Quattro modi in cui la gestione T&E può tenere il passo con i viaggi d'affari

Le previsioni più accurate sono solitamente le più malleabili. Prendiamo le previsioni contrastanti dell'era Covid secondo cui i viaggi d'affari, o i viaggi aziendali, si sarebbero o meno ripresi completamente.

In qualche modo entrambe le previsioni erano giuste. E i viaggi e le spese (T&E), noti anche come viaggi e intrattenimento, i manager devono capire perché.

Gli ultimi dati prevedono che la spesa per il settore T&E recupererà il picco del 2019 di 1,4 trilioni di dollari nel 2024 e raggiungerà 1,8 trilioni di dollari nel 2027.1 In questo senso, i viaggi d'affari sono sulla buona strada per una piena ripresa.

Tuttavia, la spesa per i viaggi non è la stessa cosa della frequenza o del volume dei viaggi. Mentre il numero di viaggi di lavoro è in aumento, la spesa per i viaggi di lavoro sta aumentando più rapidamente.2

Le persone viaggiano per periodi più lunghi rispetto a prima. Sono fuori le gite di un giorno o le riunioni notturne. Sono in corso più riunioni all'interno di una regione, magari intervallate da un lungo periodo di lavoro lontano da casa.

Difficilmente si può parlare di una resurrezione dei viaggi d'affari quando viaggi e spese non sono sincronizzati rispetto al 2019. Mentre la trasformazione digitale è alle prese con la nuova forza lavoro ibrida e le crescenti preoccupazioni ambientali, una parola più appropriata è reincarnazione.

Così, se l'87% dei responsabili delle decisioni in materia di viaggi in un sondaggio sponsorizzato da Mastercard concorda sul fatto che i viaggi d'affari sono a un punto di svolta con l'opportunità di rivedere i sistemi legacy, i responsabili dei programmi di misura e sicurezza non possono più operare come se fosse di nuovo il 2019.3

Ecco quattro modi in cui possono tenere il passo.

Nove decisori di viaggio su dieci concordano sul fatto che il futuro di T & E è la convergenza tra gestione dei pagamenti e delle spese. Eppure esigenze di acquisto diverse e nuovi tipi di spesa fanno sì che il 61% dei decisori ora affermi che la propria forza lavoro ibrida o remota ha reso più difficile la previsione e il budget delle spese di viaggio.

Un approccio unificato alla pianificazione delle risorse aziendali (ERP) può aiutare fornendo un'unica fonte di verità e una visibilità completa dei flussi di pagamento B2B e T & E. Una sfumatura chiave di T&E è che i responsabili delle decisioni di viaggio sono interessati a fornire tale visibilità ai propri dipendenti tanto quanto lo sono ad ottenerla per se stessi.

Forse non sorprende quindi che i decisori in materia di viaggi considerino il collegamento dei limiti di spesa ai metodi di pagamento come il principale elemento di differenziazione globale nei prossimi cinque anni. Tuttavia, non aiuta quando i travel manager rischiano inefficienze nella riconciliazione degli account, nella supervisione, nel flusso di cassa e persino nella prevenzione delle frodi consentendo ai dipendenti di utilizzare carte personali per i viaggi.

Le carte virtuali offrono un'alternativa. Mantengono i vantaggi delle carte aziendali fisiche, come i dati dettagliati delle transazioni per la riconciliazione dei pagamenti one-to-one, consentendo al contempo ai responsabili T&E di applicare controlli di spesa sull'importo, il periodo di tempo, il tipo e la posizione delle transazioni. Nove su dieci responsabili delle decisioni di viaggio affermano che le carte virtuali saranno comuni o un elemento di differenziazione tra cinque anni.

Quasi due terzi dei responsabili delle decisioni in materia di viaggi hanno incontrato difficoltà nel fornire informazioni efficaci e tempestive sulle politiche di T&E e sugli aggiornamenti alla forza lavoro ibrida o remota, e l'89% concorda sul fatto di aver bisogno di policy di T&E più dinamiche.

Una revisione delle politiche e delle procedure può garantire la rilevanza aziendale definendo gli obiettivi, confrontando i concorrenti e unificando gli approcci tra i dipartimenti e le regioni. Gli argomenti possono variare dai codici di contabilità generale e dai codici di categoria dei commercianti ai pagamenti una tantum e alle spese vive.

Eppure, tanto importante quanto la rilevanza aziendale è l'adesione dei dipendenti: il 59% dei decisori in materia di viaggi fatica a garantire la conformità dei dipendenti alle politiche e ai controlli di spesa.

Le politiche chiare sono naturalmente utili, ma le notifiche in tempo reale sulle spese in linea con le norme rispetto a quelle fuori dalle norme potrebbero aumentare l'aderenza soddisfacendo le esigenze dei viaggiatori in movimento. Le considerazioni ambientali, come quelle fornite dai calcolatori di carbonio nelle app bancarie, dovrebbero essere incluse come una cosa ovvia.

Comprendere l'impatto delle emissioni di carbonio delle scelte di viaggio è la priorità numero uno per i dirigenti aziendali che stabiliscono le politiche di viaggio. L'aumento delle esigenze di tracciamento e rendicontazione ora significa che l'88% dei decisori di viaggio fornisce già o prevede di fornire dati sull'impronta di carbonio ai viaggiatori d'affari per una spesa più informata.

Come parte integrante di una revisione delle politiche e delle procedure, una revisione della sostenibilità incorpora tutte le considerazioni fondamentali: obiettivi definiti, benchmark competitivi e strategie a livello aziendale. Ma anche la sostenibilità, o più in generale le considerazioni ambientali, sociali e di governance (ESG), ha i suoi impulsi.

I due principali impulsi ambientali tendono ad andare di pari passo. I mandati ufficiali, come il divieto francese dei voli nazionali a corto raggio, spesso coincidono bene con le priorità emergenti dei dipendenti, come i due terzi degli intervistati dell'UE e degli Stati Uniti che ora vogliono che i viaggi aerei siano tassati più pesantemente. 4

Ulteriori considerazioni sono a cavallo tra il livello aziendale e quello dei dipendenti. Alcuni strumenti di prenotazione online forniscono già informazioni sull'impronta di carbonio per aiutare i viaggiatori a fare acquisti più consapevoli. Nel frattempo, i travel manager possono utilizzare le informazioni per determinare politiche e procedure più informate.

La gestione dei fornitori di viaggi si trova all'intersezione tra l'efficienza dei costi, la soddisfazione dei dipendenti e gli obiettivi aziendali. La gestione intelligente degli interessi in competizione non è sempre facile e il 42% delle aziende nota difficoltà nella negoziazione dei contratti con i fornitori di viaggi.5

Un migliore utilizzo dei dati ERP mette tutti gli acquirenti in una posizione migliore per negoziare con i fornitori. Un attributo T&E specifico è costituito da dati aggiuntivi che possono provenire da una società di gestione dei viaggi (TMC) e da un sistema di distribuzione globale (GDS).

Le TMC gestiscono i viaggi d'affari nell'ambito di un GDS, che offre ad acquirenti e fornitori un inventario di viaggi in tempo reale attraverso una rete di viaggi globale. Una rete di pagamento può ricevere dati da una TMC e abbinare i record dei dati di viaggio con le transazioni associate.

I dati arricchiti delle transazioni forniscono quindi una panoramica completa di T&E e consentono ai travel manager di effettuare acquisti più consapevoli. Tra gli esempi figurano evitare pagamenti in eccesso o garantire l'adeguatezza delle prestazioni accessorie negoziate in blocco con i fornitori preferiti.

Si prevede che la spesa globale per i viaggi d'affari raggiungerà il livello del 2019 di 1,4 trilioni di dollari nel 2024 e raggiungerà quasi 1,8 trilioni di dollari entro la fine del 2027.6 L'aumento riflette le opinioni dell'88% dei responsabili delle decisioni di viaggio che concordano sul fatto che i viaggi d'affari sono fondamentali per guidare la crescita delle loro organizzazioni.

Tutto ciò si aggiunge a una forte pressione sui responsabili delle decisioni di viaggio, tanto che l'85% di loro ritiene che un ruolo di Chief Travel Officer (CTO) sarà all'ordine del giorno tra dieci anni. La gestione semplificata della spesa, le politiche e le procedure su misura, la sostenibilità integrata e le prestazioni quantificate dei fornitori allevieranno gran parte del loro onere.

L'intelligenza artificiale avrà un ruolo sempre più importante. Potrebbe fungere da assistente virtuale aiutando con le prenotazioni prima del viaggio e guidando gli acquisti previsti dalla politica rispetto a quelli fuori polizza durante un viaggio, oppure potrebbe personalizzare i programmi di ricompensa delle carte di credito aziendali per renderli pertinenti ai titolari della carta.

Un programma di T&E incentrato sui dipendenti genera viaggiatori felici e il 91% dei responsabili delle decisioni di viaggio prevede di investire nell'intelligenza artificiale e nell'apprendimento automatico per offrire ai dipendenti esperienze di viaggio più personalizzate.

Un investimento del genere sembra saggio. Il modo migliore per un manager T & E di stare al passo con i viaggi d'affari è stare al passo con i viaggiatori d'affari stessi.

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