18 módszer az üzleti utazási költségek optimalizálására

Az ügyfelekkel, beszállítókkal, partnerekkel és alkalmazottakkal való személyes találkozás komoly eredményeket hozhat vállalkozásának. Egy 2023-as tanulmány szerint az utazási döntéshozók 88% azt állította, hogy az üzleti utazások kulcsfontosságúak a szervezet növekedésének előmozdítása szempontjából. Hogyan kezelik tehát a vezető vállalatok a vállalati utazási és költségtérítési programjaikat, hogy egyensúlyt teremtsenek a költségek ellenőrzésének szükségessége és a több személyes interakció előnyei között?

Összegyűjtöttünk 18 stratégiát, amelyeket a vezető vállalatok az üzleti utazási költségek optimalizálása érdekében az utazás minden szakaszában alkalmaznak. Ugrás az Önt leginkább érdeklő részre:

De miután évekig optimalizálták digitális élményeiket, az e-kereskedelmi csapat készen állt arra, hogy az elkötelezettség növelése érdekében további érdekes termékeket ajánljon a megjósoltaknak. És miután a GlassesUSA.com tesztet futtatott a hagyományos gépi tanuláson alapuló ajánlásokkal szemben a honlapon, a Dynamic Yield kifinomult mélytanulási algoritmusa 68% vásárlást és 88% bevételnövekedést tudott elérni, mindezt egyetlen widget segítségével.

A repülőjegyekre, szállodákra és földi szállításra vonatkozó utazásszervezési platform segíthet az alkalmazottaknak abban, hogy a szabályzatnak megfelelő, az utazási preferenciáiknak megfelelő döntéseket hozzanak.

A vállalati utazási eszközök egyetlen helyen konszolidálják a több platformról és szolgáltatótól származó releváns utazási információkat. Ha a tervek megváltoznak, a platform egyszerű, a szabályzatnak megfelelő átfoglalási és lemondási lehetőségeket is kínálhat.

A szállás, étkezés és földi közlekedés egyéni utazási költségeinek felső határai megakadályozhatják a túlköltekezést és segíthetnek a költségek ellenőrzésében. Sok vállalat város- vagy úti célspecifikus költségvetést ad az utazóknak, és a költségek becsléséhez utazásszervező cégek, tanácsadók vagy saját költségnyilvántartásuk adatait használják. A nemrégiben végzett T&E irányelvekről szóló felmérésünk szerint 10-ből több mint 6 vállalat a T& E irányelveket és folyamatokat beépíti az online foglalási vagy költségtérítési eszközökbe, hogy jelezze, hogy a munkavállaló döntései a vállalati irányelveken belül vagy kívül esnek.

A korai foglalás gyakran alacsonyabb repülőjegy- és szállásdíjakat jelent. Ahhoz, hogy ez gyakorlat legyen, a vállalati utazási szabályzat meghatározhatja az utazások előzetes lefoglalásának ütemezését, és emlékeztetheti az utolsó pillanatban foglalókat, ha a szabályzaton kívülre esnek.

Az utazási szolgáltatók tisztában vannak a vállalkozásokkal való tartós kapcsolatépítés előnyeivel. A légitársaságok, a szállodák és az autókölcsönző cégek gyakran a lehető legjobb árakat biztosítják a vállalat egyedi utazási igényeinek és volumenének megfelelően.

Ha a tárgyalási folyamatot szakemberekre szeretné bízni, akkor igénybe vehet egy utazásszervező céget, amely az Ön nevében vállalati kedvezményeket dolgoz ki, és segít optimalizálni az üzleti utazási költségeket.

A T&E hitelkártyás költések növelése értékes szervezeti előnyökkel járhat:

• A könnyen hozzáférhető tranzakciók segíthetnek az alkalmazottak kiadásainak ellenőrzésében és a láthatóság növelésében.
• A megbízható tranzakciószintű jelentés optimalizálhatja a fizetendő számlák folyamatát.
• A munkavállalók utazási biztosítást, concierge támogatást, telemedicinát és hozzáférést kaphatnak a repülőtéri várókhoz.

A virtuális kártyák és a mobil virtuális kártyák egy másik lehetőséget jelentenek. Ideiglenes, véletlenszerűen generált kártyaszámokat használnak, és egy létrehozott hitelkerettel rendelkező finanszírozási számlához kapcsolódnak. A vállalkozásoknak nagyobb ellenőrzést biztosítanak a kiadások felett, mivel személyre szabott paramétereket állíthatnak be arra vonatkozóan, hogy hogyan, mikor és hol használják a kártyát.

61% az utazási döntéshozók közül azt mondta, hogy szervezetük arra ösztönzi az utazókat, hogy fenntartható lehetőségeket foglaljanak. Ennek számos formája lehet. Az egyik gyakori megközelítés olyan regionális vagy nemzeti politikák végrehajtása, amelyek a vasúti közlekedést előnyben részesítik a légi közlekedéssel szemben. Mások olyan irányelveket fogalmaztak meg, amelyek minimalizálják a légi úton történő egynapos utazások számát.

Egy másik intézkedés a többszöri utazás csökkentése. Ösztönözze alkalmazottait, hogy a hatékonyság növelése érdekében több megbeszélést egy helyre ütemezzenek, vagy egyes megbeszéléseket helyezzenek át videohívásokra.

Ha földi szállításra van szükség, ösztönözze az alkalmazottakat, hogy a költségek és a szén-dioxid-kibocsátás csökkentése érdekében osszák meg a fuvarmegosztás vagy a bérautó költségeit.

A szabadidős utazók a Covid előtti trendekhez képest hosszabb szabadságot vesznek igénybe. Mivel a munka és a magánélet határai egyre inkább elmosódnak, sok munkavállaló meghosszabbítja üzleti útjait, hogy munkaidőn kívül is élvezhesse az időt a célállomáson. Ha a dolgozóknak lehetővé teszik, hogy "szabadidős" utazásokat tegyenek, az növelheti a rugalmasságot az utazás időzítésében, és csökkentheti az utazási összköltségeket.

Az Ön csapatának költségjelentései azonnal beérkeznek, csak azért, hogy a vezetőség a felülvizsgálati és jóváhagyási szakaszban elidőzzön?

Sok vállalkozás számára ez a folyamat összetett és időigényes. Egyszerűsítse a sajátját egy világos és tömör költségkezelési irányelvvel, bizonyos kiadások előzetes engedélyezésével és a jóváhagyási határidőkkel kapcsolatos elvárások meghatározásával.

A virtuális kártya program egy másik módja a kiadások gyorsabb feldolgozásának. A virtuális kártyák minden egyes használathoz továbbfejlesztett adatokkal rendelkeznek, és gyakran integrálódnak a költségkezelő rendszerekkel. Ez az adatintegráció racionalizálhatja a back-office folyamatokat, beleértve a kiadások egyeztetésének automatizálását a pénzügyi csapatok számára.

Gyűjtsön visszajelzést a munkavállalóktól az utazási tapasztalataikról, hogy egyensúlyt teremtsen az utazási igény és a költségtakarékossági intézkedések között. A visszajelzések segíthetnek meghatározni, hogy mely kiadások fontosak a csapata számára - és melyeket csökkentheti anélkül, hogy ez befolyásolná a dolgozók elégedettségét és az üzleti növekedést. Az utazások utáni rendszeres felmérések és a munkavállalói interjúk segíthetnek a felesleges utazási kiadások csökkentésének és a szabályzatok betartásának javításában.

A munkahelyen kívül az emberek elvárják a kényelmes, mobil-első és felhőalapú technológiákat. Ma már sokan ugyanezt várják el a munkahelyükön is. Automatizálja a költségjelentési folyamatot, hogy csökkentse a költséges hibákat, időt takarítson meg és javítsa a dolgozók elégedettségét.

A bizonylatok digitális másolatai segíthetnek a költségelszámolás egyszerűsítésében. Képzelje el, ha csapata zökkenőmentesen, egy fénykép bepattintásával küldhetne be egy költséget. A kiadások valós idejű áttekinthetősége segíthet a pénzügyi csapatoknak a T&E irányelvek betartásában és a papíralapú bizonylatok halmozásának megszüntetésében. Ha az adózási szabályok lehetővé teszik, fontolóra veheti a nyugtaadási kötelezettség elhagyását bizonyos összeg alatti tranzakciók esetében.

A megfelelően kategorizált utazási költségek segítségével könnyebben elemezheti a kiadási trendeket, hogy megtakarításokat érjen el. Egy utazásszervezési szoftverplatform leegyszerűsítheti ezt a folyamatot azáltal, hogy a vállalati kártyás tranzakciókat közvetlenül a rendszerükbe integrálja.

Ha a csapatot tájékoztatja arról, hogyan kell megfelelően jelenteni az utazási költségeket, az segít elkerülni a gyakori hibákat és betartani a vállalati irányelveket. Az 50 millió dollárnál nagyobb éves utazási kiadással rendelkező vállalatok több mint 55% vállalata megköveteli, hogy az alkalmazottak megtekintsék vagy részt vegyenek az utazási és költségtérítési szabályzatról szóló képzésen. Egyes vállalatok még azt is megkövetelik, hogy az alkalmazottak egy tesztet tegyenek le, mielőtt vállalati hitelkártyát kapnak.

A T& E politikának való megfelelés javítása és a megtakarítások felszabadítása érdekében rendszeresen vizsgálja felül a kiadási szokásokat. Figyelemmel kíséri a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat, például az egy utazásra jutó átlagos költséget, a szabályzatok betartásának arányát és a teljes utazási kiadást. Ha összehasonlítja kiadásait az iparági referenciaértékekkel, rávilágíthat a kiadások racionalizálásának lehetőségeire. Az ágazati szövetségek, tanácsadó cégek és utazásszervező vállalatok gyakran kínálnak különböző szintű összehasonlító adatokat az üzleti utazásokhoz.

A statisztikai modellek a múltbeli adatokat felhasználhatják az utazási szokások, a kereslet ingadozása és az árképzési trendek előrejelzésére. Ezek az információk segíthetnek Önnek a beszállítói tárgyalásokon való eligazodásban, a T&E igények ingadozásának előrejelzésében és az üzleti utazási költségek optimalizálásában.

Az utazási költségekre vonatkozó adókedvezmények segíthetnek optimalizálni az üzleti utazások költségeit. Készítsen részletes költséglistát (költségkezelő eszközzel vagy anélkül), hogy megállapíthassa, mely munkaköltségek képeznek adólevonást az év végén. A támogatható költségek közé tartozhatnak a repülőjegy és egyéb közlekedési költségek, a szállás, az étkezés, az üzleti kommunikáció és az üzleti események költségei.

A kedvezőbb árak és fizetési feltételek kialkudásának lehetőségei érdekében vizsgálja felül az üzleti utazási szolgáltatókkal, például a légitársaságokkal, szállodákkal és autókölcsönző cégekkel kötött szerződési feltételeket. Például javasolhatják a fizetési módok megváltoztatását a megtakarítások maximalizálása érdekében. A virtuális kártyák ugyanazokat a kényelmi és biztonsági előnyöket kínálják, mint a fizikai vállalati kártyák - miközben lehetővé teszik, hogy a tranzakciók összegén, időtartamán, típusán és helyszínén keresztül ellenőrizze a kiadásokat.

Az üzleti utazási költségek optimalizálása stratégiai megközelítést igényel, amely magában foglalja az utazási irányelvek és gyakorlatok tervezését, nyomon követését és folyamatos javítását. Ez a 18 stratégia segíthet Önnek és vállalkozásának az utazási költségek kezelésében - miközben javítja alkalmazottai utazásának módját, hogy előrevigye vállalkozását.