Négy módja annak, hogy a T&E menedzsment lépést tartson az üzleti utazásokkal

A legpontosabb jóslatok általában a legjobban alakíthatóak. Vegyük például a Covid-korszak ellentétes előrejelzéseit, amelyek szerint az üzleti vagy vállalati utazások nem fognak teljesen helyreállni.

Valahogy mindkét jóslat beigazolódott. És az utazás & költség (T&E), más néven utazás & szórakozás, a vezetőknek meg kell érteniük, hogy miért.

A legfrissebb adatok szerint a T&E kiadások valamikor 2024-ben érik el a 2019-es 1,4 billió dolláros csúcsot, és 2027-ben elérik az 1,8 billió dollárt.1 Ebben az értelemben az üzleti utazások jó úton haladnak a teljes fellendülés felé.

Az utazási kiadások azonban nem azonosak az utazási gyakorisággal vagy az utazási volumennel. Miközben az üzleti utazások száma nő, az üzleti utazásokra fordított kiadások gyorsabban nőnek.2

Az emberek hosszabb ideig utaznak, mint korábban. Távoli egynapos kirándulások vagy éjszakai találkozók nem jöhetnek szóba. Egy régión belüli többszöri találkozó, esetleg egy hosszabb, otthonról távol töltött munkával megszakítva, a jellemző.

Aligha beszélhetünk az üzleti utazások feltámadásáról, ha az utazások és a kiadások nincsenek szinkronban 2019-hez képest. Ahogy a digitális átalakulás az új hibrid munkaerővel és a növekvő környezetvédelmi aggályokkal küzd, a megfelelőbb szó az újjászületés.

Tehát, amikor a Mastercard által támogatott felmérésben az utazási döntéshozók 87% egyetért azzal, hogy az üzleti utazások fordulóponthoz érkeztek, és lehetőség nyílik a régi rendszerek felújítására, a T&E programok vezetői nem működhetnek tovább úgy, mintha ismét 2019 lenne.3

Íme négy módszer, amellyel lépést tarthatnak.

Tízből kilenc utazási döntéshozó egyetért abban, hogy a T&E jövője a fizetés és a költségkezelés konvergenciája. Az eltérő beszerzési igények és az új típusú kiadások miatt azonban a döntéshozók 61% szerint a hibrid vagy távmunkavállalók megnehezítették az utazási költségek előrejelzését és költségvetését.

A vállalati erőforrás-tervezés (ERP) egységes megközelítése segíthet azáltal, hogy egyetlen igazságforrást és a B2B és T&E fizetési forgalom teljes átláthatóságát biztosítja. A T&E egyik legfontosabb árnyalata, hogy az utazási döntéshozók ugyanúgy érdekeltek abban, hogy ezt a láthatóságot biztosítsák alkalmazottaik számára, mint abban, hogy maguknak is megszerezzék.

Így talán nem meglepő, hogy az utazási döntéshozók a következő öt év legfontosabb globális megkülönböztető tényezőjének a költési korlátok és a fizetési módok összekapcsolását tartják. Nem segít azonban, ha az utazásszervezők a számlaegyeztetés, a felügyelet, a pénzforgalom, sőt a csalás megelőzése terén is a hatékonyság hiányát kockáztatják azzal, hogy az alkalmazottak személyes kártyákat használhatnak utazáshoz.

A virtuális kártyák alternatívát kínálnak. Megtartják a fizikai vállalati kártyák előnyeit, például a tranzakciók részletes adatait az egy az egyben történő fizetési egyeztetéshez, ugyanakkor lehetővé teszik a T&E menedzserek számára, hogy a tranzakciók összegére, időtartamára, típusára és helyére vonatkozó kiadási ellenőrzéseket alkalmazzanak. Tízből kilenc utazási döntéshozó szerint a virtuális kártyák öt éven belül vagy általánosak lesznek, vagy megkülönböztető tényezőt jelentenek majd.

Az utazási döntéshozók csaknem kétharmada szembesült azzal, hogy a T&E irányelvekkel és frissítésekkel kapcsolatos hatékony és időben történő tájékoztatás a hibrid vagy távoli munkaerők számára kihívást jelent, és 89% egyetért azzal, hogy dinamikusabb T&E irányelvekre van szükségük.

Az irányelvek & eljárások felülvizsgálata a célok meghatározásával, a versenytársakkal való összehasonlítással, valamint a részlegek és régiók közötti megközelítések egységesítésével biztosíthatja az üzleti relevanciát. A témák a főkönyvi kódoktól és a kereskedői kategóriakódoktól kezdve az egyszeri kifizetésekig és a kiadási költségekig terjedhetnek.

Az üzleti jelentőséghez legalább annyira fontos azonban a dolgozók ragaszkodása is: 59% az utazási döntéshozóknak nehézséget okoz, hogy biztosítsák az alkalmazottak megfelelését a kiadási irányelveknek és ellenőrzéseknek.

A világos irányelvek természetesen segítenek, de a valós idejű értesítések a szabályokon belüli és a szabályokon kívüli költésekről növelhetik a szabályok betartását, mivel megfelelnek az utazók igényeinek útközben. A környezetvédelmi megfontolásokat, például a banki alkalmazásokban található szén-dioxid-kalkulátorok által nyújtottakat, magától értetődően be kell vonni.

Az utazási politikát meghatározó üzleti vezetők számára az utazási döntések szén-dioxid-kibocsátásból eredő hatásának megértése az első számú prioritás. A megnövekedett nyomon követési és jelentéstételi igények miatt az utazási döntéshozók 88% már most is szolgáltat vagy tervezi, hogy az üzleti utazók szénlábnyom-adatokat szolgáltasson a megalapozottabb költekezés érdekében.

A fenntarthatósági felülvizsgálat a & eljárások felülvizsgálatának szerves részeként magában foglalja az összes alapvető szempontot: a meghatározott célkitűzéseket, a versenyképességi viszonyítási pontokat és a vállalati szintű stratégiákat. De a fenntarthatóságnak - vagy tágabb értelemben a környezeti, társadalmi és kormányzási (ESG) megfontolásoknak - is megvannak a maga ösztönzői.

A két fő környezeti ösztönző általában kéz a kézben jár. A hivatalos megbízások, mint például a rövid távú belföldi járatok franciaországi betiltása, gyakran jól egybecsengenek a munkavállalók újonnan felmerülő prioritásaival, mint például az EU és az USA válaszadóinak kétharmada, akik most a légi utazások szigorúbb megadóztatását szeretnék.4

A további megfontolások hasonlóan a vállalati és a munkavállalói szintek között mozognak. Egyes online foglalási eszközök már most is szolgáltatnak információkat a szénlábnyomról, hogy az utazók tájékozottabb vásárlást tudjanak végezni. Eközben az utazásszervezők felhasználhatják az információkat, hogy megalapozottabb irányelveket határozzanak meg & eljárások.

Az utazásszervezés a költséghatékonyság, az alkalmazottak elégedettsége és a vállalati célok metszéspontjában helyezkedik el. Az egymással versengő érdekek ügyes kezelése nem mindig könnyű, és a vállalkozások 42% oldala nehézségekről számol be az utazási beszállítói szerződések tárgyalásakor5 .

Az ERP-adatok jobb felhasználása minden vevőt jobb helyzetbe hoz a beszállítókkal való tárgyalások során. Egy konkrét T&E attribútum olyan kiegészítő adat, amely egy utazásszervező cégtől (TMC) és egy globális elosztórendszertől (GDS) származhat.

A TMC-k az üzleti utazásokat egy GDS részeként kezelik, amely egy globális utazási hálózaton keresztül valós idejű utazási készletekkel szolgálja ki a vevőket és a szolgáltatókat. A fizetési hálózat fogadhat adatokat a TMC-től, és összevetheti az utazási adatrekordokat a kapcsolódó tranzakciókkal.

A feljavított tranzakciós adatok ezután teljes áttekintést nyújtanak a T&E-ről, és lehetővé teszik az utazásszervezők számára, hogy megalapozottabb vásárlásokat tegyenek. Ilyen például a túlfizetések elkerülése vagy az előnyben részesített beszállítókkal tömegesen megtárgyalt kiegészítő ellátások megfelelőségének biztosítása.

A globális üzleti utazási kiadások várhatóan 2024-ben elérik a 2019-es 1,4 billió dolláros szintet, és 2027 végére közel 1,8 billió dollárra nőnek.6 A növekedés tükrözi az utazási döntéshozók 88% véleményét, akik egyetértenek azzal, hogy az üzleti utazások kulcsfontosságúak a szervezetük növekedésének előmozdítása szempontjából.

Mindez együttesen nagy nyomást gyakorol az utazási döntéshozókra - olyannyira, hogy 85% közülük úgy véli, hogy a Chief Travel Officer (CTO) szerepkör tíz éven belül mindennapos lesz. A kiadások egyszerűsített kezelése, a személyre szabott irányelvek & eljárások, a beágyazott fenntarthatóság és a számszerűsített beszállítói teljesítmény nagymértékben megkönnyíti a terheiket.

A mesterséges intelligencia egyre nagyobb szerepet fog játszani. Virtuális asszisztensként működhet, segíthet az utazás előtti foglalásokban és az utazás során a biztosítási szerződésen belüli és a biztosításon kívüli vásárlások közötti különbségtételben, vagy személyre szabhatja a vállalati hitelkártya jutalmazási programokat, hogy azok a kártyabirtokosok számára relevánsak legyenek.

A munkavállaló-központú T&E program boldog utazókat szül, és az utazási döntéshozók 91% tervezi, hogy befektet a mesterséges intelligenciába és a gépi tanulásba, hogy személyre szabottabb utazási élményt nyújtson az alkalmazottaknak.

Ez a befektetés bölcsnek tűnik. A T&E menedzsere számára a legjobb módja annak, hogy lépést tartson az üzleti utazásokkal, az, hogy lépést tart magával az üzleti utazókkal.

Tudjon meg többet a Mastercard T&E tanácsadási szolgáltatásairól.