Četiri načina na koja menadžment T & E može pratiti poslovna putovanja

Najtačnija predviđanja su obično najpodatnija. Uzmimo kontrastna predviđanja iz doba Covid-a da će se poslovna putovanja ili korporativna putovanja u potpunosti oporaviti ili ne bi u potpunosti oporavila.

Nekako su oba predviđanja bila tačna. I putovanja i troškovi (T&E), takođe poznati kao putovanja i zabava, menadžeri moraju da shvate zašto.

Najnovije brojke predviđaju da će potrošnja T & E oporaviti svoju visinu 2019. od 1.4 biliona dolara negde 2024. godine i dostići 1,8 biliona dolara 2027.1 U tom smislu, poslovna putovanja su na dobrom putu ka potpunom oporavku.

Ipak, putna potrošnja nije isto što i učestalost putovanja ili obim putovanja. Dok se broj poslovnih putovanja povećava, potrošnja na poslovna putovanja raste brže.2

Ljudi putuju duže nego ranije. Daleki jednodnevni izleti ili sastanci preko noći su vani. Višestruki sastanci u regionu, možda prošarani sa produženim periodom rada daleko od kuće, su u.

Teško se može govoriti o vaskrsenju u poslovnim putovanjima kada putovanja i potrošnja nisu sinhronizovani u odnosu na 2019. godinu. Kako se digitalna transformacija bori sa novom hibridnom radnom snagom i rastućom zabrinutošću za životnu sredinu, prikladnija reč je reinkarnacija.

Dakle, kada se 87% donosioca odluka o putovanjima u istraživanju koje sponzoriše Mastercard slažu da su poslovna putovanja na prekretnici sa mogućnošću da se remontuju nasleđeni sistemi, menadžeri T&E programa više ne mogu da funkcionišu kao da je 2019. ponovo

Evo četiri načina na koje mogu da održe korak.

Devet od deset donosioca odluka o putovanjima slaže se da je budućnost T & E konvergencija plaćanja i upravljanja troškovima. Ipak, različite potrebe kupovine i nove vrste troškova znače da 61% donosioca odluka sada kaže da je njihova hibridna ili udaljena radna snaga otežala predviđanje i budžetiranje putnih troškova.

Jedinstveni pristup planiranju resursa preduzeća (ERP) može pomoći obezbeđivanjem jedinstvenog izvora istine i potpune vidljivosti BKSNUMKSB i T&E tokova plaćanja. Ključna nijansa T & E je da su donosioci odluka o putovanjima jednako zainteresovani da pruže tu vidljivost svojim zaposlenima kao i da je dobiju za sebe.

Možda nije iznenađujuće onda, donosioci odluka o putovanjima vide povezivanje ograničenja potrošnje sa načinima plaćanja kao vrhunski globalni diferencijator u narednih pet godina. Međutim, to ne pomaže kada menadžeri putovanja rizikuju neefikasnost u usklađivanju računa, nadzoru, novčanom toku, pa čak i u sprečavanju prevare dopuštajući zaposlenima da koriste lične kartice za putovanja.

Virtuelne kartice nude alternativu. Oni zadržavaju prednosti fizičkih korporativnih kartica, kao što su detaljni podaci o transakcijama za usklađivanje plaćanja jedan na jedan, a istovremeno omogućavaju menadžerima T & E da primene kontrole potrošnje na iznos, vremenski period, vrstu i lokaciju transakcija. Devet od deset donosioca odluka o putovanjima kažu da će virtuelne kartice biti ili uobičajena pojava ili diferencijator za pet godina.

Skoro dve trećine donosioca odluka o putovanjima naišlo je na izazove pružanja efikasnih i pravovremenih informacija o politikama T & E i ažuriranjima hibridnih ili udaljenih radnih snaga, a 89% se slaže da su im potrebne dinamičnije politike T & E.

Pregled procedura politike & može osigurati poslovnu relevantnost definisanjem ciljeva, upoređivanjem u odnosu na konkurente i objedinjavanjem pristupa u odeljenjima i regionima. Teme se mogu kretati od kodova glavne knjige i kodova kategorija trgovaca do jednokratnih plaćanja i troškova iz džepa.

Ipak, jednako važno kao i poslovna relevantnost je poštovanje zaposlenih: 59% donosioca odluka o putovanjima bori se da osigura poštovanje zaposlenih politika potrošnje i kontrola.

Jasne politike prirodno pomažu, ali obaveštenja u realnom vremenu o potrošnji unutar politike nasuprot potrošnji van politike mogu povećati poštovanje zadovoljavanjem potreba putnika u pokretu. Ekološka razmatranja, kao što su ona koja pružaju kalkulatori ugljenika u bankarskim aplikacijama, treba da budu uključeni kao stvar naravno.

Razumevanje uticaja emisije ugljenika izbora putovanja je prioritet broj jedan za poslovne lidere koji postavljaju politike putovanja. Povećane potrebe za praćenjem i izveštavanjem sada znače da 88% donosioca odluka o putovanjima već snabdeva ili planira da obezbedi podatke o ugljen-dioksidu poslovnim putnicima za više informisane potrošnje.

Kao sastavni deo pregleda procedura politike &, pregled održivosti uključuje sva osnovna razmatranja: definisane ciljeve, konkurentske referentne vrednosti i strategije širom korporacije. Ali održivost - ili šire razmatranja zaštite životne sredine, socijalne i upravljanja (ESG) - takođe imaju svoje nagone.

Dva glavna ekološka podsticaja imaju tendenciju da idu ruku pod ruku. Zvanični mandati, poput zabrane francuskih domaćih letova na kratke relacije, često dobro odgovaraju novim prioritetima zaposlenih, kao što su dve trećine ispitanika iz EU i SAD koji sada žele da avionska putovanja teže oporezuju.

Dodatna razmatranja na sličan način prelaze korporativni nivo i nivo zaposlenih. Neki alati za rezervacije na mreži već pružaju informacije o ugljeničnom otisku kako bi pomogli putnicima da izvrše informisanije kupovine. U međuvremenu, menadžeri putovanja mogu koristiti informacije da odrede informisanije politike & procedure.

Upravljanje dobavljačima putovanja nalazi se na preseku isplativosti, zadovoljstva zaposlenih i korporativnih ciljeva. Vešto upravljanje konkurentskim interesima nije uvek lako, a 42% preduzeća primećuje poteškoće u pregovaranju o ugovorima o dobavljačima putnika.5

Poboljšana upotreba ERP podataka stavlja sve kupce u bolju poziciju za pregovore sa dobavljačima. Specifični atribut T & E su dodatni podaci koji mogu doći od kompanije za upravljanje putovanjima (TMC) i globalnog distributivnog sistema (GDS).

TMC upravljaju poslovnim putovanjima kao deo GDS-a, koji kupcima i dobavljačima opslužuje inventar putovanja u realnom vremenu širom globalne putničke mreže. Platna mreža može primati podatke iz TMC-a i uskladiti zapise podataka o putovanjima sa povezanim transakcijama.

Obogaćeni podaci o transakcijama tada pružaju potpuni pregled T & E i omogućavaju menadžerima putovanja da obaveštavaju informisanije kupovine. Primeri uključuju izbegavanje preplaćenih plaćanja ili obezbeđivanje prikladnosti pomoćnih pogodnosti pregovaranih na veliko sa preferiranim dobavljačima.

Očekuje se da će globalna potrošnja na poslovna putovanja dostići nivo iz 2019. godine od 1,4 biliona dolara u 2024. godini i dostići skoro 1,8 biliona dolara do kraja 2027. godine Povećanje odražava stavove 88% donosioca odluka o putovanjima koji se slažu da su poslovna putovanja ključna za pokretanje rasta njihovih organizacija.

Sve to dovodi do velikog pritiska na donosioce odluka o putovanjima - toliko da 85% njih veruje da će uloga glavnog službenika za putovanja (CTO) biti uobičajena za deset godina. Pojednostavljeno upravljanje potrošnjom, prilagođena politika i procedure, ugrađena održivost i kvantifikovane performanse dobavljača ublažiće veliki deo njihovog tereta.

AI će sve više igrati ulogu. Mogao bi delovati kao virtuelni asistent pomažući u rezervacijama pre putovanja i usmeravajući kupovine unutar politike u odnosu na kupovinu van politike tokom putovanja, ili bi mogao personalizovati programe nagrađivanja korporativnih kreditnih kartica kako bi ih učinio relevantnim za vlasnike kartice.

Program T & E usmeren na zaposlene rađa srećne putnike, a 91% donosioca odluka o putovanjima planira ulaganje u veštačku inteligenciju i mašinsko učenje kako bi zaposlenima pružili personalizovanija iskustva putovanja.

Takva investicija izgleda mudro. Najbolji način da T & E menadžer bude u toku sa poslovnim putovanjima je da bude u toku sa samim poslovnim putnicima.

Saznajte više o Mastercardovim T & E konsultantskim uslugama.