Patru moduri în care managementul T&E poate ține pasul cu călătoriile de afaceri

Cele mai precise predicții sunt de obicei și cele mai maleabile. Luați în considerare predicțiile contrastante din era Covid, conform cărora călătoriile de afaceri, sau călătoriile corporative, își vor reveni sau nu pe deplin.

Cumva, ambele predicții au fost corecte. Și cheltuielile de călătorie (T&E), cunoscute și sub denumirea de călătorie și divertisment, managerii trebuie să înțeleagă de ce.

Cele mai recente cifre anticipează că cheltuielile cu călătoriile și echitațiile (T&E) își vor reveni la nivelul din 2019, de 1,4 trilioane de dolari, cândva în 2024 și vor ajunge la 1,8 trilioane de dolari în 2027.1 În acest sens, călătoriile de afaceri sunt pe cale să se redreseze complet.

Totuși, cheltuielile cu călătoriile nu sunt același lucru cu frecvența sau volumul călătoriilor. În timp ce numărul călătoriilor de afaceri este în creștere, cheltuielile cu călătoriile de afaceri cresc mai rapid.2

Oamenii călătoresc pentru perioade mai lungi decât înainte. Excursiile de o zi sau întâlnirile cu o noapte petrecută departe sunt excluse. Se organizează mai multe întâlniri într-o regiune, poate intercalate cu o perioadă extinsă de lucru departe de casă.

Cu greu se poate vorbi despre o revenire a călătoriilor de afaceri atunci când călătoriile și cheltuielile sunt desincronizate în raport cu anul 2019. Pe măsură ce transformarea digitală se confruntă cu noi forțe de muncă hibride și preocupări tot mai mari legate de mediu, un cuvânt mai potrivit este reîncarnare.

Așadar, atunci când 87% dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor, într-un sondaj sponsorizat de Mastercard, sunt de acord că turismul de afaceri se află într-un punct de cotitură, cu oportunitatea de a revizui sistemele vechi, managerii programelor de călătorie și călătorii nu mai pot funcționa ca și cum ar fi din nou în 2019.3

Iată patru modalități prin care pot ține pasul.

Nouă din zece factori de decizie în domeniul călătoriilor sunt de acord că viitorul călătoriilor și al evaziunilor constă în convergența dintre gestionarea plăților și a cheltuielilor. Totuși, nevoile diferite de achiziții și noile tipuri de cheltuieli înseamnă că 61% dintre factorii de decizie spun acum că forța lor de muncă hibridă sau la distanță a îngreunat previzionarea și bugetarea cheltuielilor de călătorie.

O abordare unificată a planificării resurselor întreprinderii (ERP) poate fi de ajutor prin furnizarea unei singure surse de adevăr și a unei vizibilități complete asupra fluxurilor de plăți B2B și T&E. O nuanță cheie în materie de călătorii este că factorii de decizie în materie de călătorii sunt la fel de interesați să ofere acea vizibilitate angajaților lor, pe cât sunt de interesați să o obțină pentru ei înșiși.

Poate că nu este surprinzător așadar, factorii de decizie în domeniul călătoriilor consideră legătura dintre limitele de cheltuieli și metodele de plată ca fiind principalul factor de diferențiere la nivel global în următorii cinci ani. Totuși, nu ajută atunci când managerii de călătorii riscă ineficiența în reconcilierea conturilor, supraveghere, fluxul de numerar și chiar în prevenirea fraudei, permițând angajaților să utilizeze carduri personale pentru călătorii.

Cardurile virtuale oferă o alternativă. Acestea păstrează avantajele cardurilor corporative fizice, cum ar fi datele detaliate despre tranzacții pentru reconcilierea plăților unu-la-unu, permițând în același timp managerilor de tranzacții și echivalențe să aplice controale ale cheltuielilor asupra sumei, perioadei de timp, tipului și locației tranzacțiilor. Nouă din zece factori de decizie în domeniul călătoriilor spun că cardurile virtuale vor fi fie ceva obișnuit, fie un factor de diferențiere în cinci ani.

Aproape două treimi dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor au întâmpinat dificultăți în furnizarea de informații eficiente și la timp despre politicile și actualizările privind călătoriile și efortul depuse de forța de muncă hibridă sau la distanță, iar 89% sunt de acord că au nevoie de politici mai dinamice privind călătoriile și efortul depus.

O analiză a politicilor și procedurilor poate asigura relevanța afacerii prin definirea obiectivelor, compararea cu concurența și unificarea abordărilor între departamente și regiuni. Subiectele pot varia de la coduri de registru general și coduri de categorie comercială până la plăți unice și cheltuieli directe.

Însă, la fel de importantă ca relevanța pentru afaceri este respectarea angajaților: 59% dintre factorii de decizie privind călătoriile se luptă să asigure respectarea de către angajați a politicilor și controalelor de cheltuieli.

Politicile clare ajută în mod natural, dar notificările în timp real privind cheltuielile conforme cu politicile față de cele nerespectate ar putea stimula respectarea regulilor, satisfăcând nevoile călătorilor aflați în mișcare. Considerațiile de mediu, cum ar fi cele furnizate de calculatoarele de carbon din aplicațiile bancare, ar trebui incluse în mod firesc.

Înțelegerea impactului emisiilor de carbon al alegerilor de călătorie este prioritatea numărul unu pentru liderii de afaceri care stabilesc politici de călătorie. Nevoile sporite de urmărire și raportare înseamnă acum că 88% dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor furnizează deja sau intenționează să furnizeze date privind amprenta de carbon călătorilor de afaceri, pentru cheltuieli mai informate.

Ca parte integrantă a unei analize a politicilor și procedurilor, o analiză a sustenabilității încorporează toate considerațiile de bază: obiective definite, repere competitive și strategii la nivelul întregii companii. Însă sustenabilitatea — sau, mai larg, considerațiile de mediu, sociale și de guvernanță (ESG) — are și propriile impulsuri.

Cele două principale motivații de mediu tind să meargă mână în mână. Mandatele oficiale, cum ar fi interdicția impusă de Franța privind zborurile interne pe distanțe scurte, se potrivesc adesea cu prioritățile emergente ale angajaților, cum ar fi cele două treimi dintre respondenții din UE și SUA care doresc acum ca transportul aerian să fie impozitate mai mult.4

În mod similar, alte considerații acoperă nivelul corporativ și cel al angajaților. Unele instrumente de rezervare online oferă deja informații despre amprenta de carbon pentru a ajuta călătorii să facă achiziții mai informate. Între timp, managerii de turism pot folosi informațiile pentru a stabili politici și proceduri mai bine documentate.

Managementul furnizorilor de servicii de turism se află la intersecția dintre eficiența costurilor, satisfacția angajaților și obiectivele corporative. Gestionarea eficientă a intereselor concurente nu este întotdeauna ușoară, iar 42% dintre companii înregistrează dificultăți în negocierea contractelor cu furnizorii de servicii de turism.5

Utilizarea îmbunătățită a datelor ERP pune toți cumpărătorii într-o poziție mai bună pentru a negocia cu furnizorii. Un atribut specific T&E sunt date suplimentare care pot proveni de la o companie de management al călătoriilor (TMC) și de la un sistem global de distribuție (GDS).

TMC-urile gestionează călătoriile de afaceri ca parte a unui GDS, care oferă cumpărătorilor și furnizorilor un inventar de călătorii în timp real într-o rețea globală de călătorii. O rețea de plăți poate primi date de la un TMC și poate potrivi înregistrările de date de călătorie cu tranzacțiile asociate.

Datele îmbogățite ale tranzacțiilor oferă apoi o imagine de ansamblu completă asupra călătoriilor și a călătoriilor și le permite managerilor de călătorii să facă achiziții mai informate. Exemplele includ evitarea plăților în exces sau asigurarea caracterului adecvat al beneficiilor auxiliare negociate în bloc cu furnizorii preferați.

Se preconizează că cheltuielile globale cu călătoriile de afaceri vor atinge nivelul din 2019 de 1,4 trilioane de dolari în 2024 și vor ajunge la aproape 1,8 trilioane de dolari până la sfârșitul anului 2027.6 Creșterea reflectă opiniile a 88% dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor care sunt de acord că deplasările de afaceri sunt esențiale pentru stimularea creșterii organizațiilor lor.

Toate acestea pun o presiune considerabilă asupra factorilor de decizie în domeniul călătoriilor - atât de mare încât 85% dintre aceștia cred că un rol de director de călătorii (CTO) va deveni ceva obișnuit în zece ani. Gestionarea simplificată a cheltuielilor, politicile și procedurile personalizate, sustenabilitatea integrată și performanța cuantificată a furnizorilor vor reduce o mare parte din povara acestora.

IA va juca un rol din ce în ce mai important. Ar putea acționa ca un asistent virtual, ajutând la rezervările premergătoare călătoriei și îndrumând achizițiile conforme cu cele neregulamentare în timpul unei călătorii sau ar putea personaliza programele de recompense ale cardurilor de credit corporative pentru a le face relevante pentru titularii de carduri.

Un program de călătorie și evaziune centrat pe angajați generează călători fericiți, iar 91% dintre factorii de decizie în domeniul călătoriilor intenționează să investească în inteligență artificială și învățare automată pentru a oferi angajaților experiențe de călătorie mai personalizate.

O astfel de investiție pare înțeleaptă. Cea mai bună modalitate prin care un manager T&E poate ține pasul cu călătoriile de afaceri este să țină pasul cu aceștia înșiși.

Aflați mai multe despre serviciile de consultanță T&E de la Mastercard.