Grundlagen virtueller Karten: Gewerbliche Zahlungen leicht gemacht

Um im Zeitalter von sofortigen Erlebnissen und unmittelbarer Bestätigung Schritt zu halten, greifen Unternehmen aller Art auf virtuelle Karten zurück, um die Einfachheit, Sicherheit und Effizienz der Digitalisierung in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Was genau sind virtuelle Karten und wie funktionieren sie?

Virtuelle Karten sind eine zunehmend beliebte Zahlungsoption im B2B-Zahlungsverkehr. Es handelt sich um temporäre Kartennummern, die zufällig generiert und mit einem Finanzierungskonto verknüpft sind, über das ein Kreditrahmen verfügt. Sie werden typischerweise für eine bestimmte Transaktion oder für einen bestimmten Zeitraum verwendet. Sie werden häufig in Buchhaltungs-, Enterprise-Resource-Planning- und Spesenmanagementsysteme integriert, um Backoffice-Prozesse zu optimieren, einschließlich der Automatisierung von Abstimmungsprozessen.

Virtuelle Karten unterscheiden sich dadurch, dass es keine physische Karte gibt, ansonsten funktionieren sie beim Kauf aber auf ähnliche Weise, nämlich mit einer 16-stelligen Kartennummer, einem Ablaufdatum und einem dreistelligen CVC-Code. Einige virtuelle Karten können sogar zu mobilen Geldbörsen hinzugefügt werden, um die Tap-to-Pay-Funktion zu nutzen, genau wie digitale Versionen von Kredit- oder Debitkarten für Verbraucher. 

Virtuelle Karten funktionieren wie traditionelle Zahlungskarten, aber die Unternehmen, die sie nutzen, haben mehr Kontrolle über die Ausgaben. Sie können Kontrollen anpassen, und die Karten können mit bestimmten Geschäftseinheiten oder Projekten verknüpft werden, um die Überwachung, den Abgleich und die Rechnungsverwaltung zu verbessern.

Virtuelle Karten können sofort generiert und für Online-Zahlungen verwendet werden – man muss nicht auf die physische Karte per Post warten.

So funktioniert der Prozess:

• Kartengenerierung: Ein Unternehmen beantragt eine virtuelle Karte über seine ausstellende Bank oder integrierte Plattform, und eine eindeutige 16-stellige Kartennummer wird sofort generiert.
• Kontrolleinstellungen: Das Unternehmen legt Ausgabenkontrollen fest, einschließlich Budgetlimits, eines gültigen Zeitraums und genehmigter Händlerkategorien.
• Transaktionsautorisierung: Bei einem Kauf wird die virtuelle Karte wie eine traditionelle Karte autorisiert, wobei die voreingestellten Kontrollen geprüft werden.
• Zahlungsabwicklung: Die Transaktion wird verarbeitet und abgerechnet, wobei detaillierte Daten für die Berichterstattung erfasst werden.
• Karten-Deaktivierung: Nach Gebrauch oder Ablaufdatum wird die virtuelle Kartennummer deaktiviert und kann nicht erneut verwendet werden.

Virtuelle Karten bieten Händlern und Lieferanten Zahlungssicherheit, sofortige Ausstellung, erweiterte Kartenkontrollen und detailliertere Zahlungsdaten im Vergleich zu Papierschecks und Überweisungen. Dies beschleunigt den Cashflow und unterstützt einen klareren Weg zur automatisierten Abstimmung.

Virtuelle Karten bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Ausgabenkontrolle individuell anzupassen, beispielsweise durch Budgetlimits, die Nutzungsdauer – etwa einen Tag oder eine Woche – und die Orte, an denen die Karte verwendet werden kann, etwa durch die Festlegung bestimmter Händler oder nur bestimmter Händlercodes. Eine virtuelle Karte, die zur Deckung der Kosten eines Geschäftsessens ausgestellt wurde, kann beispielsweise nicht dazu verwendet werden, sich im nahegelegenen Einkaufszentrum ein neues Outfit zu kaufen.

Die Vorteile virtueller Karten sind die gleichen wie die von Plastikkarten – Bequemlichkeit und Sicherheit, um nur einige zu nennen –, aber darüber hinaus bieten sie auch Ausgabenkontrolle und mehr Flexibilität durch neue Zahlungsanwendungsfälle.

Diese Vorteile gelten für beide Seiten kommerzieller Transaktionen. Für Händler oder Lieferanten kann die Akzeptanz virtueller Karten Zahlungssicherheit schaffen und dazu beitragen, die Dauer der Außenstände zu verkürzen, was sich auf die durchschnittliche Anzahl der Tage bezieht, die ein Unternehmen benötigt, um eine Zahlung für einen Verkauf einzuziehen, und ein Indikator für das Betriebskapital ist.

Im Gegensatz zu traditionellen Schecks, die in den USA immer noch häufig für Business-to-Business-Zahlungen verwendet werden und in der Regel mindestens einen Werktag zur Abrechnung benötigen, werden virtuelle Kartenzahlungen fast sofort abgewickelt, was den Cashflow beschleunigt. Händler profitieren auch von detaillierteren Zahlungsdaten, die ihnen auf ihrem Weg zum automatisierten Abgleich helfen können.

Für Käufer sind die Kontrollen virtueller Karten entscheidend, um Budgetüberschreitungen zu reduzieren und sicherzustellen, dass Gelder angemessen ausgegeben werden. Darüber hinaus verringern virtuelle Karten das Risiko von Betrug oder Missbrauch, da sie nur unter bestimmten Kontrollen autorisiert werden können, woraufhin die Nummer deaktiviert wird. Sie können auch eine detailliertere Überwachung bieten, da die bei jeder Transaktion verwendete eindeutige Kartennummer eine präzisere Verfolgung ermöglicht, und einen einfacheren Abgleich, da die zusätzlichen Daten eine Eins-zu-eins-Zahlungszuordnung ermöglichen.

Manche virtuelle Karten ermöglichen auch die Währungsumrechnung in Echtzeit, was für Unternehmen mit internationalen Lieferketten von Vorteil sein kann. Um die Anwendungsfälle für virtuelle Karten über Online- und Telefonzahlungen hinaus zu erweitern, bringen mobile virtuelle Karten – bei denen die Karte in einer mobilen Geldbörse gespeichert und für kontaktlose Zahlungen verwendet wird – den Komfort von Tap-to-Pay-Zahlungen im Einzelhandel auf Unternehmenstransaktionen.

Unternehmen nutzen virtuelle Karten für immer mehr Anwendungsfälle – überall dort, wo ein Bedarf an gesteigerter Effizienz und mehr Kontrolle, Flexibilität und Sicherheit besteht.  Tatsächlich zeigte ein Whitepaper aus dem Jahr 2025, dass 74 % der B2B-Käufer glauben, dass bis 2028 mindestens ein Viertel der Transaktionen mit virtuellen Karten abgewickelt wird.  Im Folgenden sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie Mastercard die Vorteile virtueller Karten in einer Vielzahl von Branchen erschließt.

Geschäftsreisen haben sich erholt, aber viele Unternehmen kämpfen immer noch mit komplexen und veralteten Spesen- und Erstattungsprozessen. Virtuelle Karten können verwendet werden, um Reisen zu buchen und die Kosten für die Bewirtung von Kunden zu decken, mit angepassten Kontrollen zur Ausgabenverwaltung und nahtlosem Spesenabgleich mit erweiterten Daten. Und mit mobilen virtuellen Karten können Vielflieger und Vielreisende einfach tippen, um Hotels, Mahlzeiten oder Nebenkosten dort zu bezahlen, wo kontaktlose Zahlungen akzeptiert werden.

Mobile virtuelle Karten verfügen über eine zusätzliche Sicherheitsebene namens Tokenisierung: Jede in einer digitalen Geldbörse gespeicherte Karte verwendet eine Verschlüsselungstechnik, die die Kontonummer der Karte durch eine alternative Kartennummer ersetzt, die als Token bezeichnet wird, sodass die tatsächlichen Kontodetails bei einer Transaktion niemals geteilt werden.

Je nach Unternehmensrichtlinie müssen Geschäftsreisende, die mit virtuellen Karten ausgestattet sind, möglicherweise keine Stapel physischer Belege mehr aufbewahren. Virtuelle Karten machen außerdem die Zahlung mit einer persönlichen Karte und das Warten auf die Rückerstattung überflüssig.

Virtuelle Karten können auch an Bewerber ausgegeben werden, um Ausgaben während des Einstellungsverfahrens zu decken oder um Umzugskosten oder vorübergehende Unterkünfte für Mitarbeiter zu bezahlen, die umziehen.

Messen, Veranstaltungen und Konferenzen: Für Veranstaltungsplaner kann es schwierig sein, die Budgets für viele Projekte und Anbieter gleichzeitig zu verwalten – und die Kosten können schnell explodieren. Virtuelle Karten vereinfachen Zahlungen und Berichterstattung und helfen dabei, Veranstaltungen durch Kontrollmechanismen im Rahmen eines bestimmten Budgets zu halten, bieten aber gleichzeitig die Flexibilität, bei Bedarf zusätzliche Mittel in das Budget einzuzahlen.

Je nach Unternehmensrichtlinie müssen Geschäftsreisende, die mit virtuellen Karten ausgestattet sind, möglicherweise keine Stapel physischer Belege mehr aufbewahren. Virtuelle Karten machen außerdem die Zahlung mit einer persönlichen Karte und das Warten auf die Rückerstattung überflüssig.

Virtuelle Karten können auch an Bewerber ausgegeben werden, um Ausgaben während des Einstellungsverfahrens zu decken oder um Umzugskosten oder vorübergehende Unterkünfte für Mitarbeiter zu bezahlen, die umziehen.

Jeder, der in den letzten Jahrzehnten einen Arzt besucht hat, weiß, dass die Abrechnung von Arztrechnungen komplex und langsam ist. Für die Arztpraxis oder das Krankenhaus, das sich mit Antragsgenehmigungen und Auszahlungen befasst, ist es nicht anders. Gesundheitsdienstleister sehen sich oft mit Engpässen bei der Abwicklung von Forderungen mit Versicherungsunternehmen konfrontiert, da papierbasierte Altsysteme Zahlungen verzögern, was zu Cashflow-Herausforderungen führt und die Kreditkosten erhöht. Durch die Integration virtueller Karten in die Plattformen zur Schadensbearbeitung, die Versicherungsunternehmen mit Gesundheitsdienstleistern verbinden, profitieren alle von schnelleren Zahlungen, größerer Transparenz beim Status von Anträgen und einem einfacheren Abgleich.

Für Flottenmanager, die nach Möglichkeiten suchen, Kraftstoff- und Wartungskosten zu verwalten und sicherzustellen, dass Fahrer die Unternehmensrichtlinien einhalten, können mobile virtuelle Karten mit einem bestimmten Fahrzeug verknüpft werden, um beispielsweise den Kraftstoffverbrauch zu verfolgen, oder sogar mit bestimmten Tankstellen, mit denen das Unternehmen bevorzugte Partnerschaften unterhält. Die detaillierten Transaktionsdaten können Flottenmanagern helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen, einschließlich Möglichkeiten zur Reduzierung der Kraftstoffkosten, zur Verwaltung der Fahrer und zur Optimierung der Routen.

Unternehmen können virtuelle Karten direkt über ihre ausstellende Bank einführen, aber um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, können sie mit ihren Softwareanbietern zusammenarbeiten, um die Karten in ihre digitalen Geschäftsplattformen, wie z. B. Enterprise-Resource-Planning- oder Beschaffungssysteme, zu integrieren, was ihre Arbeitsweise weiter beschleunigen und vereinfachen kann. Durch die Integration von Zahlungen in diese Plattformen können Reibungsverluste und Transaktionskosten reduziert werden und es können mehr Daten und Erkenntnisse, Mehrwertdienste und sogar die Möglichkeit zum Zugang zu Krediten und Finanzierungen bereitgestellt werden.

Wenn virtuelle Karten über die Tools abgerufen werden, die ein Unternehmen täglich nutzt, kann die Zahlung zu einer natürlichen Erweiterung seiner Geschäftsprozesse werden. Früher erforderte die Abwicklung von B2B-Zahlungen das Wechseln zwischen verschiedenen Geschäftsplattformen. Die Einbettung virtueller Karten eröffnet jedoch neue, bequemere Möglichkeiten, bei denen Zahlungen nahtlos in die Plattformen integriert werden, um die Unternehmen ihre Geschäfte organisieren.

Bei der Auswahl eines Anbieters virtueller Karten sollten Sie auf die Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen, eine große Reichweite, robuste Kartenkontrollen und ein hervorragendes Nutzererlebnis achten.

Einer der größten Vorteile virtueller Karten ist ihre Fähigkeit, in die bestehenden Arbeitsabläufe eines Unternehmens integriert zu werden, beispielsweise in die Systeme, die für Buchhaltung, Finanzwesen oder Beschaffung verwendet werden. Durch die Wahl eines Anbieters mit vielen Softwareintegrationen können Unternehmen virtuelle Karten problemlos in ihre bestehenden Systeme integrieren, um Effizienzsteigerungen zu erzielen und Backoffice-Prozesse zu verbessern.   

Die Suche nach Anbietern mit umfassenden globalen Kartenakzeptanznetzwerken ist auch wichtig, um zu optimieren, wo Unternehmen und ihre Mitarbeiter ihre virtuellen Karten einsetzen können. Da immer mehr virtuelle Karten für mobile Geldbörsen verfügbar werden, ist es wichtig, einen Anbieter mit einer großen globalen Präsenz an kontaktlosfähigen Standorten in Betracht zu ziehen.

Es ist außerdem wichtig, die verfügbaren Steuerungsmöglichkeiten an den Bedürfnissen des Unternehmens auszurichten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise die Einhaltung der Reise- und Bewirtungsrichtlinien verbessern und sicherstellen möchte, dass die Mitarbeiter bei Geschäftsreisen ihr Ausgabenbudget einhalten, sollte es einen Anbieter bevorzugen, der eine solide Ausgabenkontrolle bietet.

Die Wahl eines Anbieters, der es ermöglicht, virtuelle Kartentransaktionen direkt an die Bank oder den Acquirer zu übermitteln – ohne dass man E-Mails manuell durchsuchen muss, was ein risikoreicher, langsamer und manueller Prozess ist – ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Die Fähigkeit, ein schnelles und sicheres durchgängiges Zahlungserlebnis zu bieten, ist der Weg, auf den die Zukunft des B2B-Zahlungsverkehrs ausgerichtet ist.