Переосмислення ділових поїздок без багажу

Дистанційна робота залишиться з нами, а деякі компанії навіть запровадили пільги «робота з будь-якого місця», надаючи співробітникам можливість продовжити відпустку за кордоном або відвідати родину. Це також означає, що корпоративні мандрівники можуть продовжити ділові поїздки на кілька днів, що дає їм можливість ознайомитися не лише з конференц-залом чи зручностями готелю. Дні дводенних міжнародних ділових поїздок можуть незабаром залишитися позаду, оскільки співробітники насолоджуються перевагами гнучкої офісної політики. Але розподілена робоча сила може створювати нові проблеми, коли йдеться про моніторинг витрат — людина, яка працює з дому, може мати інші витрати, ніж традиційний офісний працівник, наприклад, купівлю підписок, офісних меблів та комп’ютерного обладнання, що може ускладнити для компаній прогнозування та облік витрат.

Для компаній поєднання бізнесу та подорожей не завжди проходить гладко — управління витратами та відшкодуваннями може стати складним. А для працівників, зручність оплати одним дотиком чи клацанням у їхньому повсякденному житті відсутня в оплаті відряджень та розваг, що може підтвердити кожен, хто працював над звітом про витрати. Саме тому багато компаній переходять на віртуальні картки для покриття дорожніх витрат. Ці картки створюються миттєво для конкретних цілей — ділової поїздки, вечері з клієнтом на конференції, організації поїздок для перспективного співробітника — з налаштованим контролем витрат, таким як сума, період часу та тип покупки, для якої можна використовувати картки, що забезпечує детальні дані для відстеження, звітності та автоматичного звірення. Їх навіть можна видавати безпосередньо на мобільні гаманці, створюючи безконтактний досвід подорожей.

Ці підвищені очікування споживачів також можуть спонукати компанії розширити переваги своїх комерційних та корпоративних карток T&E — наприклад, краще туристичне страхування, консьєрж-підтримку, послуги телемедицини та доступ до залів очікування в аеропорту.

Ще одне продовження «споживацької» практики ділових поїздок? Інструменти штучного інтелекту, що закріплюються в секторі туристичних подорожей, включаючи віртуальних туристичних агентів, які можуть налаштовувати маршрути та забезпечувати низькі ціни, ймовірно, також спричинять фурор у корпоративних подорожах. Ці боти можуть адаптувати поїздки на основі політики T&E, бюджету та вподобань співробітників. А оскільки вартість ділових поїздок зростає – у Глобальному прогнозі ділових поїздок CWT на 2024 рік показано зростання середньої вартості на одного учасника на день для зустрічей та заходів на 3% та зростання цін на готелі на 3,6% – команди корпоративних подорожей можуть використовувати штучний інтелект для кращого прогнозування цін, більш проактивно керуючи своїми бюджетами. Це також може допомогти цим командам розробляти більш динамічні політики та навіть коригувати ліміти витрат, аналізуючи минулі витрати на набагато детальнішому рівні. Інструменти штучного інтелекту можуть спростити трудомісткий процес звітності про витрати як для співробітників, так і для фінансових команд, автоматизуючи фіксацію та перевірку повторюваних і передбачуваних витрат. Згідно з опитуванням Mastercard, дев'ять із десяти осіб, які приймають рішення у сфері подорожей, планують інвестувати у штучний інтелект та машинне навчання для покращення процесів та персоналізації подорожей для своїх співробітників.

Багато корпорацій докладають цілеспрямованих зусиль для зменшення свого вуглецевого сліду. Дев'ять із десяти осіб, які приймають рішення у сфері подорожей, опитаних Mastercard, сказали, що вони більше зосереджені на відстеженні екологічних, соціальних та управлінських зусиль, наприклад, викидів парникових газів від корпоративних поїздок. Інструменти відстеження викидів вуглецю, які показують вуглецевий слід ділових поїздок та вибору місць, можуть сприяти прийняттю більш екологічно свідомих рішень щодо подорожей. Оскільки сталий розвиток є головним пріоритетом корпоративного порядку денного, ми можемо очікувати, що компанії шукатимуть шляхи, які допоможуть їм досягти своїх цілей у сфері сталого розвитку. Наприклад, консалтингові послуги Mastercard з питань T&E допомагають корпораціям переглянути свої політики та процедури T&E, оцінити ефективність постачальників та вдосконалити їх у майбутньому.