำรายการค่าใช้จ่ายโดยละเอียด (โดยใช้หรือไม่ใช้เครื่องมือบริหารจัดการค่าใช้จ่ายก็ได้) เพื่อระบุว่าค่าใช้จ่ายในการทำงานใดบ้างที่สามารถนำมาหักลดหย่อนภาษีได้เมื่อสิ้นปี ค่าใช้จ่ายที่สามารถนำมาหักลดหย่อนได้ ได้แก่ ค่าตั๋วเครื่องบินและค่าเดินทางอื่นๆ ค่าที่พัก ค่าอาหาร ค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ และกิจกรรมทางธุรกิจ

เพื่อหาโอกาสในการเจรจาต่อรองราคาและเงื่อนไขการชำระเงินที่ดีกว่า ให้ตรวจสอบเงื่อนไขที่คุณได้ตกลงไว้กับผู้ให้บริการด้านการเดินทางเพื่อธุรกิจ เช่น สายการบิน โรงแรม และบริษัทให้เช่ารถยนต์ ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจแนะนำให้เปลี่ยนวิธีการชำระเงินเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายให้ได้มากที่สุด บัตรเสมือนจริงยังมอบความสะดวกสบายและความปลอดภัยเช่นเดียวกับบัตรองค์กรแบบปกติ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณควบคุมการใช้จ่ายได้ โดยกำหนดจำนวนเงิน ระยะเวลา ประเภท และสถานที่ในการทำธุรกรรม

การบริหารจัดการค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจให้เหมาะสมที่สุดนั้น จำเป็นต้องใช้แนวทางเชิงกลยุทธ์ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการวางแผน การติดตาม และการปรับปรุงนโยบายและแนวปฏิบัติด้านการเดินทางอย่างต่อเนื่อง กลยุทธ์ทั้ง 18 ข้อนี้สามารถช่วยคุณและธุรกิจของคุณจัดการค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้ พร้อมทั้งปรับปรุงวิธีการเดินทางของพนักงานเพื่อขับเคลื่อนธุรกิจของคุณให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้น