Firmenkarten beheben eine seit langem bestehende Zahlungsanomalie.

Der offensichtliche Unterschied zwischen einer kommerziellen Business-to-Business-Zahlung (B2B) und einer Einzelhandels-Consumer-to-Business-Zahlung (C2B) ist einfach der Zahlungsempfänger. Warum sollten Karten dann immer noch relativ unüblich für kommerzielle Zahlungen in Märkten sein, in denen sie für Einzelhandelszahlungen üblich sind?

Um es klarzustellen: ungewöhnlich bedeutet nicht undynamisch. Im Gegenteil, der Anteil Singapurs an den „kartenfähigen“ inländischen B2B-Zahlungen, ausgenommen konzerninterne Zahlungen und alle Zahlungen, die als nicht kartenfähig gelten, hat sich zwischen 2017 und 2023 verfünfzehnfacht.1 In bescheidenerem Maße hat sich der Kartenanteil Australiens im gleichen Zeitraum mehr als verdoppelt.

Die Situation verheißt Gutes für die Karten. Dies erklärt jedoch nicht die ungewöhnlich geringe Nutzung von Karten für B2B-Zahlungen im Vergleich zu ihrer Nutzung für C2B-Zahlungen.

Ein geringer Anteil von Kartenzahlungen an inländischen B2B-Zahlungen, die mit Karten abgewickelt werden können, könnte in bar-dominierten Märkten, in denen der Einzelhandel ebenfalls weitgehend ohne Kartenzahlung auskommt, sinnvoller sein. Die vernachlässigbaren Anteile auf den Philippinen und in Indonesien bleiben zwischen 2017 und 2023 relativ unverändert.

Dennoch bedürfen alle Märkte, insbesondere jene, in denen Karten im Einzelhandel gegenüber Bargeld überwiegen, einer Erklärung.

Die Geschichte bietet einen guten Ausgangspunkt. Zahlungskarten wurden für persönliche C2B-Zahlungen im Einzelhandel und nicht für rechnungsbasierte B2B-Zahlungen konzipiert, die den Großteil der kommerziellen Zahlungen ausmachen. Sie haben dann auch geschickt den E-Commerce integriert, obwohl Click to Pay erst jetzt Online-Klicks so einfach macht wie Offline-Bezahlung.

Doch die Lehre der Geschichte ist nicht, dass kommerzielle Karten eine Chance verpasst hätten.

Zahlungen im Einzelhandel sind in der Regel von geringem Wert und betreffen wenige Beteiligte, während rechnungsbasierte Zahlungen im Geschäftsverkehr in der Regel von hohem Wert sind und viele Beteiligte in den Abteilungen „Kreditorenbuchhaltung“ und „Debitorenbuchhaltung“ betreffen. „Beschaffungskarten“ oder „Einkaufskarten“, sogenannte P-Karten – im Wesentlichen nicht revolvierende Kreditkarten, die mehrere Karten mit einem Geschäftskonto verknüpfen – wickeln bereits alle B2B-Zahlungen mit geringem Wert ab, die keine Rechnungen beinhalten.

Doch die Zeiten für rechnungsbasierte Zahlungen ändern sich:

• Der kommerzielle Zahlungsverkehr nimmt zu. Beispielsweise stiegen die kartenbasierten B2B-Ausgaben in China zwischen 2017 und 2023 um fast drei Fünftel. Gleichzeitig stiegen die mit Kartenzahlungen beglichenen grenzüberschreitenden B2B-Ausgaben in China um fast ein Drittel.
• Der Zahlungsverkehr mit Firmenkarten entwickelt sich weiter. Eine virtuelle Kartennummer ist eine eindeutige 16-stellige Kartennummer, die aus einer realen Kartennummer generiert wird und kein physisches Gegenstück hat. Diese virtuellen Kartennummern können auch für den E-Commerce oder für kontaktlose Zahlungen über digitale Geldbörsen tokenisiert werden. Individuell angepasste Ausgabenkontrollen liefern detaillierte Daten für die Nachverfolgung, Berichterstattung und automatisierte Abstimmung.

Diese veränderten Zeiten bergen Chancen für die Finanzinstitute, die Karten ausgeben, und für die Käufer und Lieferanten, die Karten nutzen können.

Die Diskussion um Schecks für kommerzielle Zahlungen kann, wie auch die um Bargeld, als in Asien zunehmend bedeutungslos eingestuft werden. In Australien, China, Indien, Indonesien, den Philippinen und Singapur verzeichneten nur die Philippinen zwischen 2017 und 2023 einen Anstieg der gesamten inländischen B2B-Ausgaben für Kartenzahlungen per Scheck. Selbst dann lag der prozentuale Anteil an den Gesamtausgaben im Jahr 2023 noch im einstelligen Bereich.

Der Großteil der kommerziellen Zahlungen erfolgt über elektronische Geldtransfers (EFTs) zwischen Konten. Zusammen machen sie über drei Fünftel der kartenbasierten B2B-Ausgaben in Australien, China, Indien, Indonesien, den Philippinen und Singapur aus.

Elektronische Geldtransfers (EFTs) können eine Nettoabwicklung oder eine Echtzeit-Bruttoabwicklung über ein automatisiertes Clearinghaus (ACH) beinhalten, oder sie können eine Überweisung oder eine Echtzeitzahlung (RTP) direkt zwischen Banken beinhalten, idealerweise unter Verwendung des ISO 20022- Standards für Finanznachrichten, sofern verfügbar. Trotz aller elektronischen Vorteile, die sich aus der Nicht-persönlichen Bezahlung einer Rechnung oder der Nutzung eines Kurierdienstes ergeben, ist eine elektronische Geldüberweisung (EFT) im Grunde nichts anderes als das, was ihr Name vermuten lässt: eine einfache Geldüberweisung.

Selbst RTPs in Mastercard-unterstützten RTP-Netzwerken in Europa, dem Nahen Osten, Asien, Südamerika und Nordamerika, die spezifische Anforderungen an sofortige und garantierte Inlandszahlungen mit standardisierten Überweisungsinformationen erfüllen können, weisen in anderen Bereichen immer noch Kompromisse auf. Letztendlich kann die Fähigkeit eines elektronischen Zahlungsverkehrssystems, die Bedürfnisse von Käufern und Lieferanten zu erfüllen, je nach Art des Systems erheblich variieren. Häufige Probleme sind:

• Ineffiziente manuelle Abstimmung, wenn die Transaktionsdaten nicht durch ausreichend detaillierte Informationen in den Finanznachrichten unterstützt werden.
• Einschränkungen bei Prognosen und der Einhaltung von Vorschriften ergeben sich, wenn die Echtzeit-Transparenz der gesamten Transaktionen fehlt.
• Bei unwiderruflichen RTPs (Return to Payments) werden keine Zahlungen rückgängig gemacht, da dies ein erhöhtes Betrugsrisiko darstellt, wenn die Betrugsprävention nicht in Echtzeit erfolgt.
• Keine Zahlungsgarantien für ACH-Überweisungen und verzögerte Benachrichtigungen über Fehlermeldungen, z. B. bei unzureichender Deckung.
• Reduziertes Betriebskapital, wenn Gelder direkt von Bankkonten entnommen werden.
• Nicht verfügbare oder umständliche internationale Zahlungen, die mit unklaren und unerwarteten Gebühren der Korrespondenzbank verbunden sein können.

Die Entwicklung von Firmenkarten lässt sich in drei Hauptphasen unterteilen. Die erste Phase mit P-Karten ist nicht neu, aber sie entwickelt sich weiter. Die zweite und dritte Phase, die virtuelle Karten und Straight-Through-Processing einbeziehen, sind relativ neu.

Traditionell werden P-Karten mit B2B-Zahlungen geringer Höhe in Verbindung gebracht. Clevere Finanzverantwortliche in Unternehmen und Kartenherausgeber erkannten daraufhin, dass der gleiche Ansatz auch für hochwertige, aber wenig volumenstarke B2B-Einkäufe verwendet werden könnte, um „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ und „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ abzudecken. Rechnungsbasierte Zahlungen könnten dann alle Vorteile kartenbasierter Zahlungen nutzen, darunter:

• Zahlungsaufschub ermöglicht es Käufern, ihr Geld länger auf ihren Konten zu behalten und gleichzeitig von Rabatten der Kartenherausgeber in Abhängigkeit vom Ausgabenvolumen zu profitieren.
• Detaillierte Transaktionsdaten mit Eins-zu-Eins-Zuordnungen für eine effiziente Zahlungsabstimmung.
• Grenzüberschreitende Zahlungen über vertrauenswürdige internationale Netzwerke
• Zahlungsgarantien, ohne dass Käufer die Bankkontoinformationen des Lieferanten überprüfen und aktualisieren müssen.
• Betrugsschutz und Sicherheit durch ein Zahlungsnetzwerk, das den Datensicherheitsstandard der Zahlungskartenindustrie einhält.

Kartenherausgeber und ihre Firmenkunden erkennen zunehmend die Vorteile von Kartenzahlungen im Geschäftsverkehr. Die Ausgaben für B2B-Kartenzahlungen im Inland haben sich in Australien, China, Indien, Indonesien, den Philippinen und Singapur zwischen 2017 und 2023 im Durchschnitt mehr als verdoppelt.

In diesem Wachstum ist eine nahezu Verdreifachung der Ausgaben mit virtuellen Karten im gleichen Zeitraum zu verzeichnen.

Eine virtuelle Karte bietet über die Vorteile einer P-Karte hinaus zahlreiche zusätzliche Vorteile:

• Die inhärente Sicherheit von virtuellen Einmalkartennummern entfällt durch die Notwendigkeit, sensible Zahlungsdaten zu verwalten oder zu speichern.
• Individuelle Ausgabenkontrollen hinsichtlich Einzel- versus Mehrfachnutzung, Nutzungshäufigkeit, Transaktionsbeträgen, Kaufarten, Orten und Tageszeiten.
• Betrugsschutz durch automatische Kontoeröffnung und -schließung auf Basis gültiger Start- und Enddaten, die an benutzerdefinierte Kontrollen gekoppelt sind.
• Sofortige und umweltfreundlichere weltweite Kartenausgabe, die die Notwendigkeit der physischen Kartenverteilung überflüssig macht.
• Bereitstellung von Karten in digitalen Geldbörsen auf Mobilgeräten zur sofortigen Nutzung überall.
• Transparenz der Nutzung durch erweiterte Transaktionsdaten, die nichtfinanzielle Informationen wie Rechnungsnummern und Abrechnungscodes umfassen, um die Echtzeitverfolgung und -berichterstattung für den automatischen Abgleich über Abteilungen und Ausgabenkategorien hinweg zu unterstützen.

Das Wachstum virtueller Karten spiegelt die Marktwahrnehmung wider: Laut den Ergebnissen der RPMG-Benchmark-Umfrage zu virtuellen Karten aus dem Jahr 2022 glauben 85 % der Bankmanager, dass virtuelle Karten die organisatorischen Prozesse verbessern, und 84 % glauben, dass sie die Cybersicherheit erhöhen.

Virtuelle Karten können, sofern verfügbar, auch in die durchgängige Zahlungsabwicklung integriert werden, um zusätzliche Vorteile zu erzielen.

Bei einer Standard-B2B-Kartenzahlung muss der Lieferant die vom Kartenaussteller bereitgestellten Kreditkarteninformationen in das Modul „Debitoren“ seines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) eingeben. Straight-Through Processing (STP) für virtuelle Karten ist eine aufkommende Lösung, die in einigen Märkten bereits verfügbar ist und diese Anforderung umgeht, indem sie es dem vom Emittenten verwendeten Kartennetzwerk ermöglicht, eine virtuelle Kartennummer direkt an den Zahlungsabwickler des Lieferanten zur Verarbeitung zu übermitteln.

Zu den zusätzlichen Vorteilen gehören:

• Die Zahlungsinformationen müssen nicht manuell eingegeben werden.
• Eine manuelle Ausnahmebehandlung ist nicht erforderlich, wenn eine Zahlung fehlschlägt.
• Geringere Compliance-Herausforderungen, da das Zahlungsnetzwerk und nicht der Lieferant die virtuelle Kartennummer verwaltet.

Virtuelle Karten können den Zahlungsverkehr in allen Sektoren optimieren, von der Fertigungsindustrie und Landwirtschaft bis hin zum Baugewerbe und der Energieversorgung. Sie könnten sich auch auf Zahlungen zwischen Unternehmen und Regierungen (B2G) ausdehnen.

Vier Sektoren verdienen besondere Beachtung hinsichtlich der Vorteile, die Karten mit sich bringen.

Die Gesamtausgaben im Inland im Groß- und Einzelhandel, zu dem auch die Autoreparatur gehört, liegen in den Philippinen und Singapur an zweiter Stelle, in China an dritter und in Australien, Indien und Indonesien an vierter Stelle unter den elf B2B-Sektoren der McKinsey Global Payments Map.

Die mit dem Groß- und Einzelhandel verbundenen B2B-Umsätze erstrecken sich über die gesamte Lieferkette und gehen naturgemäß auch auf B2B2C-Umsätze über. Diese B2B-Verkäufe mit relativ hohem Volumen und niedrigem Wert ähneln tendenziell ihren B2C-Pendants, mit ähnlich geringen Gewinnmargen für die Unternehmen. Zusätzlich zu den zwischen Käufern und Lieferanten getroffenen Zahlungsvereinbarungen können Karten bei der Verwaltung dieser Margen helfen, indem sie die Zahlung von Verbindlichkeiten hinauszögern und gleichzeitig den schnellen Abgleich von Forderungen unterstützen.

Eine einheitliche Abwicklung der Zahlungsströme im B2B- und C2B-Bereich ist insbesondere für Online-Marktplätze sinnvoll, die sowohl B2B- als auch B2C-Verkäufe abwickeln. Die bereits bestehende Unterstützung von C2B-Kartenzahlungen im E-Commerce kann die B2B-Integration vergleichsweise einfach gestalten.

Die Inlandsausgaben Australiens, Chinas, Indiens, Indonesiens, der Philippinen und Singapurs im Bereich Transport und Lagerung liegen im Jahr 2023 unter dem Niveau im Inlandsgroß- und Einzelhandel.

Das Verhältnis zwischen den beiden Kategorien kehrt sich jedoch um, wenn der Fokus auf dem Internationalen statt auf dem Inländischen liegt. Die Ausgaben über große Entfernungen umfassen Lieferketten von Lieferanten und Käufern, lokale Transportunternehmen, Spediteure, Terminalbetreiber, Zollagenten, Hafenbehörden und internationale Transportunternehmen beim Verlassen und Betreten von Jurisdiktionen.

Die während des Transports anfallenden kommerziellen Zahlungen, die sowohl B2G- als auch B2B-Zahlungen umfassen können, müssen garantiert, fehlerfrei und in verschiedenen Währungen abgewickelt werden können. Zudem müssen sie in der Lage sein, auch kurzfristige Zahlungen von Zöllen und Gebühren an Kontrollpunkten ohne formelle Genehmigungen oder Bestellungen zu ermöglichen. Virtuelle Karten bieten Vorteile durch ihre sofortige Bereitstellung auf mobilen Geräten unabhängig vom Standort, Ausgabenkontrollen zur Kontrolle von Last-Minute-Zahlungen und die Verknüpfung von Zahlungen mit bestimmten Lieferungen, die dann mit ERP-Systemen synchronisiert werden können.

In Singapur stiegen die grenzüberschreitenden Ausgaben für Kartenzahlungen zwischen 2017 und 2023 im Bereich der Gesundheits- und Sozialarbeitsaktivitäten um fast das Sechsfache. Der Anstieg steht im Einklang mit Singapurs zweitem Platz im aktuellen Index für Medizintourismus, der auf der amerikanischen Wahrnehmung von Gesundheitsdestinationen weltweit basiert – Amerikas nördlicher Nachbar Kanada belegte den ersten Platz.

Grenzüberschreitende Ausgaben bilden die Grundlage für Regionen mit intensivem Wachstum, wie beispielsweise in Singapur. Aber auch die Gesundheitsausgaben im In- und Ausland steigen generell: Laut der globalen medizinischen Trendstudie 2024 von WTW glauben 59 % der Krankenversicherer im asiatisch-pazifischen Raum, dass die Gesundheitskosten langfristig steigen werden.

Zu den Komplexitäten gehören zahlreiche Akteure aus dem öffentlichen und privaten Sektor, fragmentierte Lieferantenstrukturen, darunter Technologieunternehmen, geringe Preistransparenz zwischen Anbietern und Versicherern, eine Vielzahl stark variierender Daten, die nicht immer in standardisierten digitalen Formaten vorliegen, sowie langwierige Inkasso- und Schadensbearbeitungszyklen.

Nicht konsolidierte, überfällige Rechnungen sind üblich. In diesem besonders komplexen Sektor ist es von besonderer Bedeutung, virtuelle Kartennummern von einem Konto mit unterschiedlichen Rechnungen verknüpfen zu können, um eine optimierte Abstimmung und frühzeitige Warnungen vor Zahlungsverzug zu ermöglichen.

Von Online-Werbung bis hin zur Anmietung von Cloud-Speicher wird alles als Longtail-Ausgaben bezeichnet, alternativ auch als „nicht-strategische“ Ausgaben. Sie umfasst den Großteil der B2B-Einkäufe eines Unternehmens bei einer möglichst großen Anzahl von Lieferanten, macht aber nur einen Bruchteil des Gesamtausgabenvolumens aus.

Ein Großteil der Kosten, die einem Unternehmen durch die Abwicklung dieser Zahlungen entstehen, resultiert aus der Ineffizienz, die mit der Verwaltung mehrerer Lieferanten einhergeht. Aufgrund der Art digitaler Zahlungen und „as a Service“-Zahlungen ist es wahrscheinlicher, dass diese an globale Lieferanten geleistet werden, die in verschiedenen Währungen operieren. Sie basieren zudem häufig auf Abonnements mit unterschiedlichen Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsterminen, die schwer zu handhaben sein können.

Eine eindeutige virtuelle Kartennummer für jedes Abonnement von einem einzigen Finanzierungskonto unabhängig von geografischem Standort oder Währung ermöglicht eine konsolidierte Übersicht über die Ausgaben. Gleichzeitig kann die Konsolidierung dazu führen, dass Kartenherausgeber volumenbasierte Rabattaktionen für Käufer anbieten.

Die für virtuelle Karten verfügbaren Steuerungsmöglichkeiten stellen mehr dar als nur individuell anpassbare Beschränkungen der Kartennutzung. Sie bieten Kartenherausgebern und Unternehmen zudem spezifische Einblicke in ihre transparenten Echtzeitdaten. Die Möglichkeit, auf diese Erkenntnisse zuzugreifen und sie umzusetzen, hängt von den Produkten und Dienstleistungen ab, die die Karten unterstützen.

Die Vorteile kommen beiden Parteien zugute: Emittenten können wettbewerbsfähigere Zahlungslösungen anbieten; Anwender können als Käufer und Lieferanten effizienter agieren. Die Karten sind so konzipiert, dass sie sowohl eigenständig als auch problemlos in bestehende Zahlungsprozesse integriert werden können. Virtuelle Karten funktionieren jedoch am besten, wenn sie durch Beratungslösungen unterstützt werden, die ganzheitliche Markt- und marktübergreifende Perspektiven für gesamte Geschäftskartenstrategien bieten.

Geringe Gewinnspannen, weit verstreute Interessengruppen, komplexe Ökosysteme, Ausgaben für Nischenprodukte. Die kommerziellen Vorteile virtueller Karten decken die vielfältigen Bedürfnisse von Branchen ab, die vom Großhandel bis zum Gesundheitswesen im In- und Ausland reichen. Währenddessen können Käufer ihr Geld länger auf ihren Konten behalten, und Lieferanten können ihre Zahlungen weiterhin pünktlich erhalten. Die Effizienz und Flexibilität hängen von den Kartengrundlagen und den unterstützenden Produkten und Dienstleistungen des zugrunde liegenden Kartennetzwerks ab.

Eine virtuelle Kartennummer lässt sich zwar schneller und einfacher ausstellen als eine physische P-Card, sie muss aber dennoch generiert und übertragen werden. Diese Rolle obliegt traditionell einem Kreditkartenherausgeber. Nachdem der Käufer eine Rechnung in sein ERP-System eingegeben hat, um sie als Zahlungsanweisung an den Aussteller zu übermitteln, fordert der Aussteller eine virtuelle Kartennummer vom Zahlungsnetzwerk an und sendet diese dann an das ERP-System des Lieferanten sowie den Zahlungsautorisierungsstatus an das ERP-System des Käufers.

Embedded Finance bietet eine Alternative, indem es dem Emittenten ermöglicht, seine Emissionskapazitäten in das ERP-System des Käufers zu integrieren. Der Käufer kann dann direkt mit dem Zahlungsnetzwerk interagieren, um die virtuelle Kartennummer selbst auszustellen. Neben der Steigerung der Effizienz bietet Embedded Finance den Käufern auch mehr Kontrolle, indem es ihnen in Echtzeit einen vollständigen Einblick in alle virtuellen Kartendaten gewährt.

Es ist immer noch neuartig, ja sogar ungewöhnlich, dass Käufer selbst als Aussteller von Firmenkarten auftreten. Dieser Status ändert sich jedoch gerade – zusammen mit dem Status der damit ermöglichten kommerziellen Zahlungen.

Kontaktieren Sie uns, um mehr von unserem Team aus Expertenfür kommerzielle Zahlungen und über unsere Produkt- und Servicepalette zu erfahren: Commercial Card Insights, Supplier Enablement & Activation Service und Mastercard Receivables Manager (sofern verfügbar).