À mesure que les petites et moyennes entreprises se développent, les cartes virtuelles commencent souvent à jouer un rôle beaucoup plus important.

Ce qui peut commencer comme un moyen d’effectuer un paiement sécurisé ou de gérer une dépense unique peut se transformer en un moyen plus large de contrôler, suivre et gérer les dépenses à l’échelle de l’entreprise.

À ce stade, les cartes virtuelles ne sont plus seulement un outil de paiement. Elles become partie intégrante du fonctionnement de l’entreprise.

Dans nos articles précédents, Virtual cards, evolved et Cartes virtuelles : de la sécurité à la confiance à grande échelle, nous avons examiné comment les cartes virtuelles sont passées d'une solution de paiement émergente à un moyen fiable de gérer et de contrôler les dépenses dans toute l'entreprise.

À présent, nous examinons la suite : comment les entreprises peuvent intégrer les cartes virtuelles dans leurs opérations quotidiennes à mesure qu’elles se développent.

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle ?

Une carte virtuelle est un identifiant de paiement numérique qui permet aux entreprises d’effectuer des paiements sans utiliser de carte physique. Elle peut être créée pour un employé, un fournisseur, un achat ou une période spécifique, avec des contrôles intégrés dès le départ.

Par exemple, une entreprise peut définir le montant pouvant être dépensé, les lieux où la carte peut être utilisée et sa date d’expiration. Cela donne aux entreprises un meilleur contrôle sur leurs dépenses et réduit la nécessité de partager les détails des cartes physiques entre les équipes.

Signaux clés du marché

À mesure que les entreprises se développent, les cartes virtuelles become plus importantes pour leur fonctionnement.

Une entreprise de moins de 50 employés peut être en mesure de gérer ses dépenses via des feuilles de calcul, des e-mails et un petit nombre de processus partagés. À mesure que davantage de personnes et d’équipes sont impliquées, cela peut rapidement devenir difficile à gérer.

Les entreprises doivent savoir qui dépense, pour quoi, si l’achat respecte la politique de l’entreprise et comment il sera réconcilié.

Il n’est pas étonnant que parmi les PME les plus rentables au monde, 88 % considèrent les cartes virtuelles comme essentielles à leurs opérations quotidiennes.  Parmi les 5 % supérieurs, ce chiffre atteint 96 %.

Cela est logique. Les grandes entreprises ont généralement plus d'employés, plus de fournisseurs et plus de paiements à gérer. Elles ont également besoin de contrôles plus stricts, d’une meilleure visibilité et d’une intégration plus étroite avec leurs systèmes comptables et financiers.

Mais chaque parcours avec une carte virtuelle commence quelque part.

Pour de nombreuses entreprises, les dépenses des employés constituent la première étape. Parmi les PME qui n’ont pas encore utilisé de cartes virtuelles, 57 % au niveau mondial ont déclaré qu’elles commenceraient par les utiliser pour les dépenses des employés.  Il s’agit déjà de l’un des cas d’utilisation des cartes virtuelles les plus courants pour les PME du monde entier.

Le défi est que ce qui fonctionne pour une très petite entreprise peut ne plus fonctionner à mesure que la société se développe.

Aux États-Unis, près de la moitié des PME affirment que la gestion des cartes virtuelles à grande échelle peut sembler fastidieuse, en particulier lorsque les flux de travail sont fragmentés ou que les systèmes ne fonctionnent pas bien ensemble.

C’est là que réside le véritable défi.

La question n’est généralement pas de savoir si les cartes virtuelles sont sécurisées ou largement acceptées. Il s’agit de savoir si l’entreprise peut les gérer de manière cohérente entre les employés, les équipes et les systèmes.

Pour une entreprise en pleine croissance, cela peut déterminer si les cartes virtuelles créent de la confiance ou ajoutent de la complexité.

Pour les entreprises en phase de croissance, la gestion des dépenses est une priorité

À mesure que les entreprises intègrent le marché intermédiaire, leurs besoins évoluent.

Elles ne se demandent plus seulement si les cartes virtuelles fonctionnent. Elles se posent les questions suivantes :

• Peuvent-elles prendre en charge une entreprise plus complexe ?
• Aurons-nous toujours de la visibilité à mesure que davantage de personnes les utiliseront ?
• Pouvons-nous définir des contrôles différents pour différents employés et équipes ?
• S’intégreront-ils aux systèmes et processus que nous utilisons déjà ?

Les cartes virtuelles peuvent aider à répondre à ces questions en donnant aux entreprises un meilleur contrôle sur la manière dont l’argent est dépensé.

Elles permettent aux entreprises de définir des plafonds de dépenses personnalisés, d’améliorer la visibilité sur les dépenses et de donner aux employés la possibilité d’effectuer les achats nécessaires sans pour autant renoncer au contrôle.

Pour de nombreuses entreprises, c’est là que réside la véritable valeur ajoutée. C’est la confiance nécessaire pour déléguer les dépenses sans perdre le contrôle, maintenir une visibilité sur l’ensemble des équipes et appliquer les politiques de l’entreprise de manière plus cohérente à mesure que l’organisation se développe.

Des paiements ponctuels aux opérations quotidiennes

La croissance des entreprises ne crée pas seulement davantage de transactions. Cela rend la gestion de ces transactions plus complexe.

À mesure que cela se produit, le rôle des cartes virtuelles évolue. Elles passent d’une utilisation pour des paiements individuels à une intégration dans une approche plus large de la gestion des dépenses à l’échelle de l’entreprise.

Lorsque les cartes virtuelles sont intégrées aux processus quotidiens et connectées aux systèmes déjà utilisés par les entreprises, elles peuvent favoriser un meilleur contrôle, une meilleure visibilité et une efficacité accrue.

C'est à ce moment-là qu'elles Become plus qu'un simple moyen de paiement. Elles Become partie intégrante du fonctionnement et de la croissance d’une entreprise.

Découvrez comment les cartes virtuelles peuvent soutenir la croissance des PME et l’utilisation des cartes, et suivez la série pour plus d’informations.

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