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创新者
2024 年 6 月 5 日
要了解员工有多惧怕提交费用报告，请看这个：在 SAP Concur 2019 年 的 一项调查 中，近 20% 的商务差旅人员表示，他们宁愿去牙医那里钻牙，也不愿填写费用报告。
费用报告因其乏味而受到普遍抨击，对于那些在依赖手工书写表格的地方工作的人来说，费用报告尤其繁琐。这些员工经常会发现自己在塞满收据的信封里翻来翻去，眯着眼睛看着模糊的字体寻找在凤凰城使用的出租车公司，或者努力回忆旅行最后一天谁来参加了欢乐时光。
对于接收报告的人来说，工作并不轻松。旅行和娱乐、会计或财务管理人员依靠员工所能回忆起的模糊细节来确认他们的消费是否符合公司政策以及目的地的法规和税法。
此外，处理报告往往会耗费时间，而这些时间本可以更好地用于其他职责。例如，根据全球商务旅行协会 2022 年的一项研究，每五份报告中就有一份存在错误或需要澄清，而这往往是因为一些小问题，如错别字、字段缺失或日期记错。更正一份报告平均需要 18 分钟，花费企业 52 美元。在经常出差的公司，或者在每分钟都很紧张的公司，出差费用会迅速增加。
商务旅行不会消失。尽管混合型工作场所日益增多， Mastercard 2023 年 的一项 研究 显示，大型企业计划在未来几年增加差旅预算，以促进新的增长。支出报告将继续存在，但可以变得更简单。
为了简化商务差旅人员及其雇主的工作，Mastercard 正在探索将费用报告与支付流程相结合的方法，为商务差旅人员和财务经理提供急需的帮助。Mastercard 注重与软件供应商的合作，在使古老的费用报告现代化方面发挥了重要作用。
以其与 SAP Concur 的合作为例，SAP Concur 是全球领先的差旅和费用综合管理软件品牌。最近，两家公司扩大了长期合作关系，进一步简化了费用报告。通过新的集成，Mastercard Corporate Card 的消费可以被捕获并自动填入 Concur 费用平台，如果需要其他信息，该平台可以立即提醒员工。有了这些实时支出数据，公司可以更好地遵守支出政策，而差旅人员则可以通过自动创建支出享受更好的体验。
"Mastercard 全球商业解决方案主管 Chad Wallace 说："软件与支付的结合正在从根本上改变企业对差旅和费用的看法。"我们看到了平台的融合--以前互不相通的系统正在融合在一起，以提高效率。这对员工的体验具有变革性的影响--对费用报告的双方都是如此。
现在，商务旅行者只需刷卡或点击支付，Mastercard 企业账户上的消费就会自动输入 Concur Expense。与支付渠道集成后，SAP Concur 可自动从Mastercard商户网络中获取更多相关信息，如出租车公司的邮寄地址。
借助嵌入式人工智能技术，Concur Expense 还能评估合规性，如果某项支出有问题，会立即发送反馈信息，这样员工就不会继续花费可能无法报销的费用。
SAP Concur 市场战略主管 Chris Juneau 称这些功能为 "最重要的时刻"：就在用户付款时。通过在采购时要求提供更多信息--在你忘记还有谁参加了会议第三晚的晚餐之前--企业可以减少错误，加快审批。
人工智能可以取代更容易出错的人工任务，而移动应用程序则可以通过旅行者随身携带的设备与旅行者建立联系，"Juneau 说，"人工智能可以取代更容易出错的人工任务，而移动应用程序则可以通过旅行者随身携带的设备与旅行者建立联系。
例如，SAP Concur 在其 Concur 费用解决方案中内置了人工智能，以简化费用报告。当商务旅客为租来的汽车加油时，他们可以将收据照片上传到SAP Concur 移动应用程序 ExpenseIT。人工智能模型可提取付款金额、日期、税金、增值税（如适用）和其他相关信息，并自动填写支出报告。
该软件还能推断出支出类别，例如，它能区分酒店账单和汽油收据。这意味着，员工甚至在开车离开加油站之前，只需拍一张照片，就能无缝提交支出，让财务团队实时了解支出情况，确保&E 政策合规。
根据 SAP Concur 的数据，在使用 ExpenseIT 提交的报告中，只有 1.2% 的报告会返回给员工。这种效率带来了节约：企业每使用 Concur 处理 1,000 份报告，就可减少 273 个工时和 47,320 美元的生产成本。在一些国家，企业及时提交报告还可以享受税收优惠。
展望未来，这些能见度和透明度的提高所带来的好处可能会超出节省开支的范围。随着全球对可持续发展的要求越来越严格，数字化的旅行数据将帮助企业记录碳足迹，甚至有可能缩小碳足迹。
"华莱士说："想象一下，在这样一个世界里，您的预订工具会自动向您推荐燃油效率最高的航班，或者在当地的农场到餐桌餐厅预订座位。"揭示每种选择的环境影响将帮助员工做出更好的选择"。
通过访问Mastercard的实时支出数据，SAP Concur 可以继续更新其人工智能模型，实现更多新功能，使软件能够管理从差旅申请到报销的每一个步骤。"朱诺说："这不仅仅是费用报告的问题。"从预订开始，这将改进整个端到端流程。我们希望把时间还给员工，无论是出差人员还是财务会计人员，这样他们就可以专注于其他战略重点。
