Å møte kunder, leverandører, samarbeidspartnere og ansatte ansikt til ansikt kan gi gode resultater for virksomheten din. Faktisk sier 88% av beslutningstakerne i reisebransjen at forretningsreiser er avgjørende for å skape vekst i organisasjonen, ifølge en studie fra 2023. Så hvordan håndterer ledende selskaper sine reise- og utgiftsprogrammer for å balansere behovet for å kontrollere kostnadene med fordelene ved mer personlig kontakt?

Vi har samlet 18 strategier som ledende selskaper implementerer i alle faser av reisen for å optimalisere utgiftene til forretningsreiser. Gå til den delen som interesserer deg mest:

Men etter å ha optimalisert de digitale opplevelsene sine i årevis, var e-handelsteamet klare til å gå lenger enn å anbefale flere produkter av interesse til dem som var spådd å skape engasjement. Og etter å ha kjørt en test mot de tradisjonelle maskinlæringsbaserte anbefalingene på hjemmesiden, oppdaget GlassesUSA.com at Dynamic Yields sofistikerte deep learning-algoritme var i stand til å øke antall kjøp med 68% og omsetningen med 88%, alt fra en enkelt widget.

En plattform for reiseadministrasjon for flybilletter, hoteller og bakketransport kan hjelpe de ansatte med å ta valg som er i samsvar med retningslinjene, og som samtidig passer deres reisepreferanser.

Verktøy for bedriftsreiser samler relevant reiseinformasjon fra flere plattformer og leverandører på ett sted. Hvis planene endres, kan plattformen også tilby enkle ombookings- og avbestillingsalternativer som er i samsvar med retningslinjene.

Tak på individuelle reiseutgifter for overnatting, måltider og bakketransport kan forhindre overforbruk og bidra til å holde kostnadene under kontroll. Mange selskaper gir de reisende by- eller destinasjonsspesifikke budsjetter og bruker data fra reiseadministrasjonsselskaper, konsulenter eller egne utgiftsregistreringer for å estimere kostnadene. Ifølge vår nylige undersøkelse om retningslinjer på T&E har mer enn 6 av 10 lagt inn retningslinjer og prosesser på T& E i nettbaserte bestillings- eller utgiftsverktøy for å markere om de ansattes valg faller innenfor eller utenfor selskapets retningslinjer.

Tidlig bestilling betyr ofte lavere priser på flybilletter og overnatting. For å gjøre dette til en praksis kan bedriftens retningslinjer for reiser fastsette en tidslinje for forhåndsbestilling av reiser, og minne de som bestiller i siste liten om at de ikke overholder retningslinjene.

Leverandører av reisetjenester forstår fordelene ved å bygge varige relasjoner med bedrifter. Flyselskaper, hoteller og bilutleiefirmaer vil ofte jobbe for å sikre best mulige priser som passer bedriftens unike reisebehov og -volum.

Hvis du ønsker å overlate forhandlingsprosessen til profesjonelle, kan du engasjere et reiseadministrasjonsfirma til å forhandle frem bedriftsrabatter på dine vegne og hjelpe deg med å optimalisere utgiftene til forretningsreiser.

Å fange opp mer T&E-forbruk på kredittkort kan gi verdifulle organisatoriske fordeler:

• Transaksjoner som er enkle å få tilgang til, kan bidra til å kontrollere de ansattes utgifter og øke synligheten.
• Robust rapportering på transaksjonsnivå kan optimalisere kreditorprosessene.
• De ansatte kan få reiseforsikring, concierge-støtte, telemedisin og tilgang til flyplasslounger.

Virtuelle kort og mobile virtuelle kort er et annet alternativ. De bruker midlertidige, tilfeldig genererte kortnumre og er knyttet til en finansieringskonto med en etablert kredittramme. De gir bedrifter mer kontroll over utgiftene ved at de kan angi tilpassede parametere for hvordan, når og hvor kortet brukes.

61% av beslutningstakerne innen reiseliv sier at organisasjonen deres oppfordrer reisende til å bestille bærekraftige alternativer. Dette kan ta mange former. En vanlig tilnærming er å implementere regionale eller nasjonale retningslinjer som favoriserer tog fremfor fly. Andre har retningslinjer for å minimere dagsturer med fly.

Et annet tiltak er å redusere flere reiser. Oppfordre de ansatte til å planlegge flere møter på samme sted for å oppnå effektivitetsgevinster, eller flytt utvalgte møter til videosamtaler.

Hvis bakketransport er nødvendig, bør du oppfordre de ansatte til å dele på kostnadene for samkjøring eller leiebil for å redusere kostnader og karbonavtrykk.

Fritidsreisende tar lengre ferier sammenlignet med trendene før covid. Etter hvert som grensene mellom jobb og fritid viskes ut, forlenger mange ansatte forretningsreisene sine for å nyte tiden på reisemålet når de har fri. Ved å la de ansatte reise på fritiden kan man øke fleksibiliteten når det gjelder tidspunktet for reisen og redusere de totale reisekostnadene.

Blir teamets utgiftsrapporter sendt inn raskt, men blir de liggende hos ledelsen i gjennomgangs- og godkjenningsfasen?

For mange virksomheter er denne prosessen kompleks og tidkrevende. Effektiviser arbeidet ditt med klare og konsise retningslinjer for utgiftshåndtering, forhåndsgodkjenning av visse utgifter og fastsettelse av forventninger til tidsfrister for godkjenning.

Et virtuelt kortprogram er en annen måte å behandle utgifter raskere på. Virtuelle kort har forbedrede data knyttet til hver bruk, og de er ofte integrert med systemer for utgiftshåndtering. Denne dataintegrasjonen kan effektivisere backoffice-prosessene, blant annet ved å automatisere avstemmingen av utgifter for økonomiteamene.

Samle inn tilbakemeldinger fra de ansatte om deres reiseerfaringer for å balansere behovet for reiser med kostnadsbesparende tiltak. Tilbakemeldinger kan hjelpe deg med å finne ut hvilke utgifter som er viktige for teamet ditt - og hvilke du kan redusere uten at det går ut over medarbeidernes tilfredshet og virksomhetens vekst. Regelmessige spørreundersøkelser etter reiser og intervjuer med de ansatte kan hjelpe deg med å identifisere muligheter for å kutte ned på unødvendige reiseutgifter og forbedre etterlevelsen av retningslinjene.

Utenfor jobben forventer folk praktiske mobil-først- og skybaserte teknologier. Mange forventer nå det samme på jobben. Automatiser utgiftsrapporteringsprosessen for å redusere kostbare feil, spare tid og forbedre medarbeidertilfredsheten.

Digitale kopier av kvitteringer kan bidra til å effektivisere utgiftsrapporteringen. Tenk om teamet ditt sømløst kunne sende inn et utlegg med bare et enkelt bilde. Sanntidsoversikt over utgiftene kan hjelpe økonomiteamene med å sikre at retningslinjene for T&E overholdes, og eliminere bunker med papirkvitteringer. Hvis skattereglene tillater det, kan du vurdere å frafalle kravet om kvittering for transaksjoner under et visst beløp.

Med riktig kategoriserte reiseutgifter er det enklere å analysere utgiftstrender og finne besparelser. En programvareplattform for reiseadministrasjon kan forenkle denne prosessen ved å integrere firmakorttransaksjoner direkte i systemet.

Ved å lære opp teamet ditt i hvordan man rapporterer reiseregninger på riktig måte, kan de unngå vanlige feil og følge selskapets retningslinjer. Over 55% av selskaper med årlige reiseutgifter på over 50 millioner dollar krever at de ansatte ser eller deltar på opplæring i reise- og utgiftspolicyer. Noen selskaper krever til og med at de ansatte må bestå en test før de kan få et kredittkort.

Gjennomgå utgiftsmønstrene regelmessig for å forbedre overholdelsen av T&E-policyen og frigjøre besparelser. Overvåk viktige resultatindikatorer, for eksempel gjennomsnittlig kostnad per reise, overholdelse av retningslinjer og totale reiseutgifter. Ved å sammenligne utgiftene dine med bransjestandarder kan du finne muligheter for å effektivisere utgiftene. Bransjeforeninger, konsulentselskaper og reisearrangører tilbyr ofte ulike nivåer av benchmarkingdata for forretningsreiser.

Statistiske modeller kan bruke historiske data til å forutsi reisemønstre, etterspørselssvingninger og pristrender. Denne innsikten kan hjelpe deg med å navigere i leverandørforhandlinger, forutse svingninger i T&E-behov og optimalisere forretningsreisekostnadene dine.

Skattefradrag for reiseutgifter kan bidra til å optimalisere kostnadene ved forretningsreiser. Lag en detaljert utgiftsliste (med eller uten et utgiftshåndteringsverktøy) for å identifisere hvilke arbeidsutgifter som utgjør skattefradrag ved årets slutt. Støtteberettigede utgifter kan omfatte utgifter til flybillett og annen transport, overnatting, måltider, forretningsrelatert kommunikasjon og forretningsarrangementer.

For å finne muligheter til å forhandle frem bedre priser og betalingsvilkår bør du gå gjennom vilkårene du har satt med leverandører av forretningsreiser, som flyselskaper, hoteller og bilutleiefirmaer. De kan for eksempel foreslå å bytte betalingsmåte for å maksimere besparelsene. Virtuelle kort tilbyr også de samme bekvemmelighets- og sikkerhetsfordelene som fysiske firmakort - samtidig som du kan kontrollere utgiftene ved å bestemme beløp, tidsperiode, type og sted for transaksjoner.

Optimalisering av forretningsreisekostnader krever en strategisk tilnærming som innebærer planlegging, overvåking og kontinuerlig forbedring av retningslinjer og praksis for reiser. Disse 18 strategiene kan hjelpe deg og bedriften din med å håndtere reisekostnadene - samtidig som du forbedrer måten medarbeiderne dine reiser på for å drive virksomheten fremover.