Este sfârșitul raportului de cheltuieli așa cum îl știm

Pentru a înțelege cât de mult se tem angajații să completeze rapoartele de cheltuieli, luați în considerare următorul lucru: Într -un sondaj din 2019 realizat de SAP Concur, aproape 20% dintre călătorii de afaceri au declarat că ar prefera să își facă o perforație dentară la dentist decât să completeze un raport de cheltuieli.

Hulimate în mod universal pentru plictiseala lor, rapoartele de cheltuieli sunt deosebit de împovărătoare pentru cei care lucrează în locuri care se bazează pe formulare scrise manual. Acești angajați se trezesc adesea răsfoind plicuri pline cu chitanțe, mijind ochii la litere slabe pentru a afla ce companie de taxi au folosit în Phoenix sau străduindu-se să-și amintească cine a venit la happy hour în ultima zi a călătoriei.

Munca nu este mai ușoară pentru cei care primesc rapoarte. Administratorii din domeniul călătoriilor și divertismentului, al contabilității sau al finanțelor se bazează pe orice detalii vagi pe care angajații și le pot aminti pentru a confirma că cheltuielile lor sunt în conformitate cu politica companiei, precum și cu reglementările și legile fiscale ale destinației.

În plus, gestionarea rapoartelor consumă adesea timp care ar putea fi mai bine cheltuit pe alte responsabilități. De exemplu, unul din cinci rapoarte conține erori sau necesită clarificări - adesea din cauza unor erori minore, cum ar fi o greșeală de scriere, un câmp lipsă sau o dată memorată greșit, potrivit unui studiu din 2022 al Asociației Globale de Călătorii de Afaceri. În medie, corectarea unui raport durează 18 minute și costă afacerea 52 de dolari. În companiile unde călătoriile sunt norma - sau unde fiecare minut este prețios - asta se adună rapid.

Și călătoriile de afaceri nu vor dispărea. În ciuda unui loc de muncă din ce în ce mai hibrid, un studiu Mastercard din 2023 a arătat că marile corporații intenționează să își mărească bugetele de călătorie în următorii doi ani pentru a alimenta o nouă creștere. Rapoartele de cheltuieli sunt aici pentru a rămâne - dar pot deveni mai ușor de realizat.  

Pentru a simplifica sarcina călătorilor de afaceri și a angajatorilor acestora, Mastercard explorează modalități de a combina raportarea cheltuielilor cu procesul de plată, pentru a oferi ușurarea mult necesară atât călătorilor de afaceri, cât și managerilor financiari. Concentrându-se pe parteneriate cu furnizori de software, Mastercard joacă un rol esențial în modernizarea vechiului raport de cheltuieli.

Luați de exemplu colaborarea sa cu SAP Concur, un brand lider mondial în software integrat pentru gestionarea călătoriilor și a cheltuielilor. Cele două companii și-au extins recent relația pe termen lung pentru a simplifica și mai mult rapoartele de cheltuieli. Printr-o nouă integrare, achizițiile efectuate cu cardurile corporative Mastercard pot fi înregistrate și completate automat în platforma Concur Expense, care poate apoi alerta imediat angajații dacă sunt necesare informații suplimentare. Cu aceste date privind cheltuielile în timp real, companiile pot obține o mai bună conformitate cu politicile de cheltuieli, în timp ce călătorii se pot bucura de o experiență îmbunătățită prin crearea automată a cheltuielilor. 

„Combinarea software-ului cu metodele de plată schimbă radical modul în care companiile percep călătoriile și cheltuielile”, spune Chad Wallace, directorul global al diviziei de soluții comerciale al Mastercard. „Observăm o convergență a platformelor — unde sisteme care anterior nu comunicau între ele se unesc pentru a spori eficiența.” Impactul este transformator asupra experienței angajaților — pentru cei aflați de ambele părți ale raportului de cheltuieli.”

Acum, călătorii de afaceri își pot pur și simplu introduce cardul sau pot plăti prin atingere, iar achizițiile efectuate în conturile corporative Mastercard sunt introduse automat în Concur Expense. Integrarea în canalul de plată permite SAP Concur să extragă automat informații relevante suplimentare - cum ar fi adresa poștală a unei companii de taxi - din rețeaua de comercianți Mastercard.

Cu tehnologia de inteligență artificială încorporată, Concur Expense evaluează și conformitatea, trimițând feedback imediat dacă o cheltuială este discutabilă, astfel încât angajații să nu continue să cheltuiască bani care s-ar putea să nu fie rambursați.

Aceste capabilități permit companiilor să se conecteze cu utilizatorul în ceea ce Chris Juneau, șeful departamentului de strategie de piață de la SAP Concur, numește „momentul care contează”: exact când acesta efectuează o plată. Prin solicitarea mai multor informații în momentul achiziției — înainte să uitați cine mai a fost la cină în a treia seară a conferinței — companiile reduc erorile și accelerează aprobările.

„Inteligenta artificială poate prelua sarcinile manuale mai predispuse la erori, iar aplicațiile mobile se conectează la călător prin intermediul a ceva ce acesta are întotdeauna cu el”, spune Juneau.

De exemplu, SAP Concur a integrat inteligența artificială în soluția sa Concur Expense pentru a simplifica raportarea cheltuielilor. Când un călător în interes de serviciu realimentează mașina închiriată, poate încărca o fotografie a chitanței în aplicația mobilă SAP Concur, ExpenseIT. Modelele de inteligență artificială extrag suma plății, data, taxa, taxa pe valoarea adăugată, dacă este cazul, și alte informații relevante și completează automat raportul de cheltuieli.

Software-ul deduce și categoria de cheltuieli - poate distinge, de exemplu, o factură de hotel de o chitanță la benzină. Asta înseamnă că un angajat poate trimite fără probleme o cheltuială cu o simplă fotografie, chiar înainte de a pleca cu mașina de la pompă, oferind echipelor financiare vizibilitate în timp real asupra cheltuielilor pentru a asigura respectarea politicilor privind cheltuielile și echivalările.

Conform datelor SAP Concur, doar 1,2% din rapoartele depuse prin ExpenseIT sunt returnate angajatului. Această eficiență conferă economii: pentru fiecare 1.000 de rapoarte pe care o organizație le gestionează folosind Concur, aceasta reduce 273 de ore de muncă și 47.320 de dolari în costuri de productivitate. În unele țări, companiile pot beneficia și de avantaje fiscale pentru rapoartele depuse cu promptitudine.

Pe viitor, aceste îmbunătățiri ale vizibilității și transparenței ar putea aduce beneficii dincolo de economii. Pe măsură ce cerințele de sustenabilitate se înăspresc în întreaga lume, datele digitalizate privind călătoriile vor ajuta companiile să își documenteze amprenta de carbon - și, eventual, chiar să o reducă.

„Imaginați-vă o lume în care instrumentul dvs. de rezervare recomandă automat un zbor cu avionul cel mai eficient din punct de vedere al consumului de combustibil sau o rezervare la un restaurant local, direct de la fermă”, spune Wallace. „Expunerea ramificațiilor asupra mediului ale fiecărei opțiuni îi va ajuta pe angajați să facă alegeri mai bune.”

Având acces la datele privind cheltuielile în timp real ale Mastercard, SAP Concur își poate continua actualizarea modelelor de inteligență artificială pentru a permite mai multe funcții noi, permițând software-ului să gestioneze fiecare pas, de la solicitarea de călătorie până la rambursare. „Nu este vorba doar despre raportarea cheltuielilor”, spune Juneau. „Acest lucru va îmbunătăți întregul proces complet, începând cu rezervarea.” Vrem să le oferim angajaților timpul lor înapoi, fie că sunt cei care călătoresc sau cei din domeniul financiar-contabil, astfel încât să se poată concentra pe alte priorități strategice.