Kako bi održale korak u ovom dobu trenutnih iskustava i trenutne validacije, kompanije svih vrsta se okreću virtuelnim karticama kako bi u svoje poslovanje unijele jednostavnost, sigurnost i efikasnost digitalizacije. Šta su tačno virtuelne kartice i kako funkcionišu?

Virtualne kartice su sve popularnija opcija plaćanja u B2B segmentu. To su privremeni brojevi kartica koji se nasumično generiraju i povezuju s računom za finansiranje koji ima uspostavljenu kreditnu liniju. Obično se koriste za određenu transakciju ili za određeni vremenski period. Često se integrišu u računovodstvene sisteme, sisteme za planiranje resursa preduzeća i sisteme za upravljanje troškovima kako bi se pojednostavili procesi u pozadini, uključujući automatizaciju usklađivanja.

Virtualne kartice se razlikuju po tome što ne postoji fizička kartica, ali inače funkcioniraju na sličan način za kupovine, sa 16-cifrenim brojem kartice, datumom isteka i trocifrenim CVC kodom. Neke virtualne kartice mogu se čak dodati u mobilne novčanike za funkcionalnost plaćanja dodirom, baš kao i digitalne verzije potrošačkih kreditnih ili debitnih kartica. 

Virtualne kartice funkcionišu kao tradicionalne platne kartice, ali preduzeća koja ih koriste imaju veću kontrolu nad potrošnjom. Mogu prilagoditi parametre, a kartice se mogu povezati s određenim poslovnim jedinicama ili projektima radi poboljšanog praćenja, usklađivanja i upravljanja fakturama.

Virtualne kartice mogu se generirati trenutno za korištenje u online plaćanjima - nema čekanja da fizička kartica stigne poštom.

Virtualne kartice nude preduzećima mogućnost prilagođavanja kontrola potrošnje, uključujući ograničenja budžeta, vremenskog perioda u kojem se kartica može koristiti - na primjer, dan ili sedmica - i gdje se kartica može koristiti, recimo određivanjem određenih trgovaca ili samo određenih trgovačkih kodova. Na primjer, virtualna kartica izdata za pokrivanje troškova večere za klijenta nije se mogla koristiti za kupovinu nove odjeće u obližnjem trgovačkom centru.

Prednosti virtualnih kartica su iste kao i kod plastičnih kartica – praktičnost i sigurnost, da nabrojimo samo neke – ali pored toga, one nude i kontrolu potrošnje i veću fleksibilnost kroz nove načine plaćanja.

Ove prednosti primjenjuju se na obje strane komercijalnih transakcija. Za trgovce ili dobavljače, prihvatanje virtuelnih kartica može donijeti sigurnost plaćanja i pomoći u smanjenju broja dana neplaćene prodaje, što se odnosi na prosječan broj dana koji je potreban kompaniji da naplati prodaju i pokazatelj je obrtnog kapitala.

Za razliku od tradicionalnih čekova, koji se još uvijek često koriste u plaćanjima između preduzeća u SAD-u i za čije je poravnanje obično potreban najmanje jedan radni dan, plaćanja virtuelnim karticama se poravnavaju gotovo trenutno, ubrzavajući protok novca. Trgovci također imaju koristi od detaljnijih podataka o plaćanju, što im može pomoći na putu ka automatiziranom usklađivanju.

Za kupce, kontrole virtuelnih kartica su ključne, smanjujući povećanje budžeta i osiguravajući da se sredstva troše na odgovarajući način. Osim toga, virtualne kartice smanjuju rizik od prevare ili zloupotrebe jer se mogu autorizirati samo pod određenim parametrima, nakon čega se broj deaktivira. Također mogu ponuditi detaljnije praćenje, jer jedinstveni broj kartice koji se koristi u svakoj transakciji znači da se ona može pratiti s većom preciznošću i lakše usklađivanje jer dodatni podaci omogućavaju usklađivanje plaćanja jedan na jedan.

Neke virtuelne kartice također mogu konvertovati valutu u realnom vremenu, što može biti korisno za kompanije sa međunarodnim lancima snabdijevanja. Kako bi se proširile mogućnosti upotrebe virtualnih kartica izvan online i telefonskih plaćanja, mobilne virtualne kartice - gdje se kartica pohranjuje u mobilni novčanik i koristi za beskontaktna plaćanja - donose jednostavnost plaćanja dodirom u maloprodaji korporativnim transakcijama.

Preduzeća koriste virtuelne kartice u sve većem broju okolnosti - svugdje gdje je potrebna povećana efikasnost i veća kontrola, fleksibilnost i sigurnost. Evo nekih od načina na koje Mastercard iskorištava prednosti virtualnih kartica u širokom i rastućem spektru industrija.

Poslovna putovanja: Poslovna putovanja su se oporavila, ali mnoge kompanije se i dalje bore sa složenim i zastarjelim procesima za troškove i nadoknadu troškova. Virtualne kartice mogu se koristiti za rezervaciju putovanja i pokrivanje troškova zabave za klijente, s prilagođenim kontrolama za upravljanje potrošnjom i besprijekornim usklađivanjem troškova s poboljšanim podacima. A uz mobilne virtualne kartice, putnici koji često lete i putnici na putu mogu jednostavno dodirnuti karticu kako bi platili hotele, obroke ili nepredviđene troškove tamo gdje se prihvata beskontaktno plaćanje.

Mobilne virtuelne kartice imaju dodatni sloj sigurnosti koji se naziva tokenizacija: Svaka kartica pohranjena u digitalnom novčaniku koristi tehniku šifriranja koja zamjenjuje broj računa kartice alternativnim brojem kartice koji se naziva token, tako da se stvarni detalji računa nikada ne dijele tokom transakcije.

U zavisnosti od politike kompanije, poslovni putnici opremljeni virtuelnim karticama možda neće morati da prate gomile fizičkih računa. Virtualne kartice također eliminiraju potrebu za plaćanjem ličnom karticom i čekanjem na povrat novca.

Virtuelne kartice se takođe mogu izdati kandidatima za posao za pokrivanje troškova tokom procesa zapošljavanja ili za plaćanje troškova selidbe ili privremenog smještaja za zaposlene koji se sele.

Sajmovi, događaji i konferencije: Organizatorima događaja može biti teško upravljati budžetima za više projekata i dobavljača istovremeno — a troškovi lako narastu. Virtualne kartice mogu pojednostaviti plaćanja i izvještavanje te pomoći u održavanju događaja u okviru određenog budžeta putem kontrola, a istovremeno nude fleksibilnost dodavanja novca u budžet ako je potrebno.

U zavisnosti od politike kompanije, poslovni putnici opremljeni virtuelnim karticama možda neće morati da prate gomile fizičkih računa. Virtualne kartice također eliminiraju potrebu za plaćanjem ličnom karticom i čekanjem na povrat novca.

Virtuelne kartice se takođe mogu izdati kandidatima za posao za pokrivanje troškova tokom procesa zapošljavanja ili za plaćanje troškova selidbe ili privremenog smještaja za zaposlene koji se sele.

Zdravstvena zaštita i osiguranje: Svako ko je posjetio ljekara u posljednjih nekoliko decenija zna da je naplata medicinskih usluga složena i spora. Nije ništa drugačije ni za ljekarsku ordinaciju ili bolnicu koja se bavi odobravanjem zahtjeva i isplatama. Pružaoci zdravstvenih usluga često se suočavaju s uskim grlima u rješavanju zahtjeva za osiguranjem zbog opterećenih papirologijom, naslijeđenih sistema koji odgađaju plaćanja, uzrokujući probleme s protokom novca i povećavajući troškove zaduživanja. Ugradnjom virtuelnih kartica u platforme za obradu zahtjeva koje povezuju osiguravajuća društva sa pružaocima zdravstvenih usluga, svi imaju koristi od bržih plaćanja, većeg uvida u status zahtjeva i lakšeg usklađivanja.

Upravljanje voznim parkom: Za menadžere voznog parka koji traže načine za upravljanje troškovima goriva i održavanja i osiguravaju da se vozači pridržavaju politike kompanije, mobilne virtuelne kartice mogu se povezati s određenim vozilom radi praćenja potrošnje goriva, na primjer, ili čak s određenim benzinskim pumpama s kojima kompanija ima preferencijalna partnerstva. Detaljni podaci o transakcijama mogu pomoći menadžerima voznog parka da donose informiranije odluke, uključujući načine smanjenja troškova goriva, upravljanja vozačima i optimizacije ruta.

Preduzeća mogu lansirati virtuelne kartice direktno preko svoje banke izdavaoca, ali da bi ostvarila najveću korist, mogu sarađivati sa svojim dobavljačima tehnološkog softvera kako bi integrisali kartice u svoje digitalne poslovne platforme, kao što su sistemi za planiranje resursa preduzeća ili sistemi za nabavku, što može dodatno ubrzati i pojednostaviti način njihovog rada. Ugrađivanje plaćanja u ove platforme može smanjiti trenje i troškove transakcija te ponuditi više podataka i uvida, usluge s dodanom vrijednošću, pa čak i mogućnost pristupa kreditima i finansiranju.

Kada se virtuelnim karticama pristupa putem alata koje preduzeće koristi svakodnevno, plaćanje može postati prirodni nastavak njegovog poslovanja. Upravljanje B2B plaćanjima je ranije zahtijevalo prelazak između više poslovnih platformi, ali ugradnja virtualnih kartica otvara vrata novim, praktičnijim iskustvima gdje su plaćanja besprijekorno utkana u platforme oko kojih preduzeća organizuju svoje poslovanje.

Prilikom odabira provajdera virtuelnih kartica, obratite pažnju na mogućnost integracije sa postojećim sistemima, širok doseg, robusne kontrole kartica i odlično korisničko iskustvo od početka do kraja.

Jedna od najvećih prednosti virtuelnih kartica je njihova mogućnost ugradnje u postojeće tokove rada kompanije, kao što su sistemi koje koriste za računovodstvo, trezor ili nabavku. Odabirom dobavljača s mnogim softverskim integracijama, preduzeća mogu lako uvesti virtualne kartice u svoje postojeće alate kako bi povećala efikasnost i poboljšala procese u administraciji.   

Potraga za provajderima sa širokim globalnim mrežama prihvatanja kartica takođe je važna za optimizaciju mjesta gdje preduzeća i njihovi zaposleni mogu koristiti svoje virtuelne kartice. S obzirom na to da se sve više virtuelnih kartica omogućava za mobilne novčanike, važno je razmotriti provajdera sa velikim globalnim prisustvom lokacija koje omogućavaju beskontaktno plaćanje.

Također je važno odabrati dostupne kontrole na osnovu potreba poslovanja. Na primjer, ako preduzeće želi poboljšati usklađenost s propisima o putovanjima i zabavi i osigurati da zaposlenici ostanu u okviru dozvoljene potrošnje tokom poslovnih putovanja, razmislite o davanju prioriteta pružatelju usluga koji nudi robusnu kontrolu potrošnje.

Ključan je i odabir provajdera koji omogućava direktnu obradu transakcija virtuelnim karticama u njihovoj banci ili prihvatitelju - bez potrebe za ručnim pregledavanjem e-pošte, što je spor i ručni proces podložan riziku. Mogućnost pružanja brzog i sigurnog iskustva plaćanja od početka do kraja je smjer u kojem se kreće budućnost B2B plaćanja.