Віртуальні картки 101: спрощення комерційних платежів

Щоб іти в ногу з цією епохою миттєвого досвіду та негайного підтвердження, компанії всіх видів звертаються до віртуальних карток, щоб забезпечити легкість, безпеку та ефективність цифровізації у своїй діяльності. Отже, що ж таке віртуальні картки, і як вони працюють?

Віртуальні картки – це зростаючий варіант оплати в B2B-платежах. Це тимчасові номери карток, що генеруються випадковим чином і пов'язані з рахунком поповнення, який має встановлену кредитну лінію. Зазвичай вони використовуються для конкретної транзакції або протягом певного періоду часу. Їх часто інтегрують у системи бухгалтерського обліку, планування ресурсів підприємства та управління витратами для оптимізації процесів бек-офісу, включаючи автоматизацію узгодження.

Віртуальні картки відрізняються тим, що фізичної картки немає, але в іншому вони працюють схожим чином для покупок, з 16-значним номером картки, терміном дії та тризначним CVC-кодом. Деякі віртуальні картки можна навіть додавати до мобільних гаманців для функції оплати одним дотиком, як і цифрові версії споживчих кредитних або дебетових карток. 

Віртуальні картки працюють як традиційні платіжні картки, але компанії, що їх використовують, мають більше контролю над витратами. Вони можуть налаштовувати параметри контролю, а картки можна прив’язувати до конкретних бізнес-підрозділів або проєктів для покращеного моніторингу, звірки та управління рахунками-фактурами.

Віртуальні картки можна створювати миттєво для використання в онлайн-платежах — не потрібно чекати, поки фізична картка прибуде поштою.

Як працює цей процес:

• Генерація картки: бізнес запитує віртуальну картку через банк-емітент або інтегровану платформу, після чого миттєво генерується унікальний 16-значний номер картки.
• Налаштування контролю: бізнес встановлює контроль витрат, зокрема бюджетні ліміти, період дії та категорії схвалених торговців.
• Авторизація транзакції: під час використання для здійснення покупки віртуальна картка проходить авторизацію так само, як і традиційна картка, з перевіркою за попередньо встановленими правилами контролю.
• Обробка платежів: транзакція обробляється та розраховується, а детальні дані фіксуються для звітності.
• Деактивація картки: після використання або закінчення терміну дії номер віртуальної картки деактивується, і його неможливо використати знову.

Віртуальні картки забезпечують продавцям і постачальникам впевненість у платежах, миттєвий випуск, розширені засоби контролю карток і детальніші платіжні дані порівняно з паперовими чеками та банківськими переказами. Це пришвидшує грошовий потік і сприяє чіткішому шляху до автоматизованої звірки.

Віртуальні картки пропонують підприємствам можливість налаштовувати контроль витрат, включаючи обмеження бюджету, тривалість часу, протягом якого картку можна використовувати — наприклад, день чи тиждень — та де її можна використовувати, наприклад, призначаючи конкретних продавців або лише певні коди продавців. Наприклад, віртуальну картку, видану для покриття витрат на вечерю клієнта, не можна було використати для купівлі нового одягу в найближчому торговому центрі.

Переваги віртуальних карток такі ж, як і у пластикових карток – зручність і безпека, і це лише деякі з них – але крім цього, вони також пропонують контроль витрат і більшу гнучкість завдяки новим варіантам використання платежів.

Ці переваги стосуються обох сторін комерційних транзакцій. Для продавців або постачальників приймання віртуальних карток може забезпечити впевненість у платежах і допомогти скоротити період оборотності дебіторської заборгованості, що означає середню кількість днів, необхідних компанії для отримання оплати за продаж, і є показником оборотного капіталу.

На відміну від традиційних чеків, які все ще широко використовуються для B2B-платежів у США і зазвичай потребують принаймні одного робочого дня для розрахунку, платежі віртуальними картками здійснюються майже миттєво, що прискорює грошові потоки. Продавці також отримують переваги від детальніших платіжних даних, які можуть допомогти їм на шляху до автоматизованого зіставлення платежів.

Для покупців засоби контролю віртуальних карток є критично важливими, оскільки вони зменшують перевищення бюджетів і гарантують цільове використання коштів. Крім того, віртуальні картки зменшують ризик шахрайства або нецільового використання, оскільки їх можна авторизувати лише за певних умов контролю, після чого номер деактивується. Вони також пропонують детальніший моніторинг, оскільки унікальний номер картки, що використовується в кожній транзакції, дозволяє відстежувати її з більшою точністю, а також спрощують звірку, оскільки додаткові дані дозволяють здійснювати зіставлення платежів один до одного.

Деякі віртуальні картки також можуть конвертувати валюту в режимі реального часу, що може бути вигідним для компаній з міжнародними ланцюгами поставок. Щоб розширити можливості використання віртуальних карток за межі онлайн-платежів та платежів по телефону, мобільні віртуальні картки, де картка зберігається в мобільному гаманці та використовується для безконтактних платежів, надають зручність роздрібних платежів одним дотиком для корпоративних транзакцій.

Компанії використовують віртуальні картки у дедалі більшій кількості ситуацій — всюди, де є потреба у підвищенні ефективності, більшому контролі, гнучкості та безпеці.  Насправді, у звіті за 2025 рік зазначено, що 74 % B2B-покупців вважають, що принаймні чверть транзакцій здійснюватиметься за допомогою віртуальних карток до 2028 року.  Ось кілька способів, якими Mastercard розкриває переваги віртуальних карток у широкому та дедалі більшому спектрі галузей.

Ділові поїздки відновилися, проте багато компаній досі стикаються зі складними та застарілими процесами обліку й відшкодування витрат. Віртуальні картки можна використовувати для бронювання подорожей та оплати представницьких витрат, застосовуючи індивідуальні налаштування контролю витрат і забезпечуючи безперебійну звірку платежів завдяки розширеним даним. А завдяки мобільним віртуальним карткам мандрівники можуть просто торкнутися пристроєм, щоб оплатити готелі, харчування чи супутні витрати всюди, де приймають безконтактні платежі.

Мобільні віртуальні картки мають додатковий рівень безпеки, який називається токенізацією: будь-яка картка, що зберігається в цифровому гаманці, використовує метод шифрування, який замінює номер рахунку картки альтернативним номером картки, що називається токеном, тому фактичні дані рахунку ніколи не розголошуються під час транзакції.

Залежно від політики компанії, діловим мандрівникам, оснащеним віртуальними картками, може не знадобитися відстежувати купи фізичних чеків. Віртуальні картки також позбавляють необхідності платити особистою карткою та чекати на відшкодування.

Віртуальні картки також можуть бути видані кандидатам на роботу для покриття витрат під час процесу працевлаштування або для оплати витрат на переїзд чи тимчасове житло для працівників, які переїжджають.

Виставки, заходи та конференції: організаторам заходів може бути важко керувати бюджетами для багатьох проектів та постачальників одночасно, а витрати легко зростають. Віртуальні картки можуть спростити платежі та звітність, а також допомогти вкластися в певний бюджет за допомогою елементів керування, водночас пропонуючи гнучкість додавання коштів до бюджету за потреби.

Залежно від політики компанії, діловим мандрівникам, оснащеним віртуальними картками, може не знадобитися відстежувати купи фізичних чеків. Віртуальні картки також позбавляють необхідності платити особистою карткою та чекати на відшкодування.

Віртуальні картки також можуть бути видані кандидатам на роботу для покриття витрат під час процесу працевлаштування або для оплати витрат на переїзд чи тимчасове житло для працівників, які переїжджають.

Кожен, хто відвідував лікаря протягом останніх кількох десятиліть, знає, що медичний білінг — це складний і повільний процес. Це так само стосується лікарських кабінетів або лікарень, які мають справу з погодженням вимог і виплатами. Постачальники медичних послуг часто стикаються з перешкодами під час врегулювання вимог зі страховими компаніями через застарілі системи, що базуються на паперовому документообігу, які затримують платежі, спричиняючи проблеми з грошовими потоками та збільшуючи витрати на запозичення. Завдяки інтеграції віртуальних карток у платформи обробки вимог, які з’єднують страхові компанії з постачальниками медичних послуг, усі отримують переваги від швидших платежів, кращого відстеження статусу вимог і простішої звірки.

Для менеджерів автопарків, які шукають способи управління витратами на пальне й технічне обслуговування та прагнуть забезпечити дотримання водіями політики компанії, мобільні віртуальні картки можна прив’язати до конкретного транспортного засобу, щоб відстежувати використання пального, наприклад, або навіть до конкретних автозаправних станцій, з якими компанія має партнерські відносини на пільгових умовах. Детальні дані про транзакції можуть допомогти менеджерам автопарків приймати більш обґрунтовані рішення, зокрема щодо способів зменшення витрат на пальне, управління водіями та оптимізації маршрутів.

Підприємства можуть запускати віртуальні картки безпосередньо через свій банк-емітент, але щоб отримати максимальну вигоду, вони можуть співпрацювати зі своїми постачальниками технологічного програмного забезпечення для інтеграції карток у свої цифрові бізнес-платформи, такі як системи планування ресурсів підприємства або закупівель, що може ще більше пришвидшити та спростити їхню роботу. Вбудовування платежів у ці платформи може зменшити тертя та транзакційні витрати, а також запропонувати більше даних та аналітики, послуги з доданою вартістю та навіть можливість доступу до кредитів та фінансування.

Коли доступ до віртуальних карток здійснюється через інструменти, які бізнес використовує щодня, платіж може стати природним продовженням його діяльності. Раніше управління платежами B2B вимагало перемикання між кількома бізнес-платформами, але впровадження віртуальних карток відкриває двері до нових, зручніших інтерфейсів, де платежі безперешкодно інтегровані в платформи, навколо яких підприємства організовують свій бізнес.

Вибираючи постачальника віртуальних карток, зверніть увагу на можливість інтеграції з існуючими системами, широке охоплення, надійний контроль карток та чудовий користувацький досвід від початку до кінця.

Одна з найбільших переваг віртуальних карток полягає в їх можливості інтеграції в існуючі робочі процеси компанії, такі як системи, які вони використовують для бухгалтерського обліку, казначейства або закупівель. Обираючи постачальника з багатьма інтеграціями програмного забезпечення, компанії можуть легко інтегрувати віртуальні картки у свої існуючі інструменти, щоб підвищити ефективність та покращити процеси бек-офісу.   

Пошук постачальників із розгалуженими глобальними мережами прийому карток також важливий для оптимізації місць, де підприємства та їхні співробітники можуть використовувати свої віртуальні картки. З огляду на те, що для мобільних гаманців доступно все більше віртуальних карток, важливо розглянути постачальника з великою глобальною присутністю локацій з підтримкою безконтактної оплати.

Також важливо вибрати доступні засоби контролю на основі потреб бізнесу. Наприклад, якщо бізнес прагне покращити дотримання вимог щодо поїздок та розваг і забезпечити, щоб співробітники не перевищували ліміт витрат під час ділових поїздок, подумайте про те, щоб надати пріоритет постачальнику, який пропонує надійний контроль витрат.

Вибір постачальника, який дозволяє обробляти транзакції з віртуальними картками безпосередньо в банку чи еквайрі — без необхідності вручну переглядати електронні листи, що є ризикованим, повільним та ручним процесом — також є ключовим. Можливість забезпечити швидкий та безпечний наскрізний платіжний досвід – це напрямок розвитку B2B-платежів.