23. Januar 2024
Seitdem der Reiseverkehr im März 2020 abrupt zum Erliegen kam, haben viele vorhergesagt, dass sich Geschäftsreisen angesichts der Fortschritte bei Videokonferenzen und der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice-Regelungen möglicherweise nie wieder erholen werden.
Laut dem im August veröffentlichten Business Travel Index der Global Business Travel Association (GBTA) werden die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen in diesem Jahr voraussichtlich das Niveau von 2019 übertreffen – das ist zwei Jahre früher als die GBTA im Vorjahr prognostiziert hatte. Eine ebenfalls im August veröffentlichte Mastercard-Umfrage unter Reiseentscheidern ergab, dass neun von zehn Befragten der Ansicht sind, dass Geschäftsreisen nach wie vor entscheidend für das Wachstum sind, und dass mehr als die Hälfte erwartet, im Jahr 2025 mehr als eine Milliarde Dollar für Reisen auszugeben, gegenüber 11 % vor der Pandemie.
Das klingt wie Musik in den Ohren von Fluggesellschaften und Kongresshotels, aber technologische Fortschritte, veränderte Erwartungen und neuer Druck haben auch die Landschaft der Geschäftsreisen so verändert, dass die Reise für Vielflieger und die Teams in den Unternehmen, die ihre Reisen organisieren, erleichtert werden kann. Hier sind fünf Trends, die Geschäftsreisen im Jahr 2024 prägen werden.
Fernarbeit ist gekommen, um zu bleiben, und einige Unternehmen haben sogar „Arbeiten von überall“-Leistungen eingeführt, die den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Auslandsurlaube oder Familienbesuche auszudehnen. Das bedeutet auch, dass Geschäftsreisende ihre Geschäftsreisen um einige Tage verlängern können und somit die Möglichkeit haben, mehr als nur das Kongresszentrum oder die Hoteleinrichtungen zu erkunden. Die Zeiten zweitägiger internationaler Geschäftsreisen gehören wohl bald der Vergangenheit an, denn die Mitarbeiter genießen die Vorteile flexibler Bürorichtlinien. Eine dezentral organisierte Belegschaft kann jedoch neue Herausforderungen bei der Kostenkontrolle mit sich bringen – eine Person, die von zu Hause aus arbeitet, hat möglicherweise andere Ausgaben als ein traditioneller Büroangestellter, wie z. B. den Kauf von Abonnements, Büromöbeln und Computerausrüstung, was es Unternehmen erschweren kann, die Ausgaben vorherzusagen und zu verbuchen.
Für Unternehmen ist die Kombination von Geschäfts- und Reisetätigkeit nicht immer reibungslos – die Verwaltung von Ausgaben und Kostenerstattungen kann kompliziert werden. Und für Arbeitnehmer fehlt bei Reise- und Bewirtungskosten der Komfort, mit einem Fingertipp oder Klick zu bezahlen, wie jeder bestätigen kann, der schon einmal mühsam eine Spesenabrechnung ausfüllen musste. Deshalb steigen viele Unternehmen auf virtuelle Karten für Reisekosten um. Diese Karten werden im Handumdrehen für bestimmte Zwecke erstellt – eine Geschäftsreise, ein Abendessen mit einem Kunden auf einer Konferenz, Reisevorbereitungen für einen vielversprechenden Nachwuchsmitarbeiter – mit individuell anpassbaren Ausgabenkontrollen, wie z. B. Betrag, Zeitraum und Art des Kaufs, für den die Karten verwendet werden können. Dadurch werden detaillierte Daten für die Nachverfolgung, Berichterstattung und automatisierte Abstimmung generiert. Sie können sogar direkt an mobile Geldbörsen ausgegeben werden und ermöglichen so kontaktlose Reiseerlebnisse.
Diese gestiegenen Erwartungen der Verbraucher könnten Unternehmen auch dazu veranlassen, die Vorteile ihrer Geschäftsreise- und Firmen-Reisekarten auszuweiten – beispielsweise durch eine bessere Reiseversicherung, Concierge-Service, Telemedizinangebote und Zugang zu Flughafenlounges.
Eine weitere Ausprägung der „Konsumentenorientierung“ von Geschäftsreisen? Die KI-Tools, die sich im Freizeitreisesektor durchsetzen, darunter virtuelle Reisebüros, die Reiserouten individuell anpassen und günstige Tarife sichern können, dürften auch im Geschäftsreisebereich für Aufsehen sorgen. Diese Bots können Reisen individuell an die Reisekostenrichtlinien, das Budget und die Präferenzen der Mitarbeiter anpassen. Angesichts der steigenden Kosten für Geschäftsreisen – der globale Geschäftsreise-Prognosebericht von CWT für 2024 prognostiziert einen Anstieg der durchschnittlichen Kosten pro Teilnehmer und Tag für Meetings und Veranstaltungen um 3 % sowie einen Anstieg der Hotelpreise um 3,6 % – können Geschäftsreiseteams KI für bessere Preisprognosen nutzen und ihre Budgets proaktiver verwalten. Es kann diesen Teams auch dabei helfen, dynamischere Richtlinien zu entwickeln und sogar Ausgabenlimits anzupassen, indem es vergangene Ausgaben auf einer viel detaillierteren Ebene analysiert. KI-Tools können den aufwendigen Spesenabrechnungsprozess sowohl für Mitarbeiter als auch für Finanzteams vereinfachen, indem sie die Erfassung und Überprüfung wiederkehrender und vorhersehbarer Ausgaben automatisieren. Laut einer Umfrage von Mastercard planen neun von zehn Reiseentscheidern, in KI und maschinelles Lernen zu investieren, um Prozesse zu verbessern und Reisen für ihre Mitarbeiter zu personalisieren.
Viele Unternehmen unternehmen gezielte Anstrengungen, ihren CO2-Fußabdruck zu verringern. Neun von zehn Reiseentscheidern in der Mastercard-Umfrage gaben an, dass sie sich verstärkt auf die Überwachung von Umwelt-, Sozial- und Governance-Maßnahmen konzentrieren – beispielsweise auf die Treibhausgasemissionen durch Geschäftsreisen. Tools zur Erfassung von Kohlenstoffemissionen, die den CO2-Fußabdruck von Geschäftsreisen und Sitzplatzwahlen aufzeigen, können zu umweltbewussteren Reiseentscheidungen beitragen. Da Nachhaltigkeit ganz oben auf der Agenda vieler Unternehmen steht, ist zu erwarten, dass Unternehmen nach Wegen suchen werden, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Die T&E Consulting Services von Mastercard helfen Unternehmen beispielsweise dabei, ihre T&E-Richtlinien und -Verfahren zu überdenken, die Leistung ihrer Lieferanten zu bewerten und sich für die Zukunft zu verbessern.
In vielen Organisationen ist die Verantwortung für Geschäftsreisen auf verschiedene Abteilungen aufgeteilt: Personalwesen, Finanzen, Beschaffung, Technologie und sogar Sicherheitsteams. Selbst wenn sie die gleichen Tools und Plattformen nutzen, besteht oft eine Diskrepanz, wenn es um langfristige Strategien und Entscheidungsfindung geht. Da Geschäftsreisen zunehmend automatisiert werden, könnten größere Unternehmen von einem Chief Travel Officer profitieren – einer Person, die organisationsübergreifend Prozesse optimieren, Effizienzsteigerungen erzielen und die neuen Tools, Unternehmenslösungen und Vorteile von Firmenkarten optimal nutzen kann, einschließlich Reiserisikomanagement-Dienstleistungen, Concierge-Service und Telemedizinangeboten.
Das Wiederaufleben von Geschäftsreisen verdeutlicht den anhaltenden Wert persönlicher Begegnungen – den Aufbau von Beziehungen, die Anregung von Innovationen, die Vertiefung des Vertrauens, die durch das gemeinsame Sitzen am Tisch oder eine gemeinsame Mahlzeit entstehen. Die Technologie hat zwar den Aufstieg der virtuellen Arbeit ermöglicht, aber sie macht Geschäftsreisen auch intelligenter und reibungsloser als je zuvor.