Це кінець звіту про витрати, яким ми його знаємо

Щоб зрозуміти, наскільки працівники бояться подавати звіти про витрати, розглянемо ось що: у опитуванні SAP Concur 2019 року майже 20% ділових мандрівників заявили, що вони воліли б просвердлити зуби у стоматолога, ніж заповнювати звіт про витрати.

Звіти про витрати, які повсюдно критикують за їхню нудьгу, особливо обтяжливі для тих, хто працює в місцях, де використовуються форми, написані від руки. Ці працівники часто перебирають конверти, наповнені квитанціями, мружачись на блідий шрифт, щоб знайти, послугами якої служби таксі вони скористалися у Фініксі, або напружуючись, щоб згадати, хто приходив на «щасливу годину» в останній день поїздки.

Робота не стала легшою для тих, хто отримує звіти. Адміністратори у сфері подорожей та розваг, бухгалтерського обліку чи фінансів покладаються на будь-які розмиті деталі, які співробітники можуть згадати, щоб підтвердити, що їхні витрати відповідають політиці компанії, а також правилам та податковому законодавству країни призначення.

Крім того, обробка звітів часто поглинає час, який можна було б краще витратити на інші обов'язки. Наприклад, згідно з дослідженням Глобальної асоціації ділових подорожей 2022 року, кожен п’ятий звіт містить помилки або потребує уточнення — часто через щось таке незначне, як випадкова друкарська помилка, пропущене поле або неправильно запам’ятана дата. В середньому, виправлення звіту займає 18 хвилин і коштує бізнесу 52 долари. У компаніях, де відрядження є нормою — або де кожна хвилина має цінність — це швидко накопичується.

І ділові поїздки нікуди не зникнуть. Незважаючи на дедалі більш гібридне робоче місце, дослідження Mastercard 2023 року показало, що великі корпорації планують збільшити свої бюджети на відрядження протягом наступних кількох років, щоб стимулювати нове зростання. Звіти про витрати залишаться з нами, але вони можуть стати простішими.  

Щоб спростити завдання для ділових мандрівників та їхніх роботодавців, Mastercard вивчає способи поєднання звітності про витрати з процесом оплати, щоб забезпечити необхідне полегшення як для ділових мандрівників, так і для фінансових менеджерів. Зосереджуючись на партнерстві з постачальниками програмного забезпечення, Mastercard відіграє вирішальну роль у модернізації старомодної системи звітності про витрати.

Візьмемо, наприклад, їхню роботу з SAP Concur, провідним світовим брендом інтегрованого програмного забезпечення для управління відрядженнями та витратами. Нещодавно дві компанії продовжили свою довгострокову співпрацю, щоб ще більше спростити звіти про витрати. Завдяки новій інтеграції, покупки, здійснені за допомогою корпоративних карток Mastercard, можуть бути фіксовані та автоматично заповнені на платформі Concur Expense, яка потім може негайно сповіщати співробітників, якщо потрібна додаткова інформація. Завдяки цим даним про витрати в режимі реального часу компанії можуть досягти кращого дотримання політики витрат, а мандрівники можуть насолоджуватися покращеним досвідом завдяки автоматизованому створенню витрат. 

«Поєднання програмного забезпечення з оплатою радикально змінює уявлення компаній про подорожі та витрати», — каже Чад Воллес, глобальний керівник відділу комерційних рішень Mastercard. «Ми спостерігаємо конвергенцію платформ — системи, які раніше не взаємодіяли одна з одною, об’єднуються для підвищення ефективності». Вплив цього є трансформаційним для досвіду співробітників — для тих, хто по обидва боки звіту про витрати».

Тепер ділові мандрівники можуть просто опустити свою картку або сплатити дотиком, а покупки, здійснені за корпоративними рахунками Mastercard, автоматично вносяться до Concur Expense. Інтеграція з платіжним каналом дозволяє SAP Concur автоматично отримувати додаткову релевантну інформацію, таку як поштова адреса компанії таксі, з торговельної мережі Mastercard.

Завдяки вбудованій технології штучного інтелекту, Concur Expense також оцінює відповідність вимогам, надсилаючи негайний зворотний зв'язок, якщо витрати є сумнівними, щоб співробітники не продовжували витрачати гроші, які можуть не бути відшкодовані.

Ці можливості дозволяють компаніям зв’язатися з користувачем у те, що Кріс Джуно, керівник відділу ринкової стратегії SAP Concur, називає «моментом, який має значення»: саме тоді, коли вони здійснюють платіж. Запитуючи додаткову інформацію під час покупки — перш ніж ви забудете, хто ще був на вечері третього дня конференції — компанії зменшують кількість помилок і пришвидшують процес затвердження.

«Штучний інтелект може взяти на себе більш схильні до помилок ручні завдання, а мобільні додатки підключаються до мандрівника через щось, що завжди є з ним», — каже Джуно.

Наприклад, SAP Concur інтегрувала штучний інтелект у своє рішення Concur Expense для оптимізації звітності про витрати. Коли діловий мандрівник заправляє свій орендований автомобіль, він може завантажити фотографію чека до мобільного застосунку SAP Concur, ExpenseIT. Моделі штучного інтелекту витягують суму платежу, дату, податок, податок на додану вартість, якщо застосовується, та іншу відповідну інформацію й автоматично заповнюють звіт про витрати.

Програмне забезпечення також визначає категорію витрат — наприклад, воно може відрізнити рахунок за готель від чека за бензин. Це означає, що працівник може безперешкодно подати заявку на витрати, лише зробивши фотографію, ще до того, як від’їде від заправки, що дає фінансовим командам можливість бачити витрати в режимі реального часу для забезпечення дотримання політики T&E.

Згідно з даними SAP Concur, лише 1,2% звітів, поданих за допомогою ExpenseIT, повертаються співробітнику. Така ефективність забезпечує економію: кожні 1000 звітів, оброблених організацією за допомогою Concur, скорочують 273 години роботи та 47 320 доларів США витрат на підвищення продуктивності. У деяких країнах підприємства також можуть скористатися податковими пільгами за звіти, подані вчасно.

У майбутньому ці покращення прозорості та видимості можуть принести переваги, що не обмежуються лише заощадженням. Оскільки вимоги щодо сталого розвитку посилюються у всьому світі, оцифровані дані про подорожі допоможуть компаніям документувати свій вуглецевий слід — і, можливо, навіть зменшити його.

«Уявіть собі світ, де ваш інструмент бронювання автоматично рекомендує переліт на найекономічнішому літаку або бронювання столика в місцевому ресторані, де подають страви безпосередньо з ферми», — каже Воллес. «Виявлення екологічних наслідків кожного варіанту допоможе працівникам робити кращий вибір».

Маючи доступ до даних про витрати Mastercard у режимі реального часу, SAP Concur може продовжувати оновлювати свої моделі штучного інтелекту, щоб забезпечити нові функції, що дозволить програмному забезпеченню керувати кожним кроком – від запиту на подорож до відшкодування. «Це стосується не лише звітності про витрати», — каже Джуно. «Це покращить весь процес від початку до кінця, починаючи з бронювання». Ми хочемо повернути працівникам їхній час, незалежно від того, чи це мандрівники, чи фахівці з фінансів та бухгалтерії, щоб вони могли зосередитися на інших стратегічних пріоритетах».