Grundlagen virtueller Karten: Gewerbliche Zahlungen leicht gemacht

Um im Zeitalter von sofortigen Erlebnissen und unmittelbarer Bestätigung Schritt zu halten, greifen Unternehmen aller Art auf virtuelle Karten zurück, um die Einfachheit, Sicherheit und Effizienz der Digitalisierung in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Was genau sind virtuelle Karten und wie funktionieren sie?

Virtuelle Karten sind eine zunehmend beliebte Zahlungsoption im B2B-Zahlungsverkehr. Es handelt sich um temporäre Kartennummern, die zufällig generiert und mit einem Finanzierungskonto verknüpft sind, über das ein Kreditrahmen verfügt. Sie werden typischerweise für eine bestimmte Transaktion oder für einen bestimmten Zeitraum verwendet. Sie werden häufig in Buchhaltungs-, Enterprise-Resource-Planning- und Spesenmanagementsysteme integriert, um Backoffice-Prozesse zu optimieren, einschließlich der Automatisierung von Abstimmungsprozessen.

Virtuelle Karten unterscheiden sich dadurch, dass es keine physische Karte gibt, ansonsten funktionieren sie beim Kauf aber auf ähnliche Weise, nämlich mit einer 16-stelligen Kartennummer, einem Ablaufdatum und einem dreistelligen CVC-Code. Einige virtuelle Karten können sogar zu mobilen Geldbörsen hinzugefügt werden, um die Tap-to-Pay-Funktion zu nutzen, genau wie digitale Versionen von Kredit- oder Debitkarten für Verbraucher. 

Virtuelle Karten funktionieren wie herkömmliche Zahlungskarten, aber die Unternehmen, die sie verwenden, haben mehr Kontrolle über die Ausgaben. Sie können Parameter anpassen, und die Karten können mit bestimmten Geschäftsbereichen oder Projekten verknüpft werden, um die Überwachung, den Abgleich und die Rechnungsverwaltung zu verbessern.

Virtuelle Karten können sofort generiert und für Online-Zahlungen verwendet werden – man muss nicht auf die physische Karte per Post warten.

Virtuelle Karten bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Ausgabenkontrolle individuell anzupassen, beispielsweise durch Budgetlimits, die Nutzungsdauer – etwa einen Tag oder eine Woche – und die Orte, an denen die Karte verwendet werden kann, etwa durch die Festlegung bestimmter Händler oder nur bestimmter Händlercodes. Eine virtuelle Karte, die zur Deckung der Kosten eines Geschäftsessens ausgestellt wurde, kann beispielsweise nicht dazu verwendet werden, sich im nahegelegenen Einkaufszentrum ein neues Outfit zu kaufen.

Die Vorteile virtueller Karten sind die gleichen wie die von Plastikkarten – Bequemlichkeit und Sicherheit, um nur einige zu nennen –, aber darüber hinaus bieten sie auch Ausgabenkontrolle und mehr Flexibilität durch neue Zahlungsanwendungsfälle.

Diese Vorteile gelten für beide Seiten von Handelsgeschäften. Für Händler oder Lieferanten kann die Akzeptanz virtueller Karten Zahlungssicherheit schaffen und dazu beitragen, die durchschnittliche Forderungslaufzeit zu verkürzen. Diese bezeichnet die Anzahl der Tage, die ein Unternehmen im Durchschnitt benötigt, um die Zahlung für einen Verkauf zu erhalten, und ist ein Indikator für das Betriebskapital.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Schecks, die in den USA im Geschäftsverkehr immer noch häufig verwendet werden und deren Abwicklung in der Regel mindestens einen Werktag dauert, werden virtuelle Kartenzahlungen nahezu sofort abgewickelt, was den Cashflow beschleunigt. Auch Händler profitieren von detaillierteren Zahlungsdaten, die ihnen auf dem Weg zur automatisierten Abstimmung helfen können.

Für Käufer sind die Kontrollmöglichkeiten bei virtuellen Karten von entscheidender Bedeutung, da sie unkontrollierte Budgetüberschreitungen verhindern und sicherstellen, dass die Gelder sachgemäß ausgegeben werden. Zudem verringern virtuelle Karten das Risiko von Betrug oder Missbrauch, da sie nur unter bestimmten Bedingungen autorisiert werden können und die Nummer anschließend deaktiviert wird. Sie bieten außerdem eine detailliertere Überwachung, da die bei jeder Transaktion verwendete eindeutige Kartennummer eine präzisere Nachverfolgung ermöglicht, und eine einfachere Abstimmung, da die zusätzlichen Daten einen direkten Zahlungsabgleich ermöglichen.

Manche virtuelle Karten ermöglichen auch die Währungsumrechnung in Echtzeit, was für Unternehmen mit internationalen Lieferketten von Vorteil sein kann. Um die Anwendungsfälle für virtuelle Karten über Online- und Telefonzahlungen hinaus zu erweitern, bringen mobile virtuelle Karten – bei denen die Karte in einer mobilen Geldbörse gespeichert und für kontaktlose Zahlungen verwendet wird – den Komfort von Tap-to-Pay-Zahlungen im Einzelhandel auf Unternehmenstransaktionen.

Unternehmen nutzen virtuelle Karten in immer mehr Anwendungsfällen – überall dort, wo es um mehr Effizienz, Kontrolle, Flexibilität und Sicherheit geht. Hier einige Beispiele dafür, wie Mastercard die Vorteile virtueller Karten in einer breiten und stetig wachsenden Palette von Branchen erschließt.

Geschäftsreisen: Geschäftsreisen haben sich erholt, aber viele Unternehmen kämpfen immer noch mit komplexen und veralteten Spesen- und Erstattungsprozessen. Virtuelle Karten können zur Buchung von Reisen und zur Deckung der Kosten für die Bewirtung von Kunden verwendet werden, mit individuell anpassbaren Kontrollfunktionen zur Ausgabenverwaltung und nahtloser Spesenabrechnung mit erweiterten Daten. Mit mobilen virtuellen Karten können Vielflieger und Geschäftsreisende einfach per Fingertipp Hotels, Mahlzeiten oder sonstige Ausgaben bezahlen, sofern kontaktlose Zahlungen akzeptiert werden.

Mobile virtuelle Karten verfügen über eine zusätzliche Sicherheitsebene namens Tokenisierung: Jede in einer digitalen Geldbörse gespeicherte Karte verwendet eine Verschlüsselungstechnik, die die Kontonummer der Karte durch eine alternative Kartennummer, ein sogenanntes Token, ersetzt, sodass die tatsächlichen Kontodaten bei einer Transaktion niemals weitergegeben werden.

Je nach Unternehmensrichtlinie müssen Geschäftsreisende, die mit virtuellen Karten ausgestattet sind, möglicherweise keine Stapel physischer Belege mehr aufbewahren. Virtuelle Karten machen außerdem die Zahlung mit einer persönlichen Karte und das Warten auf die Rückerstattung überflüssig.

Virtuelle Karten können auch an Bewerber ausgegeben werden, um Ausgaben während des Einstellungsverfahrens zu decken oder um Umzugskosten oder vorübergehende Unterkünfte für Mitarbeiter zu bezahlen, die umziehen.

Messen, Veranstaltungen und Konferenzen: Für Veranstaltungsplaner kann es schwierig sein, die Budgets für viele Projekte und Anbieter gleichzeitig zu verwalten – und die Kosten können schnell explodieren. Virtuelle Karten vereinfachen Zahlungen und Berichterstattung und helfen dabei, Veranstaltungen durch Kontrollmechanismen im Rahmen eines bestimmten Budgets zu halten, bieten aber gleichzeitig die Flexibilität, bei Bedarf zusätzliche Mittel in das Budget einzuzahlen.

Je nach Unternehmensrichtlinie müssen Geschäftsreisende, die mit virtuellen Karten ausgestattet sind, möglicherweise keine Stapel physischer Belege mehr aufbewahren. Virtuelle Karten machen außerdem die Zahlung mit einer persönlichen Karte und das Warten auf die Rückerstattung überflüssig.

Virtuelle Karten können auch an Bewerber ausgegeben werden, um Ausgaben während des Einstellungsverfahrens zu decken oder um Umzugskosten oder vorübergehende Unterkünfte für Mitarbeiter zu bezahlen, die umziehen.

Gesundheitswesen und Versicherung: Jeder, der in den letzten Jahrzehnten einen Arzt aufgesucht hat, weiß, dass die Abrechnung medizinischer Leistungen komplex und langsam ist. Das gilt genauso für Arztpraxen oder Krankenhäuser, die mit der Genehmigung von Leistungsanträgen und der Auszahlung von Geldern befasst sind. Bei der Abwicklung von Ansprüchen gegenüber Versicherungsunternehmen stoßen Gesundheitsdienstleister häufig auf Engpässe, da veraltete, papierintensive Systeme die Zahlungen verzögern, was zu Liquiditätsproblemen und steigenden Kreditkosten führt. Durch die Integration virtueller Karten in die Plattformen zur Schadensabwicklung, die Versicherungsunternehmen mit Gesundheitsdienstleistern verbinden, profitieren alle von schnelleren Zahlungen, besserer Transparenz des Schadensstatus und einfacherer Abstimmung.

Flottenmanagement: Für Flottenmanager, die nach Möglichkeiten suchen, die Kosten für Kraftstoff und Wartung zu kontrollieren und sicherzustellen, dass die Fahrer die Unternehmensrichtlinien einhalten, können mobile virtuelle Karten mit einem bestimmten Fahrzeug verknüpft werden, um beispielsweise den Kraftstoffverbrauch zu verfolgen, oder sogar mit bestimmten Tankstellen, mit denen das Unternehmen bevorzugte Partnerschaften unterhält. Die detaillierten Transaktionsdaten können Flottenmanagern helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen, beispielsweise hinsichtlich der Reduzierung der Kraftstoffkosten, des Fahrermanagements und der Optimierung der Routen.

Unternehmen können virtuelle Karten direkt über ihre ausstellende Bank einführen, aber um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, können sie mit ihren Softwareanbietern zusammenarbeiten, um die Karten in ihre digitalen Geschäftsplattformen, wie z. B. Enterprise-Resource-Planning- oder Beschaffungssysteme, zu integrieren, was ihre Arbeitsweise weiter beschleunigen und vereinfachen kann. Durch die Integration von Zahlungen in diese Plattformen können Reibungsverluste und Transaktionskosten reduziert werden und es können mehr Daten und Erkenntnisse, Mehrwertdienste und sogar die Möglichkeit zum Zugang zu Krediten und Finanzierungen bereitgestellt werden.

Wenn virtuelle Karten über die Tools abgerufen werden, die ein Unternehmen täglich nutzt, kann die Zahlung zu einer natürlichen Erweiterung seiner Geschäftsprozesse werden. Früher erforderte die Abwicklung von B2B-Zahlungen das Wechseln zwischen verschiedenen Geschäftsplattformen. Die Einbettung virtueller Karten eröffnet jedoch neue, bequemere Möglichkeiten, bei denen Zahlungen nahtlos in die Plattformen integriert werden, um die Unternehmen ihre Geschäfte organisieren.

Bei der Auswahl eines Anbieters virtueller Karten sollten Sie auf die Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen, eine große Reichweite, robuste Kartenkontrollen und ein hervorragendes Nutzererlebnis achten.

Einer der größten Vorteile virtueller Karten ist ihre Fähigkeit, in die bestehenden Arbeitsabläufe eines Unternehmens integriert zu werden, beispielsweise in die Systeme, die für Buchhaltung, Finanzwesen oder Beschaffung verwendet werden. Durch die Wahl eines Anbieters mit vielen Softwareintegrationen können Unternehmen virtuelle Karten problemlos in ihre bestehenden Systeme integrieren, um Effizienzsteigerungen zu erzielen und Backoffice-Prozesse zu verbessern.   

Die Suche nach Anbietern mit umfassenden globalen Kartenakzeptanznetzwerken ist auch wichtig, um zu optimieren, wo Unternehmen und ihre Mitarbeiter ihre virtuellen Karten einsetzen können. Da immer mehr virtuelle Karten für mobile Geldbörsen verfügbar werden, ist es wichtig, einen Anbieter mit einer großen globalen Präsenz an kontaktlosfähigen Standorten in Betracht zu ziehen.

Es ist außerdem wichtig, die verfügbaren Steuerungsmöglichkeiten an den Bedürfnissen des Unternehmens auszurichten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise die Einhaltung der Reise- und Bewirtungsrichtlinien verbessern und sicherstellen möchte, dass die Mitarbeiter bei Geschäftsreisen ihr Ausgabenbudget einhalten, sollte es einen Anbieter bevorzugen, der eine solide Ausgabenkontrolle bietet.

Die Wahl eines Anbieters, der es ermöglicht, virtuelle Kartentransaktionen direkt an die Bank oder den Acquirer zu übermitteln – ohne dass man E-Mails manuell durchsuchen muss, was ein risikoreicher, langsamer und manueller Prozess ist – ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Die Fähigkeit, ein schnelles und sicheres durchgängiges Zahlungserlebnis zu bieten, ist der Weg, auf den die Zukunft des B2B-Zahlungsverkehrs ausgerichtet ist.