18 modalități de a optimiza cheltuielile de călătorie de afaceri

Întâlnirile față în față cu clienții, furnizorii, partenerii și angajații pot genera rezultate solide pentru afacerea dumneavoastră. De fapt, 88% dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor au declarat că deplasările de afaceri sunt esențiale pentru stimularea creșterii organizațiilor, potrivit unui studiu din 2023. Așadar, cum își gestionează companiile de top programele de călătorii și cheltuieli corporative pentru a echilibra nevoia de a controla costurile cu beneficiile mai multor interacțiuni față în față?

Am adunat 18 strategii pe care companiile de top le implementează în fiecare etapă a călătoriei lor pentru a optimiza cheltuielile de călătorie în interes de afaceri. Sari la secțiunea care te interesează cel mai mult:

Însă, după ani de optimizare a experiențelor digitale, echipa de comerț electronic era pregătită să depășească simpla recomandare de produse suplimentare de interes pentru cei care se preconizează că vor genera interacțiune. Și după ce au efectuat un test pe pagina principală cu recomandările sale tradiționale bazate pe învățare automată, GlassesUSA.com a descoperit că algoritmul sofisticat de învățare profundă al Dynamic Yield a reușit să genereze o creștere de 68% a achizițiilor și o creștere de 88% a veniturilor, toate dintr-un singur widget.

O platformă de gestionare a călătoriilor pentru bilete de avion, hoteluri și transport terestru îi poate ajuta pe angajații tăi să facă alegeri conforme cu politicile, care se potrivesc și preferințelor lor de călătorie.

Instrumentele de călătorie corporative consolidează informațiile relevante de călătorie de pe mai multe platforme și furnizori într-un singur loc. Dacă planurile se schimbă, platforma poate oferi și opțiuni simple, conforme cu politicile, de reprogramare și anulare.

Plafonarea cheltuielilor individuale de călătorie pentru cazare, mese și transport terestru poate preveni cheltuielile excesive și poate ajuta la controlul costurilor. Multe companii oferă călătorilor bugete specifice orașului sau destinației și utilizează date de la companii de management al călătoriilor, consultanți sau propriile evidențe de cheltuieli pentru a estima costurile. Conform recentului nostru sondaj privind politicile T&E, peste 6 din 10 angajați integrează politicile și procesele T&E în instrumentele online de rezervare sau cheltuieli pentru a semnala alegerile angajaților ca fiind încadrate sau în afara politicii companiei.

Rezervările timpurii înseamnă adesea tarife mai mici la biletele de avion și cazare. Pentru a transforma acest lucru într-o practică, politica dumneavoastră de călătorii corporative poate stabili un calendar pentru rezervarea călătoriilor în avans și poate reaminti celor care fac rezervări în ultimul moment atunci când acestea nu mai respectă politica.

Furnizorii de servicii de turism înțeleg beneficiile construirii unor relații de durată cu companiile. Companiile aeriene, hotelurile și companiile de închiriere auto vor lucra adesea pentru a asigura cele mai bune tarife posibile, care să se potrivească nevoilor și volumului unic de călătorii al companiei dumneavoastră.

Dacă doriți să lăsați procesul de negociere în seama profesioniștilor, puteți apela la o companie de management al călătoriilor pentru a elabora reduceri corporative în numele dumneavoastră și a vă ajuta să optimizați cheltuielile de călătorie de afaceri.

Captarea mai multor cheltuieli T&E pe cardurile de credit poate oferi beneficii organizaționale valoroase:

• Tranzacțiile ușor de accesat pot ajuta la controlul cheltuielilor angajaților și la creșterea vizibilității.
• Raportarea robustă la nivel de tranzacție poate optimiza procesele de plată a datoriilor.
• Angajații pot beneficia de asigurare de călătorie, asistență concierge, telemedicină și acces la saloanele aeroportului.

Cardurile virtuale și cardurile virtuale mobile sunt o altă opțiune. Acestea folosesc numere de card temporare, generate aleatoriu, și sunt legate de un cont de alimentare cu o linie de credit stabilită. Acestea oferă companiilor mai mult control asupra cheltuielilor, având posibilitatea de a seta parametri personalizați cu privire la modul, momentul și locul în care este utilizat cardul.

61% dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor au declarat că organizația lor încurajează călătorii să rezerve opțiuni sustenabile. Aceasta poate lua mai multe forme. O abordare comună este implementarea unor politici regionale sau naționale care favorizează transportul feroviar în detrimentul transportului aerian. Alții stabilesc politici pentru a reduce la minimum excursiile de o zi cu avionul.

O altă măsură este reducerea călătoriilor multiple. Încurajați-vă angajații să programeze mai multe întâlniri în aceeași locație pentru a crește eficiența sau mutați anumite întâlniri în apeluri video.

Dacă este necesar transportul terestru, încurajați angajații să împartă costurile cu ridesharing-ul sau cu închirierea de mașini pentru a reduce costurile și amprenta de carbon.

Călătorii de agrement își iau vacanțe mai lungi în comparație cu tendințele de dinainte de Covid. Pe măsură ce granițele dintre viața profesională și cea personală se estompează, mulți angajați își prelungesc călătoriile de afaceri pentru a se bucura de timpul petrecut la destinație în timpul liber. Permiterea angajaților să efectueze călătorii „bleisure” poate crește flexibilitatea în momentul efectuării călătoriei lor și poate reduce costurile totale de călătorie.

Rapoartele de cheltuieli ale echipei tale sunt trimise prompt, doar pentru a zăbovi la conducere în etapa de revizuire și aprobare?

Pentru multe companii, acest proces este complex și consumator de timp. Eficientizează-ți gestionarea cheltuielilor cu o politică clară și concisă, preautorizând anumite cheltuieli și stabilind așteptări privind termenele de aprobare.

Un program de carduri virtuale este o altă modalitate de a procesa cheltuielile mai rapid. Cardurile virtuale au date îmbunătățite legate de fiecare utilizare și sunt adesea integrate cu sisteme de gestionare a cheltuielilor. Această integrare a datelor poate eficientiza procesele administrative, inclusiv automatizarea reconcilierii cheltuielilor pentru echipele financiare.

Colectați feedback de la angajați despre experiențele lor de călătorie pentru a echilibra nevoia de călătorie cu măsurile de economisire a costurilor. Feedback-ul poate ajuta la determinarea cheltuielilor importante pentru echipa ta și a celor pe care le poți reduce fără a afecta satisfacția angajaților și creșterea afacerii. Sondajele regulate post-deplasare și interviurile cu angajații vă pot ajuta să identificați oportunități de a reduce cheltuielile inutile cu călătoriile și de a îmbunătăți conformitatea cu politicile.

În afara locului de muncă, oamenii se așteaptă la tehnologii convenabile, axate pe dispozitive mobile și bazate pe cloud. Mulți așteaptă acum același lucru și la locul de muncă. Automatizați procesul de raportare a cheltuielilor pentru a reduce erorile costisitoare, a economisi timp și a îmbunătăți satisfacția angajaților.

Copiile digitale ale chitanțelor pot ajuta la eficientizarea raportării cheltuielilor. Imaginează-ți că echipa ta ar putea trimite fără probleme o cheltuială cu o simplă fotografie. Vizibilitatea în timp real a cheltuielilor poate ajuta echipele financiare să asigure conformitatea cu politicile de cheltuieli și echivalențe și să elimine grămezile de chitanțe pe hârtie. Dacă codurile fiscale permit, puteți lua în considerare renunțarea la cerințele de chitanță pentru tranzacțiile sub o anumită sumă.

Cheltuielile de călătorie clasificate corect vă permit să analizați mai ușor tendințele de cheltuieli pentru a debloca economii. O platformă software de gestionare a călătoriilor poate simplifica acest proces prin integrarea tranzacțiilor cu cardul corporativ direct în sistemul lor.

Educarea echipei cu privire la modul corect de raportare a cheltuielilor de călătorie îi va ajuta să evite greșelile comune și să respecte politicile companiei. Peste 55% dintre companiile cu cheltuieli anuale de călătorie de peste 50 de milioane de dolari solicită angajaților să urmărească sau să participe la traininguri privind politicile de călătorie și cheltuieli. Unele companii le cer chiar angajaților să treacă un test înainte de a primi un card de credit corporativ.

Revizuiți periodic modelele de cheltuieli pentru a îmbunătăți conformitatea cu politicile T&E și a debloca economii. Monitorizați indicatorii cheie de performanță, cum ar fi costul mediu per călătorie, ratele de conformitate cu politicile și cheltuielile totale cu călătoriile. Compararea cheltuielilor cu reperele din industrie poate evidenția oportunități de eficientizare a cheltuielilor. Asociațiile industriale, firmele de consultanță și companiile de management al călătoriilor oferă adesea niveluri variate de date comparative pentru călătoriile de afaceri.

Modelele statistice pot utiliza date istorice pentru a prognoza tiparele de călătorie, fluctuațiile cererii și tendințele prețurilor. Aceste informații vă pot ajuta să navigați în negocierile cu furnizorii, să anticipați fluctuațiile nevoilor de transport și expediere și să vă optimizați cheltuielile de călătorie în interes de serviciu.

Deducerile fiscale pentru cheltuielile de călătorie pot ajuta la optimizarea costurilor călătoriilor de afaceri. Creați o listă detaliată de cheltuieli (cu sau fără un instrument de gestionare a cheltuielilor) pentru a identifica care cheltuieli de muncă constituie deduceri fiscale la sfârșitul anului. Cheltuielile eligibile pot include costul biletelor de avion și al altor mijloace de transport, cazarea, mesele, comunicarea legată de afaceri și evenimentele de afaceri.

Pentru a găsi oportunități de a negocia tarife și condiții de plată mai bune, revizuiți termenii pe care i-ați stabilit cu furnizorii de servicii de călătorie de afaceri, cum ar fi companiile aeriene, hotelurile și companiile de închiriere de mașini. De exemplu, ar putea sugera schimbarea metodelor de plată pentru a maximiza economiile. Cardurile virtuale oferă aceleași avantaje de confort și securitate ca și cardurile corporative fizice - permițându-vă în același timp să controlați cheltuielile prin suma, perioada de timp, tipul și locația tranzacțiilor.

Optimizarea cheltuielilor cu călătoriile de afaceri necesită o abordare strategică care implică planificarea, monitorizarea și îmbunătățirea continuă a politicilor și practicilor de călătorie. Aceste 18 strategii vă pot ajuta pe dumneavoastră și afacerea dumneavoastră să gestionați costurile de călătorie – toate acestea îmbunătățind în același timp modul în care angajații dumneavoastră călătoresc pentru a vă impulsiona afacerea.