Patru moduri prin care managementul T&E poate ține pasul cu călătoriile de afaceri

Cele mai precise predicții sunt de obicei cele mai maleabile. Luați în considerare predicțiile contrastante din era Covid călătoriile de afaceri sau corporative s-ar putea să nu se recupereze complet.

Cumva, ambele predicții au fost corecte. Iar managerii de călătorii și cheltuieli (T&E), cunoscute și sub numele de călătorii și divertisment, trebuie să înțeleagă de ce.

Cele mai recente cifre anticipează că cheltuielile T&E vor reveni la nivelul din 2019 de 1,4 trilioane de dolari cândva în 2024 și vor atinge 1,8 trilioane de dolari în 2027. În acest sens, călătoriile de afaceri sunt pe drumul cel bun spre o redresare completă.

Totuși, cheltuielile de călătorie nu sunt echivalente cu frecvența sau volumul călătoriilor. În timp ce numărul călătoriilor de afaceri este în creștere, cheltuielile pentru călătoriile de afaceri cresc mai repede.2

Oamenii călătoresc pentru perioade mai lungi decât înainte. Excursiile de o zi în locații îndepărtate sau întâlnirile peste noapte nu mai sunt permise. Mai multe întâlniri într-o regiune, poate intercalate cu o perioadă extinsă de muncă departe de casă, sunt în tendințe.

Cu greu se poate vorbi despre o revenire în călătoriile de afaceri atunci când călătoriile și cheltuielile nu sunt aliniate față de 2019. Pe măsură ce transformarea digitală se confruntă cu noi forțe de muncă hibride și preocupări crescânde de mediu, un cuvânt mai potrivit este reîncarnare.

Așadar, când 87% dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor dintr-un sondaj sponsorizat de Mastercard sunt de acord că călătoriile de afaceri sunt la un punct de cotitură, oferind oportunitatea de a moderniza sistemele vechi, managerii programelor de T&E nu mai pot opera ca și cum ar fi din nou 2019.3

Iată patru modalități prin care ei pot ține pasul.

Nouă din zece factori de decizie din domeniul călătoriilor sunt de acord că viitorul T&E constă în convergența gestionării plăților și cheltuielilor. Cu toate acestea, nevoile diferite de achiziție și tipurile noi de cheltuieli fac ca 61% dintre factorii de decizie să spună acum că forța de muncă hibridă sau la distanță a îngreunat prognozarea și bugetarea cheltuielilor de călătorie.

O abordare unificată a planificării resurselor întreprinderii (ERP) poate ajuta prin furnizarea unei surse unice de adevăr și a unei vizibilități complete asupra fluxurilor de plăți B2B și T&E. O nuanță esențială a T&E este că factorii de decizie în călătorii sunt la fel de interesați să ofere această vizibilitate angajaților lor, pe cât sunt de interesați să o obțină pentru ei înșiși.

Poate că nu este surprinzător, factorii de decizie în domeniul călătoriilor consideră legătura dintre limitele de cheltuieli și metodele de plată ca fiind principalul diferențiator global în următorii cinci ani. Cu toate acestea, nu este de ajutor atunci când managerii de călătorii riscă ineficiența în reconcilierea conturilor, supravegherea, fluxul de numerar și chiar prevenirea fraudei, permițând angajaților să utilizeze carduri personale pentru călătorii.

Carduri virtuale oferă o alternativă. Acestea păstrează beneficiile cardurilor corporative fizice, cum ar fi datele detaliate ale tranzacțiilor pentru reconcilierea plăților unu-la-unu, permițând totodată managerilor T&E să aplice controale asupra cheltuielilor în funcție de sumă, perioadă de timp, tip și locație a tranzacțiilor. Nouă din zece decidenți în domeniul călătoriilor afirmă că cardurile virtuale vor deveni fie obișnuite, fie un element de diferențiere în cinci ani.

Aproape două treimi dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor au întâmpinat dificultăți în a furniza informații eficiente și la timp despre politicile și actualizările T&E pentru forțele de muncă hibride sau la distanță, iar 89% sunt de acord că au nevoie de politici T&E mai dinamice.

O revizuire a politicilor și procedurilor poate asigura relevanța afacerii prin definirea obiectivelor, compararea cu concurența și unificarea abordărilor între departamente și regiuni. Subiectele pot varia de la coduri contabile generale și coduri de categorii comerciale la plăți unice și cheltuieli personale.

Totuși, la fel de importantă ca relevanța pentru afaceri este conformitatea angajaților: 59% dintre factorii de decizie în călătorii întâmpină dificultăți în a asigura respectarea de către angajați a politicilor și controalelor de cheltuieli.

Politicile clare ajută în mod natural, dar notificările în timp real despre cheltuielile în conformitate cu politica și cele în afara politicii ar putea îmbunătăți respectarea, satisfăcând nevoile călătorilor în mișcare. Considerațiile de mediu, cum ar fi cele oferite de calculatoarele de carbon din aplicațiile bancare, ar trebui incluse ca o practică standard.

Înțelegerea impactului emisiilor de carbon ale alegerilor de călătorie este prioritatea principală pentru liderii de afaceri care stabilesc politicile de călătorie. Nevoile crescute de urmărire și raportare înseamnă acum că 88% dintre factorii de decizie în călătorii furnizează deja sau intenționează să furnizeze date despre amprenta de carbon călătorilor de afaceri pentru a face cheltuieli mai informate.

Ca parte integrantă a unei revizuiri a politicilor și procedurilor, o revizuire a sustenabilității include toate considerațiile esențiale: obiective definite, repere competitive și strategii la nivel corporativ. Dar sustenabilitatea — sau, mai larg, considerațiile de mediu, sociale și de guvernanță (ESG) — are, de asemenea, propriile sale impulsuri.

Cele două impulsuri principale de mediu tind să meargă mână în mână. Mandatele oficiale, cum ar fi interdicția Franței asupra zborurilor interne pe distanțe scurte, se aliniază adesea cu prioritățile emergente ale angajaților, cum ar fi cele două treimi dintre respondenții din UE și SUA care doresc acum ca transportul aerian să fie impozitat mai sever.

Considerații suplimentare se aplică în mod similar atât la nivel corporativ, cât și la nivelul angajaților. Unele instrumente de rezervare online oferă deja informații despre amprenta de carbon pentru a ajuta călătorii să facă achiziții mai informate. Între timp, managerii de călătorii pot folosi informațiile pentru a stabili politici și proceduri mai bine informate.

Managementul furnizorilor de călătorii se află la intersecția dintre eficiența costurilor, satisfacția angajaților și obiectivele corporative. Gestionarea abilă a intereselor concurente nu este întotdeauna ușoară, iar 42% dintre companii raportează dificultăți în negocierea contractelor cu furnizorii de servicii de călătorie.5

Utilizarea îmbunătățită a datelor ERP plasează toți cumpărătorii într-o poziție mai avantajoasă pentru a negocia cu furnizorii. Un atribut specific T&E este o informație suplimentară care poate proveni de la o companie de gestionare a călătoriilor (TMC) și un sistem global de distribuție (GDS).

TMC-urile gestionează călătoriile de afaceri ca parte a unui GDS, care oferă cumpărătorilor și furnizorilor un inventar de călătorii în timp real într-o rețea globală de călătorii. O rețea de plată poate primi date de la un TMC și poate corela înregistrările de date de călătorie cu tranzacțiile asociate.

Datele tranzacțiilor îmbogățite oferă apoi o imagine de ansamblu completă a T&E și permit managerilor de călătorii să facă achiziții mai informate. Exemplele includ evitarea plăților în exces sau asigurarea adecvării beneficiilor auxiliare negociate în masă cu furnizorii preferați.

Se estimează că cheltuielile globale pentru călătoriile de afaceri vor atinge nivelul din 2019 de 1,4 trilioane de dolari în 2024 și vor ajunge la aproape 1,8 trilioane de dolari până la sfârșitul anului 2027. Creșterea reflectă opiniile a 88% dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor, care sunt de acord că călătoriile de afaceri sunt esențiale pentru stimularea creșterii organizațiilor lor.

Toate acestea contribuie la o presiune considerabilă asupra factorilor de decizie în domeniul călătoriilor — atât de mult încât 85% dintre aceștia cred că un rol de Chief Travel Officer (CTO) va deveni obișnuit în zece ani. Gestionarea simplificată a cheltuielilor, politici și proceduri personalizate, durabilitate integrată și performanță cuantificată a furnizorilor vor reduce semnificativ povara lor.

Inteligența artificială va juca un rol din ce în ce mai mare. Ar putea acționa ca un asistent virtual, ajutând la rezervările înainte de călătorie și ghidând achizițiile conforme sau neconforme cu politica în timpul unei călătorii sau ar putea personaliza programele de recompense ale cardurilor de credit corporative pentru a le face relevante pentru deținătorii de card.

Un program T&E centrat pe angajați generează călători fericiți, iar 91% dintre factorii de decizie în călătorii intenționează să investească în AI și învățare automată pentru a oferi angajaților experiențe de călătorie mai personalizate.

O astfel de investiție pare înțeleaptă. Cel mai bun mod pentru un manager T&E de a ține pasul cu călătoriile de afaceri este să fie la curent cu nevoile călătorilor de afaceri.

Aflați mai multe despre serviciile de consultanță T&E ale Mastercard.