Pentru a ține pasul în această eră a experiențelor instantanee și a validării imediate, companiile de toate tipurile apelează la carduri virtuale pentru a aduce ușurința, securitatea și eficiența digitalizării în operațiunile lor. Deci, ce sunt mai exact cărțile virtuale și cum funcționează?

Cardurile virtuale sunt o opțiune de plată în creștere în cadrul plăților B2B. Acestea sunt numere de card temporare, generate aleatoriu și legate de un cont de finanțare care are o linie de credit stabilită. De obicei, acestea sunt utilizate pentru o anumită tranzacție sau pentru o anumită perioadă de timp. Acestea sunt adesea integrate în sistemele de contabilitate, planificare a resurselor întreprinderii și gestionare a cheltuielilor pentru a eficientiza procesele administrative, inclusiv automatizarea reconcilierii.

Cardurile virtuale sunt diferite prin faptul că nu există un card fizic, dar în rest funcționează similar pentru achiziții, având un număr de card de 16 cifre, o dată de expirare și un cod CVC de trei cifre. Unele carduri virtuale pot fi chiar adăugate în portofelele mobile pentru funcționalitatea de plată prin atingere, la fel ca versiunile digitale ale cardurilor de credit sau de debit pentru consumatori.  

Cardurile virtuale funcționează ca și cardurile de plată tradiționale, dar companiile care le utilizează au mai mult control asupra cheltuielilor. Pot personaliza parametrii, iar cardurile pot fi legate de unități de afaceri sau proiecte specifice pentru o monitorizare, reconciliere și gestionare îmbunătățită a facturilor.

Cardurile virtuale pot fi generate instantaneu pentru a fi utilizate pentru plăți online — fără a fi nevoie să așteptați sosirea cardului fizic prin poștă.

Beneficiile cardurilor virtuale sunt aceleași ca și cele ale cardurilor din plastic – confort și securitate, printre altele – dar pe lângă acestea, acestea oferă și control al cheltuielilor și mai multă flexibilitate prin noi cazuri de utilizare a plăților.

Aceste avantaje se aplică ambelor părți ale tranzacțiilor comerciale. Pentru comercianți sau furnizori, acceptarea cardurilor virtuale poate aduce certitudine la plată și poate contribui la reducerea numărului de zile restante la vânzări, care se referă la numărul mediu de zile necesare unei companii pentru a colecta plata unei vânzări și reprezintă un indicator al capitalului de lucru.  

Spre deosebire de cecurile tradiționale, care sunt încă utilizate în mod obișnuit în plățile între companii în SUA și care, în general, durează cel puțin o zi lucrătoare pentru a fi decontate, plățile cu cardul virtual sunt decontate aproape imediat, accelerând fluxul de numerar. Comercianții beneficiază, de asemenea, de date de plată mai detaliate, care îi pot ajuta în parcursul lor către reconcilierea automată.

Pentru cumpărători, controalele cardurilor virtuale sunt esențiale, reducând abuzurile bugetare și asigurând că fondurile sunt cheltuite în mod corespunzător. În plus, cardurile virtuale reduc riscul de fraudă sau utilizare abuzivă, deoarece pot fi autorizate doar în baza unor parametri specifici, după care numărul este dezactivat. De asemenea, acestea pot oferi o monitorizare mai detaliată, deoarece numărul unic al cardului utilizat în fiecare tranzacție înseamnă că aceasta poate fi urmărită cu mai multă precizie și o reconciliere mai ușoară, deoarece datele suplimentare permit potrivirea plăților unu-la-unu.

Unele carduri virtuale pot converti și valuta în timp real, ceea ce poate fi benefic pentru companiile cu lanțuri de aprovizionare internaționale. Pentru a extinde cazurile de utilizare a cardurilor virtuale dincolo de plățile online și telefonice, cardurile virtuale mobile - în care cardul este stocat într-un portofel mobil și utilizat pentru plăți contactless - aduc ușurința plăților cu amănuntul de tip „tap-to-pay” în tranzacțiile corporative.

Companiile utilizează carduri virtuale într-un număr tot mai mare de circumstanțe — oriunde există o nevoie de o eficiență sporită și un control, flexibilitate și securitate sporite. Iată câteva dintre modalitățile prin care Mastercard deblochează beneficiile cardurilor virtuale într-o gamă largă și în continuă creștere de industrii.

Multe companii gestionează mii de furnizori și zeci de mii de facturi. Cardurile virtuale, care includ date bogate despre plăți, pot îmbunătăți fluxul de numerar de ambele părți ale tranzacției, deoarece oferă plăți mai rapide și o reconciliere mai simplă prin conectarea comenzilor, facturilor și a stării plăților. Aceasta, la rândul său, poate consolida relațiile dintre cumpărători și furnizori. Datele la nivel de tranzacție legate de fiecare card virtual, inclusiv datele, suma, articolul și comerciantul, pot fi introduse automat într-un sistem de conturi de plăți fără introducere manuală plictisitoare și predispusă la erori, pentru a permite o eficiență și o precizie sporite.

Călătoriile de afaceri și-au revenit, dar multe companii se confruntă încă cu procese complexe și învechite de cheltuieli și rambursări. Cardurile virtuale pot fi folosite pentru a rezerva călătorii și a acoperi costurile de divertisment ale clienților, cu controale personalizate pentru gestionarea cheltuielilor și o reconciliere perfectă a cheltuielilor cu date îmbunătățite. Iar cu cardurile virtuale mobile, călătorii fideli și călătorii pot pur și simplu să atingă pentru a plăti hoteluri, mese sau cheltuieli neprevăzute acolo unde sunt acceptate plățile contactless. Cardurile virtuale mobile au un nivel suplimentar de securitate numit tokenizare: orice card stocat într-un portofel digital folosește o tehnică de criptare care înlocuiește numărul contului cardului cu un număr alternativ de card numit token, astfel încât detaliile reale ale contului nu sunt niciodată partajate în timpul unei tranzacții.

În funcție de politica companiei, călătorii de afaceri echipați cu carduri virtuale pot să nu fie nevoiți să țină evidența teancurilor de chitanțe fizice. Cardurile virtuale elimină, de asemenea, necesitatea de a plăti cu un card personal și de a aștepta rambursarea.

Cardurile virtuale pot fi emise și candidaților la locuri de muncă pentru a acoperi cheltuielile din timpul procesului de recrutare sau pentru a plăti cheltuielile de mutare sau cazarea temporară a angajaților care se mută.

Pentru organizatorii de evenimente, poate fi dificil să gestioneze bugetele pentru mai multe proiecte și furnizori în același timp - și este ușor ca și costurile să crească exploziv. Cardurile virtuale pot simplifica plățile și raportarea și pot ajuta la menținerea evenimentelor în limitele unui buget specific prin intermediul unor controale, oferind în același timp flexibilitatea de a adăuga bani la un buget, dacă este necesar.

Oricine a vizitat un medic în ultimele decenii știe că facturarea medicală este complexă și lentă. Nu este diferit pentru cabinetul medicului sau spitalul care se ocupă de aprobările și plățile cererilor de despăgubire. Furnizorii de servicii medicale se confruntă adesea cu blocaje în soluționarea cererilor de despăgubire cu companiile de asigurări din cauza sistemelor vechi, încărcate cu hârtie, care întârzie plățile, declanșează probleme de flux de numerar și cresc costurile de împrumut. Prin integrarea cardurilor virtuale în platformele de procesare a cererilor de despăgubire care conectează companiile de asigurări la furnizorii de servicii medicale, toată lumea beneficiază de plăți mai rapide, o vizibilitate mai mare asupra stării cererilor de despăgubire și o reconciliere mai ușoară.

Pentru managerii de flote auto care caută modalități de a gestiona costurile cu combustibilul și întreținerea și de a se asigura că șoferii respectă politica companiei, cardurile virtuale mobile pot fi conectate la un anumit vehicul pentru a urmări consumul de combustibil, de exemplu, sau chiar la anumite benzinării cu care compania are parteneriate preferențiale. Datele detaliate despre tranzacții pot ajuta administratorii de flote să ia decizii mai informate, inclusiv modalități de reducere a costurilor cu combustibilul, de gestionare a șoferilor și de optimizare a rutelor.

Companiile pot lansa carduri virtuale direct prin intermediul băncii emitente, dar pentru a obține cele mai mari beneficii, pot colabora cu furnizorii lor de software tehnologic pentru a integra cardurile în platformele lor digitale de afaceri, cum ar fi sistemele de planificare a resurselor întreprinderii sau de achiziții, ceea ce poate accelera și simplifica și mai mult modul în care acestea lucrează. Integrarea plăților în aceste platforme poate reduce dificultățile și costurile tranzacțiilor și poate oferi mai multe date și informații, servicii cu valoare adăugată și chiar posibilitatea de a accesa credite și finanțare.

Atunci când cardurile virtuale sunt accesate prin intermediul instrumentelor pe care o afacere le folosește zilnic, plata poate deveni o extensie naturală a operațiunilor sale. Gestionarea plăților B2B necesita trecerea de la o platformă la alta, însă integrarea cardurilor virtuale deschide calea către experiențe noi, mai convenabile, în care plățile sunt integrate perfect în platformele în jurul cărora întreprinderile își organizează activitatea.

Atunci când selectați un furnizor de carduri virtuale, căutați capacitatea de integrare cu sistemele existente, o acoperire extinsă, controale robuste ale cardurilor și o experiență excelentă pentru utilizator, de la un punct la altul.

Unul dintre cele mai mari avantaje ale cardurilor virtuale este capacitatea lor de a fi integrate în fluxurile de lucru existente ale unei companii, cum ar fi sistemele utilizate pentru contabilitate, trezorerie sau achiziții. Prin selectarea unui furnizor cu numeroase integrări software, companiile pot integra cu ușurință carduri virtuale în instrumentele existente pentru a debloca eficiență și a îmbunătăți procesele administrative.   

Căutarea furnizorilor cu rețele globale extinse de acceptare a cardurilor este, de asemenea, importantă pentru optimizarea locurilor în care companiile și angajații acestora își pot utiliza cardurile virtuale. Având în vedere că tot mai multe carduri virtuale sunt activate pentru portofelele mobile, este important să se ia în considerare un furnizor cu o amprentă globală extinsă de locații cu plată contactless.

De asemenea, este important să alegeți controalele disponibile în funcție de nevoile afacerii. De exemplu, dacă o companie dorește să îmbunătățească conformitatea cu reglementările privind călătoriile și divertismentul și să se asigure că angajații se încadrează într-o alocație de cheltuieli atunci când călătoresc în interes de afaceri, ia în considerare prioritizarea unui furnizor care oferă controale robuste ale cheltuielilor.

Alegerea unui furnizor care permite procesarea tranzacțiilor cu carduri virtuale direct către bancă sau achitor - fără a fi nevoie de parcurgerea manuală a e-mailurilor, ceea ce reprezintă un proces lent, manual și predispus la riscuri - este, de asemenea, esențială. Capacitatea de a oferi o experiență de plată end-to-end rapidă și sigură este direcția în care se îndreaptă viitorul plăților B2B.