Četiri načina na koje menadžment T&E može pratiti poslovna putovanja

Najtačnija predviđanja su obično i najprilagodljivija. Uzmimo za primjer kontrastna predviđanja iz doba Covida o tome hoće li se poslovna putovanja, ili korporativna putovanja, u potpunosti oporaviti ili neće.

Nekako su se oba predviđanja pokazala tačnim. A što se tiče putovanja i troškova (T&E), poznatih i kao putovanja i zabava, menadžeri moraju razumjeti zašto.

Najnoviji podaci predviđaju da će se potrošnja na T&E oporaviti od svog vrhunca iz 2019. godine od 1,4 biliona dolara negdje 2024. godine i dostići 1,8 biliona dolara u 2027. godini.1 U tom smislu, poslovna putovanja su na dobrom putu ka potpunom oporavku.

Ipak, putni troškovi nisu isto što i učestalost ili obim putovanja. Dok se broj poslovnih putovanja povećava, potrošnja na poslovna putovanja raste brže.2

Ljudi putuju duže nego prije. Daleki jednodnevni izleti ili sastanci s noćenjem su isključeni. U planu je održavanje više sastanaka unutar regije, možda isprekidanih dužim periodom rada izvan kuće.

Teško je govoriti o oživljavanju poslovnih putovanja kada putovanja i potrošnja nisu usklađeni u odnosu na 2019. godinu. Kako se digitalna transformacija suočava s novim hibridnim radnim snagama i rastućim ekološkim problemima, prikladnija riječ je reinkarnacija.

Dakle, kada se 87% donosilaca odluka o putovanjima u anketi koju je sponzorirao Mastercard složi da su poslovna putovanja na prekretnici s prilikom za remont naslijeđenih sistema, menadžeri T&E programa više ne mogu funkcionirati kao da je opet 2019. godina.

Evo četiri načina na koja mogu pratiti napredak.

Devet od deset donosilaca odluka u oblasti putovanja slaže se da budućnost T&E leži u konvergenciji upravljanja plaćanjima i troškovima. Ipak, različite potrebe za kupovinom i nove vrste troškova znače da 61% donosilaca odluka sada kaže da im je hibridna ili udaljena radna snaga otežala predviđanje i budžetiranje putnih troškova.

Jedinstveni pristup planiranju resursa preduzeća (ERP) može pomoći pružanjem jedinstvenog izvora istine i potpune vidljivosti tokova plaćanja B2B i T&E. Ključna nijansa T&E-a je da su donosioci odluka o putovanjima podjednako zainteresirani za pružanje te vidljivosti svojim zaposlenicima kao i za to da je ostvare za sebe.

Možda stoga i ne iznenađuje da donosioci odluka o putovanjima vide povezivanje ograničenja potrošnje s načinima plaćanja kao glavni globalni diferencijalni faktor u narednih pet godina. Međutim, to ne pomaže kada menadžeri putovanja riskiraju neefikasnost u usklađivanju računa, nadzoru, novčanom toku, pa čak i u sprječavanju prevara, dozvoljavajući zaposlenima da koriste lične kartice za putovanja.

Virtualne kartice nude alternativu. One zadržavaju prednosti fizičkih korporativnih kartica, kao što su detaljni podaci o transakcijama za usklađivanje plaćanja jedan na jedan, a istovremeno omogućavaju menadžerima T&E da primjenjuju kontrole troškova na iznos, vremenski period, vrstu i lokaciju transakcija. Devet od deset donosilaca odluka o putovanjima kaže da će virtualne kartice postati ili uobičajene ili će predstavljati prednost za pet godina.

Gotovo dvije trećine donosilaca odluka o putovanjima susrelo se s izazovima u pružanju efikasnih i pravovremenih informacija o politikama i ažuriranjima o putovanjima i eksternim putovanjima hibridnim ili udaljenim zaposlenima, a 89% se slaže da im trebaju dinamičnije politike o putovanjima i eksternim putovanjima.

Pregled politika i procedura može osigurati relevantnost poslovanja definiranjem ciljeva, poređenjem s konkurencijom i ujedinjavanjem pristupa u svim odjeljenjima i regijama. Teme mogu varirati od kodova glavne knjige i kodova kategorija trgovaca do jednokratnih plaćanja i troškova iz vlastitog džepa.

Ipak, jednako važna kao i poslovna relevantnost je i pridržavanje propisa od strane zaposlenih: 59% donosilaca odluka o putovanjima ima problema sa osiguravanjem da zaposleni poštuju politike i kontrole potrošnje.

Jasne politike prirodno pomažu, ali obavještenja u stvarnom vremenu o potrošnji u okviru politike naspram one izvan nje mogla bi povećati pridržavanje zadovoljavanjem potreba putnika u pokretu. Ekološka razmatranja, poput onih koja pružaju kalkulatori ugljika u bankarskim aplikacijama, trebala bi biti uključena kao standard.

Razumijevanje utjecaja emisija ugljika uzrokovanih odabirom putovanja je prioritet broj jedan za poslovne lidere koji postavljaju politike putovanja. Povećane potrebe za praćenjem i izvještavanjem sada znače da 88% donosilaca odluka o putovanjima već pruža ili planira pružiti podatke o ugljičnom otisku poslovnim putnicima radi informiranijeg trošenja.

Kao sastavni dio pregleda politika i procedura, pregled održivosti uključuje sva ključna razmatranja: definirane ciljeve, konkurentske kriterije i strategije na nivou cijele kompanije. Ali održivost - ili šire gledano, ekološka, društvena i upravljačka (ESG) razmatranja - također ima svoje vlastite poticaje.

Dva glavna ekološka podsticaja obično idu ruku pod ruku. Zvanične naredbe, poput francuske zabrane kratkih domaćih letova, često se dobro slažu s novonastalim prioritetima zaposlenika, poput dvije trećine ispitanika iz EU i SAD-a koji sada žele da se zračni promet oporezuje jače.4

Dodatna razmatranja slično se protežu na korporativni i zaposlenički nivo. Neki online alati za rezervacije već pružaju informacije o ugljičnom otisku kako bi pomogli putnicima da obavljaju informiranije kupovine. U međuvremenu, menadžeri putovanja mogu koristiti informacije za određivanje informiranijih politika i procedura.

Upravljanje dobavljačima putničkih usluga nalazi se na presjeku isplativosti, zadovoljstva zaposlenika i korporativnih ciljeva. Vješto upravljanje konkurentskim interesima nije uvijek lako, a 42% preduzeća primjećuje poteškoće u pregovaranju o ugovorima s dobavljačima putničkih usluga.5

Poboljšano korištenje ERP podataka stavlja sve kupce u bolju poziciju za pregovore s dobavljačima. Specifičan T&E atribut su dodatni podaci koji mogu doći od kompanije za upravljanje putovanjima (TMC) i globalnog distribucijskog sistema (GDS).

TMC-ovi upravljaju poslovnim putovanjima kao dio GDS-a, koji opslužuje kupce i dobavljače s podacima o putovanjima u stvarnom vremenu putem globalne putničke mreže. Platna mreža može primati podatke od TMC-a i uparivati zapise podataka o putovanju sa povezanim transakcijama.

Obogaćeni podaci o transakcijama zatim pružaju potpuni pregled troškova i troškova (T&E) i omogućavaju menadžerima putovanja da obavljaju informisanije kupovine. Primjeri uključuju izbjegavanje preplata ili osiguravanje prikladnosti dodatnih pogodnosti koje su pregovarane na veliko s preferiranim dobavljačima.

Očekuje se da će globalna potrošnja na poslovna putovanja dostići nivo od 1,4 biliona dolara iz 2019. godine u 2024. godini i dostići skoro 1,8 biliona dolara do kraja 2027. godine. Povećanje odražava stavove 88% donosilaca odluka o putovanjima koji se slažu da su poslovna putovanja ključna za podsticanje rasta njihovih organizacija.

Sve to stvara veliki pritisak na donosioce odluka u oblasti putovanja - toliko da 85% njih vjeruje da će uloga glavnog putničkog direktora (CTO) biti uobičajena za deset godina. Pojednostavljeno upravljanje troškovima, prilagođene politike i procedure, ugrađena održivost i kvantificirani učinak dobavljača ublažit će veliki dio njihovog tereta.

Umjetna inteligencija će igrati sve veću ulogu. Mogao bi djelovati kao virtualni asistent pomažući pri rezervacijama prije putovanja i vodeći kupovine unutar polise naspram onih izvan nje tokom putovanja, ili bi mogao personalizirati programe nagrađivanja korporativnih kreditnih kartica kako bi ih učinio relevantnima za korisnike kartica.

Program putovanja i odmora usmjeren na zaposlenike stvara sretne putnike, a 91% donosilaca odluka o putovanjima planira ulagati u umjetnu inteligenciju i strojno učenje kako bi zaposlenicima pružili personaliziranija iskustva putovanja.

Takva investicija izgleda mudro. Najbolji način da T&E menadžer prati poslovna putovanja jeste da prati same poslovne putnike.

Saznajte više o Mastercardovim T&E konsultantskim uslugama.